Inom affärsvärlden kan vi identifiera flera kritiska resurser som avgör hur ditt företag kan växa. En av de viktigaste är kapaciteten, dvs. hur mycket man kan göra under en viss tid. En så viktig faktor kan inte lämnas okontrollerad, vilket är anledningen till att många verktyg för kapacitetshantering har utvecklats. Men hur väljer man det bästa?
I den här artikeln kommer du att lära dig:
Viktiga funktioner när du väljer ett verktyg för kapacitetsplanering
Några förslag på bästa praxis i samband med planering av resurskapacitet process
Hur fungerar programvara för resursplanering effektivisera processen för kapacitetsplanering
Kapacitetshantering är inte en enkel uppgift, främst eftersom denna faktor består av flera andra som samverkar med varandra. Antalet anställda, deras tid, tillgänglighet och kompetens - var och en av dessa uppgifter påverkar kapaciteten i ditt företag. Det är därför som verktyg för kapacitetsplanering är så viktiga.
Det är inte lätt att förstå om man bara har tio anställda. Och hur blir det när du har 100 eller 200 personer i din organisation? För att undvika flaskhalsar, kaos och frustration behöver du stöd av en dedikerad applikation - särskilt för varje medlem i resursplaneringsprocessen.
Att balansera mellan tillgängliga resurser (medarbetare) och projekt- eller kundkrav - det är för många kärnan i kapacitetsplanering (eller kapacitetshantering, om man så vill) inom projektledning. Kapacitetsplaneringens betydelse beror på dess starka koppling till andra projektledningsområden: tid, team, arbete och hantering av projektresurser. Men låt oss börja med en allmän fråga om kapaciteten.
Kapacitet definieras som förmågan att uppnå, lagra eller producera. För en organisation skulle kapacitet vara ett givet systems förmåga att producera inom en viss tidsperiod.
"Förmåga att uppnå" verkar vara den viktigaste frågan för kapacitetsplanering, särskilt om vi jämför den med definitionerna nedan. Att försöka ge ett mycket bra och motiverat svar på frågan "har vi förmåga att uppnå?" är en ständig utmaning och inspirerar ständigt till optimeringar, analyser och så vidare. Det är därför som verktyg för kapacitetsplanering kan vara till stor hjälp.
Kompetensbaserad resurssökning [Källa: Teamdeck - verktyg för resurshantering och kapacitetsplanering].
För att ha full kunskap om huruvida ditt företag eller en viss medarbetare har tillräckligt med hårda och mjuka kompetenser som inte kommer att göra dig besviken - som kommer att definieras som "förmågan att uppnå" - måste du vara ganska nära henne/honom.
Tidsåtgång för givna uppgifter, tillgänglighet eller mognad och förväntad erfarenhet inom ett visst område - det är några av de kriterier som beaktas under planering av resurskapacitet process där du försöker ta reda på om en resurs är en anledning till att tro att den utpekade medarbetaren, ditt team eller företaget har en "förmåga att uppnå", särskilt med verktyg för kapacitetsplanering.
För att göra det hela ännu svårare vet vi bara att vi befinner oss i en affärsmiljö. Så tiden är inte den enda indikator som avgör dina beslut. Och enligt vår konkurrent - leverantören av verktyg för kapacitetsplanering - vilket vi håller med om:
Kapacitetsplanering är den ledningsprocess som säkerställer att din organisation har den kompetens och de resurser som krävs för att slutföra projekt i tid, inom budget och enligt kundens förväntningar.
Denna definition understryker att resurser (medarbetare) med rätt kompetens måste klara av tre utmaningar: (begränsad) tid, (begränsad) budget och kundens förväntningar (med andra ord projektkrav). Eller annorlunda uttryckt: kompetensen måste vara tillräckligt bra för att hjälpa till att lösa de nämnda utmaningarna. Och rollen för den som ansvarar för kapacitetsplaneringen är att se till att det finns ett korrekt antal medarbetare med rätt kompetens. I samband med detta är verktyg för kapacitetsplanering viktiga.
En del av kapacitetsplaneringsprocessen är att faktiskt identifiera vad vi har och hur snabbt och var vi kan få tag på exakta resurser.
Kapacitetsplanering är en process som identifierar om du har resurser och kompetens för att utföra arbetet eller inte, eller om utbudet kan möta efterfrågan.
Som vi ser, kapacitetshantering är inte en enkel uppgift, främst eftersom denna enda faktor består av flera andra som samverkar med varandra. Antalet anställda, deras tid, tillgänglighet, produktivitet, utnyttjande samt hårda och mjuka kompetenser - var och en av dessa uppgifter påverkar kapaciteten i ditt företag. Det är därför de bästa verktygen för kapacitetsplanering kan hjälpa till.
Detta är svårt att förstå med bara 5 anställda. Och hur blir det när du har 15, 35 eller 50 personer i din organisation?
Kanske nämndes det inte ovan - författarna till den här artikeln är människor från mjukvaruhuset. Varje planeringsverktyg för resurskapacitet som nämns nedan har kontrollerats av oss - av VD:ar, projektledare, utvecklare, marknadsförare osv. Några av dem när vi var en del av det nuvarande företaget och några i tidigare skeden av våra karriärer.
Pris: $ 3,99 / Fullvärdig medlem / månadsvis
Teamets tillgänglighet teamets utnyttjande översikt i Teamdeck.io - verktyg för resurshantering med funktioner för planering av resurskapacitet.
Verktyg för uppföljning av teamtid och tidrapporter
Resurs- och projektplanering
Hantering av arbetsbelastning
Projektplanering
Anpassad organisation Arbetstid och tillgänglighet
Möjlighet att tilldela anpassade fält till personer och projekt, t.ex. jobbtitlar, färdigheter, teknik osv.
Transparent visning av arbetsschema och tillgänglighet för olika avdelningar och befattningar med hjälp av kalendervyn
Anpassade taggar
Process för godkännande av ledighetshantering
Automatiska bankdagar för flera lokaliseringar
Tillgänglig i mobilversion
Integration med andra system som Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier och REST API
Gratis provperiod
Ingen funktion för att kontrollera rekryteringsprocesser
Inga funktioner för planering av arbetsflöde
Mobilappen för att registrera timmar gör det inte möjligt att bara se de aktiva projekten
Prissättning: $12,5 för Resursplanering + tidrapportering per person
Lättanvänd dra-och-släpp-panel
Planering av flera projekt
Planering av framtida projekt
Möjlighet att tilldela roller, avdelningar, kompetenser och status
Anpassad tillgänglighet
Prognoser och rapportering
Tillgänglig i mobilversion
Ytterligare funktioner: schemaläggning av resurser, Ledighetshanteringssystem
Integration med andra system såsom Jira, Teamwork, Asana, Trello
Gratis provperiod
Nackdelar med projekthanteringsverktyget Float
Pris - $6 - $10 per person
Avsaknad av funktionalitet för att kontrollera rekryteringsprocesser.
Float är en mycket välkänd programvara för projektledning som också hjälper till med planering av resurskapacitet.
Prissättning: $40 per användare per månad
ProjectCOR - en app för att hantera ett teams kapacitet, eller resurshantering.
AI-baserad
Realtidsöversikt över tillgänglighet per team och medlem
Verktyg för projektplanering funktioner
Uppskattning av nödvändig kompetens och tidsåtgång
Möjlighet att tilldela roller och färdigheter
Transparent bild av projektstatus och kapacitet
Centraliserar information, kommunikation och filer på ett och samma ställe
Andra funktioner som automatiserad tidrapportering, business intelligence-panelen
Gratis provperiod
Ingen rapportering
Ingen hantering av ledighet
Inga integrationer
UX är ofta anledningen till att vissa av dem förkastas direkt efter att de har testats av projektledare.
Vem som helst - privat och i affärer - använder många appar. I näringslivet använder vi många gränssnitt, beroende på vilken befattning vi har. Det skapar vanor. Och detta är en anledning till varför en planering av resurskapacitet verktygets funktioner är källan till irritation.
Så ta hänsyn till om kapacitetsplaneringsverktyget bara innehåller riktigt användbara funktioner, om gränssnittet är begripligt för alla på företaget, om det har en hög automatiseringsnivå och om det är tillräckligt flexibelt för att tillgodose ditt företags specifika behov. Och sist men inte minst - ta reda på om verktyget fortfarande kommer att vara användbart om företagets struktur eller affärsmål förändras.
I dagens affärsliv är det alltmer sällsynt med en standardmodell som innebär att man är på kontoret från 9.00 till 17.00. Människor arbetar olika tider, deltid, i olika tidszoner.
Hantering av resurstillgänglighet är mycket enklare med anpassade inställningar. [Skärm från programvara för kapacitetsplanering]
Dessa variabler och inställningar är avgörande för att beräkna kapaciteten korrekt, så det perfekta verktyget måste ha möjlighet att anpassa tillgängligheten för varje anställd, och när det behövs. Det är också viktigt att användarna av kapacitetsplaneringsverktygen kan redigera sin tillgänglighet och sina arbetstider närhelst de ändras.
Vissa av leverantörerna av programvara för kapacitetsplanering har många rapporter att erbjuda, men endast vissa av dem är anpassningsbara.
Företag använder olika mätetal (kapacitetsplaneringsverktyg) för att mäta verksamhetens effektivitet beroende på bransch eller företagsstruktur. Många systemleverantörer erbjuder fördefinierade rapporter som - kan man säga - är en integrerad del av erbjudandet... så integrerad att den inte kan ändras eller, ännu värre - inte kan anpassas till projektteamens förväntningar.
Så se upp för leverantörer av verktyg för kapacitetsplanering som erbjuder rapporter som inte bara uppfyller dina förväntningar utan som inte heller är öppna för förändringar när din organisation växer. Är rapporterna tillräckligt anpassningsbara? Kan de delas och exporteras? Det är lättare att utveckla god praxis i ett företag och hitta svaga och starka punkter om du kan analysera data. Ett idealiskt verktyg bör ha omfattande rapporteringsfunktioner.
När det gäller en kapacitetsplan är det viktigt med en effektiv kapacitetsplanering och/eller transparens i kapacitetsplaneringsstrategin.
Tillgång till data med hjälp av kapacitetsplaneringsverktyg bör göra det möjligt att fokusera på en liten period men också få ett perspektiv över ett bredare datumintervall. Teamledare och projektledare planerar sitt teams åtaganden i förhållande till den kompetens som krävs, men också i förhållande till preliminära eller obekräftade projekt.
Det är också viktigt att kunna se nyanställda och när de börjar på företaget och är tillgängliga för arbete. Arbetet på olika avdelningar och i olika team är nära sammankopplat, så det verktyg du väljer bör ge insikt i all viktig information. Det gäller särskilt data från försäljningsavdelningen.
För kapacitetsuppskattning är inte bara tid och antal anställda avgörande, utan även deras kompetens.
Etiketter ledning i Teamdeck.io - programvaran för kapacitetshantering.
8 timmar för en senior och 8 timmar för en praktikant har helt olika värde i termer av utfört arbete. På samma sätt är det när det gäller att utföra specifika uppgifter - om du behöver grafisk design hjälper det inte att din HR-specialist råkar ha lite bänktid.
För att kunna planera kapaciteten optimalt och tilldela rätt personer till projekten behöver du de bästa verktygen för kapacitetsplanering och ytterligare information som färdigheter, jobbtitlar, avdelningar och andra taggar för att fastställa allas roll i ett projekt. Det är också viktigt att kunna tagga varje del av informationen, t.ex. för att skilja mellan fakturerbara och icke-fakturerbara projekt eller spåra den tid som läggs på möten för att bättre kunna beräkna priserna med hjälp av rapporteringsfunktioner.
Lämna hanteringsfunktionen med hjälp av de bästa verktygen för kapacitetsplanering. Ett av de vanligaste misstagen vid kapacitetsberäkningar är att man inte räknar med semester och lediga dagar. I en välskött organisation är varje medarbetare viktig och har en inverkan inte bara på det dagliga arbetsflödet utan generellt på arbetsflöden för projekt och resurser.
För att planera din teamets arbetsbelastning och arbetsflöde för projekt I bästa fall behöver du ett system som tar hänsyn till olika typer av ledigheter: semester, sjukfrånvaro, mammaledighet och bankdagar (som kan vara olika för varje lokalisering i en internationell institution).
Löpande rekryteringsprocesser. Alla företag har personalomsättning.
Detta är helt normalt i dagens verklighet, men du kan inte låta det lamslå ditt företag. Verktyg för kapacitetsplanering bör ta hänsyn till pågående rekryteringsprocesser och uppsägningstider. På så sätt kan du snabbt se hur många personer du har ombord som är redo att arbeta, inklusive en korrekt onboardingprocess.
Integrationer. Ta inte bara hänsyn till logotyper utan också till potentialen i ett API och möjligheten till snabba integrationer.
Låt dig inte luras av antalet logotyper som lyser på webbplatser. Antalet nya verktyg växer fortfarande, så antalet logotyper kommer också att växa. Så det spelar ingen roll hur många logotyper du ser, utan hur snabbt programvaruleverantören för kapacitetsplanering kan integrera med den nya tekniska lösningen.
Så om du letar efter integrationer och efter ett verktyg som ska vara öppet för nya - låt oss säga - anslutningar - ta inte bara hänsyn till logotyper utan också API: s flexibilitet.
Verktyg för kapacitetsplanering marknadsför sig själva som något som "optimerar ditt arbetsflöde", "tar din organisation till en helt ny nivå" och "låter dig uppnå resultat som aldrig förr". Allt detta är välklingande slogans, men låt oss gå rakt på sak. Vad kan verktyg för kapacitetsplanering EGENTLIGEN ge dig?
Tack vare verktygen för kapacitetsplanering kan du se vad varje medarbetare, team och avdelning gör för närvarande och hur mycket de har kvar att göra. Detta hjälper dig att bestämma vem som ska tilldelas fler uppgifter för att inte leda till en situation där vissa personer blir överbelastade med arbete och resten har för få ansvarsområden.
Situationen när det gäller kapacitet är mycket dynamisk. Semester, slutförda uppgifter, nya projekt, nya medarbetare. Det här är mycket viktiga faktorer som påverkar dina beslut om arbetsplanering, och därför skulle det vara mycket svårt för dig att göra det effektivt utan tillräcklig kunskap.
Programvaran för kapacitetsplanering skickar dig aktuella meddelanden om förändringar eller potentiella flaskhalsar i ditt företag. För många kapacitetsplanerare är det naturligtvis mycket viktigt att resurshanteringsverktyget gör det möjligt att bestämma vilken avisering som ska slås på eller stängas av.
Denna funktion i verktygen för kapacitetsplanering gör att du kan övervaka hur mycket tid dina anställda lägger på vissa uppgifter, om de har lite utrymme eller tvärtom arbetar övertid. Den här kunskapen är avgörande för att du ska kunna uppskatta teamets kapacitet och bestämma vilka projekt och avdelningar som behöver mer stöd och vem som kan tilldelas nya uppgifter.
Projekten i varje företag har olika prioriteringar och deadlines. Som projektledare måste du säkert mer än en gång bestämma dig för vad som är viktigast just nu och behöver alla händer på däck för att fullfölja kontraktet. Med hjälp av kapacitetsplaneringsverktyget kan du följa upp statusen för dina projekt och fördela resurserna efter dina behov.
Man kan inte förbättra något eller upprätthålla goda strategier med hjälp av kapacitetsplaneringsverktyg om man inte vet om de är effektiva. Och det är inte allt som kan härledas från enkla observationer. En av de viktigaste funktionerna i kapacitetsplaneringsverktyget är att förse dig med data om viktiga mätvärden relaterade till arbetsplanering. Dessa inkluderar:
Dvs. ditt företags kapacitet kontra dess behov.
D.v.s. hur mycket av organisationens potential som utnyttjas, om det saknas kompetenser eller resurser eller om det till och med finns för många.
Dvs. förutsägelser om hur din kapacitet kommer att se ut i framtiden baserat på den information du presenterar (planerade projekt, kommande evenemang, nyrekrytering etc.).
Visar vilka personer som är knutna till ett visst projekt, deras tillgänglighet, befattning och kompetens.
Vi har redan diskuterat exakt hur man väljer det bästa verktyget för kapacitetsplanering och hur de hjälper vår verksamhet. Ett bra verktyg gör nästan hela grovjobbet åt dig, men för att få ut mesta möjliga av det måste du först förstå hur kapacitetsplaneringsprocessen går till. Vi kommer nu att diskutera den steg för steg.
Utgångspunkten för att arbeta med verktyg för kapacitetsplanering för alla processer i en organisation är att veta hur den ser ut för närvarande. Först då kan du bedöma styrkor och svagheter och bestämma vad du behöver. Kontrollera vilken kapacitet ditt företag har: hur många anställda du har, vilken tillgänglighet de har och vilken kompetens de besitter.
Därefter behöver du använda verktyg för kapacitetsplanering för att bedöma ditt företags behov av olika resurser. Genom att jämföra denna faktor med din kapacitet kan du enkelt se vilka resurser du saknar. Detta kommer att vara avgörande när du planerar din tillväxtstrategi.
I det här skedet ska du kontrollera om alla företagets resurser planeras på det mest effektiva sättet. Kanske har vissa medarbetare kompetenser som inte utnyttjas eller så tar vissa processer mer tid än de borde, t.ex. långa möten eller revideringssessioner.
Som chef för ett stort företag kan du inte veta och märka allt, och det är helt normalt. Det är dock bra att veta så mycket som möjligt, och ingen kan berätta så mycket om företagets processer som de medarbetare som är involverade i dem. Ha regelbundna 1:1-möten och få feedback från ditt team om vad som frustrerar dem, gör saker svåra, slösar bort deras tid eller är ineffektivt. Deras perspektiv kan ha stor inverkan på din strategi med hjälp av verktyg för kapacitetsplanering.
Nu när du vet vad din organisation har och behöver är det dags att planera lösningar. Förbered en strategi som beskriver vad som behöver hända för att verksamheten ska fungera optimalt. Du kan behöva anställa fler personer, ge anställda i uppdrag att stödja andra projekt eller omstrukturera vissa processer. Inkludera även viktiga mål och milstolpar i din plan. Det gör det lättare för dig att följa upp dina framsteg.
Att optimera kapacitetshanteringsprocessen är en utmaning som nästan alla företag står inför. Vissa klarar sig bättre, andra sämre, eftersom de väljer olika sätt att nå sitt mål, som inte alltid är relevanta för företagets individuella behov. Vi har dock några universella tips för att du ska kunna bli en mästare på kapacitetsplanering.
Använd ett bra verktyg för kapacitetsplanering för att ständigt kontrollera tillgängliga resurser och efterfrågan och samla all viktig information om företaget på ett och samma ställe
Planera en väl genomtänkt strategi i stället för att göra ad hoc-ändringar
Prognostisera din framtida kapacitet och efterfrågan för att optimera utnyttjandet
Samla in feedback från medarbetarna om processer som du kan förbättra
Undvik att slösa tid på ineffektiva procedurer och minska bänktiden
Utnyttja dina medarbetares potential fullt ut och var medveten om deras kompetens
Planera rekryteringsprocesser baserat på varje avdelnings kapacitet
Kapacitetshantering är en av de viktigaste processerna i varje organisation. Det gör att du kan öka effektiviteten, utnyttja din budget bättre, öka medarbetarnas tillfredsställelse och produktivitet, förhindra potentiella flaskhalsar och lära känna ditt företags arbetsflöde inifrån och ut. Det är mycket arbete, men dess effekter kan inte överskattas. Och marknaden erbjuder perfekt utformade verktyg för att göra denna process bekväm och intuitiv.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...