Hur man skapar en process för projektavslut: Tips och verktyg

Oavsett om du arbetar på ett programvaruföretag eller en kreativ byrå vet du säkert mycket väl att projekt inte avslutas när någon gör den sista överföringen till kodbasen eller när kunden svarar "ser bra ut" på ditt arbete. Visst, leveransdelen av projektets livscykel kan vara över, men nu är det dags att avsluta ett projekt på rätt sätt. I det här blogginlägget visar vi dig några av de viktigaste stegen som du bör inkludera i ditt företags projektledningsprocesser i slutet av ett projekt.

Låt oss först ta upp varför du ens bör bry dig om en projektavslutningsprocess.

Varför är det viktigt att ha en process för projektavslut på plats?

En projektavslutningsprocess är användbar för att säkerställa att alla som är involverade i projektet är på samma sida och att projektet officiellt är avslutat. Vad händer om du inte avslutar projektet på rätt sätt? Till att börja med kan du fortfarande få ändringsförfrågningar från kunden som inte är medveten om att det inte längre är dags för sådana förfrågningar. Att avsluta ett projekt är också fördelaktigt ur hantering av projektresurser perspektiv. Du slipper i onödan hålla dina medarbetare uppbokade på ett redan avslutat projekt - de blir fria att arbeta med nya uppdrag. Slutligen får du möjlighet att se tillbaka på projektet och utvärdera vad som gick bra och vad som kunde förbättras.

Hur är det med dina medarbetare? Att delta i en avslutningsprocess efter ett projekt, oavsett om det är framgångsrikt eller inte, ger dem en känsla av avslut och förbättrar arbetsmoralen.

Checklista för projektavslut - hu ska du börja utforma ditt teams procedur för projektavslut?

Om du vill bygga upp en enhetlig process för projektavslut kan det vara en god idé att börja med en grundlig analys av status quo. 

Träffa projektledningsgruppen och diskutera deras aktiviteter mot slutet av projektets livscykel. Tillsammans kan ni analysera för- och nackdelar med olika tillvägagångssätt och bygga upp en rutin som passar företagets behov.

Vad bör du tänka på att inkludera i ett projekts avslutningsfas?

Först och främst bör du gå igenom kravlistan och se till att projektgruppen har förberett alla leveranser. Processen för att avsluta projektet kan inledas när du är redo att lämna över projektet.

Formell överlämning av leveranser

Ta kontakt med kunden för att formellt överföra alla leveranser tillsammans med nödvändig dokumentation. Det kan hända att du har överlämnat olika projektdelar tidigare i processen. Det är helt i sin ordning. Du behöver bara se till att din kund har tillgång till hela uppsättningen leveranser. Kom också ihåg att dela webbadresser, inloggningar och lösenord.

Nästa steg är att få ett officiellt godkännande från kunden. Helst ska du ha ett skriftligt uttalande - ett e-postmeddelande räcker - om att kunden har bedömt att ditt projektteams arbete är godtagbart. Om du inte lyckas få ett godkännande kan du få en obehaglig överraskning i ett senare skede: om det finns några problem är det bättre att ta itu med dem nu.

Det är också ett utmärkt tillfälle att få feedback från kunden. Du kan schemalägga ett samtal för att få en retrospektivt möte med kunden. Efter ett sådant samtal har du sannolikt några åtgärdspunkter för framtida förbättringar och eventuellt en fin rekommendation att lägga ut på din webbplats.

Hantera pappersarbetet

Det finns många projektdokument som en projektledare måste hantera under projektets hela livscykel. Avslutningsfasen är ett bra tillfälle att organisera dem alla och se till att det inte finns några lösa trådar.

De som arbetar med ett projekt kan känna att de känner till alla detaljer i projektet. Så är det förmodligen för tillfället, men hur blir det om ett par månader när kunden vill fråga om en teknisk detalj? Det är mycket bättre att ha alla projektrelaterade dokument ordentligt organiserade.

Dessutom bör du också formellt avsluta projektkontrakt med olika leverantörer eller frilansare. Glöm inte att betala dem!

Granska projektet

Som vi nämnde tidigare är projektavslut ett perfekt tillfälle att reflektera över teamets prestationer. Gå till din programvara för projektledning eller resurshantering och analysera projektrapporterna. Här är ett par idéer om vad du kan titta närmare på:

• Uppskattningar jämfört med faktiska utfall: jämför teamets beräknade timmar med den faktiska tid de tillbringade på projektet. Kan du se några mönster? Var det till exempel någon särskild fas i projektet som underskattades? Eller kanske kan du se att vissa teammedlemmars arbete underskattades inledningsvis och att de behövde mer tid för att slutföra sina uppgifter. Sådana insikter är mycket värdefulla när du ska planera teamets nästa projekt. 

Användning Teamdeck för att skapa en rapport över uppskattningar jämfört med faktiska värden.

• Resursutnyttjande:  Utnyttjades alla dina teammedlemmar jämnt? Kanske arbetade några av dem mycket övertid, medan andra inte hade så mycket att göra? Båda fallen är inte bra för teamets moral. När du väl har identifierat förbättringsområden kan du lyckligtvis planera teamen bättre för dina nästa projekt.

Teamdeck kan också hjälpa dig att beräkna resursutnyttjande.

• Fakturerbar och icke-fakturerbar tid: om ditt team registrerar sin tid, kanske du kan få en rapport som visar hur mycket fakturerbar och icke-fakturerbar tid som de registrerat under arbetet med projektet.

Att beräkna både fakturerbara timmar och icke fakturerbar tid kan hjälpa dig att hitta ytterligare förbättringsidéer när det gäller att öka ditt teams produktivitet.

När du går igenom projektet bör du också organisera ett projektgruppsmöte för att diskutera lärdomar och idéer för framtiden.

Ge ditt projektteam ett erkännande för sina insatser

Om ditt företag arbetar med flera projekt samtidigt, vilket är fallet för många byråer eller programvaruhus, kanske det inte är uppenbart för alla att ett visst projekt just har avslutats. Det vore en bra idé om projektledaren skickade ett meddelande till hela företaget där han eller hon meddelar att projektet är slutfört och erkänner teamets hårda arbete. De bör försöka lyfta fram varje teammedlems prestationer och se till att de inkluderar alla. En sådan gest kommer definitivt att få din medarbetare att känna sig uppskattad och uppmärksammad.

Även om en pandemi kan hindra dig från att anordna ett firande för projektgruppen bör du ändå försöka ha lite roligt tillsammans med dem. Även ett virtuellt firande kan vara ett roligt tillfälle att främja kamratskap.

Dokumentera och dela med dig av lärdomar

Vid det här laget har du diskuterat projektet ingående med projektgruppen, fått feedback från kunden och tittat på data. Det är mycket troligt att du har värdefulla och användbara insikter som kan vara till nytta för företagets framtida projekt. Det är viktigt att du dokumenterar dem och delar med dig av dem till andra personer som ansvarar för företagets projektledning.

Dessutom är det ett bra tillfälle att skapa lite marknadsföring kring projektet: lägg in det i teamets onlineportfölj, publicera en fallstudie. Det är en fördel att ha sådana steg planerade, annars kanske de aldrig blir gjorda bland andra projekt och uppgifter.

Ta bort ditt teams bokningar

Även om du är övertygad om att dina medarbetare vet att projektet är klart, bör du ändå officiellt befria dem från uppdraget. När du tittar på ditt företags resurs- eller kalenderplanerare onlineska dessa anställda inte längre bokföras för det avslutade projektet.

Se till att ditt team resurskalender är uppdaterade. På så sätt kan andra projektledare boka dem för nya projekt. 

Är du redo att bygga upp en process för projektavslut?

När du läser om de olika stegen i en nedläggningsprocess har du säkert märkt att den här fasen tar lite tid. Det är ännu ett skäl till att ha sådana rutiner på plats innan projektet startar. När du vet hur många timmar det i genomsnitt tar att avsluta ett projekt kan du ta hänsyn till det när du beräknar projektkostnaderna.

Vi hoppas att det här blogginlägget hjälper dig att planera effektiva steg för projektavslut som passar ditt företags behov. Det kommer definitivt att gynna ditt teams framtida projekt.

Letar du efter programvara som hjälper till med projektavslutsprocessen?

Programvara för resursplanering som valts av projektledare från Hill-Knowlton eller Stormind Games.