Resursallokering hjälper dig att välja de bästa tillgängliga tillgångarna för flera projekt och hantera dem under hela arbetet, så att du kan undvika under- eller överutnyttjande av dina anställda. Tyvärr är det inte alla projektledare som använder det till sin fördel.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Endast 26% av företagen använder alltid resurshantering för att uppskatta och fördela resurser, och 36% av dem gör det ofta, enligt PMI:s undersökning ("Pulse of the Profession"). Samtidigt uppfyller mindre än 60% av projekten den ursprungliga budgeten och knappt 50% av dem slutförs i tid, enligt samma studie.
Många projektledare som vill förklara vad projektledning är använder sig av Project Management Institutes (PMI) definition. Enligt den sistnämnda handlar projektledning om att använda allt som krävs för att leverera något användbart till människor - som de säger, att "leverera värde till människor".
För att vara mer exakt anser APM att projektledning handlar om att använda vissa kompetenser, förmågor, talanger, expertis, verktyg, maskiner, instrument, programvara, metoder, tekniker och processer för att "leverera värde till människor".
Uttrycket "värde för människor" får oss att tänka att resultatet av projektledning kan vara vad som helst. Ett hus, en app, en park eller till och med vissa sociala rörelser, till exempel ett korståg, en LGPT eller en religion. Allt som är användbart för en viss grupp av individer.
De ovan nämnda kommentarerna är anledningen till att vi - de affärsinriktade människorna - använder den definition som föreslås av Association for Project Management (APM). Den föreslagna förståelsen av projektledning innehåller kriterier som hjälper till att dela upp bara ledning från projektledning. Låt oss ta en titt:
Projektledning är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål i enlighet med projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har slutliga leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget.
När vi jämför både APM:s och PMI:s definitioner ser vi vissa likheter. Båda handlar om att driva saker och att använda kunskap, erfarenhet, metoder etc för att få saker gjorda. Men det är bara den sista karakteristiken av projektledning som är - skulle vi vilja säga - affärsmässig.
Tid, budget och "kriterier för projektacceptans" är aspekter av - låt oss säga - den verkliga projektledningen (och naturligtvis resurshantering eller resursallokeringsprocesser). Allt vi vet är att i affärsrelationsvärlden har varje projekt sitt mål. Och alla måste genomföras vid en viss tidpunkt, inom en viss budget och måste godkännas av uppdragsgivaren - oavsett om det är en kund eller en chef i ditt företag.
Och här är den viktigaste skillnaden mellan ledning och projektledning. Management är en kontinuerlig, pågående process. Projektledning har sitt slutresultat inom en begränsad tidsperiod och budget.
Denna distinktion får till följd att projektledning inte bara är en process, utan en strukturerad process. Den kallas för projektledningens livscykel och består vanligtvis av 5 faser.
Precis som Ganntic-företaget - vår konkurrent på marknaden för resursallokeringssystem - resursallokering och resursplanering (det är en alternativ term för resurshantering) är aspekter av projektledningens livscykelprocess. De ansvarar för att planera, organisera resurser (anställda) och mäta deras produktivitet (ja, det är den 4:e fasen i projektledningsprocessen som nämns ovan).
Nu vet vi var vi hittar resurshantering i samband med projektledningens livscykel. Det är dags att förstå resurshantering. Varför är det så? Eftersom resursallokering är en del av resurshanteringen och resurshantering - som du redan vet - är en del av projekthanteringsprocesserna.
Tack vare APM Body of Knowledge vet vi att resurser har en mycket bred innebörd. Pengar, verktyg, maskiner, teknik och - det viktigaste av allt - människor och deras kompetens. Resurser innebär allt som krävs för att slutföra en uppgift eller ett projekt.
Vad är då sambandet mellan resursallokering och resurshantering (resursplanering)? Låt oss ta en titt på den definition som APM ger. För dem är resurshantering:
(...) anskaffa, fördela och hantera de resurser(...) som krävs för ett projekt. Resurshanteringen säkerställer att interna och externa resurser används effektivt, i tid och enligt budget.
Som vi ser är tid och budget, precis som i definitionen av projektledning, de aspekter som är kritiska i denna process. Och vi bör inte heller utesluta "acceptanskriterier".
Med resurshantering avses dock processen för planering, urval, schemaläggning och tilldelning av resurser för att uppfylla acceptanskriterierna och slutföra projektet.
Inom resurshantering och resursallokering handlar det om att identifiera tillgängliga och tillräckliga resurser och att matcha dem med lämpliga uppgifter vid rätt tidpunkt. Resurs- eller projektledarens uppgift är att identifiera medarbetare med relevant kompetens och erfarenhet (s.k. resurser) för att utföra arbetet (en del av planeringen) och bestämma när de olika resurserna ska användas (via resursallokering eller resursschemaläggning).
Den här artikeln kan få en del mindre erfarna att tänka att det inte borde vara svårt att göra. Så i slutet av det här kapitlet kommer vi att använda årsredovisningen som kommer från Wellington-företaget.
Innan vi pratar om innebörden av resursallokering i projektledning, låt oss börja med en förståelse för en av de viktigaste termerna i den här artikeln - resurser. Tack vare det här inledande stycket kommer du bättre att känna skillnaderna mellan vissa definitioner av resursallokering som nämns i stycket nedan.
Som du kan föreställa dig kan resurser vara helt olika - från materiella till icke-materiella. Och det är inte annorlunda när det gäller resursallokering, men förståelsen av vad "resurs" innebär beror på vilken bransch den används i.
I det här kapitlet kommer du att se många varumärken - inklusive våra konkurrenter. Vi jämför några definitioner och betydelser som presenteras av Brittanica Dictionary, men också våra välkända konkurrenter - Wrike, Resource Guru eller TeamGantt-företaget. Betydelserna från mer allmänna till mer exakta och relaterade till projektledningsaktiviteter.
Cambridge Dictionary informerar om att resursallokering är
en process för att fördela pengar, kompetens etc. mellan avdelningar i en organisation.
Mer strikt i en annan mycket igenkännlig Brittanica Dictionary, som föreslår den ekonomiska bakgrunden till vår term. Tilldelning av resurser förstås som en:
Fördelning av produktiva tillgångar mellan olika användningsområden. (Brittanica Ordbok)
Men - som en del av, låt oss säga, en projektledningsbransch - kommer vi att fokusera på betydelser kopplade till denna bransch. Så Float - vår konkurrent och välkända leverantör av programvara för resursallokering i projektledning - informerar oss i en av sina bloggartiklar om att resursallokering är processen för att utse och hantera tillgångar för att hjälpa ett teams uppgifter, projekt och strategiska mål.
Men när man fortsätter att läsa och vara mer exakt betonar Float två aspekter av resursfördelning. Den första är matchningen. Allokering innebär att matcha medarbetarnas eller teammedlemmarnas kompetens och erfarenhet med rätt projekt eller uppgifter. Och (relevant) matchning är ett av två nyckelelement i förståelsen av resursallokering.
Och för det andra, se till att varje teammedlem och varje anställd som deltar i projektet kan utföra varje uppdrag och varje uppgift i pipeline.
Ur Savioms perspektiv är det en annan programvara som syftar till att hjälpa projektledare i resurshanteringsprocesser:
Resursallokering, även känt som resursschemaläggning, identifierar och tilldelar resurser för en viss period till olika aktiviteter.
Dessa aktiviteter kan - som vi läst på andra ställen - vara relaterade till projektet eller inte. Administration, support, drift, etc. Här uppmärksammar Saviom erkännande som det första viktiga elementet i en resursallokeringsprocess. Andra - som många andra - tilldelning. Det tredje elementet är "specifik period".
På webbplatsen projectmanager.com får vi veta att termen resursallokering betyder samma sak som resurshantering och resursplanering (mer om det i nästa stycke). Och faktiskt, ur deras perspektiv är resursallokering bara en resursplanering som tar hänsyn till tillgängliga resurser som krävs för att en uppgift eller ett projekt ska kunna slutföras med förväntat resultat.
När vi avslutar detta kapitel skulle vi helt enkelt säga:
Resursallokering innebär helt enkelt att man fördelar resurser (oftast människor och deras kompetens, inklusive tillgänglighet, nuvarande eller tidigare prestationer och tidshantering) mellan olika uppgifter i ett projekt för att uppnå deadlines på ett så effektivt och ekonomiskt sätt som möjligt.
Resursallokering innebär i praktiken tillgång till resurser, nuvarande och förväntad kompetens (deltagande i processer som säkerställer användningen av tillgängliga resurser, antingen på egen hand eller i samarbete med HR eller ett externt företag), erfarenhet (både projektledare och medarbetare), uppskattningar, beroenden, prioriteringar och ändringsbegäran som uppstår under hela resan med produktutveckling eller projektledning.
Från denna punkt kan man säga att den sista meningen antyder att resursallokering är ett resultat av många val bakom det. Det sista beslutet, att välja rätt resurser, föregås av mikrobeslut som påverkar teamets prestationer och avgör projektets framgång.
Denna del kan också vara delen ovan men på grund av dess betydelse har vi beslutat att prata om detta ämne i ett separat stycke. Varför har vi gjort det?
Att behandla "resursallokering" som en synonym till "resursplanering" (t.ex. Saviom) och till och med "resurshantering" (t.ex. Project Manager) är inte helt nytt. Men projektledarens miljö och universitetsrepresentant, det finns inget samtycke till att likställa en term med en annan eller en tredje. För en del av dem är resursfördelning en resurshanteringsprocess.
I Wikipedia har vi sett sådan information som inte är riktigt nära PMI:s förslag:
Inom projektledning är resursallokering eller resurshantering schemaläggning av aktiviteter och de resurser som krävs för dessa aktiviteter med hänsyn till både resurstillgänglighet och projekttid.
Ur Project Management Institutes perspektiv är det inte riktigt sant. Några av de aspekter som presenteras ovan är sanna: tillgång till resurser och projekttid. Men hur är det med budgeten? För det mesta är det budgeten som avgör när något kan göras. För om du har en budget kan du bestämma hur tillgängliga resurserna ska vara - personer som deltar i projektet och andra resurser (verktyg, utrustning etc.).
Resursallokering tar också hänsyn till tillgänglighet, kapacitet och utnyttjande av resurser inom ett företag, men ska inte förväxlas med schemaläggning av resurser.
Från visual-planning.com:s perspektiv:
Resursplanering avser den uppsättning åtgärder och metoder som används av organisationer för att effektivt tilldela de resurser de har till jobb, uppgifter eller projekt som de behöver slutföra, och schemalägga start- och slutdatum för varje uppgift eller projekt baserat på resurstillgänglighet.
Float föreslår schemaläggning av resurser är en process som används av team för att organisera och strukturera sina medarbetare så att de uppgifter de behöver utföra schemaläggs utifrån tillgänglighet och förmåga.
Men Resource Guru betonar vikten av att känna igen eller identifiera den exakta tidpunkten när resurser bör tilldelas. De förstår resursschemaläggning som en process för att identifiera exakt vilka resurser som krävs och sedan schemalägga när de behövs. Ur detta perspektiv är korrekt fördelade resurser resultatet av en mycket god identifiering av medarbetare med relevant kompetens (eller bara lämplig kompetens bland tillgängliga medarbetare) som säkerställer att projektet kommer att genomföras med förväntade krav. Detta förutsätter naturligtvis att ett projekt eller resursansvarig som perfekt, eller i alla fall mycket bra, kan bedöma medarbetarnas potential och deras roll i ett visst projekt.
Med ovanstående överväganden i åtanke och de som handlar om resursallokering i projektledning är det ändå svårt att motstå känslan av att förståelsen för resursallokeringens roll många gånger har förekommit som en del av hantering av projektresurser eller till och med resursplaneringsprocessen. Men behandling som synonym är också berättigat.
Resurshantering är förenat med flera utmaningar som du måste vara medveten om för att kunna fördela resurserna på rätt sätt och hantera dem under hela projektet.
1. Förändringar hos kunden
Som projektledare har du kanske redan upplevt hur ändringar i omfattning, tidslinje eller budget kan påverka projektleveransen. När det gäller resursallokering är det faktiskt samma sak - om du har en uppdaterad resurskalender kan du smidigt justera resurserna när förändringarna dyker upp.
2. Tillgång till resurser
Starta ett nytt projektI idealfallet skulle du kunna använda alla resurser du behöver och som finns tillgängliga på ditt företag. Men vad händer om din byrå är driva flera projekt och du måste förhandla om samma resurser med andra PM:s? Eller vad händer om en viss teammedlem är sjukskriven? Tillgängligheten förändras och du måste övervaka den hela tiden för att upptäcka hot mot projektets leverans.
3. Beroenden av projekt
När du fördelar resurser måste du inkludera projektberoenden, som är en form av relation mellan uppgifterna eller aktiviteterna i projektet. I IT-projekt finns det till exempel uppgifter som bara kan utföras efter att andra uppgifter har slutförts, så det är ingen idé att lägga beslag på resurserna i ett tidigt skede.
4. Projektets osäkerhetsfaktorer
Även om du har kryssat i alla rutor när du startar ett projekt och kommit överens om TidslinjeDet finns alltid saker som man inte kan förutse, vare sig det gäller budget eller omfattning. Resurshantering kräver att du kan reagera på projekt ochhantera osäkerhetsfaktorer, t.ex. genom att flytta resurser från andra projekt eller omfördela dem.
5. Prioriteringar inom hela företaget
Om ditt företag driver flera projekt samtidigt kan du och dina kollegor behöva dela på begränsade resurser, ofta inom en liknande tidsram. Men även om ni lyckas förhandla om de resurser som ni båda behöver kan det hända att prioriteringarna för ett av projekten ändras.
Låt oss ta en titt på hur du effektivt kan använda de resurser du har till ditt förfogande.
1. Känn till projektet och teamet
Det är bara genom att känna till omfattningen och de resurser som finns tillgängliga på företaget som du kan tilldela rätt teammedlemmar till ditt projekt.
Börja med att skapa en plan på hög nivå för projektetDet är ett projekt som består av krav och leveranser. När du sedan vet exakt vem du behöver för att slutföra projektet kan du använda en kompetensmatris för att ta reda på vilka medarbetare på företaget som ska involveras.
Eller, om du är en Teamdeck-användare, kan du helt enkelt filtrera dina anställda efter deras färdigheter och upptäcka relevanta anställda och deras befintliga bokningar på nolltid:
När du filtrerar bland de personer du vill boka till ditt projekt kan du kontrollera deras tillgänglighet för att se om de faktiskt är lediga att delta i projektet. Det enkla tillgänglighetsfältet är till stor hjälp:
I det här läget är tumregeln att man inte ska låta sig ryckas med och överallokera resurser till projektet. Resursöverdimensionering anses faktiskt vara ett misstag som projektledare gör för att skydda sig mot osäkerheter. Men det leder i sin tur till att projektestimaten och de långsiktiga planerna blir felaktiga, vilket påverkar företagets resultat.
Tänk alltid på helheten när du fördelar resurser. Kontrollera de bokningar som redan gjorts av andra PM:s för att upptäcka resurser som ni båda kan behöva, om du skulle behöva anpassa ditt schema efter det.
Det är också bra att veta när dina medarbetare har sina lediga dagar. Ser du de gula posterna nedan? Du måste inkludera dem i din kalkyl, eftersom det är exakt när dessa medarbetare inte kommer att vara tillgängliga. På samma sätt kan du upptäcka nationella helgdagar som äger rum under ditt projekt.
2. Upptäck risker i ett tidigt skede
Vi har pratat om det lite i utmaningar inom resurshantering avsnitt. Som projektledare är du väl medveten om risker som kundrecensioner, förseningar, personliga nödsituationer, konkurrerande projekt osv. De påverkar också resursfördelningen.
När någon av de ovan nämnda utmaningarna uppstår måste du justera dina bokningar. Om du har en översikt över resurserna i din organisation kan du snabbare hitta andra resurser, omfördela resurser, utöka eller minska befintliga bokningar och till och med ta bort vissa om det behövs.
3. Hålla koll på projektet
Kommer du ihåg att resursallokering handlar om att förbättra effektiviteten i ditt teams arbete? Nu är det dags att kontrollera hur det går för ditt team. Du kan göra det genom att mäta resursutnyttjande.
Börja med att spåra tid och arbetsbelastning. I Teamdeck kan du enkelt upptäcka medarbetare som har för mycket eller för lite (vilket också kan vara ett problem) att göra. Kommer du ihåg tillgänglighetsfältet? Övertid är markerad med röd färg, medan outnyttjad tid är vit.
För att mäta resursutnyttjandet kan du också använda en enkel formel:
Resursutnyttjande = Upptagen tid / Tillgänglig tid
På så sätt kan du snabbt få reda på om ditt team utnyttjar sin fulla potential eller inte.
Under projektets gång är det också bra att jämföra uppskattningar med faktiska siffror då och då och omfördela resurser om det behövs. Risken är stor att du på grund av vissa förändringar måste justera bokningarna för att undvika under- eller överutnyttjande av dina resurser och för att uppfylla projektets krav.
Regelbundna avstämningar med ditt team hjälper dig också att upptäcka dessa hot.
Som projektledare kan du också komma att ansvara för uppföljning av projektets budget. Du kan göra det baserat på ditt teams tidrapporter och multiplicera antalet timmar de har lagt på projektet med det pris du debiterar din kund per timme. Genom att jämföra uppskattningar med faktiska siffror kan du se om du håller dig till budgeten eller inte.
4. Analysera projektet
Att använda de data som du samlat in under tidigare projekt ger dig en enorm fördel. Baserat på dessa data kan du bättre planera och hantera dina framtida projekt. Att ha en programvara för resurshantering med anpassade rapporter är till stor hjälp, eftersom du sedan kan organisera dessa data för att beräkna olika mätvärden, t.ex. löneutbetalning till anställda eller KPI:er för försäljning.
Som du kan se kan du genom att följa rätt processer och använda ett komplett resurshanteringsverktyg underlätta resursallokeringen och dra nytta av den på många sätt:
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...