Projektledare tänker vanligtvis utifrån multitaskers perspektiv. Möten hela dagarna, ständiga meddelanden på slack och tusen uppgifter per minut är deras dagliga bröd. Men många jobb ser inte ut så här. Analytiska, kreativa och produktutvecklande medarbetare behöver tid att fokusera för att komma in i det "flöde" eller den "fas" då de är som mest produktiva. Hur kan du hjälpa ditt team att fokusera?
Vi lever i multitaskingens tidsålder. Vi arbetar och lyssnar på musik, vi tar bussen och bläddrar i våra smartphones, vi lagar middag och svarar på e-post. Vi gör sällan en sak i taget, och till sist - vi får allt svårare att fokusera och behålla uppmärksamheten under längre perioder.
Enligt National Center for Biotechnology Information, År 2000 var vårt genomsnittliga uppmärksamhetsspann 12 sekunder. År 2015 var den bara 8,25 sekunder.! Vi får allt svårare att hålla fokus eftersom vi är vana vid att ständigt förse oss med nya stimuli. Det finns distraherande faktorer överallt som påverkar produktiviteten och kvaliteten på det arbete vi utför. Detta är en enorm utmaning för organisationer där effektiv tidsanvändning är avgörande. Tyvärr vill många av dem få så mycket gjort som möjligt på så kort tid som möjligt, men i slutändan minskar de sina anställdas kapacitet.
Företag gör många misstag som påverkar teamets effektivitet negativt.
För det första finns det inget schema för teamarbetet och arbetsrytmen bestäms av ad hoc-uppgifter.
För det andra tar arbetsplaneringen inte hänsyn till individuella skillnader.
För det tredje görs arbetsschemat utifrån projektledarens perspektiv, inte utifrån chefens perspektiv.
För det fjärde värdesätter inte företagen sina medarbetares tid och prioriterar inte arbetsuppgifter, t.ex. för många möten där alla är involverade även om de inte behövs.
För det femte analyserar företagen inte sina resultatdata, till exempel tidrapporter eller feedback från sina team.
Betyder det att det inte finns något hopp och att vi alla är dömda att prestera ineffektivt? Nej, absolut inte! Det finns många sätt att förbättra prestationen, och det börjar med en bra verktyg för personalhantering, ett flexibelt förhållningssätt och medvetenhet om fokusprocessen. I den här artikeln kommer vi att diskutera tips om hur du kan förbättra kvaliteten och komforten i ditt arbete med hjälp av god planering.
Alla människor är olika. Ja, vi vet att det låter som en kliché, men när du letar efter den perfekta arbetsmodellen måste du ta hänsyn till dina medarbetares individuella preferenser. Vissa arbetar bättre på morgonen, andra på kvällen. Vissa blir snabbt uttråkade och gillar omväxling, medan andra föredrar att fokusera på en stor uppgift innan de går vidare till nästa. Använd programvara för resursplanering för att tilldela rätt uppgifter till rätt personer. Funktionen för rolltilldelning kommer också att vara mycket användbar - så att alla snabbt kan se vem som är ansvarig för vad.
Under hantering av arbetsbelastningär det viktigt att sätta upp ambitiösa mål och ge ditt team en känsla av att lyckas och växa. Det är dock lätt att hamna i fällan att överbelasta sina medarbetare. Om de arbetade effektivt en månad och uppnådde en milstolpe i projektetNästa månad får de ännu mer, och så vidare. Den här strategin är mycket kortsiktig - alla kommer så småningom att bli övertrötta, frustrerade, mindre produktiva och omotiverade eftersom de känner att arbetet aldrig tar slut. För att undvika detta, kontrollera arbetsbelastningen för ditt team. Du kan försöka arbeta i intervaller, där den ena veckan är mer intensiv och den andra lite mindre, eller så kan du se till att hålla en balans i din dagliga arbetsbelastning. Använd programvara för resurshantering för att se till att dina anställda inte utsätts för alltför stor press. Att införliva en virtuellt datarum kan också öka säkerheten och effektiviteten i projekthanteringen.
Enligt en studie från University of California Irvine, det tar en person 23 minuter och 15 sekunder att återgå till ett tillstånd av fokus på en uppgift efter att ha blivit distraherad. Det kanske inte verkar så mycket, men om en anställd varje dag har 3 möten och 10 meddelanden på Slack - då blir det en enorm effektivitetsförlust. Hur kan man förhindra detta? Föreslå för dina anställda att de bokar en fokustid för sig själva. Med hjälp av kalendern kan de ställa in ett möte för sig själva - till exempel 2 timmar under dagen. Du kan vara säker på att när ditt team får lite tid där de bara kan fokusera på uppgiften - kommer produktiviteten att öka.
I många organisationer finns det en tendens att beteckna varje uppgift som mycket brådskande och mycket viktig. Tanken bakom detta är att prioriteringen av varje uppgift kommer att få medarbetaren att ta varje uppgift på lika stort allvar. Resultatet blir att människor blir överväldigade av pressen och inte kan fokusera på en sak eftersom de hela tiden tänker på de kommande 5 ASAP-uppgifterna som väntar på dem. Så när du planerar arbetet, använd prioriteringsalternativet - markera uppgifter enligt tidsfrister och brådska så att dina anställda kan skapa sina personliga arbetsstrategier.
Företagsmöten är nödvändiga och viktiga. Men inte alla. Ett vanligt organisatoriskt misstag är att hålla möten varje gång något behöver "pratas igenom". Detta är särskilt typiskt för personer som samordnar arbetet, t.ex. projektledare - deras jobb är att kontrollera att allt fungerar som det ska, att kommunicera och samla in information samt att besluta om nästa steg. I deras fall är mötet ofta det viktigaste verktyget i jobbet. För dem som utför arbetet är varje möte ett avbrott i flödet och en distraktion som kräver tid efteråt för att återgå till det fokus som rådde innan.
När du förbereder ditt dagliga eller veckovisa arbetsschema, försök att begränsa antalet möten till de som är nödvändiga. Kontrollera kalenderplanerare online regelbundet för att se till att dina anställda inte behöver vara i telefonjour varje timme och har tid att skapa i lugn och ro. En bra idé är en uppgiftsplan - varje uppgift bör ha en detaljerad beskrivning av kraven och stegen, så att alla enkelt kan kontrollera resultaten utan att slösa tid på ett onödigt möte.
Människor behöver pauser. Statistiskt sett bör du ta en 15 minuters rast var 1,5 timme för att fräscha upp hjärnan och öka produktiviteten. Tyvärr finns det ofta inget utrymme för pauser i ett intensivt arbetsschema. Resultatet blir att människor arbetar mer men får mindre gjort eftersom produktiviteten sjunker. Prova pausplaneringsmodellen, uppmuntra dina medarbetare att skriva in korta pauser i sina kalendrar, gå bort från datorn en stund, gå ut på terrassen för lite frisk luft med en kopp kaffe eller gör några enkla fysiska övningar för att syresätta hjärnan. Du kommer att bli förvånad över de positiva effekterna.
Många stora projekt verkar dra ut på tiden. Det är väldigt demotiverande när du har arbetat med samma sak i flera månader och det fortfarande är långt kvar till slutet. Det gör det lätt att stagnera och tappa motivation och produktivitet. Försök att diversifiera de uppgifter som ditt team får. Om någon har jobbat med samma sak i en vecka - involvera dem i något nytt, så att de kan få perspektiv och komma tillbaka med nya idéer. Naturligtvis är det också här som det individuella förhållningssättet och samtalet med dina medarbetare räknas - vissa föredrar att variera sitt arbete och hoppa mellan uppgifter, andra föredrar att fokusera på ett projekt från början till slut. Flexibilitet är nyckeln.
Denna punkt är relaterad till den föregående. Om du arbetar med ett stort projekt som måste slutföras och du inte har möjlighet att diversifiera ditt arbete - dela upp det i steg. Att slutföra ett arbetssteg är en framgång. Framgång är motivation. Om du arbetar med ett sexmånadersprojekt - dela upp det i milstolpar i projektet och fira med ditt team att varje steg har uppnåtts.
När du implementerar en strategi för att öka produktiviteten måste du hålla ett öga på alla processer som pågår i teamet. Använd ett verktyg där du kan samla all information på ett och samma ställe.
Ett bra exempel är Teamdeck - det är ett system där du kan skapa ett genomtänkt arbetsschema, schemalägga möten i en kalender, fördela uppgifter, kontrollera medarbetarnas arbetsbelastning, övervaka arbetstiden med tidrapporter, tilldela roller, lägga till uppgiftsbeskrivningar och mycket mer! Ett välplanerat arbete, där alla har utrymme för att fokusera och koppla av och vet exakt vad som behöver göras, är hemligheten bakom högre produktivitet.
Alla organisationer vill en sak: hög produktivitet och goda resultat. För att uppnå detta mål är den viktigaste faktorn att tänka på teamets arbetsförhållanden, som är anpassade till deras arbetsuppgifter och befattningar. Ett noggrant planerat arbetsschema kommer att höja din prestation till nivåer som du inte ens har drömt om tidigare!
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...