Ledighetshantering är ett av de viktigaste inslagen i din organisation. Det gör att du kan optimera ditt arbetsflöde, undvika flaskhalsar och öka produktiviteten i ditt team. Kontrollera om din organisation behöver ett system för hantering av ledigheter och vilket verktyg du ska välja!
Vad kommer att få veta från den här artikeln:
Låt oss inse det - i de flesta företag är hanteringen av ledigheter en enda röra. Förfrågningar som skickas via resurs eller e-post blir ofta obesvarade i flera dagar eller glöms lätt bort. Medarbetare som inte vet vem som kommer att vara ledig vid en viss tidpunkt kan inte planera sina arbetsuppgifter tillsammans med andra teammedlemmar. Flaskhalsar på grund av brist på tillräcklig kapacitet under hektiska perioder som helgdagar eller i slutet av året. Allmänna helgdagar infaller på olika dagar i olika länder, vilket är mycket viktigt när man leder ett internationellt team.
En dålig ledighetshanteringsprocess har en mycket negativ inverkan på arbetsflödet i hela företaget och orsakar förseningar och kaos. Det är därför tillrådligt att införa en effektiv, skottsäker programvara för onlinehantering av ledighet.
Du känner redan till fördelarna med ett system för semesterhantering. Fråga dig nu om ditt företag behöver ett sådant? Vem vet, kanske har du redan det perfekta verktyget för detta ändamål. Å andra sidan, eftersom du läser den här artikeln, letar du förmodligen efter information om hur du kan förbättra kvaliteten på din ledighetshantering. Så svara på några frågor och ta reda på om ditt företag behöver en ny lösning.
Det blir svårt för dig att varje gång kontrollera hur många lediga dagar en anställd har innan du accepterar deras begäran om ledighet. Dessutom är det tidskrävande att manuellt ange de dagar som använts efter varje avslutad ledighet, vilket kanske inte är nödvändigt om systemet gör det åt dig. Ett bra system för ledighetshantering hindrar dig automatiskt från att ta ut ledighet som överskrider antalet tillgängliga lediga dagar.
Ibland är det lätt att missa en ledighetsansökan, så ditt system bör informera dig om det via den kanal du använder mest. Se till att din verktyg för hantering av ledighet skickar ett e-postmeddelande om att en begäran har tagits emot och påminner dig om att acceptera den.
Det finns inget som förlänger godkännandeprocessen mer än att den bollas från person till person. En anställd skickar en ledighetsansökan till sin teamledare, som skickar den till sin avdelningschef, som måste skicka den vidare till någon annan, och så vidare. Gör så att förfrågningarna går direkt till den person som kan godkänna dem. Ett väl utformat system för hantering av ledigheter ger dig möjlighet att automatiskt dirigera förfrågningar till rätt personer. På så sätt undviker du förvirring och gör hela processen snabb och tydlig.
Som vi redan har nämnt är det svårt att hantera ett internationellt team, bland annat på grund av lokala helgdagar. Det är inget problem när dina anställda arbetar från ett och samma land - då firar ni alla samma nationella helgdagar och behöver inte ens lägga in dem i systemet.
En annan sak är om ditt team finns i 10 olika länder och alla har olika lokala helgdagar. Om du har problem med att hålla reda på internationella helgdagar kan du hitta ett system som automatiskt blockerar helgdagar för personer som arbetar i ett visst land.
Semester är inte samma sak. Förutom den klassiska semestern finns det även mammaledighet, sjukfrånvaro, ledighet vid behov eller barnledighet. Var och en av dessa redovisas på lite olika sätt beroende på avtal och omständigheter. Det är därför viktigt att dina anställda kan definiera anpassade semesterskäl och -tider. På så sätt undviker du ytterligare förvirring när det gäller redovisningen av lediga dagar.
Semester påverkar andra aspekter av organisationen, till exempel hantering av projektresurser. Det skulle vara mycket tidskrävande om du varje gång skulle behöva beräkna hur lediga dagar påverkar ditt företags kapacitet.
Ett bra system för hantering av ledigheter bör därför enkelt kunna integreras med andra verktyg för arbetsledning... Och helst ska man kunna hantera ledighet, resurser, uppgifter och tid i ett och samma verktyg.
Det är inte så enkelt eftersom alla försöker övertyga dig om att deras lösning är den bästa, så nedan har vi sammanfattat några av de bästa verktygen som finns på marknaden.
Teamdeck - molnbaserad programvara för resurshantering - är ett universellt, rakt på sak och transparent verktyg för att hantera olika aspekter av arbetet. Det skapades av ett erfaret mjukvaruhus för att tillgodose behoven hos andra mjukvaruhus och teknikindustrin. Det visade sig dock snabbt att mjukvaruhusets utmärkande effektiva sätt att hantera arbetet även anammades av andra branscher, t.ex. kreativa byråer, finansiella organisationer, växande startups och stora moderna företag. Teamdeck.io innehåller en programvarufunktion för ledighetshantering med funktioner för hantering av ledighet och frånvaro.
Systemet gör det enkelt att hantera ledigheter - att skicka förfrågningar om ledighet, inklusive skäl och ledighetens längd, och att adressera dem till rätt personer. Det gör det enklare att hantera ett internationellt team eftersom det tar hänsyn till lokala helgdagar och tidszoner i respektive land.
Aktuella helgdagar för alla teammedlemmar laddas omedelbart upp i deras tillgänglighets- och schemapanel, så att du alltid snabbt kan se vilka resurser du har till ditt förfogande. Teamdecks ledighetshanteringssystem är tillgängligt för alla anställda du väljer, inklusive frilansare, som enkelt kan markera sin frånvarotid, till exempel för hela veckan eller bara några timmar på en dag.
Den anpassade skäl funktion ger dig möjlighet att använda en individuell ledighetstyp, markera den som betald eller obetald och tilldela relevanta medarbetare och avdelningar en individuell ledighetspolicy. På så sätt kan du, förutom de klassiska ledighetstyperna som årlig ledighet eller sjukfrånvaro, även övervaka och enkelt hantera andra skäl till att ta ledigt.
Du kan utföra hela processen i appen, men Teamdeck skickar dig ett extra e-postmeddelande när en ledighetsförfrågan tas emot. Om du vill kontrollera din organisations statistik över lediga dagar kommer Teamdeck att generera en tydlig och fullständig rapport åt dig.
Detta är ett enkelt och lättanvänt HR-hanteringsverktyg för semesterhantering. Det baseras på en delad kalender, så att alla som läggs till i systemet kan se sina kollegors tillgänglighet direkt. Det gör att du enkelt kan skicka förfrågningar och acceptera dem direkt och ger dig möjlighet att skapa rapporter. Om det du behöver inte finns i de standardiserade ledighetstyperna kan du enkelt skapa anpassade alternativ.
Denna personalprogramvara ger varje anställd tillgång till sitt individuella konto för att se hur många lediga dagar de har kvar och acceptansstatus för deras förfrågningar. Appen finns tillgänglig i webb- och mobilappversioner. Sage HR är integrerat med Slack, så att du kan acceptera anställd Begäran om ledighet direkt från det verktyget.
Podio är ett verktyg som skapats för dem som inte nöjer sig med färdiga lösningar. Systemet ger dig många anpassningsmöjligheter och kan skräddarsys efter företagets individuella behov. För det första är Podios frontend byggd på API:et så att utvecklare flexibelt kan utveckla systemet för att passa hela företagets behov.
För det andra har systemet omfattande integrationsmöjligheter med andra verktyg. Genom att ladda upp utvalda tillägg kan du använda andra applikationer inom Podio. Systemet är inte ett typiskt ledighetshanteringssystem, men du kan integrera det med till exempel Google Calendar eller Teamdeck. På så sätt kan du implementera skräddarsydda funktioner för ditt företag och få de funktioner du behöver för att spåra och acceptera dina anställdas lediga dagar. Och mycket mer.
I bamboo HR kan medarbetarna snabbt och enkelt skicka in ledighetsansökningar och cheferna kan lika snabbt och enkelt acceptera dem. Systemet visar möjliga schemakonflikter med möten eller andra anställdas semestrar för att tillhandahålla alla uppgifter som behövs för att acceptera begäran. Båda parter kan lägga till en anteckning i inlagan för att motivera begäran och beslutet.
Ledighetshanteringssystemet omvandlar valda dagar till timmar för att göra det lättare att planera företagets kapacitet. En PTO-policy kanske inte passar för alla företag, så anpassade inställningar kan skapas i Bamboo HR. Med bara några klick i programmet kan flera olika typer av semesterrapporter genereras. Detta gör det enkelt för cheferna att kontrollera semestertrender, även de som inte är uppenbara vid första anblicken. Detta gör det lättare för dem att planera organisationens strategiska arbetsflöde.
Hi Bob är ett lättsamt system för hantering av ledigheter. Det gör det möjligt för anställda att välja vilken typ av ledighet som helst som helgdagar, sjukdagar, PTO-spårningsemesterdagar eller föräldraledighet. De kan ange hur länge de vill vara lediga och skicka förfrågningar direkt till sina chefer.
En viktig fördel med appen är att den är integrerad med Slack och MS Teams, så att cheferna snabbt kan godkänna ledigheter samtidigt som de använder sina dagliga kommunikationsverktyg. Naturligtvis finns det hela också som webb- och mobilapp.
Med programmet kan du också skapa och tilldela anpassade policyer för utvalda grupper av anställda och befattningar, vilket gör verktyget mycket flexibelt, oavsett anställningsform. Systemet rapporterar automatiskt aktuella, tidigare och pågående förfrågningar om ledighet för anställda, så att du enkelt kan kontrollera statistiken och statusen för olika typer av förfrågningar för enskilda anställda och avdelningar.
Hantering av ledigheter är en fråga för alla organisationer, oavsett storlek, bransch eller arbetsmönster. Låt inte bristen på lämpliga rutiner och verktyg minska din effektivitet och medarbetarnöjdhet. Analysera ditt företags behov, kontrollera de svaga punkterna i din nuvarande lösning och låt ett professionellt system för hantering av ledigheter frigöra ny potential för ditt team.
Enligt en CIPD-studie tar anställda i genomsnitt ut 6 lediga dagar per år av olika skäl. Det kanske inte verkar så mycket, men om man inte har rätt rutiner för att organisera denna ledighet kan det förstöra arbetsorganisationen med en snöbollseffekt som följd.
Ledighetshantering är processen för att acceptera, optimera och spåra medarbetarnas lediga dagar och semestrar i en organisation. Det har en kolossal inverkan på ditt företags hälsa och du bör prioritera det. Vilka fördelar kan det ge ditt företag? Hur kan du bedöma om din organisation behöver ett verktyg för semesterhantering?
Även det mest intressanta och inspirerande arbetet kan vara tröttsamt och medarbetarna har all rätt att vila och ladda batterierna inför nästa utmaning. Det är mycket frustrerande när ditt team känner att de inte kan ta ut en välförtjänt semester eftersom företaget behöver dem och det inte finns någon som kan ersätta dem. Enligt forskaren Mark Rosekind på Alertness Solutions kan "semesterns återhämtningseffekt öka prestandan med 80%. Reaktionstiderna för återvändande semesterfirare ökade med 40%".
En person som vet att organisationen bryr sig om hans eller hennes välbefinnande och balans mellan arbete och privatliv kommer helt enkelt att vara mer produktiv eftersom hans eller hennes behov tillgodoses. Det är ledningens ansvar att göra vad som krävs för att alla ska kunna ta ut sina lediga dagar och för att arbetet ska flyta smidigt. Det är det som kännetecknar en bra ledighetshantering.
Varje företag har sina prioriteringar och viktigaste projekt. Det är dock naturligt att det ibland dyker upp brådskande uppgifter och förfrågningar som inte tidigare planerats in i schemat. Det är inget fel med det, så länge det inte sker på bekostnad av viktiga ansvarsområden.
Med semesterhantering kan du bättre bedöma om en medarbetare har utrymme att ta hand om ytterligare uppgifter innan han eller hon åker, eller om det är bättre för dem att fokusera på prioriteringar som inte kan vänta två veckor på att de ska komma tillbaka.
För att hantera ett team som arbetar på distans från olika länder krävs ett kraftfullt system för semesterhantering som tar hänsyn till olika tidszoner och nationella helgdagar i många länder.
Att känna till kapaciteten i ditt företag är grunden för korrekt resurshantering. Med semesterhantering kan du se vilka medarbetare som är lediga och effektivt fördela ersättare, fördela arbetsuppgifter utifrån de berörda avdelningarnas kapacitet och ge stöd där det behövs.
Flaskhalsar är ett krismoment för alla företag. De uppstår när man inte har tillräckligt med resurser (pengar, medarbetare, teknik, tid) för att utföra en viss uppgift. Anställdas semestrar skapar ofta flaskhalsar eftersom ett ofullständigt team har mindre kapacitet än vanligt. En effektiv hantering av ledigheter gör att du kan förbereda dig för dessa situationer i förväg och minimera svårigheten att upprätthålla en normal arbetstakt.
Medarbetarnas ledighet är inte information som bara är viktig för chefen. Ett företag är ett system av samverkande element, så varje anställd bör känna till tillgängligheten hos andra personer i organisationen. Och det handlar inte bara om medlemmar i samma team. När medarbetarna planerar sitt arbete måste de veta om den person som kan hjälpa dem med en viss uppgift kommer att vara tillgänglig vid den tidpunkten. Detta gäller för alla avdelningar och befattningar. Ledighetshantering säkerställer därför en tydlig arbetsflödesstruktur och leder till ökad effektivitet.
Innan du får från oss kunskap om ledighetshantering, bör du också veta var en ledighetshantering är placerad på marknaden för att få en större bild och fatta mer exakta köpbeslut för programvara för ledighetshanteringssystem
Ledighetshantering är en del av tids- och närvarohanteringen. Så låt oss ta en titt på dessa två. Men för att inte gå för djupt in på frågor som inte är ämnet för det här kapitlet, så är tidshantering processen att planera och utöva kontroll över den tid som läggs på specifika aktiviteter. Särskilt de som är kopplade till ökad effektivitet, effektivitet och produktivitet. Enkelt uttryckt handlar det om hur man delar upp tiden mellan olika aktiviteter och håller sig produktiv för var och en av dem.
Närvarohantering är det sätt på vilket du håller reda på de anställdas timmar. Det är ett system för att dokumentera den tid som anställda arbetar och den tid de tar ledigt. Huvudsyftet är att förhindra tidsförluster genom att spåra anställdas arbetstid, inloggningstid, avgångar, raster och ledighet.
Så det är dags för huvudbegreppet i vårt samtal - leave management. Ingen behöver fundera länge på vad ledighetshantering innebär. Hantering av ledighet (eller bara hantering av ledig tid, eller PTO-hantering) avser hantering av anställdas begäran om ledighet. För att vara mer specifik handlar det om föräldraledighet, period, sjukfrånvaro, föräldraledighet, periodledighet, semester och andra, ibland oplanerade ledighetsbeslut.
Och det främsta målet med detta komplex av åtgärder som kallas "leave management" är att se till att de anställda kan utnyttja sina förmåner på ett problemfritt sätt utan att det påverkar verksamheten.
Ledighetshantering är administrationen av anställdas ledighet enligt företagets ledighetspolicy, inte bara för lagstadgad efterlevnad utan också för bättre medarbetarengagemang, produktivitet och arbetsgivarvarumärke. (GreytHR.com)
Som vi kan läsa vidare på GreyHR:s webbplats finns det tre övergripande delar av ledighetshanteringen: att utforma ledighetspolicyer, att implementera och genomföra ledighetspolicyer och att regelbundet administrera ledigheter. Trots detta nämner GreyHR ingenting om den enorma närheten mellan ledighetshantering och att driva ett företag framåt eller - för att säga mer relevant - mellan en anställds ledighet och projektens framsteg.
Målet med ledighetshantering är att hantera anställdas begäran om ledighet på ett rättvist och korrekt sätt så att verksamheten fungerar smidigt samtidigt som de anställda får de förmåner de har rätt till. (Lucidchart.com)
Medan GreyHR lyfter fram engagemang och produktivitet (och employer branding) som otvivelaktiga faktorer som påverkar de anställdas planering av ledighet, uppmärksammar Lucidhart att en stabil affärsutveckling är ett kriterium eller fokus som avgör beslut om godkännande av ledighet.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...