Kapacitetshantering är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten med hänsyn till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att:
Identifiera och avlägsna eventuella flaskhalsar som hindrar tillverkningsprocessen eller serviceleveransprocessen.
Öka produktionshastigheten genom att optimering av resurser och eliminera den improduktiva tiden samt andra begränsningar som kan påverka kapaciteten negativt.
Kapacitetsstyrning hjälper företag att hantera utmaningar som uppstår när de behöver möta kundernas krav - på kort eller medellång sikt. Det hjälper också till att hantera verksamheten i leveranskedjan och utveckla organisationsplaner för framtiden.
Organisationer måste se över hur mycket av deras resurser som är tillgängliga för att säkerställa att de når produktionsresultatet under en viss period. Kapacitetsstyrning används i stor utsträckning inom tillverkning, detaljhandel, service och informationsteknik.
I ett nötskal är detta de viktigaste målen för en korrekt kapacitetshantering:
Känna igen kapacitetsbehov för att uppfylla beräknade arbetsbelastningar, både nuvarande och framtida.
Skapa och upprätthålla en solid plan för kapacitetshantering.
Säkerställa att resultatmålen uppfylls inom rätt tidsram och budget.
Kontinuerlig övervakning av kapaciteten för att underlätta hanteringen av servicenivån.
Stöd för att fastställa och lösa incidenter.
Undersök hur variationer påverkar kapaciteten och vidta lämpliga åtgärder för att förbättra prestandan där det är mer kostnadseffektivt.
Kapacitetsstyrning är en viktig del av en organisation, men varför? Definitionen av kapacitetsstyrning avser den strategi som används av företag för att hantera produktionsutgången som svar på marknadens efterfrågan, säkerställa optimalt resursutnyttjande och identifiering och eliminering av flaskhalsar för att uppnå maximal vinst. Här är några punkter för att diskutera samma sak:
Utvärdering av kostnader: Kapacitetsstyrning hjälper organisationer att förbättra sin förmåga att utvärdera kostnader, särskilt under tillväxtsäsonger eller lågkonjunkturer. Det hjälper till att identifiera plötsliga prisförändringar och hjälper dem att agera utifrån situationen.
Produktionseffektivitet: Planera produktionscykler i förväg och optimera produktionseffektiviteten.
Minskning av kostnader: Minska de allmänna kostnaderna för att göra affärer.
Lagerhantering: Hjälper till med bättre lagerhantering och hantering av problem inom leveranskedjan.
Tilldelning av resurser: Tilldela mänskliga och materiella resurser på ett bättre sätt.
Skalning: Viktigast av allt är att kapacitetshanteringen hjälper till att skala upp verksamheten. Den ger en djupgående analys av hur verksamheten ska bedrivas innan den expanderar.
Så här kan en typisk kapacitetshanteringsprocess se ut. En korrekt kapacitetshanteringsprocess säkerställer korrekt datainmatning, effektiv kapacitetshantering samt övergripande organisatorisk effektivitet och produktivitet. Dessa processer skiljer sig dock åt från organisation till organisation.
Prognoser och pipelines för möjligheter hjälper till att förstå vilken typ av efterfrågan som kommer att uppstå under de kommande säsongerna. Det kan till exempel handla om att fler personer behöver anställas, att det behövs fler maskiner eller att de gamla behöver repareras eller underhållas.
Marknadstrender och kundkrav utvecklas ständigt. Detta bidrar till att skapa en pipeline av möjligheter. Det är viktigt att förstå om oförutsedda händelser eller säsongsmässiga faktorer påverkar efterfrågesidan.
Innan produktionen ökas i enlighet med den nya planen måste organisationen utvärdera om den befintliga resurskapaciteten eller infrastrukturen klarar av att hantera den produktionen. Om så inte är fallet kan nya maskiner, anordningar eller utrustning behöva köpas in eller hyras ut.
När en ordentlig plan är på plats är det dags att implementera och verkställa den. Om det finns behov av att införa fler enheter eller maskiner för att öka produktionen bör planen vara att köpa nya maskiner/enheter, installera dem, starta arbetet och uppfylla de ytterligare kraven i tid.
Slutligen, om du inte övervakar och granskar produktionskapaciteten kontinuerligt kan du missa viktiga faktorer. Dessutom finns det, precis som i alla andra processer, alltid utrymme för förbättringar.
Ofta råder det förvirring mellan kapacitetshantering och kapacitetsplanering. Även om de liknar varandra i vissa avseenden är de också ganska olika. Kapacitetshantering är ett brett begrepp, medan kapacitetsplanering kan ses som en delmängd av kapacitetshantering. Slutmålet för båda är dock att se till att det finns rätt mängd kapacitet vid rätt tidpunkt för att möta kraven.
Enligt Mike Wise, författare till Microsoft DataDriven-bloggen, är "en stor skillnad som skiljer kapacitetsplanering från kapacitetshantering att kapacitetsplanering har en "kasta bort"-kvalitet. Det vill säga att kapacitetsplanering är något som görs på förhand. Det är en behovsinventering och -bedömning, medan kapacitetshantering är hela livscykeln med övervakning, datainsamling, dataanalys, optimering av infrastrukturen och sedan övervakning igen."
Digitala organisationer som planerar att ta fram en vinnande strategi för kapacitetsplanering och -hantering bör betrakta dessa termer som separata enheter.
Innan du ger dig i kast med kapacitetshanteringen är det viktigt att du prioriterar den och ger den din odelade uppmärksamhet. Effektiv kapacitetshantering omfattar följande komponenter:
Gå tillbaka till tidigare problem som uppstått i kapacitetshanteringen och leta efter liknande mönster. Kanske fanns det en specifik månad eller säsong då det var svårt att hantera kapaciteten?
Fundera över hur många som har slutat sedan den senaste kapacitetshanteringscykeln och bedöm hur det skulle påverka en period som skulle vara full av arbete. Du måste också hålla reda på personer som du anställt externt på korttidsbasis.
En effektiv personalhantering är avgörande för att kunna fördela arbetsuppgifter baserat på teammedlemmarnas styrkor, förhindra utbrändhet, hålla projekttider och behålla medarbetare och kunder.
Undersök och hantera eventuella operativa faktorer som kan påverka hur arbetskapaciteten hanteras. Till exempel kan implementering av programvara för kontaktcenter i molnet förbättra effektiviteten i kundtjänstverksamheten genom att tillhandahålla funktioner som automatisk samtalsdirigering, realtidsanalys och integration med andra kommunikationskanaler.
Detta gör att teamen kan koncentrera sig på det som är viktigt och fokusera på projekt med större potential för ROI genom att implementera effektiv hantering av affärskapacitet.
Det är viktigt att veta vilka krav som har ställts på teamen. Från kunder som köper tjänsterna till interna projekt som frigör affärstillväxt. Gedigen kunskap om efterfrågan säkerställer att tillgången på resurser förblir på adekvata nivåer.
När det gäller arbete finns det alltid flera variabler som spelar in. Det är viktigt att förstå vilka dessa varianter är - och hur de kan påverka kapaciteten. På så sätt säkerställer man att lösningen på sådana scenarier är den mest effektiva.
Som vi vet bygger kapacitetsplanering till största delen på uppskattningar och prognoser. Tyvärr är prognoserna inte alltid exakta. Det är därför som planeringen av kapacitetshanteringen behöver återkommande justeringar.
Kapacitetshantering är ett brett begrepp och består av en mängd olika termer som du kanske inte känner till. Vi kommer att definiera en komponent, kapacitet, kapacitetsrapport, Capacity Management Information System (CMIS), prestanda, kapacitetsansvariga och kapacitetsplan.
Enligt CIPS Institute är "en komponent en grundläggande struktur för en viss tjänst, en väsentlig del av en tjänst". Till exempel är en databas en "komponent" i en server. Komponenter är betydande, så de måste köpas in, byggas, underhållas och övervakas.
CIPS-institutets definition av kapacitet är att den "representerar de tillgängliga resurser som kan utnyttjas för att möta en viss efterfrågenivå". För att illustrera med ett exempel, i en restaurang, är kapaciteten antalet tillgängliga medarbetare, antalet tillgängliga bord och stolar och tidsramen när restaurangen är öppen.
I grund och botten handlar det om att definiera scenarier för förväntade krav. Till exempel vilka resurser som krävs under en viss tidsperiod. Kapacitetsplaner hjälper företag att leverera rätt kundservice.
Ett dokument som innehåller uppgifter om den tjänst som tillhandahålls, de resurser som används och teamets övergripande resultat. Kapacitetsrapporter hjälper chefer att fatta rätt beslut.
En virtuell lagringsplats för att samla in och lagra data som rör kapacitet.
Inom kapacitetshantering är prestandahantering ett mått som visar hur snabbt ett system kan svara på förfrågningar.
Kapacitetshantering är en viktig uppgift på en arbetsplats. Effektiv kapacitetshantering är avgörande för att möta efterfrågan och samtidigt optimera resurser och projekthantering. Men det är inte helt lätt. Enligt Forbes är nedanstående vanliga utmaningar som man ställs inför under kapacitetshanteringsprocessen. Låt oss utforska dem i detalj.
Dagligen måste kapacitetsplanerare hantera en mängd information som behöver läggas till i projektkalkylbladmestadels manuellt. För att kapacitetshanteringen ska fungera smidigt måste de data som läggs till vara korrekta och anges i rätt format.
En komplexitetsutmaning är ganska lik en datautmaning. Eftersom kapacitetsplanering innebär att cheferna arbetar med otaliga beräkningar och komplexa formler är det lätt hänt att misstag begås. Till exempel att man lägger till felaktiga data i kalkylbladet. Tyvärr kan sådana händelser hindra hela processen.
Kommunikation är hörnstenen i alla framgångsrika företag. Bristande kommunikation eller, ännu värre, otillräcklig kommunikation kan leda till en mängd problem. För att undvika sådana scenarier är det viktigt att alla medarbetare som ingår i kapacitetshanteringsprocessen utbyter information regelbundet.
Chefer över hela världen har kommit på några strategier för kapacitetshantering för att uppnå bättre resultat. Ta en titt på dessa strategier för kapacitetshantering som används i stor utsträckning:
I denna konservativa och reaktiva strategi tar chefen först reda på hur stor kapaciteten är och väntar sedan tills det sker en ordentlig och stadig ökning av efterfrågan. Därefter ökar chefen produktionen till en viss nivå som är tillräcklig för att tillgodose marknadens behov just då.
Medan lag-strategin är mer subtil och förenad med färre risker, är lead-strategin nästan motsatsen till den. I det här fallet ökar företaget produktionskapaciteten redan innan det finns en kraftig ökning av efterfrågan.
Den dynamiska strategin drivs av prognoser och förlitar sig främst på aktuella marknadstrender. Här tar chefen försäljningsdata och aktuella trender och analyserar dem tillsammans för att göra justeringar i produktionen.
Matchningsstrategin är en blandning av lednings- och eftersläpningsstrategier. Här ökar företaget sin kapacitet efter att ha undersökt de aktuella marknadskraven. När det är uppenbart att efterfrågan kommer att öka, ökar företaget produktionen stegvis.
Kapacitetshantering används av programvaruföretag och finansavdelningar, kreativa byråeroch produktteam för att maximera sin produktion och möta efterfrågan på ett effektivt sätt. Låt oss ta en TV-tillverkare som exempel. Det finns två saker på plats för en TV-tillverkare:
De måste se till att de kan tillgodose konsumenternas behov året runt med de resurser som finns tillgängliga.
Nyligen förutspådde företaget att efterfrågan på tv-apparater kan komma att öka kraftigt eftersom fotbolls-VM börjar om åtta månader.
Eftersom efterfrågan kommer att öka kraftigt måste företagsledningen förstå det ungefärliga antalet TV-apparater som måste säljas för att möta den växande efterfrågan. En analys som denna kan visa att de skulle behöva mer resurser och arbetskraft för att hantera den ökande efterfrågan, men det finns också en prognos om att efterfrågan kan minska så snart fotbolls-VM är slut.
Här kanske företaget hellre vill leasa maskinerna eller arbeta med olika entreprenörer under den perioden, i stället för att köpa nya maskiner eller anställa nya medarbetare. Så snart leasingavtalet och arbetskraften är på plats kan produktionen påbörjas. Företaget måste dock påbörja den minst 2-3 månader innan fotbolls-VM startar. Detta kommer att säkerställa att TV-apparaterna har nått detaljhandelskanalerna och är tillgängliga exakt när det finns en ökad efterfrågan.
En kreativ byrå kan leverera 700 mönster per vecka.
Ett bageri kan baka 80 pajer per dag.
En biltillverkare kan montera 200 bilar per månad.
Kapacitetshantering är mer än bara en strategisk process - det är en viktig metod som säkerställer att företag kan möta efterfrågan på ett effektivt och hållbart sätt. Genom att effektivt hantera kapacitet kan organisationer optimera sina resurserminska kostnaderna och upprätthålla höga servicenivåer även under perioder med fluktuerande efterfrågan. Det handlar om en kontinuerlig cykel av planering, övervakning och anpassning till både interna och externa förändringar. När företag strävar efter att skala upp och reagera på marknadsdynamiken kommer en robust kapacitetshanteringsstrategi att vara avgörande för att uppnå operativ excellens och upprätthålla tillväxten. Genom att anamma bästa praxis och utnyttja strategier som är skräddarsydda för specifika behov kommer organisationer att kunna navigera i utmaningar och ta vara på möjligheter, vilket förbättrar den övergripande prestandan och konkurrenskraften.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Om du inte använder en utmärkt programvara för resursschemaläggning är det bättre att ta en titt på schemaläggningstekniker. Schemaläggningstekniker hjälper till att anpassa projektets tidslinje, omfattning och dina resurser. Ett schema måste passa in i en specificerad tidsram och...