Som projektledare vet du mycket väl att det är en utmaning att skapa ett optimalt projektschema, men du har gott om programvara för projekt- och resurshantering och tekniker till ditt förfogande. Det är ändå möjligt att du stöter på vissa schemaläggningsproblem. Det blir ännu mer komplicerat när du arbetar på ett företag som ansvarar för att leverera flera projekt samtidigt. Då är risken för överlappningar i schemat och dubbelbokade medarbetare ännu större.
Lyckligtvis kan du undvika de flesta schemarelaterade konflikter genom att följa de bästa metoderna för resurs- och projektledning. Vi har listat några tips nedan - följ dem för att hantera dina projekt mer framgångsrikt.
Båda termerna är absolut kända. Både i affärslivet och i privatlivet är situationer som att två viktiga datum eller två viktiga händelser överlappar varandra inget nytt i en människas liv. Men för det mesta gör en sådan situation aldrig saker bättre eller enklare.
Generellt sett uppstår schemakonflikter i en projektledningsmiljö när en teammedlem eller en anställd tilldelas mer än två uppgifter eller dubbla skift samtidigt. En sådan situation har två orsaker och var och en av dem har sina egna utmaningar bakom sig.
Många undersökningar som behandlar frågor om att säga upp sig från jobbet visar att bland de fem främsta orsakerna är alltid en fråga om schemaläggning eller - med andra ord - flexibilitet. Om man läser den sammanfattning som ges av PEW forskningscenter eller den där från Gallups forskningär slutsatserna desamma. Medarbetarens schema avgör hans beslut när det gäller engagemang och lojalitet.
Kan båda påverka affärer och slutföra projekt? Ja, absolut. Bra hantering av schemakonflikter är en annan färdighet hos projektledare som siktar högre.
Låt oss ta en stund för att beskriva några av de vanligaste orsakerna till problem med projektplaneringen. När du har förstått dem blir det lättare att hitta förbättringsområden i din projektledningsprocess.
Vissa omständigheter kan man inte styra över. Ta den nuvarande situationen, till exempel. När vi publicerar det här blogginlägget (juni 2020) har tusentals eller fler projektplaner skjutits upp eller helt skrotats på grund av coronaviruspandemin. Du kan inte kontrollera allt som kan hända med ditt projekt. Det betyder inte att du inte bör införa några förebyggande projektledningsåtgärder för att hålla schemakonflikter borta.
Det enklaste sättet att öka synligheten för projektaktiviteter och teammedlemmar som arbetar med dem är att införa en resurs, en kalenderplanerare online. Det är ett utrymme där alla eller utvalda medarbetare kan se vilka projekt som folk har bokats för, vem som har lite tid över (och kanske kan gå med i ett annat team som kämpar för att hänga med), vem som inte är tillgänglig alls osv. Teamdeck är det verktyg vi har byggt för att hjälpa företag att bättre hantera sina team och sina projekt:
En central resurskalender kommer att vara särskilt uppskattad av företag som arbetar med flera projekt samtidigt. När man har flera olika scheman, deadlines och projektgrupper är det extra svårt att undvika krockar eller överlappningar. Säg att du vill lägga till en ny person i ditt projektteam. När du inte ser schemat för andra projekt kan du bara anta att de kommer att hantera den extra arbetsbelastningen. Med en enda källa till "sanningen om schemaläggningen" kan varje projektledare aktivt undvika schemakonflikter när han eller hon planerar ett nytt projekt eller justerar ett befintligt.
För att lyckas med resursfördelningmåste du bestämma vilken typ av människor du behöver i ditt team. Vilka är deras önskade färdigheter? Kommer yrkeserfarenhet att spela en viktig roll? Kanske är vissa geografiska platser bättre eftersom medarbetarna kommer att behöva träffa kunden personligen? Du kan ha flera krav på ditt "dream team" och det är viktigt att du preciserar dem. Risken med att boka den första tillgängliga gruppen utan att ta hänsyn till faktorerna ovan är att du kommer att behöva omfördela resurser senare och eventuellt få problem med schemaläggningen.
Naturligtvis vill du också kontrollera om teamets personliga scheman är i linje med projektets tidslinje. Det kan du enkelt göra om ditt projekt planeringsverktyg lagrar även uppgifter om ledighet (Teamdeck gör det). Visst, du kan inte alltid planera ditt schema runt människors semestrar: det viktigaste är att vara medveten om dessa frånvaro, annars kommer du att få problem med schemat.
Öppen kommunikation och en känsla av transparens i projektet kommer att hjälpa dina teammedlemmar redan i projektuppskattningsfasen. Även om du inte bör förvänta dig att dina teammedlemmar ska komma på 100% exakta uppskattningarmåste de antaganden de gör åtminstone ligga inom ramen för vad som är möjligt. Hur kan du hjälpa till? En sak som projektledare kan göra för att stödja projektestimeringen är att se till att teamet förstår projektet fullt ut: affärsmål, slutanvändarnas behov och alla funktionella och icke-funktionella krav. Detta bör hjälpa dina medarbetare att skapa mer realistiska uppskattningar.
Det är en sak att komma ihåg beroendena mellan olika uppgifter, men du måste också komma ihåg beroendena mellan olika roller i projektet. Din frontend-utvecklare kan bara arbeta fullt ut med projektet när designern levererar sin del. Om en person är sen med sina uppgifter kan andra personer följa efter, helt enkelt på grund av beroenden mellan deras roller.
Se till att ditt team är medvetet om dessa beroenden. En sådan medvetenhet hjälper dem att fatta bättre beslut i estimeringsstadiet och att prioritera sina uppgifter senare.
Vi har redan nämnt att du behöver viss insyn i tidsplanerna för andra projekt på ditt företag, särskilt om du använder samma resurspool. Men hur kan du få insyn i andra människors avsikter? Låt oss föreställa oss att du förbereder ett nytt projekt och ska sätta ihop teamet. Du går igenom listan över anställda och hittar någon som skulle passa perfekt. Du bestämmer dig för att tilldela dem projektet så snart du får en officiell kick-off-bekräftelse från kunden. När den dagen kommer får du en obehaglig överraskning: en annan PM har redan bokat den medarbetaren till sitt projekt. Om du bara hade kunnat "paxa" en viss sammansättning av teamet...
Med Teamdeck kan du kommunicera dina avsikter och boka medarbetare preliminärt - lägg bara till en särskild tagg till din bokning. Du kan också skapa egna taggar för att till exempel uttrycka olika nivåer av angelägenhet eller förtroende för en viss bokning. Allt för att undvika konflikter med ett annat projekts schema.
Övervakning av projektets framsteg och rapportering är en viktig del av projektledningen: det gör att du kan hålla intressenterna uppdaterade, men också att du själv bättre förstår hur projektet mår. Resurser och programvara för projektplaneringTeamdeck gör det ofta möjligt att skapa rapporter om projektaktiviteter, nedlagd tid, resursutnyttjande osv. Använd dem för att undvika att behöva justera ditt schema.
Du måste till exempel regelbundet kontrollera den faktiska tid som dina medarbetare har registrerat och jämföra den med de ursprungliga beräkningarna. Går allt mer eller mindre enligt planen? Jättebra! Å andra sidan kan en diskrepans mellan uppskattningar och faktiska uppgifter vara en indikator på framtida problem med schemaläggningen.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...