Vi har alla hört talas om och kanske till och med upplevt den förlamande effekt som flaskhalsar har på en organisation. Termen "flaskhals" avser alla situationer som orsakas av både personal- eller tekniska problem som försenar genomförandet av ett projekt. Dessa situationer kan uppstå på grund av att en avdelning är överhopad med arbete, ett tekniskt fel eller till och med stress som minskar hela teamets produktivitet.
I allmänhet mäts systemets kapacitet av flaskhalsens kapacitet. Detta tillstånd kan vara skadligt både för teamets inre arbete när frustrationen stiger och humöret svallar och för den bild som företaget ger utåt. Ingen vill ju trots allt framstå som inkompetent! Till detta kommer de ekonomiska bördor som sådana flaskhalsar medför eftersom lönsamheten kan sjunka avsevärt. I den här artikeln kommer vi att gå igenom stegen för att identifiera flaskhalsar, hur man löser dem och hur Teamdeck passar in i lösningen för denna gåta.
Det snabbaste sättet att identifiera en flaskhals är att titta på ditt företags arbetsflöde och identifiera om arbetet utförs smidigt eller i omgångar (Mer om system för hantering av arbetsflöden). Den senare situationen är symptomatisk för problemet. Något att notera är att flaskhalsar inte bör skrämma dig eftersom de är vanliga i alla företag. Även om de är en orsak till frustration, kommer irritation bara att hindra dig från att lösa problemet effektivt och i bättre tid. Intressant nog uppstår de flesta flaskhalsar under mjukvarutestning och kvalitetsgranskningsprocesser.
Det första steget för att återta kontrollen under en flaskhals är att noga övervaka situationen och identifiera de mest akuta problemen. Fel sätt att närma sig dessa problem är att angripa dem kvantitativt. Om vi blint kastar pengar och mänskliga resurser på problemet är det osannolikt att vi kommer att lösa problemen. Det kommer bara att vara slöseri med tid och ansträngning. Först behöver du en lämplig diagnos. Först därefter bör du vidta åtgärder för att ta itu med problemet. Lösningarna bör vara kvalitativa till sin natur. När vi har identifierat de faktorer som bidrar mest till flaskhalsen kan vi ta fram lämpliga lösningar. Låt oss identifiera några vanliga lösningar för att bekämpa flaskhalsar:
Medarbetare som befinner sig mitt i den metaforiska stormen bör utses för att hantera de mest kritiska problemen. Att i det här läget ta itu med småsaker kommer att leda till betydande förseningar och ökade kostnader.
Det här är en mycket impopulär åsikt som kan leda till missnöjda medarbetare, men som en kortsiktig lösning kan det hjälpa till att lindra problemet. Du kan använda det sparsamt som en snabb lösning, men att överarbeta anställda kan leda till frustration och utbrändhet. Fokus bör ligga på idéer som säkerställer effektiviteten i systemet som helhet utan att missbruka arbetskraften.
Detta omfattar både mänskliga och materiella resurser. Genom att dokumentera vad som händer kan du identifiera aktiviteter där resurser slösas bort på icke värdeskapande aktiviteter.
Att skapa protokoll för bästa praxis som alla medarbetare känner till ger bättre tidshantering (med kreativa programvara för tidrapportering för byråer), mindre stilleståndstid, och vid hög omsättning kan nyanställda snabbt komma in i arbetet tillsammans med mer erfarna medarbetare.
Håll dig uppdaterad med de senaste tekniska landvinningarna och verktygen. Effektivare teknik gör att dina medarbetare kan fokusera på andra aspekter av produktionsprocessen och rikta insatserna mot de mer problematiska delarna av flaskhalsen.
Genom att avdela extra personal till den problematiska länken i produktionskedjan kan flaskhalsen avhjälpas. Detta måste naturligtvis göras med en viss grad av planering för att säkerställa att den person som har rätt kunskap finns på plats för att erbjuda lösningar. Om marknadsavdelningen till exempel bara har tillgång till en upptagen grafisk formgivare kan en andra grafisk formgivare hjälpa till att lösa problemet och sätta marknadsavdelningen på rätt spår.
Semestertider är synonymt med att medarbetarnas frånvaro ökar. Detta är skadligt för det organisatoriska arbetsflödet. Samordna semestertiderna med medarbetarna i förväg för att undvika att avdelningarna lamslås av omfattande frånvaro.
Vanliga orsaker till flaskhalsar är dåliga ledarskapsbeslut och bristfällig organisation på chefsnivå. I en organisation där en person är ansvarig för att jonglera med flera avdelningar kan det till exempel vara den personen som är flaskhalsen. Genom att delegera beslutsprocesserna till en annan medarbetare kan flaskhalsarna minskas eftersom besluten fattas snabbare. Detta kräver naturligtvis att den person som är orsaken till förseningarna avstår från sina mikroförvaltningstendenser!
Teamdeck är idealiskt för att samordna flaskhalshantering på grund av det sätt som det uppmuntrar till effektiva arbetsflödesmetoder. Det är ett perfekt verktyg för hantera resursfördelning, anställdas skift och frånvaro. Du kan lösa de problem som nämns ovan, t.ex. att välja rätt personer för problemet, genom att helt enkelt använda Teamdecks funktion som gör det möjligt att fördela mänskliga resurser baserat på deras erfarenhet, expertis och tillgänglighet. Detta möjliggör långsiktig planering eftersom du kan analysera din organisations struktur över långa perioder. Dessutom kan du i förväg vara fullt medveten om var potentiella problem kan uppstå på grund av personalbrist.
En annan fördel för att maximera medarbetarnas effektivitet är programmets funktion som gör det möjligt att regelbundet övervaka medarbetarnas arbetsbelastning. Teamledare kan alltid vara medvetna om teamets aktuella arbetsbelastning. Detta gör det möjligt att delegera anställda som har mer ledig tid för att hjälpa dem som är belastade med för många uppdrag. En annan värdefull funktion är Teamdecks förmåga att övervaka dina utgifter regelbundet. Detta är avgörande när man bekämpar flaskhalsar som har en negativ inverkan på ett projekts budget.
Flaskhalsar är oundvikliga även i de mest effektiva företagen. Tekniska fel, personalfrånvaro och en mängd andra potentiella problem uppstår överallt. Att söka efter tekniska eller organisatoriska lösningar är naturligtvis avgörande... Men det är också viktigt att komma ihåg de psykiska problem som medarbetare och teamledare kan drabbas av under en flaskhals. En av de viktigaste "sakerna man inte får göra" när det gäller att hantera flaskhalsar är att låta aggressionen dominera problemlösningsprocessen.
Det är alldeles för lätt att låta ilskan styra diskussionen. En ohälsosam dialog inom företaget kan allvarligt påverka företagets resultat och orsaka allvarliga problem som kommer att pågå mycket längre än flaskhalsen. En omogen känslomässig reaktion på förseningar i produktionen kan leda till att medarbetarna upplever högre stressnivåer, vilket kan leda till utbrändhet och depression. En olycklig arbetsstyrka är oförmögen att lösa problem. De visar mindre entusiasm och kan i värsta fall söka sig någon annanstans - vilket skapar ännu fler problem som måste hanteras. Med tanke på hur vanligt det är med flaskhalsar bör ledningen bemöta problemet med empati och förståelse. Att uppnå detta kommer att vara det viktigaste steget för att lösa alla organisationers problem.
Trots att flaskhalsar är en ond cirkel som kommer att visa sitt fula tryne då och då är de en viktig del av varje företags tillväxt. Eftersom de är oundvikliga kan vi lika gärna omfamna dem och behandla dem som tillfällen att reflektera över de olika aspekterna av vår organisation. De är framstegens bränsle och gör det möjligt för oss att utforska nya tekniska lösningar eller ledarstilar.
Det kommer att hjälpa oss att återfå produktiviteten och tillfälligt stryka ut de mest irriterande vecken. Vi lever i en guldålder när det gäller att hantera dessa frågor eftersom den tekniska revolutionen under de senaste 30 åren har förändrat vårt sätt att arbeta och lösa problem.
Vi har bland annat fått innovativa program som Teamdeck, som är ett resursplaneringsprogram för att hantera organisatoriska frågor på arbetsplatsen. Samtidigt har en växande känsla för företagsansvar och etik blivit alltmer dominerande. Idag förstår allt fler chefer den underliggande kraften i att behandla anställda med värdighet. Dessa två framsteg i företagsvärlden har resulterat i de ovan nämnda verktygen och tipsen för att hantera kapacitetshantering flaskhalsar. Det ligger i människans natur att hitta lösningar på problem och vi kommer aldrig att få slut på kriser att lösa, så vi kan lika gärna lösa dem på ett så mänskligt sätt som möjligt.
För dig som letar efter eller vill komma närmare programvara för projektplanering eller verktyg för kapacitetsplanering marknad - låt oss komma vidare med våra artiklar.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...