En guide till mind mapping för projektledare

För en större bild, Klicka här.

Till en början kan den här tankekartan se rörig och kaotisk ut, särskilt om du läser den på samma sätt som du läser ett dokument (från det övre vänstra eller högra hörnet). En tankekarta ska läsas på ett annat sätt. Ta en närmare titt på den: om du börjar läsa den från den centrala idén (att skapa en organiserad arbetsyta) och följer någon av de färgkodade grenarna kan du lätt förstå budskapet.

Tänk dig nu att du var den person som vill beskriva sina idéer för att få en organiserad arbetsyta. Om du bestämde dig för att skriva ner dina tankar på ett traditionellt, linjärt sätt skulle det förmodligen kräva att du organiserade dina idéer i förväg om du ville att din bit skulle vara sammanhängande. Med en tankekarta, å andra sidan, kan du börja med en idé och organiskt bygga vidare på den. Ser du skillnaden?

Det är förmodligen ett bra tillfälle att presentera dig för den person som har populariserat tankekartor som ett verktyg för utbildning och företag (inklusive projektledning). Tony Buzan var inte den första personen som använde hierarkiska diagram för att organisera information, men han gjorde det verkligen till en grej. Han marknadsförde denna teknik i sin BBC-show "Use your head" som sändes på 1970-talet och sålde senare miljontals exemplar av sin böcker om ämnet. Buzan gick tyvärr bort 2019, men hans idéer lever vidare - du kanske vill kolla in hans Tedx-föreläsning om hur vår hjärna fungerar (och hur tankekartor utnyttjar den). 

Fördelarna med att koppla ihop mind mapping och projektledning

Att skapa en tankekarta i stället för en linjär anteckning har flera fördelar. Vi har redan nämnt att en karta kan utvecklas utan att man först behöver organisera informationen - det är en stor tidsbesparing och produktivitetshöjare. En undersökning från 2019 rapporterade att chefer i genomsnitt är 30% mer produktiva när de använder programvara för tankekartor.

Tankekartor gör att du kan:

• Memorera information på ett effektivt sätt. Mind mapping kan göra det lättare att komma ihåg den information som finns i diagrammet. I en studie, läkarstudenter delades in i två grupper och ombads att använda mind mapping (grupp 1) och en "självvald studieteknik" (grupp 2) på en text på 600 ord. Deras minnesförmåga mättes direkt efter uppgiften och en vecka senare. Det visade sig att faktakunskaperna i "mapping"-gruppen var 10% större efter en vecka. 
• Använd naturliga associationer. Om du ritar grenar som växer från olika områden på din karta kan du upptäcka länkar och grupper som du annars inte skulle ha sett. Det gör att du kan tolka informationen på ett annat sätt och eventuellt identifiera delar som saknas.
• Ta itu med komplexa problem. När vi står inför en allvarlig utmaning vet vi ofta inte var vi ska börja eller hur vi ska ta oss an den. Projektledningsspecialister känner säkert igen den här känslan: ett nytt projekt känns ofta som ett komplext problem. Genom att använda tankekartor för att visualisera och bryta ner det i ämnen, underämnen etc. kan du ta dig an utmaningen steg för steg.
• Gå in på detaljer utan att tappa bort helhetsbilden. När du bryter ner ditt stora tema i olika delar (t.ex. ett projekt i olika uppgifter) måste du fortfarande komma ihåg det primära målet, den stora frågan. Mind mapping är en utmärkt teknik för att lägga märke till små detaljer men också se helheten - i det här fallet bokstavligen.
• Ge bränsle åt din kreativitet. Det kommer förmodligen inte som en överraskning att skapa tankekartor är ett utmärkt kreativt utlopp för människor som tycker om att göra kreativa projekt. Även om du inte är den typ av person som är upphetsad över att gräva i sitt pappersförråd, är mind mapping helt enkelt bra för din kreativa muskel. Det är ett enkelt sätt att generera många nya idéer och koppla ihop dem för bättre resultat.

Mind mapping i projektledning - användningsfall

Vi har redan berört det faktum att projektledning innebär många möjligheter att bearbeta och organisera information: det är också här du kan använda dina färdigheter i mindmapping. Vi har listat några av dem nedan, men känn dig inte begränsad av den här listan - om du vill göra en karta för ett annat tillfälle kommer det definitivt att ge dig mycket värde.

Som projektledare kan du använda mind mapping redan i projektplaneringen. projektplanering steg. Skapa en tankekarta för att sammanställa all projektrelaterad information. Var och en av huvudgrenarna kan representera en annan projektledningsprocess eller ett annat område i själva projektet: risker, intressenter, resurser.

En sådan karta kan i slutändan bli ganska allmän, vilket är bra eftersom du inte behöver gå in på detaljer här. När du väl har den stora bilden kan du rita separata kartor för varje aspekt av projektet. Tänk dig att du skapar en tankekarta för projektledning för ditt projekts omfattning. Börja med grenar som representerar de viktigaste funktionerna i slutprodukten och bryt sedan ner dem till enskilda uppgifter. Att använda tankekartor kommer att vara effektivt i varje skede av hantering av projektomfattningAllt från att samla in krav från olika intressenter till att strukturera dem och beskriva arbetsuppgifterna. När listan med uppgifter är klar kan du använda kartan för att skapa ett Gantt-diagram för projektet.

På tal om uppgifter: att kartlägga dem på ett pappersark eller i en särskild programvara kan hjälpa dig med prioritering av projektuppgifter. När du ser dem alla är det lättare att avgöra vilka som måste komma först. En visualiserad struktur för uppgifterna är också praktisk när du vill sätta in dina teammedlemmar i deras projektarbete.

När du väl har startat projektet ska du komma ihåg att regelbundet gå tillbaka till dina kartor. De kan fungera som påminnelser om t.ex. projektrisker och de slutliga affärsmålen. Du kan också skapa en tankekarta som fungerar som en samlingsplats för organiserad projektrelaterad information. Kontaktuppgifter, tillgångar och viktiga länkar: som projektledare vill du ha dessa till hands. Du kan se ett exempel på den här typen av karta här.

Vilka är några av de andra användningsområdena för mind mapping inom projektledning?

• Facilitering av möten. Effektiv möteshantering är avgörande när man arbetar med ett projekt: Det är här du kan förlora eller spara mycket tid.
• Tankekartor kan hjälpa dig att strukturera de punkter som tas upp under mötena och fungerar utmärkt som anteckningar efter mötet.
• Problemlösning. Oavsett om du vill bestämma vilken väg du ska gå eller hitta en lösning på ett problem som ditt team har stött på, kan tankekartor hjälpa dig att organisera fakta och hitta det bästa sättet att gå vidare.

Lärande. Som projektledare måste du ständigt vässa dina kunskaper och lära dig nya projektledningsstrategier. Med tankekartor kan du strukturera ny information på ett bättre sätt och fräscha upp dina kunskaper senare.

Tips för att skapa effektiva tankekartor för projektledare

En annan del av tankekartor som du säkert har lagt märke till är att de innehåller visuella element: klotter, ikoner, färger. Visst kan du skapa kartor utan dem. Det kan dock visa sig att visuell information är mer förståelig och lätt att komma ihåg för dig.

Om du fortfarande är tveksam till att använda klotter och teckningar på din karta kan du prova en enkel övning. Försök att tänka på ett äpple. Ge dig själv ett par sekunder och försök sedan analysera vad din hjärna genererade. Du såg inte bokstäverna "A-P-P-L-E" utskrivna, eller hur? Oavsett vad frukten heter på ditt modersmål såg du förmodligen en bild, inte bokstäver. Som människor tänker vi i bilder - det är en av Tony Buzans huvudpoänger. 

Om du redan har läst vår guide om sketchnoting för projektledare (om inte, se till att kolla in det), kommer du förmodligen ihåg att skapandet av sketchnotes inte handlar om konst utan snarare om att göra information lättare att förstå eller memorera. Samma sak gäller för tankekartor. De behöver inte vara vackra: funktionen är viktigare här. När du ritar ikoner ska du försöka hålla dem enkla och lätt igenkännliga. Om du vill inkludera humoristiska element i dina klotter, gör det - de kan hjälpa dig att komma ihåg just den detaljen. Du kan också vara kreativ med de teckensnitt du använder, men se till att de är läsbara. Försök att undvika att använda för många ord: om du kan sammanfatta något med ett enda nyckelord, gör det.

När det gäller den duk du kommer att arbeta på, försök att hålla dig till tomt papper / whiteboard / skärm. Tryckta mönster kan göra din karta mindre läsbar. Liggande orientering av din canvas hjälper dig att strukturera ditt diagram bättre.

Du kanske har lagt märke till att grenarna på kartorna oftast är böjda: det är avsiktligt. Detsamma gäller bruket att gå från tjocka grenar till de tunnare.

Dessa tips för tankekartor (och några till) har visualiserats via, du gissade rätt, en tankekarta av Grundläggande inlärning:

[/

Mind mapping för projektledare - användbara verktyg

Din lista över verktyg kan begränsas till ett pappersark och en penna. Du kan skapa en gedigen tankekarta med bara dessa två. Om du vill göra färgglada kartor kommer du naturligtvis att uppskatta kritor, överstrykningspennor och penselpennor. De senare är utmärkta för att rita böjda grenar.

När du vill skapa dina projekt på en större yta kan du använda en whiteboardtavla eller ett blädderblock. Du får mer utrymme att arbeta på och kan dessutom använda större teckensnitt för att göra dina teckningar mer lättlästa.

Det har varit mycket debatt om hur effektiva handskrivna anteckningar är jämfört med datorgenererade. Och ja, forskning visar att det kan stärka inlärningsprocessen att använda sin egen hand. För många projektledare är det dock helt enkelt bekvämare att använda programvara för mind mapping online. Du har en hel del verktyg att välja mellan, bland annat dessa:

• MindMeister - som låter dig skapa upp till 3 tankekartor inom ramen för deras kostnadsfria plan. Om du letar efter en mer omfattande projekthanteringslösning kan du par MindMeister med MeisterTask, ett verktyg för uppgiftshantering.
• Luciddiagram - Med den här lösningen kan du inte bara skapa tankekartor för projektledning utan även flödesscheman och andra visuella diagram som du och dina medarbetare kan använda under hela projektets livscykel.
• Zenkden - det är ett verktyg som vi har inkluderat i vår sammanställning av projekt planeringsverktyg. När du har skapat din karta med Zenkit kan du enkelt förvandla den till en Kanban-tavla eller en kalendervy.

Vi hoppas att det här blogginlägget har övertygat dig om att tankekartor kan hjälpa dig att planera projekt bättre och lösa många problem. Du kan använda dem inom olika områden av projektledning: från att planera projekt via att organisera uppgifter till att lösa konflikter.

Har du skapat några tankekartor för projektledning som du vill dela med dig av? Skicka dem till oss med hjälp av chatten i hörnet av din skärm! Vi kommer gärna att presentera dem i den här artikeln.