Nu när du är här undrar du säkert vad du kan göra bättre för att schemalägga ditt team. Du har märkt att för mycket tid rinner mellan fingrarna på dig, att projekt ibland försenas och att medarbetarna känner sig som ett kaos. Oroa dig inte, problem som dessa är en del av varje organisation. Lyckligtvis finns det flera sätt att lösa dem. Ett av dem är programvara för projektplanering eller programvara för schemaläggning av projektledning - ett riktigt intressant verktyg för projektplanering.
Från den här artikeln kommer du att lära dig:
Projektledarens rekommendationer från mjukvaruutvecklingsföretag
Uppmaning hantering av projektplaner verktyg och deras viktigaste egenskaper
Vad ska man tänka på när man väljer projektplan och programvara för resurshantering
Vad är projektplanering, projektledning, projektschemaläggning och projektuppföljning och hur skiljer de sig åt?
Varför programvara för projektplanering, vilket innebär projektplaneringsverktyg, är så viktigt för chefer
En liten introduktion innan vi kommer att prata om viktiga saker i att använda projektplaneringsverktyg. Programvara för projektplanering, programvara för resursplanering, programvara för personalhantering, schemaläggningsverktyg för projektledning eller programvara för schemahantering - dessa termer betyder samma sak. Och huvudmålet för var och en är detsamma. Generellt sett, utan att prata om många andra funktioner och funktionella skillnader, hjälper de till med schemaläggning, fördelning av resurser (medarbetare) och en omfattande projektplanering.
50% av organisationerna baserar oftast eller alltid sina projektscheman. Oavsett om du är en nybörjare inom projektledning eller om du har schemahantering i fingertopparna behöver du ett system som hjälper dig att sammanföra alla dina processer. Det är inte så att du inte skulle kunna göra det på ett annat sätt - många företag försöker hantera sitt arbete genom att schemalägga det på en whiteboard eller i Excel.
Problemet är att en sådan strategi bara fungerar upp till en viss punkt. Och den punkten kommer väldigt snabbt för alla företag som är hungriga på utveckling och har ambitioner att växa. För modern programvara utvecklingsbolagFör många människor är frågan "är det värt att använda programvara för schemahantering" inte längre aktuell. Istället frågar de sig själva "vilken schemahantering de ska välja". Och här är det värt att notera några kriterier.
1. Intuitivt gränssnitt för verktyg för projektplanering - den mest troliga anledningen till att projektplaneringsverktyget avvisas är just UX och användbarhet. Så det är helt klart, innan du köper - prova det, låt oss prova människor som kommer att använda det. Verktyget är tänkt att göra ditt jobb enklare, inte mer komplicerat, så se till att du känner dig bekväm med att navigera i panelen.
2. Tidrapportering / Tidshantering - effektiv projektledning är omöjlig när du inte vet vad ditt team arbetar med och hur mycket tid det tar. Verktyg för projektplanering kan verkligen hjälpa till.
[Källa: Skärm från programvaran för resurshantering och projektplanering].
3. Ledighetshantering / Frånvarohantering / Teamtillgänglighet - Medarbetarna har rätt till semester och lediga dagar, men deras frånvaro påverkar hela arbetsflödet och planeringen av arbetet. Ett bra verktyg för projektplanering ger dig full insikt i teamets tillgänglighet.
4. Anpassad rapportering - Varje företag har olika prioriteringar och olika mätetal kommer att vara viktiga för dem. Projektplanering programvaran måste generera de rapporter du behöver åt dig.
5. Schemaläggning i realtid - en av de mest avgörande sakerna i arbetsplaneringen är en omedelbar uppdatering. Schemaändringar som görs först efter en tid kommer att skapa onödigt kaos, så ditt verktyg måste uppdatera dem direkt, så det är värt intressanta verktyg för projektscheman.
6. Hantering av arbetsbelastning - För att schemat ska fungera måste du veta vem som har tid att ta hand om en viss uppgift. Det perfekta verktyget visar dig dina medarbetares kapacitet.
Vi har redan berättat varför du behöver programvara för projekthantering, även kallat projektplaneringsverktyg, och vad du ska leta efter när du väljer den enda rätta.
Nu är det dags för några exempel.
"Programvara för resursplanering som utvecklats av programvaruföretag för deras egna behov och därför bäst passar branschens behov." - ett av de riktigt intressanta verktygen för projektplanering.
Teamdeck är en programvara för resurs- och projektplanering med funktioner för tidrapportering och tillgänglighetshantering
Pris (standardpaket): $3,60 / teammedlem / månad
Fördelar:
Anpassad organisation arbetstid och tillgänglighet.
Möjlighet att tilldela anpassade fält till personer och projekt, t.ex. jobbtitlar, färdigheter, teknik osv.
Transparent visning av arbetsschema och tillgänglighet för olika avdelningar och befattningar med hjälp av kalendervyn
Anpassade taggar
Anpassad rapportering i Excel-stil
Automatiska bankdagar för flera lokaliseringar
Tillgänglig i mobilversion
Datasäkerhetssystem
Integration med andra system som Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier och REST API
Nackdelar
Mobilappen för att registrera timmar gör det inte möjligt att bara se de aktiva projekten
Inga beroenden för bokning
Ingen start-stopp-tidsspårare på skrivbordet (endast i mobilappen)
"nUppgift är ett av projektplaneringsverktygen som är utformat som ett samarbetsverktyg för företag som är en fullständig projekthanteringslösning." - G2
Pris (standardpaket): $3 / teammedlem / månadsvis
Proffs:
Enkelt och intuitivt gränssnitt
Hantering av uppgifter
Projektledning
Riskhantering
Tidrapportering
Hantering av tidrapporter
Hantering av möten
Kanban-tavlor
Gantt-diagram
Nackdelar:
Brist på anpassningsmöjligheter
Bristande rapportering
"Resource Guru är särskilt utformad för att minska överdriven arbetsbelastning, förbättra gruppmoralen, minska personalomsättningen och hjälpa dig att göra ditt bästa."
Projektkalendrar hjälper till att identifiera och visualisera uppgifter under hela projektet.
Pris (standardpaket): $4.16 / teammedlem / månadsvis
Fördelar:
Tillgängliga resurser
Samarbete i team
Användarvänligt gränssnitt
Tillgänglighetspanel och planering av resurskapacitet alternativ
Förvaltning av schemakonflikter
Rapportering och prognoser
System för hantering av ledigheter funktioner
Projekt- och resursplanering
System för bokning av konferensrum
Spårning av utrustning
Integration med Slack, Gmail, Outlook, Google Kalender
Datasäkerhetssystem
Nackdelar:
Ingen möjlighet att sortera resurser efter erfarenhetsnivå
Ingen "ångra"-funktion i bokningsavsnittet
Ingen möjlighet att kopiera resursuppgifter
Ingen möjlighet att söka efter bokningar med nyckelord
"Lägg till dina projekt och ditt team så är du redo att köra igång! Klicka och dra var som helst i schemat för att börja tilldela uppgifter."
Float hjälper också till med projektuppgifter och fastställer uppgiftsberoenden.
Pris (standardpaket): $ 10 / teammedlem / månadsvis
Fördelar:
Flexibel och lättanvänd panel för resurshantering
Enkel navigering och filtrering
Det visuella dra-och-släpp-gränssnittet i schemaläggning av resurser
Tidsuppföljning med pågående uppgifter
Planering av flera projekt
Rapportering och prognoser
Integration med Jira, Teamwork, Asana, Trello
Nackdelar:
Obehaglig navigering i projektets tidslinje.
Vissa integrationer fungerar inte som förväntat.
Tidskrävande uppdatering av medarbetarlistan.
Alla användare kan lägga till och ändra data som skapar oreda.
"Specialbyggd teknik för klarhet, kontroll och förtroende."
Mavenlink är också i vår jämförelse av projektplaneringsverktyg som hjälper till att slutföra projektet framgångsrikt
Pris (standardpaket): Individuell prissättning
Fördelar:
Avancerad panel för resurshantering
Funktioner för affärsinformation
Projektmätningar i realtid
Möjlighet att tilldela roller och olika behörigheter
Skydd av personuppgifter
Resourcing integrerad med projekt- och resursplanering
Ytterligare kundtjänster som rådgivning, vägledning, coachning och kundframgångsprogram.
Produktutbildning och support 24/7
Integration med Slack, Jira, GSuite, Oracle
Nackdelar:
Ingen kostnadsfri provperiod
Komplicerat skapande av anpassade rapporter
Avancerade funktioner endast för Premier- och Enterprise-paket
För många e-postmeddelanden
Många sätt att få exakt samma effekt, vilket komplicerar systemet i onödan
"Anpassa Wrike så att det passar din organisation bäst. Från anpassade instrumentpaneler och arbetsflöden till teamspecifik automatisering för att effektivisera processer."
Uppgiftshantering med Wrike är en programvara för projektplanering.
Pris (standardpaket): $ 9,80 / teammedlem / månad
Fördelar:
Gratisversion med grundläggande funktioner
Interaktiva Gantt-diagram
Hög grad av kundanpassning av systemet.
Dedikerade grupper av funktionaliteter.
Kanban-tavlor
Avancerad analys
Schemaläggning, projekthantering, tidrapportering och dokumentuppladdning i ett och samma verktyg
Datasäkerhetssystem
Nackdelar:
Komplicerad att använda
Ingen möjlighet till projekthantering offline
Höga hårdvarukrav gör det obekvämt att använda på äldre datorer
De mest avancerade funktionerna finns i premiumpaketet, som är dyrt
"Anpassa globala team, bygg och skala affärsdrivna lösningar och gör det möjligt för IT att hantera risker och upprätthålla efterlevnad på plattformen för dynamiskt arbete."
Gantt-diagram är användbara för att utveckla projektschemat och visualisera uppgiftsberoenden
Pris (standardpaket): $24,80 / teammedlem / månad
Fördelar:
Dedikerad till innehållshantering för kreativa team och marknadsföringsteam
Ett användarvänligt gränssnitt fördelar resurser, följer upp framsteg eller tid
Arbetsflöde för projekt automation
Avancerad instrumentpanel för hantering
Samarbete i team
Bekväm kommunikation och datautbyte med andra teammedlemmar
Intelligent hantering av projektarbetsflöden
Datasäkerhetssystem
Synkronisering av data
Hantering av scheman
Planering av flera projekt
Nackdelar:
Högt pris
Baspaket för upp till 25 anställda
Vissa funktioner saknas eller är inte tillgängliga
Verktyget är tungt och ibland släpar det efter
Oläslig uppgiftspanel för vissa användare
"Samla dina projekt, resurser och ekonomi i en AI-anpassad plattform."
Att effektivt hantera en projektplaneringsprocess Prognos är oersättlig för många chefer
Pris (standardpaket): $30 / teammedlem / månadsvis
Fördelar:
Automatisering och AI-baserad funktionalitet
Lätt att använda
Programvara för projektplanering, uppföljning och schemaläggning av projekt
Avancerad Ledighetshanteringssystem
Övervaka kostnader och vinster för varje projekt
Omfattande anpassningsmöjligheter
Automatisk schemaläggning baserad på medarbetarnas tillgänglighet
Integration med Asana, BambooHR, Azure
Rapportering och prognoser
Nackdelar:
Högt pris
Saknar vissa användbara funktioner
För många projektvisualiseringar gör data oläsliga
Schemaläggningen är mycket strikt och inte idealisk för agila företag
Verktyget är estetiskt tilltalande men inte särskilt intuitivt
I den digitala världen, datasäkerhet är alltsärskilt när du arbetar med så mycket konfidentiell information. Den perfekta programvaran för projekthantering och schemaläggning bör garantera säkerheten för dina databaser. Dessutom måste den följa GDPR - den europeiska dataskyddslagen som gäller sedan 2018. Den innehåller mycket strikta bestämmelser om insamling, bearbetning och användning av sådan information, så rätt system tar hänsyn till det.
Varför skulle man behöva programvara som man inte vet hur man ska använda? Även den mest revolutionerande funktionalitet kommer att vara till besvär, inte till hjälp, om du inte kan utnyttja dess potential. En bra projektplanerare tar hand om sina kunder inte bara när det gäller att övertyga dem om att köpa den, utan också under hela samarbetsprocessen - bra verktyg för projektplanering är viktiga. Se till att den affärspartner du väljer ger dig en ordentlig introduktionsprocess så att du kan dra nytta av alla de funktioner som du betalar för.
Det är bara naturligt att ditt företag växer... och programvara för projektplanering bör inte sakta ner denna process. Eller åtminstone är det säkert ett av dina affärsmål. Frågan är om det program för projektplanering som du väljer kommer att kunna hålla jämna steg med dig. När du väljer det perfekta verktyget ska du tänka framåt, inte bara på dina nuvarande behov utan också på vad du kommer att behöva i framtiden.
Se till att programvaran uppfyller dina nuvarande och kommande krav. Det är också mycket viktigt att kontrollera hur prissättningen av tjänsten kommer att förändras - det kan visa sig att något verktyg kommer att vara den bästa lösningen för ett litet företag, medan det är helt olönsamt för ett medelstort eller stort mjukvaruhus. Ta hänsyn till utvecklingsriktningen för din organisation för att göra ditt val till det mest optimala.
Tänk dig ett litet företag där alla arbetar från kontoret på heltid och som hanterar maximalt 3 projekt samtidigt. Föreställ dig nu ett annat företag, ett multinationellt företag som har anställda över hela världen. De flesta av dem arbeta på distans i olika tidszoner. En del har heltidsjobb, en del arbetar deltid och en del är frilansare. Upp till flera dussin projekt hanteras samtidigt.
Som du säkert kan föreställa dig kommer arbetsflödet i dessa två företag att vara helt annorlunda, men det betyder inte alls att de måste använda olika verktyg för projektplanering. Det perfekta schemaläggningsprogrammet för projektledning är tillräckligt flexibelt för att anpassa sig till varje företags förväntningar.
Var uppmärksam på om programvaran gör det möjligt för dig att enkelt lägga till, ta bort och redigera data, göra anpassade inställningar, aktivera och inaktivera tidrapporteringen efter behov, lägga till data om varje anställd och anpassa tillgängligheten, till exempel om någon arbetar deltid eller har semester. Systemet bör också göra det möjligt att ge individuella roller och behörigheter till enskilda medarbetare, till exempel vem som kan acceptera ledighetsförfrågningar, tilldela uppgifter till individer, sätta milstolpar, acceptera scheman etc.
Du kan inte förbättra ditt arbete utan data om vad som fungerar och vad som inte fungerar, och det är därför en av de viktigaste funktionerna i programvara för projektplanering är rapportering. Se till att systemet genererar grundläggande rapporter som ger dig de mest väsentliga uppgifterna och att rapporterna kan anpassas efter dina individuella behov.
Ja, vi vet att den långa listan med integrationer på systemsidan alltid är imponerande. Men när du väljer programvara ska du inte bara titta på antalet anpassade logotypermen också hur snabbt verktyget kan införa nya integrationer.
Okej, låt oss säga att programvaran har integrationer med alla de viktigaste applikationerna du använder, men vad händer när en ny kommer ut på marknaden? Kommer verktyget att kunna implementera den nya integrationen på några dagar, veckor eller månader? Snabbhet och smidighet i integrationen är mycket viktiga kriterier när man väljer ett system.
Varje företag kommer att försöka övertyga dig om att deras lösning är den bästa och kommer att vända upp och ner på ditt sätt att tänka kring arbetsplanering. Sanningen är dock att du inte vet säkert förrän du testar det själv. Företag som är säkra på kvaliteten på sin tjänst kommer inte att vara rädda för att erbjuda dig en gratis provperiod.
De vill inte att du ska köpa deras produkt i blindo, de säger bara "Se, det här är vårt system, kolla om det fungerar för dig och om det gör det - vi inbjuder dig att samarbeta." En kostnadsfri testperiod är det mest effektiva sättet att kontrollera om en lösning passar dig, så tveka inte att använda den och leta efter företag som erbjuder den.
När du letar efter information om schemahantering och verktyg för projektplanering på Internet har du säkert stött på termer som projektplanering, projektspårning och projektledning. De verkar alla likadana, förekommer i samma sammanhang - optimering av programvaruhus - och ger liknande fördelar för ditt företag. Vi vet att det är lätt att gå vilse i det, så innan vi går vidare ska vi kasta lite ljus över den här förvirrande terminologin.
Du kanske inte vet det än, men projektplanering och resurshantering är delar av projektledningens livscykel eller - för att säga det på ett enklare sätt - projektledningsprocessen. Men innan vi berättar mer om det, låt oss börja med grunderna. Hur förstår projektledare projektledning och varför använder de verktyg för projektplanering?
Enligt Project Management Institutes (PMI) definition handlar projektledning om att använda (specifik) kunskap, kompetens, färdigheter, utrustning, verktyg, metoder, tekniker och allt som krävs för att leverera "värde till människor". Om man bortser från tvetydigheten i uttrycket "värde för människor" kan man säga att projektledning handlar om att använda sina resurser (både materiella och immateriella) för att skapa och genomföra något - låt oss säga - användbart (inte nödvändigtvis för alla).
Som vi ser är den ovan nämnda förståelsen ganska stor. Ur PMI:s perspektiv kan ett resultat av projektledning - verkar det som - vara vad som helst. Allt som är användbart för människor. För att göra det mer komplicerat kan vi naturligtvis fråga om minst två personer som har skapat något (materiellt eller immateriellt) och har användning för det är projektledare, och deras arbete är ett projekt? Eller, hur många av dem måste ha dragit nytta av en viss skapelse för att det ska kallas ett projekt?
Om man hoppar över sådana frågor måste man säga att definitionen ovan inte säger något om absolut grundläggande. Man skulle kunna säga att det grundläggande i alla projekt är planering och schemaläggning. Och de grundläggande som skiljer sig mellan projektledning och ledning. Vi kan inte heller glömma bort uppgiftshantering.
Projektledning är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål i enlighet med projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har slutliga leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget. Programvara för projektplanering kan vara till hjälp med det.
Här är 3 projektledningsaspekter som inte finns med i PMI:s definition. Den första är "projektets acceptanskriterier", den andra - är tid och den tredje - är budget.
Låt oss ta samarbetet med en kund som ett exempel. Som vi vet beställs projekt, internt eller externt - av någon från ditt företag eller utifrån, av en kund. Hon/han gör en affärsbeställning. Hon/han har förväntningar på produkterna och hur de ska hjälpa henne/honom i hennes/hans nuvarande verksamhet eller i den nya. Och - vilket är det viktigaste - hon/han har inte fått obegränsat med tid i livet och Warren Buffets plånbok.
Eller, å andra sidan, han skulle vilja få resultatet av sin beställning snabbt och billigt. För att säga det rakt ut - produkternas kvalitet, den tid det tar att få dem och - viktigast av allt - kostnaden avgör potentiella och nuvarande kunders affärsbeslut. Om kundens acceptanskriterier inte överensstämmer med resultatet av arbetet börjar ett annat, mycket värre problem...
Som APM antyder handlar skillnaden mellan "management" och projektledning om den tidpunkt då projektet är redo att implementeras eller redan har implementerats. Medan ledning är en pågående process, har projektledning sitt slutresultat inom en begränsad tidsperiod. Här har vi några kommentarer eftersom vi inte är säkra på att "den begränsade tidsperioden" är det bästa sättet att dela upp projektledning och bara ledning.
Låt oss till exempel använda marknadsavdelningen eller bara en PPC-specialist. Båda är ansvariga för leadgenerering aktiviteter - det är projektets mål, att samla in leads. Målet inkluderar kampanjoptimeringar, optimeringar av målsidor, skapande av innehåll etc - det är uppgifterna. Det har sin budget dedikerad till det. Om antalet leads som samlas in varje månad inte är tillräckligt börjar verksamheten få ett stort problem. Från denna punkt, om projektledaren i personen av en PPC-specialist inte uppnår målet inom den förväntade tiden och budgeten, misslyckas projektet. Som vi ser handlar det ibland inte om tidsspannet utan om budgeten - för den sista är den starkare aspekten av ett projekt som avgör dess lönsamhet. Ett verktyg för projektplanering kan vara till stor hjälp.
Med denna kommentar i åtanke, låt oss gå med några andra lärdomar.
Projektledning är alltså - som APM antyder - en tillämpning av metoder och processer. På internet hittar vem som helst projektledningsprocessen uppdelad i faser. Ibland är det 3 faser, ibland 4, 5, 6 eller till och med 7. Vi använder den mest populära som innehåller 5 faser.
Initiering & utformning
Projektplanering
Lansering & genomförande
Övervakning & kontroll
Projektavslutning
Ur ett snävare perspektiv, projektledning är ansvarig för HUR man uppnår den enskilde Projektmål med alla detaljer. Det är den verkställande delen av arbetsledningen och syftar till att få teamet att uppnå målen. Handlar om att leda ett projekt från början till slut, med hänsyn till alla enskilda steg, alla uppgifter inom ramen för en definierad budget och kvalitetsmål. Det är ansvarig för hur omfattningen kommer att levereras. Element i projektledning inkluderar bland annat:
skapande och utveckling av projektidén,
leda arbetet för hela teamet,
Besluta om process och metoder för projektgenomförande,
förberedelse av uppgiftslistor och prioritering av dessa,
uppgiftstilldelning och tidsfrister för uppgiften,
kvalitetskontroll och problemlösning,
Budgetförvaltning,
kontroll av kundnöjdhet,
utvärdering av effektiviteten i det utförda arbetet.
Nu handlar det om terminologiska frågor eftersom projektplanering, projektschemaläggning och ibland till och med projektuppföljning är utbytbara termer.
Som framgår av bilden nedan är projektplanering en av delarna i projektledningens livscykel. Det är en av de grupper av uppgifter som hör till projektplaneringsfasen och även till genomförandet.
Avancerad programvara för projektplanering deltar i nästan varje steg av projektledningens livscykel
Projektplanering är den del av projektledningsprocessen som svarar på frågan VAD SKA GÖRAS i ett projekt. Den beskriver visionen och de viktigaste stegen som krävs för att slutföra projektet. Syftet är att definiera de aktiviteter och metoder som gör det möjligt för ditt team att uppnå sina mål. Det är en horisontell vy av ett projekt som ännu inte är särskilt detaljerat. Planeringsfasen består av element som t.ex:
Beskrivning av projektets sponsorer, intressenter och kunder,
beskrivning av projektets omfattning, budget och tidsfrist,
Identifiering av de projektdelar som krävs för att uppnå målen,
Identifiering av potentiella utmaningar och hot,
presentera projektplanen för investerare, kunder eller andra intressenter.
Målet med projektplaneringen är att ta fram ett formellt, godkänt dokument som används för att styra både genomförandet och kontrollen av projektet. Målet med projektplanen är alltså - enligt PMIs PMBOK Guide - att visa "de planerade datumen för att utföra aktiviteter och de planerade datumen för att uppnå milstolpar". Som vi läser på Project Cubicles webbplats:
Projektscheman visar aktiviteter, varaktighet, beroenden, milstolpar, start- och slutdatum, kalendrar och den kritiska vägen i ett diagram.
Projektplanering (eller resursplanering eller schemahantering) är ett förfarande för att tilldela uppgifter och fördelning av resurser så att projektet kan slutföras inom en angiven tid och budget.
Denna process består i att uppskatta tillgänglig kapacitet och ytterligare resurser i varje skede av projektet och planera vid vilken tidpunkt särskilda uppgifter och projektfaser måste vara slutförda för att den angivna tidsfristen ska kunna hållas. Element i schemahantering är:
dela in projektet i etapper och definiera milstolpar,
definiera uppgifter inom projektet baserat på omfattningen,
Fastställande av tillgängliga resurser och efterfrågan,
resursfördelning,
Uppskattning av den tid som krävs för att utföra vissa uppgifter (projekttidslinjer) för att hålla tidsfristen.
I slutändan måste vi peka ut projektspårning eftersom denna term också anses vara något liknande som projektplanering.
Spårning av projekt är processen för att övervaka framstegen i ett projekt (det är en övervakningsfas i projektledningens livscykel). Projektuppföljning är kopplad till eller till och med samma sak som uppgiftsuppföljning - den är inriktad på uppgifternas framsteg, som naturligtvis är en del av hela projektet.
Detta är inte samma sak som tidrapportering för anställdavilket innebär att man övervakar vilka arbetsuppgifter medarbetarna lägger sin arbetstid på. När allt arbete är planerat, målen är fastställda och resurserna är fördelade är det dags att kontrollera om projektgenomförandet går som det ska, om tidsplanen genomförs korrekt, om det inte finns några olösta problem och om det inte finns några flaskhalsar som hindrar arbetet.
Projektuppföljning är en mycket viktig process för projektledare och kunder eftersom den gör det möjligt för dem att kontrollera om allt går smidigt och om de ursprungliga planerna fungerar eller behöver ändras, till exempel genom att utöka teamet eller lägga till nya uppgifter.
Det är mycket svårt att göra en strikt uppdelning av de ovan nämnda begreppen, eftersom de alla samverkar med varandra och är delar av projektledningen. Ibland är det en annan person som ansvarar för varje steg, ibland vilar hela processen på en projektledares axlar. Ju mer komplicerat projektet är, ju större organisationen är, desto fler element kommer att bidra till arbetsoptimering.
Det är därför moderna mjukvaruföretag inte ens börjar arbeta med ett projekt utan rätt verktyg. Naturligtvis finns det system som är avsedda för enskilda steg, men det blir mycket lättare för dig att arbeta med en programvara som uppfyller alla dina behov och hjälper dig att skapa en projektplan, ställa in ett schema, hantera resurser, övervaka arbetstid och framsteg och tilldela uppgifter. Nedan har vi några förslag på effektiva verktyg för att hantera arbetet i din organisation.
Genom att inte förbereda sig förbereder man sig för att misslyckas.
- Benjamin Franklin
Ok, du vet redan att du behöver ett projektplaneringsverktyg och hur du ska välja ett... Men är du medveten om varför du verkligen behöver det? Vi vet att alla pratar om hur nödvändigt det är, men vad kommer det att ge dig och hur kommer det att förändra ditt företag till det bättre?
Kaos kostar pengar. Det är ingen hemlighet. I kaoset slösar du tid på att försöka ta reda på vad som händer och vad som behöver göras. Och i ett mjukvaruhus är tid pengar.... mycket av den varan. När allt kommer omkring har dina tjänster ett pris av en anledning. Om du vill använda företagets pengar till något ska det vara till utveckling, innovation och marknadsföring, inte till att slösa bort resurser. Verktyg för projektplanering kan hjälpa till.
Det här kan verka trivialt - alla som arbetar med ett projekt vet ju vad målet är och vad som behövs, eller hur? Men så är det inte riktigt. Ofta har en till synes enkel uppgift många fler delar än den ser ut att ha. Och var och en av dessa delar tar mer tid än vad det ser ut som.
Ett väl förberett schema ger dig alltid en tydlig bild av vad du behöver göra och när du behöver göra det för att nå dina mål. Detta säkerställer att du inte missar något och undviker förseningar. Det är därför du bör välja en bra programvara för projektplanering.
Schemahantering är mycket viktigt ur ett teamarbetsperspektiv eftersom varje teammedlem vet vilket ansvar de har och att andras arbete är beroende av deras arbete. Detta bidrar till att skapa delat ansvar och solidaritet bland dina medarbetare, vilket har en positiv inverkan på produktiviteten.
Vissa projekt startar smidigt och kräver minimalt med resurser, men plötsligt visar det sig att detta bara var toppen av isberget och att varje efterföljande steg blir allt svårare. Om du har förberett ett projektschema har du säkert förutsett denna situation och säkrat tiden för den personal som kan sättas in för att stödja projektet. Om du inte har gjort det, så lycka till.
Du vet den där situationen när du börjar arbeta med ett projekt och allt är perfekt, du ger 110% och kvaliteten på utförandet är den högsta möjliga? Tyvärr är det så att ju längre du arbetar, desto mindre tid har du, och till slut visar det sig att du inte kommer att kunna avsluta projektet samtidigt som du bibehåller den ursprungliga nivån.
Och ännu värre, du måste sänka din standardkvalitet avsevärt för att överhuvudtaget klara deadline. Med schemahantering som stöds av åtminstone ett bra program för projektplanering kan du undvika den här situationen, planera din tid noggrant och hålla en jämn och hög kvalitet på arbetet under hela projektet.
Projektplanen visar tydligt vad som ska hända och när. Om vissa uppgifter plötsligt börjar glida iväg är det en signal till dig om att något är på gång och att du måste reagera. På så sätt kan du lösa problem på ett tidigt stadium och förhindra flaskhalsar innan de påverkar hela arbetsflödet. Utan ett schema skulle du förmodligen märka av en kris när den redan är riktigt allvarlig,
Behöver du hjälp med att hitta den bästa programvaran för projektplanering?
"Ett mål utan en plan är bara en önskan"
Förbättring tidshantering är ett av de mest populära nyårslöftena. Planer är en integrerad del av våra liv. När vi åker på semester, lagar middag, vill få en befordran eller ett drömjobb, delta i en tävling, uppnå något. Eftersom en plan är en så viktig del av vår individuella utveckling, kan du föreställa dig en organisation full av individer, var och en med potential, kompetens och en begränsad mängd arbetstid.
Kan man leda ett företag till framgång utan schemaläggning och en bra plan? Förmodligen ja. Men det är ungefär som att säga upp sig från jobbet och vänta på att vinna på lotto. Är det värt att tro på det blinda ödet?
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...