Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, programvara för resursplanering) låter dig planera och hantera och fördela resurser mer ändamålsenligt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel har en ledande roll i ditt företag.
Ofta en del av ett verktyg för resurshanteringNär du planerar projekt, tilldelar bokningar och hanterar dina team är en resurskalender din bästa vy. Nedan följer en uppdelning av resurskalendern för att ge dig en inblick i viktiga funktioner och varför det är värt att använda en sådan kalender i ditt dagliga arbete som projektledare.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
Hur kalendrar för projektledning löser utmaningar
Några ord om resurskalendern, schemaläggning av team, tidrapportering för team, och semesterhantering i 1 verktyg
Påverkan av programvara för resursplanering om projektledning
Resurskalendrarnas betydelse och roll
Lösning av projektledningsutmaningar: Projektledningskalendrar hanterar många utmaningar genom att tillhandahålla ett strukturerat tillvägagångssätt för planering och resursallokering. De underlättar synkroniseringen av teaminsatser och säkerställer att resurserna utnyttjas optimalt och att projektets milstolpar nås i tid.
Omfattande resursöversikt: Resurskalendrar ger en helhetsbild av resursallokeringen, inklusive medarbetarnas tillgänglighet, kapacitet, arbetsbelastning och utnyttjande. Denna transparens hjälper till att förhindra över- eller underutnyttjande av resurser och därmed upprätthålla en balanserad arbetsbelastning i teamet.
Integration med andra verktyg: Moderna resurskalendrar integreras sömlöst med programvara för resurshantering och andra verktyg för projektledning och tidrapportering, vilket skapar en enhetlig plattform för att hantera alla aspekter av ett projekt. Denna integration förbättrar effektiviteten genom att minska behovet av manuell datainmatning och möjliggöra uppdateringar i realtid.
En resurskalender (även känd som projektledningskalender och projektplaneringskalender) övervakar de många uppgifter, händelser och datum som äger rum eller kommer att äga rum under projektets livscykel. Att skapa en resurskalender är viktigt för en effektiv projektledning eftersom den hjälper till med planering och resursallokering redan från början av ett projekt. Den observerar den enskilda medarbetarens - åtminstone - tillgänglighet, kapacitet, arbetsbelastning och utnyttjande.(Teamdeck) En resurskalender - som termen antyder - är en kalender för att kontrollera, samordna och övervaka resurser, inklusive både anställda och utrustning. Den ger projektledarna en helt transparent bild av hela teamet och alla projekt, vilket är ett utmärkt sätt att hjälpa företag i skalar upp sina företag.
I strikt mening en översikt över hur resurser (medarbetare) används, vilka resurser med viss kompetens som finns tillgängliga, hur lång tid enskilda projekt tar och hur mycket olika projekt kommer att kosta. Projekt- och resurskalendrar spelar olika roller när det gäller att hantera projektens tidslinjer och resurstillgång. En projektkalender håller koll på framsteg och deadlines, medan en resurskalender fokuserar på resursallokering och tillgänglighet. Den hjälper också till att undvika utmaningar i hanteringen av arbetsbelastningen, t.ex. över- eller underutnyttjande. En resurskalender visar tillgängligheten för både mänskliga och icke-mänskliga resurser, inklusive arbetstider och lediga dagar, för att säkerställa effektiv projektplanering.
Vad är det projektledarna letar efter i resurskalendern?
Funktioner för hantering av tillgänglighet och ledighet - den tid som du kan boka en anställd för
Anpassningsbara, lättförståeliga rapporter
Planerat arbete - den tid som en anställd är tilldelad ett projekt. Helst bör de totala bokningarna för en person inte överstiga deras tillgänglighet
Tidrapporter och tidrapportering för anställda - den tid som en anställd har arbetat med ett visst uppdrag/projekt. Helst ska tidsposterna inte överstiga bokningarna
Funktioner för analys av medarbetarutnyttjande
Hantering och optimering av arbetsbelastning
Budgetering av projekt
Projektstyrning och planering
Integrationens förmåga
Avancerade anpassningar
Översikt över teammedlemmars bokningar, tidrapporter och semestrar
Ledigheter - anställdas semestrar, sjukfrånvaro och andra typer av frånvaro bör ingå i de anställdas multipla kalendrar, så att du enkelt kan se när en viss medarbetare inte är tillgänglig.
Nationella helgdagar - på samma sätt som vid tjänstledighet bör nationella helgdagar markeras i resurskalendern som en tid då resurserna inte är tillgängliga, så att du inte kan räkna med dem när du planerar ett projekt.
[Skärm från Teamdeck - kalendern för resurs- och projekthantering]
Resurskalendrar spelar en central roll i hanteringen av komplexa projekt genom att erbjuda flera fördelar:
Översikt över resurser på hög nivå: De ger en ögonblicksbild av tillgången på personalresurser, vilket hjälper projektledarna att planera effektivt och fördela resurserna där de behövs.
Förbättrad förståelse för produktionspipelinen: Genom att visualisera projektets tidslinje och projektresurser får cheferna en bättre förståelse för företagets produktionskapacitet och kan planera därefter.
Optimerad hantering av arbetsbelastning: Genom att spåra bokningar och tidrapporter kan cheferna snabbt identifiera och åtgärda problem med över- eller underutnyttjande och säkerställa en balanserad fördelning av arbetsuppgifterna.
Projektledare kan dra nytta av att använda en resurskalender på många sätt, t.ex. genom att
ha en översikt på hög nivå över resurstillgängligheten,
ha en bättre förståelse för företagets produktionspipeline,
kunna planera resurser mer genomtänkt,
kunna justera teamets arbetsbelastning vid underutnyttjande eller överutnyttjande.
Att hantera resurser effektivt är avgörande när man hanterar flera projekt för att säkerställa att arbetsbelastningen är balanserad och att teammedlemmarna inte blir överbelastade.
Med en resurskalender kan du planera ditt teams arbete mer effektivt. Genom att ta hänsyn till medarbetarnas tillgänglighet, deras planerade semestrar och nationella helgdagar minskar du risken för att ha för lite arbetskraft för att slutföra projektet.
På samma sätt kan du använda en resurskalender för att hitta medarbetare som du behöver men som för tillfället är uppbokade på ett annat projekt. Om du vet hur länge de inte är tillgängliga kan du justera tidslinjen för ditt projekt eller förhandla med en annan projektledare om de resurser som ni båda behöver.
En annan fördel med en resurskalender är att du får en tydlig överblick över medarbetarnas arbetsbelastning. Genom att övervaka bokningar eller tidsposter kan du snabbt upptäcka teammedlemmar med för mycket eller för lite att göra, så att du kan justera deras bokningar i enlighet med detta. Detta hjälper projektteamet att hålla sig informerade om sina scheman och potentiella utmaningar, vilket i slutändan bidrar till en bättre fördelning av arbetsuppgifter och upprätthåller arbetsmoralen.
Låt oss göra introduktionen. Teamdeck är en SaaS resurshantering lösning som utvecklats av ett mjukvaruhus som arbetar med NetFlix, Uber eller Universal. Tidigare var programvaran dedikerad för sina egna ändamål men efter dussintals månader blev produkten kommersialiserad. Det är så - generellt sett - denna resurskalender blev en del av den enorma marknaden för projektledningsprogramvara.
Teamdeck gör det möjligt för användare att skapa sin egen resurskalender för bättre resurshantering, vilket bidrar till att förhindra överbokning och öka insynen i teamens arbetsbelastning.
Den hjälper varje projektledare och teammedlem under hela projektet, med resursplanering, hantera och mäta prestationer.
Teamdeck har du tillgång till dina medarbetares arbetsbelastning med en enkel resursschemaläggare. Den information som finns tillgänglig i Teamdeck är bland annat bokningar, tidrapporter, tillgänglighet och semestrar.
Dessutom har vi inkluderat ytterligare två detaljer som kan hjälpa dig att övervaka arbetsbelastningen:
Bokningar vs tillgänglighet
Tidrapporter vs tillgänglighet
Staplarna visar medarbetarnas bokningar eller Tidrapporter jämfört med deras tillgänglighet. Det är ett snabbt och enkelt sätt att se om en teammedlem är under- eller överutnyttjad, vilket gör det lättare för dig att vidta åtgärder.
En av de grundläggande funktionerna i en resurskalender är möjligheten att spåra medarbetarnas tillgänglighet och hantera ledigheter. Denna funktion är avgörande för att säkerställa att projektledarna har en korrekt bild av vilka som är tillgängliga för att arbeta med ett projekt vid varje given tidpunkt.
En projektkalender används däremot för att identifiera arbetsdagar, skift och deadlines för uppgifter, vilket ger en mer statisk översikt över projektets tidslinje.
Kalendern bör innehålla:
Planerade semestrar: Medarbetarnas schemalagda ledighet måste tas med i beräkningen för att undvika schemakonflikter.
Ledighet vid sjukdom: Oplanerad frånvaro på grund av sjukdom måste spåras och hanteras omedelbart.
Nationella helgdagar: Helgdagar bör markeras för att säkerställa att de beaktas vid planering av projektets tidsramar.
Genom att ha en detaljerad översikt över dessa faktorer kan projektledarna undvika att överboka medarbetare och se till att projekten är tillräckligt bemannade.
Anpassningsbara rapporter är en annan viktig funktion i en resurskalender. Dessa rapporter ger insikter i olika aspekter av resurshantering, t.ex:
Tilldelning av resurser: Förståelse för hur resurser fördelas mellan olika projekt.
Framsteg i projektet: Följa upp statusen för pågående projekt och identifiera eventuella förseningar.
Teamets prestation: Analysera enskilda teammedlemmars prestationer och teamet som helhet.
Dessa rapporter kan skräddarsys för att uppfylla projektledarens specifika behov, vilket ger flexibilitet och detaljerade insikter som underlättar beslutsfattandet.
Planerad arbetsplanering säkerställer att varje medarbetares arbetsbelastning är hanterbar och inte överstiger deras tillgänglighet. Denna funktion hjälper till med:
Balanserad fördelning av arbetsbelastningen: Förhindra utbrändhet genom att se till att ingen enskild medarbetare blir överbelastad med arbetsuppgifter.
Effektivt resursutnyttjande: Se till att alla teammedlemmar utnyttjas på rätt sätt och att inga resurser lämnas outnyttjade.
Effektiv schemaläggning är avgörande för att upprätthålla höga produktivitetsnivåer och säkerställa att projekten slutförs på ett effektivt sätt.
Noggrann tidsregistrering är avgörande för att förstå hur mycket tid de anställda lägger på olika uppgifter. Denna funktion inkluderar:
Tidrapporter: Medarbetarna kan logga de timmar de arbetat med specifika projekt, vilket ger en detaljerad översikt över den tid som lagts ned.
Tidrapportering: Spårning av arbetstimmar i realtid för att övervaka produktiviteten och säkerställa att tidrapporteringen är korrekt.
Genom att jämföra tidrapporter med planerade bokningar kan projektledarna identifiera avvikelser och göra nödvändiga justeringar för att förbättra effektiviteten.
Analys av medarbetarutnyttjande hjälper projektledare att förstå hur effektivt deras teammedlemmar används. Detta innebär:
Utnyttjandegrad: Beräkning av hur stor andel av tiden de anställda ägnar åt fakturerbara uppgifter jämfört med icke fakturerbara aktiviteter.
Kapacitetsplanering: Fastställa den optimala arbetsbelastningen för varje teammedlem för att maximera produktiviteten utan att orsaka utbrändhet.
Denna analys är avgörande för att kunna fatta välgrundade beslut om resursfördelning och projektplanering.
Effektiv projektledning kräver noggrann budgetering och kostnadskontroll. En resurskalender hjälper till med:
Kostnadsberäkning: Tillhandahålla korrekta uppskattningar av projektkostnader baserat på resursfördelning och nedlagd tid.
Budgetuppföljning: Övervakning av faktiska utgifter i förhållande till budgeten för att säkerställa att projekten håller sig på rätt spår ekonomiskt.
Finansiell rapportering: Utarbeta detaljerade finansiella rapporter för att ge intressenter insikt i projektkostnader och lönsamhet.
Dessa funktioner hjälper projektledare att upprätthålla finansiell disciplin och säkerställa att projekten är lönsamma.
Avancerade anpassningsalternativ gör resurskalendrarna anpassningsbara till olika organisatoriska behov. Dessa inkluderar:
Anpassade vyer: Skapa skräddarsydda kalendervyer som lyfter fram specifika team, roller eller projekt.
Filteralternativ: Filtrera kalendern för att visa relevant information, t.ex. om det finns tillgång till specifika kompetenser.
Personliga inställningar: Justera kalenderinställningarna för att matcha individuella preferenser och krav på arbetsflödet.
Anpassning förbättrar resurskalenderns användbarhet och gör den till ett mångsidigt verktyg för olika projekthanteringsscenarier.
Resurskalendrar spelar en strategisk roll i projektledning genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för hantering av resurser. Denna strategiska betydelse är uppenbar inom flera nyckelområden:
Resurskalendrar ger en översikt på hög nivå över resurstillgänglighet och resursallokering. Denna synlighet är avgörande för:
Proaktiv planering: Gör det möjligt för projektledare att planera framåt och fördela resurser på ett effektivt sätt. Teamledare spelar en avgörande roll när det gäller att upprätthålla korrekta resurskalendrar och säkerställa effektiv resursallokering.
Konfliktlösning: Identifiera och lösa schemakonflikter innan de påverkar projektets tidsramar.
Resursoptimering: Säkerställa att alla tillgängliga resurser utnyttjas effektivt för att maximera produktiviteten.
En centraliserad resurskalender främjar bättre samarbete mellan teammedlemmar och avdelningar. Fördelarna inkluderar:
Samordnade insatser: Underlätta samordningen av uppgifter och aktiviteter mellan olika team.
Transparent kommunikation: Det ger en tydlig bild av vem som arbetar med vad, vilket förbättrar kommunikationen och minskar risken för missförstånd.
Gemensamma mål: Säkerställa att alla teammedlemmar är införstådda med projektets mål och tidsramar.
Resurskalendrar stöder organisationers skalbarhet genom att tillhandahålla verktyg för att hantera ökande komplexitet. Detta inkluderar:
Skalbar resurshantering: Anpassning till organisationens växande behov i takt med att den expanderar och tar sig an fler projekt.
Effektiv ombordstigning: Effektivisera introduktionsprocessen för nyanställda genom att ge tydlig insyn i teamets scheman och tillgänglighet.
Anpassningsförmåga: Anpassning till förändrade projektkrav och resurstillgång i realtid.
Effektiv resurshantering är en kritisk komponent i riskhanteringen inom projektledning. Resurskalendrar bidrar med:
Identifiering av risker: Lyfta fram potentiella resursrelaterade risker, till exempel överbokning eller kompetensbrist.
Begränsning av risker: Implementera strategier för att minska dessa risker, till exempel genom att omfördela resurser eller justera projektets tidsramar.
Beredskapsplanering: Utarbeta beredskapsplaner för att hantera oförutsedda resursutmaningar.
Tillgänglighetsfält i Teamdecks kalender för projektplanering
För att göra Teamdeck mer användarvänligt kan du anpassa vyn genom att välja vilka rader du vill se.
Dessutom kan du filtrera vyn så att den visar en viss lista med anställda, t.ex. endast frontend-utvecklare eller designers. Du kan skapa dina egna vyer så att du snabbt kan få en överblick över olika team.
För att maximera fördelarna med en resurskalender bör projektledarna följa bästa praxis för resurshantering. Dessa inkluderar:
Frekventa recensioner: Regelbunden granskning och uppdatering av kalendern för att återspegla förändringar i projektets tidslinjer, resurstillgänglighet och teamuppdrag. Regelbundna uppdateringar av resurskalendern är viktiga under projektplaneringsfasen för att säkerställa korrekt schemaläggning och resursallokering.
Justeringar i realtid: Justera kalendern i realtid när ny information blir tillgänglig, för att säkerställa att den förblir ett korrekt och tillförlitligt planeringsverktyg.
Utbildning av anställda: Genom att ge medarbetarna omfattande utbildning i hur man använder resurskalendern på ett effektivt sätt säkerställer man att alla är på samma sida.
Löpande support: Erbjuda löpande support och resurser för att hjälpa medarbetarna att navigera i verktyget och felsöka eventuella problem som uppstår.
Transparenta policyer: Upprätta tydliga policyer och rutiner för hur resurskalendern ska användas, för att säkerställa konsekvens och ansvarsskyldighet.
Öppen dialog: Uppmuntra till en öppen dialog mellan teammedlemmarna för att ta upp eventuella problem eller förslag på hur verktygets effektivitet kan förbättras.
Utnyttja insikter: Utnyttja de insikter som resurskalendern ger för att fatta datadrivna beslut om resursallokering, projektplanering och hantering av arbetsbelastning.
Kontinuerlig förbättring: Använda data för att identifiera förbättringsområden och implementera strategier för att förbättra de övergripande projektledningsprocesserna.
Sammanfattningsvis är en resurskalender ett oumbärligt verktyg för modern projektledning. Den erbjuder en heltäckande lösning för att hantera resurser, schemalägga uppgifter och optimera arbetsbelastningen. Genom att ge tydlig insyn i resurstillgänglighet och resursutnyttjande förbättrar resurskalendern effektiviteten, samarbetet och beslutsfattandet. Verktyg som Teamdeck exemplifierar fördelarna med avancerad programvara för resursplanering och erbjuder en robust plattform som stöder ett framgångsrikt genomförande av komplexa projekt. Genom att följa bästa praxis och utnyttja resurskalendrarnas fulla potential kan projektledare avsevärt förbättra sin förmåga att leverera projekt i tid och inom budget, vilket i slutändan bidrar till organisationens tillväxt och framgång.
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...
Om du inte använder en utmärkt programvara för resursschemaläggning är det bättre att ta en titt på schemaläggningstekniker. Schemaläggningstekniker hjälper till att anpassa projektets tidslinje, omfattning och dina resurser. Ett schema måste passa in i en specificerad tidsram och...