I det här blogginlägget har vi samlat ett par tekniker för att välja ut de viktigaste uppgifterna på ett strategiskt sätt. Låt oss börja med att prata om projektprioritering i allmänhet.
Vad våra läsare får veta:
Som Projektledareär ditt huvudmål att leverera ett projekt på ett framgångsrikt sätt. Det innebär vanligtvis att slutföra i tid, inom budget och med alla nödvändiga egenskaper och funktioner. För att uppnå detta mål måste du dock skapa ett rimligt schema för ditt team och utföra olika uppgifter i tur och ordning. Vilken av dem ska ditt team ta sig an först? Vilka är viktigast? Att prioritera uppgifter är oundvikligt, men du kan antingen göra det på ett bra sätt eller riskera att orsaka förseningar eller resurskonflikter.
Känner du till uttrycket "det viktigaste först"? Tro det eller ej, men den förklarar processen med att göra prioriteringar på ett bra sätt.
Du måste identifiera de "första" sakerna: de viktigaste uppgifterna, de mest angelägna aktiviteterna att göra etc. och sedan slutföra dem som första åtgärd.
Det enda du behöver göra är att bestämma vilken uppgift som är viktigast. Det kan kännas som att det är lättare sagt än gjort. Men i själva verket kan du använda dig av de tekniker som beskrivs nedan och fatta det beslutet med tillförsikt.
...se till att du har full insyn i vad som faktiskt behöver göras för att kunna leverera ett visst projekt. Det är absolut nödvändigt att definiera och kontrollera projektets omfattning, så mycket att vi till och med har ägnat ett helt blogginlägg åt hantering av projektomfattning.
När du har samlat in projektkraven och godkänt omfattningen med olika intressenter kan du skriva ner alla uppgifter som behöver utföras. Samla dem i ett dokument eller i din verktyg för projektplanering. I det här läget kan du dela in dem i olika kategorier (t.ex. projektfaser) och senare prioritera uppgifter inom dessa grupper.
Kom ihåg att hålla dina teammedlemmar informerade:
Förutom projektets mål och omfattning bör teammedlemmarna också vara medvetna om beroenden mellan olika uppgifter och eventuella begränsningar. Denna information kommer att vara till stor nytta när ni börjar arbeta med projektschemat och ordningen på uppgifterna.
Det kan vara enkelt att skilja en högprioriterad uppgift från en som nästan inte alls är viktig. Att rangordna uppgifter med liknande prioriteringsnivå kan dock visa sig vara en betydligt större utmaning. Ändå måste du föreslå en viss ordning om du vill att projektuppgifterna ska bli gjorda.
Lyckligtvis finns det flera tekniker som gör att du som projektledare framgångsrikt kan prioritera ditt arbete. Låt oss gå igenom några av dessa, en efter en.
Det är en av de mest populära strategierna för att välja ut de viktigaste aktiviteterna att fokusera på. Allt du behöver göra är att dela in alla uppgifter i fyra grupper beroende på hur viktiga och brådskande de är:
Det räcker med att titta på din Eisenhower-matris för att se vilka uppgifter du ska ta itu med först (brådskande och viktiga) och vilka du ska fokusera på senare (inte brådskande och viktiga).
Hur är det med de andra två grupperna? Grupp 3 kan i regel delegeras och grupp 4 består av uppgifter som du enkelt kan stryka från din att-göra-lista.
Det ser lite annorlunda ut i projektinställningarna, där du inte nödvändigtvis har möjlighet att delegera eller eliminera arbetsuppgifter. Men även om du bara vet att en viss uppgift inte är kritiskt viktig kan det hjälpa dig att hitta en plats för den i projektgruppens schema.
Den här metoden kräver återigen att du grupperar dina potentiella uppgifter. Du kommer att använda kategorier som är relaterade till hur nödvändig en viss uppgift är i projektet..:
Det är en användbar teknik för att prioritera uppgifter, men den kan vara ännu mer fördelaktig som en del av processen för att hantera omfattningen. Du kan be intressenterna att märka upp projektkraven enligt dessa fyra grupper. Du kommer att se var deras prioriteringar ligger.
Den som någon gång har arbetat med projektledning känner förmodligen till Pareto-principen. Enligt den uppstår 80% effekter av 20% orsaker. Med andra ord kan 20% uppgifter ge 80% projektfördelar.
Ditt mål? Identifiera den 20% av uppgifter. För att göra det kan du försöka föreställa dig vilket värde som kan skapas genom att slutföra varje uppgift. På så sätt bör du kunna skilja på kärnarbetet och det som inte är det.
Du kan också prova ett motsatt tillvägagångssätt för att bedöma värdet som kan uppnås: fundera på vad som händer om ditt team inte levererar en viss uppgift. För det mesta kommer du att kunna hitta saker som helt enkelt måste göras, annars kommer projektet inte att lyckas. Dessa är dina högprioriterade uppgifter.
När du prioriterar projektuppgifter, försök att vara medveten om hur du känner för dem personligen. Du kanske frestas att ge något låg prioritet för att du helt enkelt inte ser fram emot att arbeta med det. Ditt team kanske också skjuter upp uppgifter som är viktiga men inte särskilt spännande. Som projektledare måste du ta hänsyn till deras känslor och förväntningar, men också göra en objektiv bedömning av uppgifterna.
Oavsett vilken av dessa tekniker du väljer att använda ska du vara uppmärksam på uppgifter som har andra beroenden. Du kanske har uppgifter som är på väg att slutföras och som andra saker är beroende av. Prioritera dem i enlighet med detta.
Detsamma gäller för projektbegränsningar (t.ex. resursbrist). Om du förväntar dig att någon av dina uppgifter kommer att påverkas av dessa begränsningar någonstans under projektets tidslinje, kanske du vill schemalägga dem när det är mer sannolikt att de kommer att utföras (t.ex. nu).
Ditt team kan vara till stor hjälp när det gäller att prioritera olika projektuppgifter. Atlassian har publicerat ett recept för en grupprioriteringsövning som en del av deras Teamets spelbok. Du kan kolla in det här.
Förändringar är oundvikliga inom projektledning. Det gäller även prioriteringar - de kan också förändras. En bra idé är att regelbundet se över din prioriterade lista över arbetsuppgifter och utvärdera om den här ordningen fortfarande är lämplig. Kom ihåg att kommunicera med ditt team när något förändras: de behöver få veta att det har skett en omprioritering.
En sak till: även om du bör vara beredd på förändringar betyder det inte att du bara ska acceptera dem utan att ställa några frågor. Det är ditt jobb att undersöka orsakerna till alla större projektförändringar. Varför ska du göra det? För det första måste du alltid vara medveten om de aktuella affärsmålen. För det andra kan ändrade prioriteringar vara en varningssignal för "scope creep" (en oväntad/okontrollerbar ökning av projektets omfattning).
Här har du en lista över tekniker som du kan använda för att prioritera projektuppgifter. Vad ska jag göra när jag är klar med prioriteringen? Du bör registrera dessa beslut: det finns vanligtvis ett fält för "uppgiftsprioritet" i ditt projekthanteringsverktyg.
Du kan också följa upp resultatet av dina prioriteringsinsatser i ditt teams resurskalender. Några verktyg för resurshantering (inklusive Teamdeck) kan du märka din spårade tid (och bokningar) med "högprioriterade" eller "lågprioriterade" taggar. Om ditt team använder taggar för tidrapporter kan du skapa en rapport och analysera hur mycket av deras tid som läggs på de viktigaste uppgifterna. Spenderar de mycket tid på oväsentligt arbete? Då är det dags att göra något åt det.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...