Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på att resursfördelning. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team växer, särskilt när du måste tilldela människor till flera projekt som pågår samtidigt.
Artikeln innehåller:
Några formler för att mäta resursutnyttjandegraden
Vad betyder tillgänglighet i resursutnyttjandet
Den inflytelserika roll som programvara för resurshantering i utnyttjandet av resurser
Skillnader mellan produktivt utnyttjande och fakturerbart utnyttjande
Hur man implementerar resursutnyttjande
Ett av de enklaste sätten att kontrollera om dina allokeringsinsatser är framgångsrika är att spåra ditt teams utnyttjande och resurskapacitet. Innan vi presenterar olika mått och formler för resursutnyttjande vill vi definiera resursutnyttjande på ett begripligt sätt. I den här artikeln - liksom i många andra - presenterar vi därför en jämförelse av definitioner, betydelser och termer som används av projektledare.
Insikt om medarbetarnas eller resursernas utnyttjande är kopplat till begreppen "överutnyttjande" och "underutnyttjande". Båda bör du vara medveten om. Varför är det så? För mycket arbete eller uppgifter under ett projekt (multitasking) innebär inte att det kommer att slutföras helt och hållet eller med de funktioner som man trodde. Så, innan vi börjar, ta en titt på Gartners slutsats från forskningen Så undviker du att överbelasta ditt IT-projektteam.Att överbelasta människor brukar ge bakslag, minska prestandan och öka antalet misstag. Gartners forskning visar att team med lägre utnyttjandegrad kan minska den tid det tar att leverera affärsvärde med 30% eller mer. Med den vetskapen är det vettigt att hålla koll på resursutnyttjandegraden.
Enligt Project Management Institutes (PMI) definition innebär projektledning att man använder specifika kunskaper, kompetenser, färdigheter, anordningar, verktyg, programvara, processer och tekniker för att producera något av "värde för människor". Det skulle lätt kunna tolkas som att projektledning handlar om att göra saker med hjälp av det vi har. Mentalt och fysiskt.
Och om vi vill vara sarkastiska kan vi använda tvetydigheten i uttrycket "värde för människor" och säga att det föreslagna PMI-konceptet för ett projekt också kan betyda skapandet av en social rörelse, inklusive en politisk eller religiös.
Men jämfört med den ovan nämnda PMI-definitionen kan Association for Project Managements förslag anses vara mer rigoröst. Den sistnämnda betonar opartiska och mätbara kriterier, t.ex. tid och budget.
I affärslivet innebär båda - även om de är förhandlingsbara - en viss projektram. Oavsett om vi talar om ett kunduppdrag eller ett uppdrag som en företagsledare har lämnat till marknadsavdelningen, måste uppdraget slutföras inom den förväntade eller, för att vara riktigt, kommersiellt gångbara tidsramen och ge avkastning på investeringen. Så enligt APM: Projektledning är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål i enlighet med projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har slutliga leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget. Så om vi talar om projekt inom projektledning, i motsats till bara management, innehåller varje projekt krav som tid och budget för varje projekt som måste slutföras. Några exempel på projektresurser (med några få krav) visas nedan:
Skapa en atombomb med en sprängkraft som inte är mindre än Tsarbomben, inom 24 månader och inom en budget på $50 miljoner
ett dammbygge vid floden Wisła fram till den 31 mars 2025, samtidigt som budgeten på 120 miljoner USD inte överskrids
utveckla en desktop-app (inklusive analys av konverteringsväg och val av den bästa) på 8 veckor för en skotillverkare, med 12 000 USD
uppdatera en varumärkespositionering (inklusive distribution av nytt BTL-material) på 12 månader inom en budget på $100 000
Med hjälp av exemplen ovan kan vi föreställa oss hur stort antal steg, administrativa uppgifter och procedurer som ingår i varje projekt. Hur många personer - med relevant kompetens - blir delaktiga i varje projekt?
Så, som sagt, projektledning är tillämpningen av processen. Eller så kan vi säga det rakt ut: projektet är en process. Och processen benämns som projektledningens livscykel. På internet kan man hitta en indelning i 3, 4, 5, till och med 6 och 7 faser av denna process. Men den mest populära är den som tillhör det nämnda PMI och antar 5.
Som du ser är varje fas en grupp av uppgifter, och det finns många olika frågor och utmaningar bakom varje fas. Det är också värt att tillägga - särskilt för dem som befinner sig i början av sin roll som projektledare - att dessa faser inte alltid ska behandlas kronologiskt. Vissa delar kan påbörjas tidigare, medan andra är en pågående process under projektets gång (t.ex. prestationsstyrning eller - för att vara mer exakt i förhållande till ämnet för den här artikeln - användningen av resursplaneringsverktyget). Och var och en av dem optimeras på något sätt under hela processen. Resursutjämning är en viktig teknik som används för att balansera resurstilldelningen och undvika över- eller underutnyttjande under projektets livscykel.
För att återgå till huvudämnet, var i PM:s livscykelprocess är resursutnyttjandet viktigt?
Av processens 5 faser återfinns resursutnyttjandet i fas tre. Som en del av övervaknings- och kontrollfasen eller, för att vara exakt, som en del av resultatstyrningen.
Initiering och utformning
Planering
Lansering och genomförande
Övervakning och kontroll - den omfattar prestandakontroll, dvs. resursutnyttjande
Projektavslutning
För ledare är resursutnyttjandet det mest värdefulla och användbara måttet och nyckeltalet inom performance management.
Som vi vet är resursplanering och resursschemaläggning viktiga för att se till att en projektplan fungerar. Effektivt resursutnyttjande är en annan pusselbit, eller - som vi skulle vilja säga - resurshantering. Medan resursallokering handlar om att - enkelt uttryckt - tilldela en kvalificerad resurs en uppgift, mäter resursutnyttjandet effektiviteten och den tid som resursen spenderar på den tilldelade uppgiften (fakturerbart eller strategiskt arbete, icke-fakturerbara timmar/minuter, administrativa timmar/minuter etc).
Resursutnyttjande är en indikator som hjälper projektledare och resursansvariga att få reda på hur deras medarbetare använder sin tid under ett projekt. Tack vare denna kunskap kan de göra mycket mer effektiva bedömningar och fatta beslut om resursanvändning som ökar produktiviteten och lönsamheten. Resursutnyttjande mäter produktiviteten hos varje medarbetare och/eller hela teamets utnyttjandegrad. Det övervakar om dina anställda är överutnyttjade eller underutnyttjade och fastställer policy för hantering av arbetsbelastning.
Närmare bestämt är resursutnyttjandegraden en term som används för att beskriva hur stor andel av en medarbetares tillgängliga tid som används för fakturerbara uppgifter eller projekt. Resursutnyttjandegraden visar hur mycket av teamets tid som läggs på fakturerbara uppgifter och hur produktiv varje teammedlem är. Resursprognoser hjälper projektledare att förutse framtida resursbehov baserat på aktuella mätvärden för resursutnyttjande.
Med andra ord är resursutnyttjande ett mått som visar om hela teamet eller specifika medarbetare är fullbokade. Det handlar om processen att planera projektet och få ut mesta möjliga av de tillgängliga resurserna i företaget.
Om du till exempel vet att någon redan är överutnyttjad och helt enkelt har för mycket att göra, kan du leta efter någon annan med liknande kompetens som skulle passa in i ditt projekt. Det här måttet hjälper dig också att identifiera personer som är underutnyttjade, så att du kan tilldela dem nya projekt.
Det enda sättet att ta reda på det är att gå igenom alternativen och välja det som bäst passar dina behov. Tekniker för resursoptimering kan bidra till att förbättra effektiviteten och noggrannheten i dina beräkningar av resursutnyttjandet.
Den typiska formeln för resursutnyttjande är:
Detta värde, uttryckt i procent, visar hur stor del av teamets tid som går åt till att arbeta.
Även om det låter enkelt finns det flera frågor som dyker upp när man försöker mäta resursutnyttjandet. Ska man basera sin beräkning på faktisk arbetstid (Tidrapporter) eller snarare planerad arbetstid? Hur är det med semester och betald ledighet? Hur ofta bör du egentligen följa upp teamets resursanvändningsplan? En väldefinierad strategi för resursallokering kan ha en betydande inverkan på noggrannheten i dina beräkningar av resursutnyttjandegraden.
Svaret är: det beror på. Det finns så många variabler att det är praktiskt taget omöjligt att rekommendera en universellt bra lösning. Det enda sättet att ta reda på det är att gå igenom alternativen och välja det som bäst passar dina behov.
Ett sätt att mäta resursutnyttjandet är att jämföra tillgängligheten med den planerade arbetstiden.
Effektiv resursschemaläggning är avgörande för att säkerställa att bokningar stämmer överens med teamets tillgänglighet.
Den största fördelen med den här metoden är att om poängen är för låg kan du fortfarande optimera dina planer. Gå till ditt schema och se om dina projekt är korrekt planerade. En omfattande resursallokeringsplan kan bidra till att säkerställa att alla resurser utnyttjas effektivt och att luckor minimeras. Kanske har vissa personer luckor i sina bokningar, eller så har du t.ex. två utvecklare som arbetar 4 timmar/vecka på ett projekt när du skulle kunna ha 1 person som arbetar heltid med det?
Ta reda på hur du kan fylla i luckorna i ditt teams schema. Kanske ska du starta ett FoU-projekt eller införa ledighet för innovation? Det kommer inte bara att hjälpa dig att undvika förlorad produktivitet, utan är också ett bra sätt att hålla medarbetarna engagerade. Underutnyttjande är mer frustrerande för dina anställda än du kanske tror.
Se upp för personer som har för mycket att göra. Det finns en risk att deras uppgifter inte kommer att levereras i tid (och du vill inte att de ska vara utmattade). Deras överbokningar kan tyda på att du behöver anställa nya teammedlemmar.
Slutligen är beräkningen av det uppskattade resursutnyttjandet ett enkelt sätt för ditt säljteam att se hur mycket utrymme som finns kvar i din produktionspipeline. På så sätt är det mindre sannolikt att du går miste om affärsmöjligheter (eller åtar dig projekt som du i princip inte kan leverera i tid).
Sammantaget hjälper analysen av din bokningsbaserade resursanvändningspoäng dig att optimera och förbättra resursanvändningen och resursfördelningen samt att förutse försäljnings- eller rekryteringsbehov.
Ett annat sätt att mäta resursutnyttjandet och uppnå optimal utnyttjandegrad är att jämföra teamets registrerade timmar (tidrapporter) med deras tillgängliga timmar. Många anser att detta är det enda sättet att exakt visa hur man beräknar resursutnyttjandet, eftersom man arbetar med faktiska arbetstimmar och inte bara med uppskattningar. Resursspårning är viktigt för att korrekt övervaka och registrera resursanvändningen över tid.
Många anser att detta är det enda sättet att exakt visa hur man beräknar resursutnyttjandet, eftersom man arbetar med faktiska arbetstimmar och inte bara med uppskattningar.
Eftersom det här är en retrospektiv poäng kan du vanligtvis inte göra skadan ogjord även om din poäng är en besvikelse. Det hjälper dig dock att fatta bättre beslut i framtiden.
Historiska data om teamets resursutnyttjande varierar och kan vara en bra indikator på om du behöver anställa fler personer (eller hitta extra uppdrag åt dina befintliga teammedlemmar). Du kan också kontrollera hur produktiva dina anställda brukar vara.
Min rekommendation är att använda båda metoderna för att beräkna resursutnyttjandet. Jämför det faktiska (registrerade) resursutnyttjandet med det uppskattade (baserat på bokningarna) och analysera skillnaderna. De kan peka på problem med att uppskatta arbetsbelastning eller projektledningsproblem. Kontrollera om det finns personer eller projekt som upprepade gånger ligger över eller under sin beräknade utnyttjandegrad. En sådan analys gör att du kan upptäcka förbättringsområden och vidta åtgärder. Analys av resursutnyttjande hjälper projektledare att förstå mönster och fatta datadrivna beslut för framtida projekt.
Nu när du känner till olika formler för att beräkna resursutnyttjandet är det dags att göra saker och ting lite mer komplicerade. Hittills har vi använt termen "tillgängliga timmar". Men vad betyder det egentligen? Ska man tänka på tillgänglighet som den tid då medarbetaren är på jobbet? Eller ska du även inkludera semester och helgdagar?
Först kanske du tycker att det är motsägelsefullt att inkludera ledighet i den totala tillgängligheten, trots allt var människor uppenbarligen inte tillgänglig då. Tänk dock på att du fortfarande kan behöva kompensera dina anställda för denna period om du arbetar med fasta löner.
Som arbetsgivare kanske du vill se hur mycket tid dina medarbetare faktiskt lägger på att arbeta i det stora hela. Om du bestämmer dig för att inkludera ledighet i beräkningen bör du komma ihåg att teamets ideala resursutnyttjande kan vara betydligt lägre under semestermånaderna (december och augusti). Planering av resurstillgänglighet hjälper till att säkerställa att du har rätt resurser tillgängliga när det behövs, även under semesterperioderna.
Vissa företag använder 2080 som ett fast antal timmar (52 veckor * 40 timmar). Andra beräknar det faktiska antalet tillgängliga arbetstimmar under ett visst år. Om du vill utföra mer avancerad filtrering (t.ex. inkludera semestertimmar, exkludera helgdagar, ta hänsyn till Deltidsanställda), bör du överväga att använda programvara för resurshantering.
När din definition av "tillgängliga timmar" är klar bör du fundera på vad det är du kallar "arbetstid". Pratar du om alla de timmar som dina anställda ägnar åt arbetsrelaterade aktiviteter, t.ex. att skapa ett internt projekt? Eller kanske de timmar som de arbetar med sådant som du kan ta betalt för av dina kunder?
Du kan beräkna det så kallade "produktiva utnyttjandet", som tar hänsyn till alla upptagna timmar, och "fakturerbart utnyttjande". Det sistnämnda är särskilt värdefullt för byråer, konsultföretag och programvaruföretag, dvs. företag som arbetar med projekt för sina kunder. Med fakturerbart utnyttjande kan du mäta hur mycket tid dina anställda ägnar åt arbete som faktiskt ger betalt. Resursfakturering är avgörande för att spåra och hantera fakturerbara timmar för kundprojekt.
Du kanske har spikat formeln som du ska använda för att mäta resurstillgänglighet och resursutnyttjande, men du måste ta hänsyn till de ständigt föränderliga uppgifterna. Medarbetarnas framtida tillgänglighet förändras varje gång de ber om en ledig dag eller blir sjuka, vilket också påverkar dina bokningar.
Det finns all anledning att tro att dina data bör uppdateras regelbundet och att din poäng för teamutnyttjande också måste justeras i realtid. Det enklaste sättet att hålla koll på det här är att använda programvara för resurshantering. Resurshantering i realtid möjliggör dynamiska justeringar av resursallokeringen baserat på aktuella data. Vi har byggt Teamdeck som ett resurshanteringsverktyg som kan automatisera dina ansträngningar så att du kan fokusera på dina Projektledningsuppgifter.
Teamdeck använder tre typer av datapunkter för dina beräkningar:
tillgänglighet (samt ledighet eller bankdagar),
bokningar (planerade arbetstimmar),
tidrapporter (registrerade arbetstimmar).
På så sätt kan du beräkna både det uppskattade och det faktiska teamutnyttjandet och sedan jämföra dem. Programvaran levereras med en rapportsvit som gör att du kan visualisera dina data och dela dem med dina enskilda teammedlemmar (eller kunden). Verktyg för resurshantering ger omfattande funktioner för att spåra, analysera och optimera resursutnyttjandet.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...