Framgångsrika organisationer är uppbyggda av en sammanslagning av faktorer som bidrar till deras affärsprocess. Den viktigaste faktorn som gör att deras produkter/tjänster säljer är de anställda som gör sitt bästa för att hålla hjulen snurrande. Ledning av anställda är därför en uppgift som måste utföras väl för att säkerställa att människors fulla potential utnyttjas. Läs och vet mer om verktyg för hantering av anställda.
Med den här artikeln får våra läsare:
Medarbetarhantering med hjälp av programvara för medarbetarhantering består av ett antal sammanflätade processer som används av organisationer för att se till att deras medarbetare presterar bra.
Traditionellt drivs processen av personer i ledande befattningar genom motivation, robust organisationskultur, och belöningar i rätt tid. Med den snabba spridningen av teknik och specialiserad programvara för personalhantering kan organisationer nu bättre hantera sina anställda genom att förbättra befintliga processer för personalhantering.
En jämförelse mellanf medarbetarnas engagemang
Vi ska försöka undvika en alltför djupgående introduktion om medarbetarengagemang. Förmodligen kan alla som arbetar med människor inom ramen för sina arbetsuppgifter föreställa sig vad det innebär att leda medarbetare. För att öppna dina ögon vill vi ändå berätta om några små skillnader som representeras av några definitioner nedan när det gäller det ämne som är intressant för oss här.
Medarbetarstyrning bygger på idéer och rutiner som utvecklats för att öka medarbetarnas motivation, produktivitet och prestation.
Manna, D. R., 2008, Strategiska aspekter på betydelsen av medarbetarstyrning
Denna definition betonar fokus på medarbetarna. Det finns inget ord om verksamheten, företaget och dess mål, utmaningar, krav etc. Ur denna synvinkel kan man säga att personalhantering handlar om att öka medarbetarnas tillfredsställelse, om hur man gör en anställd till en lyckligare människa, särskilt under sina arbetsuppgifter.
Allt vi vet är att vi befinner oss i ett affärssammanhang. Så när vi pratar om medarbetarstyrning, prestationsstyrning och utnyttjande tänker vi på kopplingen till verksamheten.
Medarbetarstyrning handlar om att hjälpa medarbetarna att göra sitt bästa varje dag för att uppnå organisationens övergripande mål.
Bamboo HR - en leverantör av en mjukvarulösning för medarbetarhantering och även vår konkurrent - understryker denna aspekt i sin definition. Och med detta i åtanke närmar vi oss resurshantering, vilket innebär chefens roll under denna process och medarbetarnas ledningsinsatser. Medarbetarstyrning fokuserar på den process som hjälper medarbetarna att prestera sitt bästa varje dag för att uppfylla de större organisatoriska målen.
Resurshantering är processen för att planera, schemalägga och fördela resurser för att slutföra ett projekt. (Projectmanager.com)
Naturligtvis kan läsaren säga att den här definitionen handlar om resurser, och resurser har också minst ett par betydelser. Och det är en bra poäng. Byggmaterial, kontorsutrustning, budget och bilpark - spelar också rollen som resurser. Men mjukvaruutvecklingsföretag, digital marknadsföring, spel, advokatbyråer, e-learningbranschen och många fler tjänster och branscher är beroende av människor och deras kompetens. Människorna, arbetsstyrkan, de anställda - det blir också en stor familj av resurser. Särskilt anställda med särskilda färdigheter som, låt oss säga, är svaret på affärs- och/eller projektkrav.
Sammanfattningsvis handlar medarbetarstyrning om att stödja medarbetarna att nå bästa möjliga resultat och att uppnå företagets mål. Samma sak gäller när det handlar om resurshantering. Den största skillnaden mellan dem är att resurshantering betonar rollen av kontinuerlig optimering, vilket innebär att planera och fördela processer för att "maximera den operativa effektiviteten" och avsluta en uppgift eller ett projekt med förväntade resultat, inom en förväntad tid.
I en artikel från 2010 skrev Human Resources Executive:
Human Resource Management (HRM) är processen att anställa människor, utbilda dem, kompensera dem, utveckla policyer som rör dem och utveckla strategier för att behålla dem. (Frasch, Shadovitz, Shelly, "Det går inte att gnälla inom HR")
Hur hänger allt detta ihop med personaladministration?
Det är uppenbart att företag inte har samma interna och externa utmaningar. Till och med samma produkter, målgrupp av kunder eller omfattning av tjänster - de befinner sig i olika utvecklingsstadier, och dessutom har vissa företag 30 anställda, andra - 150. Det är därför programvara för hantering av anställda måste väljas väl.
Kan vi ändå se några likheter mellan HRM och resurs- och medarbetarhantering? I stället för att ge direkta svar kan vi tillåta oss att ställa några enkla frågor. Sker anställningsprocessen på grund av företagets verksamhetskrav och för att besätta en position som bidrar till att uppnå dessa krav (läs: sker anställningsprocessen för att tilldela den kvalificerade resurs som ska matchas till ett projekt som måste slutföras inom den definierade tiden, med förväntade verksamhetsmål)? Sker utbildning av anställda med hänsyn till företagets affärsmål och den anställdes potential (läs: med hänsyn till hans kompetens och effektivitet)?
När vi tittar närmare ser vi fler likheter. Att uppmärksamma medarbetarnas arbetsbelastning, eller medarbetarnas / resursutnyttjande, särskilt om underutnyttjande och överutnyttjande, tid som ägnas åt uppgifter och plikter, eller övergripande prestanda, eller lämplig schemaläggning och matchning av rätt specialist med arbetsposition och/eller projekt - allt detta kan hittas i vart och ett av de nämnda förvaltningsområdena - i personalförvaltning, resursförvaltning och personalförvaltning också.
Med detta i åtanke är det dags för en liten översikt över system för medarbetarhantering.
Ett antal uppgifter faller inom ramen för personaladministration, som i stort sett kan delas in i några kategorier:
Effektiv medarbetarhantering med hjälp av programvara för medarbetarhantering börjar med anställningsprocessen, där det gäller att hitta den kandidat som passar bäst för rollen. Sedan 2020 har antalet rekryterande chefer som har svårt att hitta kvalificerade jobbkandidater klättrade av 19%. Verktyg för bedömning av färdigheter som XobiniMocha, Harver m.fl. gör det möjligt för rekryterare att attrahera och anställ de bästa talangerna med snabbhet och lätthet.
Medarbetarnas prestationer måste mätas (med hjälp av tydliga utvärderingskriterier) och övervakas för att hålla sig till standarder som en del av måluppfyllelsen - till exempel med hjälp av bästa programvara för medarbetarhantering.
Det handlar om att utbyta information (formell och icke-formell) och/eller hur man kan förbättra medarbetarnas engagemang. Dessa interaktioner omfattar smidig kommunikation om krav, förväntningar och återkoppling.
Det handlar om erkännande, beröm, monetära priser och andra incitament för överprestation eller förväntade handlingar.
För att korrigera misstag, underprestation eller olämpligt beteende som ligger långt från företagets policy handlar "disciplin" om åtgärder som HR-chefer eller bara chefer använder för att förbättra dessa brister. Man kan alltså säga att de bästa medarbetarhanteringssystemen omvandlar underpresterande medarbetare till enastående. Och, å andra sidan, förhindrar att anställda underpresterar.
Rätt programvara för personalhantering (eller system för personalhantering, eller system för personalhantering) levereras med en rad funktioner som är mycket specialiserade för specifika uppgifter. Programvaran hjälper främst till att organisera människor och data för att effektivisera administrativa uppgifter. Det gör det också möjligt för chefer att få en fullständig överblick över sina anställdas arbete.
För att välja den bästa programvaran för personalhantering för dig och dina anställda, som också överensstämmer med ditt företags nuvarande och framtida förväntningar, måste du leta efter några av de viktigaste funktionerna som t.ex:
Korrekt information och register om de anställda är avgörande för en effektiv hantering av de anställda. En bra app för personalhantering fungerar som ett digitalt arkivskåp med konfidentiella uppgifter om anställda, t.ex. kontakter, adresser, jobbtitlar, anställningsdatum, löner och andra grundläggande uppgifter. Sällan sedda lösningar innehåller även andra viktiga uppgifter som information om tid på eller av, kurser, certifieringar, kompetenser, färdigheter etc.
Felaktig spårning av anställdas närvaro kan påverka löneutbetalningen avsevärt och kosta organisationen tusentals kronor. Närvarohantering är viktigt för att säkerställa att lönerapporteringen är korrekt.
En bra mjukvarulösning (appar för personalhantering) hjälper medarbetarna att planera sin ledighet och ge all information som behövs för en begäran. Arbetsgivaren kan sedan hantera ledigheten på ett transparent sätt genom att godkänna eller neka baserat på policy och dokumentation.
Med tillkomsten av dataanalysEn toppmodern programvara för medarbetarhantering kan utnyttja medarbetardata för att göra prognoser och förutse efterlevnads- eller säkerhetsrisker. Det kommer också att kunna analysera medarbetarnas engagemang och utveckla modeller som kartlägger idealiska vägar för värdefulla medarbetare.
Medarbetarnas engagemang är avgörande för produktiviteten och för att bygga upp en lojal personalstyrka. Det innebär att du måste få medarbetarna att känna sig uppskattade genom att kontinuerligt be om deras feedback på olika organisatoriska parametrar, från ledning till kultur. Överväg programvara som erbjuder regelbundna pulsundersökningar, anonyma betyg och feedbackcheckar av chefer. Det kan säkerställa förmåner för medarbetarna.
Samarbete är nyckeln till framgång i alla företag. Medarbetarhanteringssystemet bör vara flexibelt så att det kan anpassas och förändras för att fungera med den nuvarande agila ledarskapsstrategin. Att tilldela och omfördela projekt till olika team eller medlemmar ska vara en enkel uppgift. Det bör också kunna fungera med en mobil arbetsstyrka så att cheferna kan utföra administrativa uppgifter och medarbetarna sina rutinarbete från vilken plats och enhet som helstoch när som helst.
Recensioner och återkoppling är avgörande för förbättringar och utvärderingar av prestationer. En bra programvara för medarbetarhantering bör erbjuda de modernaste utvärderingsteknikerna som kan ta hänsyn till alla tillgängliga datapunkter relaterade till medarbetarna. Den insamlade informationen kan användas för analyser som gör att du kan fatta de bästa besluten baserat på omdömena.
Här är tre av de mest populära programvarorna som används av organisationer av olika storlek runt om i världen:
Teamdeck är en webbaserad programvara för tidrapportering och personalhantering programvara för resursplanering som gör det möjligt för organisationer att spåra och övervaka uppgifter och projekt. Appen är lämplig för små (10 anställda) till medelstora (999+ anställda) organisationer. Den ger fullständig teamsynlighet, hantering av arbetsscheman och exakt fakturering eller icke-fakturerbar tidsspårning.
Prissättningen börjar på $3.99 per användare/månad. Det erbjuder också en gratis provperiod begränsad till 2 medlemmar.
Zoho är ett webbaserat program för personalhantering som är populärt bland företag i olika storlekar. Det erbjuder kalkylblad, ordbehandling, anteckningar, databaser, webbkonferenser, fakturering, projektledning och mycket mer.
Toppfunktioner
Börjar på $2,50 per användare / månad för Essential HR-sviten. $10 per användare/månad för People Plus-sviten med alla funktioner.
Bamboo HR är en prisbelönt programvara för personalhantering som förbättrar anställningsprocessen på alla avdelningar genom att ta bort komplexiteten i samband med rekrytering med hjälp av automatisering och förenklade arbetsflöden.
Lösningen kostar från $59 per användare/månad. De erbjuder också en kostnadsfri testperiod.
Apploye är programvara för hantering av tidsanställda som gör att du kan hantera dina anställdas tid bättre, inklusive fjärranställda. Det ger aktivitetsspårning, lönehantering, fakturagenerering och prestationsrapportering för toppresterande anställda baserat på tidsloggar och aktivitetsnivåer.
Priset beror på vilken plan som valts.
Bob är en relativt ny aktör på marknaden med ett HR-system som är starkt på analyssidan. Deras strategi för medarbetarengagemang och produktivitet är att utveckla en förståelse för arbetskraften med hjälp av insikter som hämtas från data.
Bob erbjuder anpassad och flexibel prissättning för växande företag.
Sage HR är en programvara för personalhantering som snabbt håller på att bli en av de bästa lösningarna för hantering av medarbetardatabaser, skiftscheman och ledigheter. Den lättanvända lösningen är utformad för små och medelstora företag med intuitiva funktioner som kan nås från både stationära och mobila enheter.
Prissättningen börjar på $5.50 per användare/månad. De erbjuder också en gratis provperiod.
Podio är en väletablerad programvara för personalhantering som används av mer än 500.000 organisationer. Podio SaaS plattformen används främst för att organisera teamkommunikation, data, innehåll och andra affärsprocesser. Den är utformad för företag i alla storlekar och erbjuder en robust plattform för att spåra arbete.
Den har en obegränsad gratisversion för användning av upp till 5 personer. Grundversionen kostar från $9 per användare/månad.
Överväldigad av anställdas e-postmeddelanden och ledighetsförfrågningar? Behöver du ett enkelt sätt att hålla reda på ledig tid, schemalägga projekt och hantera uppgifter med ditt team?
ProofHub är ett allt-i-ett-verktyg för arbetsledning och samarbetsprogramvara (programvara för personalhantering). Det är utformat för att hjälpa dig att ta kontroll över alla dina personalprocesser och göra det lättare för dig att hantera anställda i hela din organisation. Med ProofHub kan du lagra alla relevanta data på ett enda ställe och utföra olika personalrelaterade operationer som att beräkna lön, ställa in arbetsflöden, hantera ledigheter och skapa anpassade formulär för HR-aktiviteter.
Prissättning: Beror på hur många teammedlemmar som använder den
Felfri horisontell och vertikal kommunikation är det främsta skälet till att medarbetare stannar längre, i många år, i ett företag. Att leta efter nya specialister som ska ersätta dem som vill byta företag är tidskrävande och många gånger kostsamt.
Om man jämför att skaffa en ny kund med att behålla en befintlig kund är det andra alternativet oftast mycket billigare. Så det är uppenbart att det är en viktig färdighet som måste skapas och främjas för att möjliggöra ett effektivt informationsflöde genom hela organisationen.
Målen för medarbetarnas prestationer måste vara i linje med organisationens uppdrag. För att medarbetarna ska fortsätta att sträva mot organisationens framgång måste tydliga, kvantifierbara och utmanande mål sättas upp. Medarbetarnöjdhet är verkligen viktigt.
Informera medarbetarna regelbundet om vad som förväntas av dem och håll dem ansvariga för sina beteenden och normer. Att ställa förväntningar bör inledas redan i introduktionsfasen för att säkerställa att medarbetarna är väl införstådda med organisationskulturen.
Feedback är den process genom vilken både medarbetarna och organisationen växer ömsesidigt. Erbjud regelbundet konstruktiv kritik och beröm för väl utfört arbete och ta emot feedback på policyer och processer för att göra organisationen till en bättre plats.
Kompensation och förmåner är två av de främsta anledningarna till att anställda söker sig till nya arbetsplatser. Genom att ligga i framkant och ha ett bra program för totala belöningar på den här fronten kan du se till att medarbetarna är motiverad att prestera till fullo och stanna kvar.
Belöningar och erkännande av medarbetare är en central del av medarbetarengagemang. Nyckeln till framgång här är timing. Belöningarna bör vara små och frekventa för att hålla motivationsnivån uppe. Organisationer måste ha ett välskött program för rätt plattform för belöningar och erkännande av anställda för att säkerställa att de anställda uppskattas.
Den mest värdefulla resursen i en organisation är humankapitalet, och därför är medarbetarstyrning en viktig process som måste göras rätt för att förbättra resultatet. Att kombinera principerna för medarbetarstyrning med sofistikerade tekniska verktyg är den bästa vägen framåt för alla organisationer som vill motivera sina medarbetare och öka prestationen och medarbetarnöjdheten.
Kontrollera programvara för resursplanering utvalda av de kreativa och tekniska branscherna - av stora och små företag
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...