Företag som driver ett eller flera projekt åt gången, till exempel byråer eller programvaruföretag, måste se till att deras schemaläggning är effektiv. Ett sätt att göra det är att mäta den fakturerbara nyttjandegraden. I det här blogginlägget visar vi dig hur du beräknar utnyttjandegraden med hjälp av ett robust programvara för resurshantering - Teamdeck. Men först ska vi förklara varför det kan vara till nytta för ditt företag att spåra det här måttet överhuvudtaget.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
När du fakturerar dina kunder per timme enligt modellen "tid och material" vet du att inte alla arbetstimmar för ditt team räknas in i den totala fakturan. Fakturerbara timmar inkluderar vanligtvis den tid som dina medarbetare har ägnat åt fakturerbara aktiviteter, t.ex. att utveckla programvara för kunderna eller skriva texter för deras kampanjer. Men du måste också ta hänsyn till det icke-fakturerbara arbetet, som vanligtvis omfattar utbildningstillfällen, utarbetande av kundförslag, arbete med interna projekt osv.
Visst kan icke-fakturerbart arbete vara nödvändigt för att hålla ditt företag igång. Men du bör ändå hålla ett öga på antalet och beräkna fakturerbara timmar och de icke-fakturerbara för att se till att ditt företag förblir lönsamt. Om förhållandet är upprört kan du börja förlora pengar - trots allt måste du fortfarande betala dina anställda och täcka driftskostnader.
Du kanske undrar om du ska börja spåra fakturerbar användning om du redan övervakar den totala användningen av anställda.
Du förstår, när du beräkna resursutnyttjandebrukar man jämföra antalet timmar som en person har arbetat med den totala kapaciteten. Det säger en hel del: du kan upptäcka överarbetade teammedlemmar eller identifiera underutnyttjade personer. Men som du redan vet är inte alla timmar lika långa. Bara för att någon är upptagen betyder det inte nödvändigtvis att deras arbete direkt bidrar till ditt företags vinst. Å andra sidan, när du spårar fakturerbart utnyttjande kan du se hur stor andel av allas tillgänglighet som spenderas på fakturerbara aktiviteter.
Därmed inte sagt att allas debiteringsgrad ska vara så hög som möjligt. När allt kommer omkring finns det sannolikt människor på ditt företag som inte alls arbetar med kundprojekt. För dem kan du förlita dig på det totala utnyttjandet för att se till att deras arbetsbelastning är balanserad. Men när det gäller teammedlemmar som bidrar till kundarbete kan deras fakturerbara utnyttjandegrad ge dig värdefulla insikter.
Först och främst gör spårning av utnyttjandegraden att du kan utvärdera schemaläggning i projektledning. Om någon som i första hand borde arbeta med fakturerbara uppgifter har en utnyttjandegrad på 20% kan det tyda på att schemat inte planerades optimalt. Kanske är projektuppskattningar inte stämde, och just den här medarbetaren behöver helt enkelt inte all den tilldelade tiden för att göra sitt jobb. Kanske deltar de i för många potentiellt onödiga möten. Hur som helst - det finns utrymme för viss optimering.
Föreställ dig en annan situation: säg att en anställds fakturerbara utnyttjandegrad är 110%. Det innebär att de arbetar mer än vad deras kapacitet tillåter. Det är inte ovanligt att ett projekt kräver några extra timmar precis innan deadline. Men om du inte upptäcker en överarbetad medarbetare i tid kan du riskera att hen blir frustrerad eller till och med bestämmer sig för att lämna företaget.
Slutligen är beräkningen av debiterbart utnyttjande ett utmärkt sätt att bedöma vilka roller som är mest efterfrågade och när. Sådana insikter gör det möjligt att på ett korrekt sätt prognos personalresurser och tidsinställa anställningsprocesser korrekt.
Du kanske redan har gissat det, men för att samla in tillförlitliga uppgifter om resursutnyttjande bör ditt team använda ett tidsregistreringsverktyg. Utan ett sådant verktyg blir det gissningar snarare än korrekt information. Naturligtvis finns det ännu fler fördelar med programvara för tidrapportering för byråerSå om du inte redan har gjort det, ge det definitivt ett försök!
Medarbetarnas tidrapporter ger dig information om hur mycket tid de har lagt ner på olika projekt. Men om du bara vill ta hänsyn till fakturerbart arbete behöver du ett verktyg som gör det möjligt för dina anställda att markera sina registrerade tidsposter som antingen fakturerbara eller icke-fakturerbara.
Teamdeck gör det möjligt för dina teammedlemmar att göra en sådan åtskillnad. De kan använda de så kallade tidrapportstaggarna för att markera sina tidsposter som "fakturerbara", "övertid", "arbeta hemifrån" etc. Taggarna är upp till dig - du kan välja anpassade etiketter och ikoner som fungerar för dina behov.
När ditt team registrerar sin tid med Teamdeck och använder taggar för tidrapporter kan du enkelt skapa en fakturerbar utnyttjanderapport.
Gå till rapportavsnittet i toppmenyn och klicka sedan på plusikonen i det nedre högra hörnet för att lägga till en ny rapport. Välj "Skapa anpassad" - vi kommer att skapa en rapport från grunden, inte utifrån en mall.
Ge din titel ett namn och välj lämpligt datumintervall. Nu är det dags att börja lägga till diagram och tabeller i rapporten. Låt oss börja med ett enkelt stapeldiagram som visar fakturerbar tid per teammedlem. Klicka på "Lägg till graf" och "Lägg till stapeldiagram". Som standard ser du en jämförelse av allas bokningar, tidrapporter, semestertimmar och tillgänglighet. Klicka på "metrics" (det är ikonen med tre kolumner) och avmarkera de onödiga mätvärdena. Bläddra istället ner till kategorin "Timesheet tags" och välj "Billable".
Det här enkla diagrammet visar hur många fakturerbara timmar varje person har registrerat. Det ger dig dock inte mycket sammanhang när det gäller vad som var den fakturerbara utnyttjandegraden. Låt oss lägga till ett annat mått i det här diagrammet - "Tidrapporter: tid". Nu kan du snabbt se hur stor andelen fakturerbara timmar var av alla timmar som registrerades av en viss person.
Nu ska vi lägga till en tabell i rapporten som gör det möjligt för oss att beräkna fakturerbara nyttjandegrader för alla anställda.
Som standard är en ny tabell som läggs till i rapporten organiserad efter projekt. Du kan ändra den inställningen genom att klicka på "gruppering" och byta ut personer mot projekt i dra-och-släpp-redigeraren. Om du inte behöver se uppgifterna uppdelade per dag kan du ta bort dem från grupperingen. Klicka på "Apply" för att spara den här grupperingen.
När du ändå håller på kan du gå till mätvärden och avmarkera de onödiga kolumnerna (bokningar, tillgänglighet, semester). Vårt förslag är att lägga till en kolumn för tidtabellstaggar: fakturerbar. För närvarande bör din tabell se ut så här:
Det är i princip samma information som du hade i stapeldiagrammet som vi tidigare har skapat. Det skulle vara bra att lägga till utnyttjandegraden uttryckt som ett procentvärde i tabellen. Du kan göra det genom att klicka på "Metrics", sedan "Add Custom" och sedan "Add Custom Calculation Field". Fakturerbar användning är inte ett mått som beräknas som standard i Teamdeck eftersom inte alla organisationer använder tidtabellstaggar, men vi kan skriva in en användningsformel och skapa ett anpassat mått.
Utnyttjandeformeln lyder enligt följande:
(Fakturerbara timmar/Alla tidrapporter)*100
Klicka på "spara och tillämpa" - du kommer att se en ny kolumn i din rapport. Här kan du se dina anställdas utnyttjandegrad.
I vårt fall finns det ett par teammedlemmar som har mycket hög fakturerbar användning. Det är tydligt att de flesta av deras timmar går till kundarbete. Å andra sidan har vi också några resurser vars utnyttjandegrad är 0%. Det kan vara så att deras jobb inte gäller fakturerbara tjänster, så vi borde inte förvänta oss att de loggar fakturerbara timmar.
En sista sak vi kan göra för att göra hela rapporten ännu mer insiktsfull är att ändra formeln i tabellens "total"-rad. För närvarande är det summan av värdena i alla rader. Även om det är användbart för de två första kolumnerna, säger det oss inte så mycket om kolumnen "Fakturerbart utnyttjande". Ett medelvärde skulle vara mycket bättre. Lyckligtvis kan vi enkelt beräkna det. Klicka på den här cellen och skriv:
= average(nested(Grupp: Personer, Anpassade formler: Fakturerbart utnyttjande))
Observera att Teamdeck kommer att ge dig förslag när du börjar skriva in variablernas namn. Klicka på enter för att se resultatet. Nu vet vi att den genomsnittliga fakturerbara nyttjandegraden för vårt team är 53,05%
Att övervaka teamets prestationer är ett utmärkt tillfälle att upptäcka områden som kan optimeras för att gynna organisationen. Dina anställda kommer också att uppskatta att du håller ett öga på deras användning - de vill ju inte bli överarbetade.
Om du känner att Teamdeck skulle kunna vara ett användbart verktyg för ditt team, ge det definitivt ett försök. Du kan registrera dig för en provkörning själv eller boka ett samtal med Aniela, vår expert på kundframgång. Vi hjälper dig gärna att få ut mesta möjliga av den här appen och avsevärt förbättra ditt företags projekt- och resurshanteringsprocesser.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...