Teknikbranschen är otroligt dynamisk: projekt förändras, nya lösningar att implementera dyker ständigt upp och team ställs inför personalomsättning. För att kunna hantera denna tornado av förändringar krävs det att din resurshantering är bergfast. Den här artikeln visar dig hur du gör det.
Våra läsare får veta:
Att veta hur man kan förbättra hantering av projektresurser är avgörande för alla mjukvaruföretag. Detta är ett faktum. De säljer sina anställdas tid för sina kunders pengar. När allt kommer omkring talar vi inte om ett repetitivt jobb där samma anställda varje dag, i många år, kommer till kontoret för att utföra samma uppgifter i 8 timmar.
Innan du bestämmer dig för att vidta åtgärder för att förbättra resurshanteringen i ditt programvaruföretag måste du veta varför det ens är värt ansträngningen. Det kommer du att göra:
Det kommer en tid när du, efter att ha brainstormat med din ledningsgrupp, bestämmer dig för att något definitivt måste förändras och att ditt företag kräver nya lösningar. Ni behöver ett modernt synsätt och reformer för att kunna ta marknaden med storm och lämna konkurrenterna långt bakom er. Du vill ha allt. Och du vill ha det nu.
Tyvärr är det just detta som gör att ambitiösa planer ofta går om intet. Även med den bästa resurshanteringen är det inte möjligt att genomföra alla förändringar på en gång. Särskilt inte när man har att göra med en medelstort eller stort mjukvaruföretag, där processerna måste fungera tillsammans. Ditt första steg för att optimera ditt arbete är därför att identifiera problemet (eller problem). Kanske är den svaga punkten personalbrist, brist på spårning av uppsägningar och semestrar, brist på dokumentation som behövs för att introducera nya medarbetare och lämna över projekt, underskattade eller övervärderade projekt, komplicerat beslutsfattande. Det bästa sättet att identifiera problem och påbörja en förändring i organisationen är att analysera data. Rapporter baserat på de olika processerna och resultaten i ditt företag kommer att visa sig vara ovärderligt.
Att veta vad som behöver förändras är grunden för att genomföra förändringen. Nästa steg är att prioritera dessa frågor. Fundera på vilka som orsakar de största förlusterna eller blockerar andra processer - ta itu med dessa först och genomför sedan ytterligare förbättringar en efter en. Det är värt att dela upp stora projekt i enskilda steg och uppgifter för att systematiskt uppnå målen.
Ofta är genomförandet av en uppgift, även en enkel sådan, som att studsa en boll.
Naturligtvis är situationen som beskrivs ovan ganska karikerad ... men inte så mycket? Problemet med den komplicerade processen med att acceptera enskilda steg och tvivel om vem som har befogenhet att fatta beslut i olika frågor påverkar många företag. Och inte bara stora företag - även en organisation med 20 personer kan ställas inför en flaskhals när det gäller acceptans. Det första krismomentet är när ledningen inte längre kan besluta om allt personligen. Det är då den måste delegera mer självständighet till medarbetarna på mellannivå. Ju fler människor som finns i företaget, desto mer kommer problemet att fördjupas, så en effektiv struktur måste införas så snart som möjligt. Speciellt eftersom takten i uppstartsutvecklingen inte förlåter långsamhet. Att blockera arbetscykeln är det bästa sättet att förlora tid och pengar.
Se vem som har befogenhet att fatta beslut. Nästa steg är att förenkla hela processen, och det görs bäst genom att ge enskilda avdelningar och specialister viss autonomi. Genom att fastställa allmänna regler för nuvarande arbetsuppgifter kommer det dagliga arbetet att snabbas upp avsevärt. I ett modernt företag är det värt att satsa på ett bra arbetsflöde, även om man avstår från total kontroll.
För att hantera dina resurser på ett bra sätt måste du veta vad du har tillgängligt. Det är precis som i ett spel - du kommer inte att spela spelet bra om du bara känner till hälften av dina kort. Den grundläggande information som är viktig för dig är:
Din resursbas är nyckeln till effektiv projektledning och till att delegera människor dit de behövs. Det gör det möjligt för dig att stärka team som har för mycket arbete på sina axlar. Det gör det också möjligt för dig att tilldela nya uppgifter till de medarbetare som helt enkelt inte har något att göra och är uttråkade. Det skulle naturligtvis vara ineffektivt att spara och använda sådana data i ditt eget huvud eller i Excel-tabeller. Det är därför en bra idé att använda verktyg för resurshantering som på ett tydligt sätt visar vilka teammedlemmar som nu kan ägna sig åt vilka uppgifter och i vilka projekt de kommer att göra bäst ifrån sig.
Ett mycket vanligt hinder för ett smidigt arbete är bristen på nödvändig kunskap och material. Hur många gånger har du inte varit tvungen att fråga flera personer på företaget var vissa filer eller dokument finns? Det är en tröttsam och tidskrävande process även när det handlar om befintliga medarbetare i företaget. Föreställ dig vad som händer när någon slutar... och med dem den hemliga kunskapen om var man kan hitta material som rör det projekt du för närvarande arbetar med.
Kunskap är också din resurs och en otroligt viktig sådan. Skapa en bra, organiserad databas med allt material som du kan ha nytta av i introduktionsprocessen, när du tar över ansvar eller bara i din dagliga rutin på företaget. Naturligtvis kommer detta inte att vara en engångsprocess - sådana baser är bara meningsfulla om de hålls uppdaterade. Programvaruhuset genererar så mycket information att detta måste bli en vana. Du kan dock vara säker på att alla kommer att dra nytta av det.
De olika avdelningarna i ett företag fungerar ibland som separata organismer. Det är trots allt deras funktion. Varje avdelning ska ta hand om olika aspekter för att få företaget att fungera som ett urverk. Å andra sidan kan man som organisation uppnå mycket mer om de olika avdelningarna stöder varandra.
Nya företag kan ge marknadsavdelningen goda insikter i hur man skapar innehåll, medan marknadsavdelningens marknadsföring är bra för försäljningen. Marknadsavdelningen kan också göra mycket för att förbereda ett övertygande erbjudande. Utvecklare kan hjälpa HR-avdelningen att skapa de bästa jobbannonserna genom att berätta vad de ska leta efter och hur de ska övertyga kandidaterna. HR-avdelningen kan sedan anställa nya medarbetare med de mest önskvärda kompetenserna som passar perfekt för det projekt du arbetar med.
Genom att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna och se till att de vet vad varandra arbetar med och vad de behöver kan du ge rätt stöd och uppnå ännu mer genom synergieffekter. Ett integrerat team är mycket viktigt för kvaliteten på arbetet och för medarbetarnas välbefinnande.
Det enda som är konstant på marknaden är dess volatilitet. Att uppdatera sina kunskaper om branschens aktuella behov är ett ständigt pågående arbete. En del i att förbättra resurshanteringen är att ständigt övervaka vad som är värt att investera i och utveckla. Som en effektiv resursansvarig eller projektledare bör du regelbundet se över:
I den här processen spelar tid och regelbundenhet roll. Genom att känna till marknadens behov kan du kanalisera resurser till de mest lovande lösningarna så snabbt som möjligt, så att du alltid kan erbjuda dina kunder innovationer innan dina konkurrenter gör det.
Ämnet kan verka trivialt och självklart - trots allt är arbetsplanering den grunden för varje projekts resurshantering. Men ju mer vi fördjupar oss i det, desto fler möjligheter men också risker upptäcker vi.
Vad är arbetsplanering? Att göra att-göra-listor i en anteckningsbok är arbetsplanering, visst. Men arbetsplanering är också att skriva ut ett projekt 3 år framåt med hjälp av big data, sannolikhet och specialiserad programvara. Och intressant nog kommer båda dessa sätt att vara effektiva. Men inte för alla. Nyckeln här är att matcha systemet med egenskaperna hos ditt företag och arbetsstilen hos ditt team.
De senaste trenderna fokuserar ofta på smidighet och flexibilitet, så arbetet organiseras i sprintar, till exempel varje vecka, som innehåller ett visst antal uppgifter som är möjliga att slutföra under den tiden. Det är också en bra idé att dela upp enskilda uppgifter i mindre komponenter. På så sätt undviker man att ett stort antal uppgifter hänger över en i flera månader framåt. Å andra sidan kräver vissa långsiktiga projekt ett schema som planeras långt i förväg. En väl genomtänkt plan hjälper dig att undvika förseningar och att få ett bredare perspektiv när det gäller att förbättra resurshanteringen.
Om dina anställda börjar känna att du är underbemannad så är det förmodligen så. Sådana situationer är mycket ofördelaktiga. Frustration och trötthet byggs upp i teamet och projekt börjar bli försenade. Naturligtvis är det du som är experten och vet bäst hur rytmen i ditt företag ser ut. Ibland kan det vara mer hektiska perioder och du kan behöva använda underleverantörer. Sedan återgår allt till det normala, men var uppmärksam på tecken på att ditt team är överarbetat och känner sig överväldigat. Det är inte värt att vänta för länge med att rekrytera en ny person, särskilt som den perfekta kandidaten inte lurar runt varje hörn. Rekryteringsprocessen kan ibland ta väldigt lång tid.
I det här skedet av läsningen av artikeln tänker du förmodligen "Okej, men var ska jag hantera all den här informationen för att vara effektiv? Jag kan ju inte hålla reda på allt i Slack-konversationer, i en e-postinkorg och i tusentals tabeller." Det är här moderna arbetsledningsverktyg kommer till undsättning och gör allt grovjobb åt dig. Låt oss illustrera det med Teamdeck - programvara för resurshantering. Vårt system gör det möjligt för dig att hantera ditt arbete och projektplankontrollera vilka medarbetare som är upptagna och hur länge de har projekt inplanerade, automatiskt hitta rätt personer för ett projekt, skapa hela team med den nödvändiga kompetensen och lösa schemakonflikter.
Dessutom kommer du att kunna spåra och hantera tidrapporter i realtid för att se vilket team som behöver mer stöd och vilka projekt som är mest tidskrävande. I varje steg kan du också generera en rapport för att analysera data och korrigera aspekter som inte fungerar som de ska. Teamdeck är ett verktyg som skapats av ett mjukvaruföretag av nödvändighet. Vi har varit där, vi har sett det, så vårt system är enkelt och innehåller bara de funktioner du verkligen behöver.
Att arbeta i ett programvaruföretag är dynamiskt, så du behöver flexibilitet för att hantera det på bästa möjliga sätt. Om du vill förbättra resurshanteringen måste du vara beredd på att det är en kontinuerlig, pågående process som kräver uppmärksamhet och engagemang. Det räcker inte att lösa problemen en gång och sedan glömma bort optimeringen av arbetsflödet. Lyckligtvis kommer god praxis och effektiva lösningar att bära frukt, och när stora förändringar har gjorts kommer det att bli lättare för dig att göra ytterligare små förbättringar.
Förbättra resurshanteringen och skapa en fantastisk möjlighet att bättre utnyttja potentialen i ditt företag. Varje efterföljande förändring kommer att resultera i märkbara effekter, så det är värt att satsa på en bra strategi och vara systematisk. På TeamdeckVi uppfyller alltid våra kunders förväntningar och letar efter den lösning som bäst uppfyller deras behov. Du kan enkelt importera all data till vårt verktyg. Vi vill att din Teamdeck att skräddarsys efter kraven från varje företag vi arbetar med, vilket är anledningen till att vi lämnar gott om möjligheter till anpassning för att skapa en anpassad version av programvaran. Kontakta oss och hoppa in i en ny nivå av arbetsledning!
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...