Inverkan av programvara för resurshantering på att slutföra ett projekt i tid.
Hur man startar ett projekt för att förlora mindre.
Projektets kickoff är ett ögonblick då du gör antaganden och fattar beslut som i slutändan kan avgöra om projektet blir bra eller dåligt.
I det här skedet måste du förbereda dig, samla in så mycket information som möjligt med hjälp av ett dokumenthanteringssystem, utvärdera arbetsbelastningen och fördela dina resurser på ett genomtänkt sätt. Och ibland kan det vara en bra idé att använda en programvara för personlig projekthantering.
Å andra sidan är det också dags för dig att sätta igång med att sätta tonen för hela projektet och skapa en effektiv och positiv kultur för ditt team.
På Teamdeck - som skapade programvaran för resurshantering - har vi åtagit oss att hjälpa andra projektledare att bättre uppskatta, planera, genomföra och övervaka projekt. Det är därför vi har sammanställt en gratis e-bok om bästa praxis för resurshantering.
Den här artikeln är ett utdrag ur vår e-bok, där vi diskuterar viktiga nästa steg som är avgörande för att säkerställa att ditt projekt blir framgångsrikt. En strukturerad mötesagenda för projektets kickoff-möte är avgörande för att hålla mötet strömlinjeformat och effektivt, aktivt involvera teamet och intressenterna och göra justeringar för agila projektkickoffs.
Att förstå projektet fullt ut innebär att du känner till intressenternas förväntningar på slutprodukten och ditt teams arbetsområde. Framgångskriterierna bör definieras tydligt. Några potentiella och mätbara sådana är: att leverera i tid, hålla sig inom den ursprungliga budgeten och uppnå försäljningsmål. Dessa kriterier ger inte bara en tydlig inriktning utan fungerar också som riktmärken för att utvärdera projektets framsteg och framgång.
Detaljer om projektet, t.ex. mål och syften, tidslinje, budget och projektresultat, borde redan ha ingått i projektbeskrivningen. Läs den noggrant och sammanfatta vilka detaljer du kan få fram och vad som saknas. Det är viktigt att se till att projektbeskrivningen är heltäckande och tar upp alla viktiga aspekter av projektet. En väl genomarbetad projektbeskrivning lägger grunden för en effektiv projektplanering och ett effektivt projektgenomförande.
Om något är oklart, vänta inte med att boka in ett samtal med kunden. Det är viktigt att samla in så mycket information om projektet som möjligt innan du ens börjar planera arbetet. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper till att identifiera potentiella problem tidigt och möjliggör en snabb lösning, vilket förhindrar missförstånd eller förseningar senare i projektet.
När du känner att du har tillräckligt med information bjuder du in kunden till ett kickoff-möte för projektet. Du kan göra det personligen, via Skype eller till och med organisera en mer professionell telefonkonferens. Poängen är att ni ska ha ett mötesrum där ni kan prata om projektets omfattning, kundens förväntningar, vad ni kan leverera och hur. Det här mötet sätter tonen för projektet och säkerställer att alla är på samma sida när det gäller projektets mål och leveranser.
När du har förstått de gemensamma målen för projektet är det dags att identifiera vem du behöver för att genomföra det och vem som ansvarar för vad. En tydlig definition av roller och ansvarsområden för projektgruppens medlemmar bidrar till att undvika förvirring och säkerställer ansvarstagande. Varje gruppmedlem ska veta vad som förväntas av dem och hur deras arbete bidrar till de övergripande projektmålen.
Det innebär att du måste följa upp för att identifiera rollerna i projektet - vilka är det egentligen som du behöver involvera? Eller: vilka är de roller utan vilka projektet inte kan slutföras? Det handlar om att identifiera de nyckelkompetenser och den expertis som krävs för projektet och kartlägga dessa för dina teammedlemmar. Det är också viktigt att ta hänsyn till teamets tillgänglighet och arbetsbelastning för att säkerställa att de kan avsätta den tid och ansträngning som krävs för projektet.
Beroende på projektet och kundens krav kan du behöva frontend- och/eller backend-utvecklare, grafiska formgivare, motion designers eller marknadsföringsspecialister och copywriters. Varje roll ska vara tydligt definierad, med specifika uppgifter och ansvarsområden som tilldelas varje teammedlem. Detta bidrar till att säkerställa att alla aspekter av projektet täcks in och att inget faller mellan stolarna.
När du vet exakt vilka du behöver involvera i projektet ska du hitta de bästa medarbetarna för jobbet. Det kan du göra genom att utvärdera deras färdigheter - använd en kompetensmatris för att göra det. En kompetensmatris är en enkel tabell som innehåller medarbetarnas kompetens och hjälper till att betygsätta och poängsätta dem för att se om de kan hantera uppgifterna eller inte. Det här verktyget är ovärderligt när det gäller att identifiera rätt personer för rätt uppgifter och därmed säkerställa att ditt projektteam är väl rustat för att hantera projektets utmaningar.
När du har identifierat rollerna och de personer som kan fylla dem, kontrollerar du medarbetarnas tillgänglighet och tilldelar dem nästa projekt här. Detta innebär schemaläggning och resursplanering för att säkerställa att dina teammedlemmar inte blir överbelastade och kan leverera sitt bästa. Effektiv resurshantering är nyckeln till att säkerställa att ditt projekt håller sig på rätt spår och slutförs i tid och inom budget.
Användbart tips: Om du inte använder en kompetensmatris kan du använda en lista över anställda med beskrivning av deras kompetens och erfarenhet. Det hjälper till att undvika underutnyttjande av medarbetare och överbokning, eftersom synligheten av tillgängliga resurser kan säkerställa bättre fördelning av arbetskraften.
Det finns all anledning att tro att planeringsfasen kan avgöra om ett projekt blir av eller inte. Felaktiga uppskattningar, dåliga personliga beslut och förbiseende av potentiella risker är det som ofta orsakar förseningar och budgetändringar. Effektiv planering innebär inte bara att beskriva de uppgifter och aktiviteter som krävs för att slutföra projektet, utan också att förutse potentiella utmaningar och utveckla strategier för att mildra dem. När man planerar ett externt projekt är det viktigt att ange tonen och visionen, fastställa gemensamma mål, uppgifter och tidsramar samt förbereda projektteamet inför det officiella kickoff-mötet med kunden.
Enligt uppgifter från 2016 är endast 49% av projekten slutförda i tid. Dessutom håller sig 53% av alla projekt inom budgetramen. - PMI. Denna statistik belyser vikten av effektiv projektplanering och resurshantering för att säkerställa projektframgång.
Projektresurshantering är en av de viktigaste ingredienserna i en effektiv planerings- och projektinitieringsfas. Du har redan identifierat de roller som behövs för att projektet ska bli framgångsrikt och rätt personer som kan hantera uppdragen. Nu är det dags att fördela resurserna på ett effektivt sätt och se till att de utnyttjas optimalt under hela projektet.
För bättre medarbetar- och projektledning kan en uppskattning av hur länge du kommer att behöva vissa personer som är involverade i något av följande hjälpa till att starta ett projekt. En uppdaterad resurskalender är viktig och kommer att göra ditt arbete mycket enklare. Kalendern bör inte bara innehålla uppgifter om dina teammedlemmars tillgänglighet, utan även om eventuella andra åtaganden som de kan ha, t.ex. andra projekt eller personlig ledighet.
När du vet vem och hur länge som kommer att behövas i ditt projekt ska du sätta upp en projektkalender. Det bör omfatta saker som tillgängliga resurser, andra projekt som de kan vara en del av eller åtaganden som de kan ha, deras lediga dagar och nationella helgdagar. När du arbetar med teammedlemmar på distans bör du ta hänsyn till tidszonerna. Den här nivån av detaljerad planering bidrar till att säkerställa att projektets tidslinje är realistisk och möjlig att uppnå.
På så sätt undviker du överbokning eller underutnyttjande av medarbetare och kan sätta rätt flöde i projektet redan från början. Teamdeck är ett verktyg för resurshantering och tidsspårning, med funktioner för tidsspårning av anställda och ledighetshanteringssystem, som du kan använda för allokering och övervakning av anställda och resurser. Dessa verktyg ger realtidssynlighet i resurstillgänglighet och utnyttjande, vilket hjälper till att fatta välgrundade beslut och justeringar efter behov.
För att skapa en grundlig handlingsplan för projektet måste du uppskatta den tid som dina medarbetare behöver för att slutföra aktiviteterna. Uppskattningar kan vara knepiga eftersom de, om de görs på fel sätt, kan göra mer skada än nytta för projektet. För att kunna göra en korrekt uppskattning krävs en djup förståelse för de uppgifter som ingår, de färdigheter som krävs och teamets kapacitet. Detta inkluderar specifika överväganden för att uppskatta resurser och uppgifter för interna projekt, till exempel att förbereda projektgruppen för det officiella kickoff-mötet och att organisera ett internt kickoff-möte för projektet.
I sin artikel "Why do we estimate?" betonade John Cutler vikten av sammanhang när man gör en uppskattning. Uppskattningar bör baseras på historiska data och den specifika kontexten för det aktuella projektet. Detta bidrar till att säkerställa att uppskattningarna är realistiska och möjliga att uppnå.
Å andra sidan är uppskattning av uppgifter i timmar för många lika med tebladläsning. Enligt vår egen erfarenhet är det därför säkrare att mäta användarberättelser i story points. Story points är de måttenheter som gör att du kan bedöma storleken på olika användarberättelser. De är relativa, vilket innebär att en story med 4 poäng är två gånger större än en med 2 poäng. Denna relativa uppskattningsteknik bidrar till att säkerställa att uppskattningarna är konsekventa och jämförbara mellan olika uppgifter.
När du har fastställt story points (skalan kan vara 1-10) måste du anpassa dem till teamets hastighet. Om teamet kunde ta tillräckligt med tid på sig för att slutföra berättelser värda 14 punkter i den föregående iterationen, är det troligt att de kommer att slutföra samma mängd arbete igen. Detta hjälper till att sätta upp realistiska och uppnåeliga mål för projektet.
När du har uppskattningar av story points för alla önskade element i projektet kan du dividera detta antal med teamets hastighet och få fram ett antal iterationer som behövs för att slutföra projektet. Detta bidrar till att säkerställa att projektets tidslinje är realistisk och möjlig att uppnå.
När du avsätter tid för att hantera vissa personer bör du ta hänsyn till deras resurskapacitet, både vad gäller hur mycket arbete de kan utföra baserat på deras erfarenhet och de "arbetsbara timmarna" under dagen. Detta bidrar till att säkerställa att dina medarbetare inte blir överbelastade och kan prestera sitt bästa.
Se till att du förstår skillnaden mellan idealtid och förfluten tid. Den förstnämnda är den tid som faktiskt läggs på ett visst uppdrag, medan den senare inkluderar väntan, störningar, byte av sammanhang och förberedelser. Denna distinktion är avgörande för att säkerställa att dina uppskattningar är realistiska och tar hänsyn till de olika faktorer som kan påverka den faktiska tid som krävs för att slutföra en uppgift.
Observera att när du frågar utvecklarna hur lång tid en viss uppgift kommer att ta, kommer de att ge dig en uppskattning i "idealtid", det vill säga en oavbruten arbetsperiod. Detta hjälper till att sätta realistiska förväntningar och säkerställa att projektets tidslinje är uppnåelig.
Genomförande är den fas där planen omsätts i handling. Denna fas innebär att projektledaren samordnar människor och resurser samt integrerar och utför projektets aktiviteter i enlighet med projektledningsplanen. Under genomförandet är det viktigt att hålla ett öga på projektets framsteg för att se till att det går i rätt riktning. Regelbundna statusmöten kan vara till stor hjälp. Vid dessa möten bör man gå igenom vad som har gjorts, vad som pågår och vad som återstår att göra.
Kommunikation är nyckeln under denna fas. Använd programvara för projektledning för att hålla alla uppdaterade och för att följa projektets framsteg. Verktyg som Teamdeck kan hjälpa till med schemaläggning, uppgiftshantering och tidsspårning. Dessa verktyg ger insyn i realtid i projektets framsteg och hjälper till att identifiera eventuella problem tidigt, vilket gör det möjligt att lösa dem i tid.
Övervaknings- och kontrollprocesser är nödvändiga för att spåra, granska och reglera projektets framsteg och resultat och identifiera eventuella områden där det krävs ändringar i planen. Denna fas säkerställer att projektmålen uppfylls genom att mäta och övervaka projektets prestanda.
Några av de verktyg och tekniker som du kan använda i den här fasen är prestationsgranskningar, hantering av förtjänat värde och programvara för projektledning. Regelbundna rapporterings- och granskningssessioner hjälper till att hålla projektet på rätt spår. Dessa möten ger möjlighet att granska projektets framsteg, identifiera eventuella problem och göra nödvändiga justeringar för att säkerställa att projektet håller sig på rätt spår.
Att avsluta ett projekt innebär att slutföra alla aktiviteter i alla processgrupper inom projektledning för att formellt slutföra projektet eller fasen. Detta inkluderar att få kundens godkännande, lämna över projektdokumentation, frigöra projektresurser och genomföra en granskning efter projektet.
En projektgenomgång hjälper dig att förstå vad som gick bra och vad som kan förbättras i framtida projekt. Detta är ett viktigt steg för att kontinuerligt förbättra projekthanteringen. Insikterna från dessa granskningar kan vara ovärderliga för att förbättra dina projektledningsprocesser och säkerställa att framtida projekt blir framgångsrika.
Starten på ett nytt projekt behöver inte vara så stressande och skrämmande som vissa säger. Om du har fastställt rätt process från början och följt den steg för steg kan ditt första möte på jobbet inte bara bli enklare, utan du kan också undvika att göra några vanliga misstag.
Förstå vad det handlar om.
Prata med din kund innan du planerar något, ordna ett kickoff-möte för projektet.
Förstå rollerna inom projektet.
Hitta de bästa medarbetarna för jobbet och kontrollera deras tillgänglighet.
Fastställa projektplan.
Uppskatta resurser och uppgifter.
På så sätt ser du till att du vet allt om projektets krav, tillgången till dina egna resurser, fastställda förväntningar och tidslinjen före projektets kickoff.
Låt ditt team göra sitt bästa med effektiv programvara för resursplanering
Få en 30-dagars GRATIS provperiod
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...