Tidrapporter får sällan särskilt mycket positiv uppmärksamhet bland anställda. Visserligen lever de ofta upp till sitt dåliga rykte: ingen gillar att skriva under en massa papper bara för att "bevisa" att de har lagt ner en viss mängd arbetstid. Men å andra sidan kan tidrapporter vara till stor nytta för både chefer och medarbetare.
Vad kommer du att lära dig av den här artikeln:
Låt oss börja med den aktuella frågan:
Enkelt uttryckt: hantering av tidrapporter är en metod för att övervaka och analysera anställdas tidrapporter och tidrapportering (registrerade arbetstimmar). Det kan också handla om att vidta olika åtgärder, t.ex. att beräkna de anställdas löner eller fakturera kunden baserat på dessa tidrapporter.
Arbetstiden brukade sammanfattas på ett pappersark, därav namnet tidrapport. Numera är det mycket mer populärt med tidrapporter online, även om det finns flera alternativ även här: från enkla kalkylblad till AI-drivna programvaruverktyg.
Som jag nämnde i början av den här artikeln är tidrapporter ökända för att vara ganska impopulära bland anställda. Låt oss dyka in i det här ämnet och försöka besvara en fråga som ofta ställs:
Inte nödvändigtvis, men det finns definitivt fall där tidrapporter är ett fullständigt slöseri med tid som i hög grad kan bidra till människors missnöje med sin arbetsplats.
Historiskt sett har tidrapporter varit ett sätt att bevisa att människor faktiskt har utfört sitt arbete. Det är där saker och ting blir problematiska. För det första kan detta lätt skapa en kultur där människor känner att deras tidrapporter är viktigare än effekterna av deras arbete. Det känns inte bra att behöva bevisa att man har arbetat eller att man är så noga övervakad (och tidtagen) av sina chefer.
Det ger inte heller människor incitament att bli mer effektiva på jobbet. Varför ska man leta efter en bättre lösning om man bara kan logga mer tid i tidrapporten (och eventuellt få mer betalt)?
Därmed inte sagt att det nödvändigtvis är dåligt att betala per timme, inte ens i projektsammanhang. I den här texten går vi inte in i detalj på hur man använder tidrapporter för att fastställa sin månadslön, men vi förstår att det är ett viktigt användningsområde för företag som t.ex. arbetar med frilansare. Det är därför vi har skapat en separat guide för beräkning av lönesumma för anställda.
Slutligen är människor väldigt dåliga på att komma ihåg hur mycket tid de faktiskt har lagt ner på att arbeta med något. Det är därför som det är närmare att skriva fanfiction än att samla in tillförlitliga data när man fyller i tidrapporter i slutet av veckan eller, ännu värre, månaden.
Sammantaget kan vi konstatera att tidrapporterna har liten effekt om inte:
Den senare aspekten är något som är värt att betona eftersom många team fortfarande förlitar sig på enkla kalkylblad för att göra jobbet (de flesta företag har tack och lov gått vidare från faktiska pappersark). Det är ett steg i rätt riktning eftersom ett onlinedokument enkelt kan uppdateras och nås av flera teammedlemmar om det behövs, men det är fortfarande ett ark som måste fyllas i, vilket inte är det mest praktiska att göra.
Kontrollera detta gratis pdf till excel-omvandlare om du fortfarande gillar kalkylblad.
Moderna tidsregistreringsverktyg för anställda levereras ofta med start/stopp-indikatorer som kan slås på och av med ett klick. Andra erbjuder sändare som automatiskt registrerar in- och utstämpling.
Ur ett ledningsperspektiv är en annan viktig aspekt att programvara för tidrapporteringsprojekt är ihopkopplad med en verktyg för hantering av ledighet. Människor måste kunna registrera både sin arbetstid och sin fritid, annars kan det sluta med att du oroar dig för tomma tidrapporter för någon som bara är på semester.
Om du använder en programvara som också fungerar som teamets schema får du ett extra värde genom att du kan jämföra den planerade arbetstiden med den registrerade. Datadrivna projektledare kan använda denna insikt för att utvärdera hur projektet fortskrider och om något bör justeras.
Det är bara ett exempel på hur hantering av tidrapporter kan stödja PM:s i att leverera sina uppgifter, men det finns fler. Faktum är att jag kommer att ägna nästa avsnitt åt idéer om hur du kan använda ditt teams tidrapporter för att gynna teamet och projektet.
Ett måste för företag som arbetar med tid- och materialavtal. Eftersom du fakturerar dina kunder för den arbetsinsats som ditt team lägger ner på projektet kan du helt enkelt använda deras tidrapporter som underlag för din faktura. Många resurshanteringsverktyg låter dig exportera tidrapporteringsdata eller dela dem externt.
Att analysera teamets tidrapporter är ett utmärkt tillfälle att dyka djupare in i data och identifiera förbättringsmöjligheter. Många tidrapporteringsprogram erbjuder en möjlighet att tagga registrerade tidsposter med fördefinierade kategorier eller lägga till kommentarer till dem. På så sätt kan du analysera hur mycket tid ditt team lägger på icke-fakturerbara aktiviteter. Visst, en hel del av det är förmodligen väl motiverat, men du kanske också ser oroande mönster. Vad kan det vara? Ett överflöd av möten kan vara en röd flagga. Människor som ägnar mycket tid åt administrativa uppgifter kan vara ett annat. Det kan visa sig att en investering i verktyg för samarbete eller kunskapsdelning kan spara pengar i det långa loppet. Teamets moral kommer också att gynnas av en mer robust process.
Historiska data, t.ex. tidrapporter, kan också användas för att förutse rekryteringsbehov. Genom att titta på siffror från tidigare år eller månader kan företag upptäcka trender som sannolikt kommer att inträffa igen. En av Teamdecks kunder uppmärksammat att anställda med specifika färdigheter är mer efterfrågade under vissa månader. Läs hur du gör din egen tidrapport för prognostisering av personalresurser här.
Ibland är det ganska enkelt att upptäcka svårigheter i ett projekt genom att bara titta på de registrerade tidrapporterna. Det kan till exempel vara så att folk börjar ta ut en massa övertid för att hinna leverera nästa milstolpe.
Det är dock en bra idé att regelbundet jämföra teamets registrerade tid med det uppskattade schemat. På så sätt kan du upptäcka eventuella inkonsekvenser innan de leder till missade deadlines.
En annan viktig sak att tänka på när det gäller hantering av tidrapporter är att tidrapporter kan inte ersätta regelbunden kommunikation med ditt team.
Siffrorna ger dig information om att något händer. Men för att förstå "varför" måste du diskutera saken med projektteamet. Inte nog med att du kan gå till botten med problemet, det är också ett bra sätt att bygga upp en arbetsplatskultur där medarbetarna faktiskt blir lyssnade på och respekterade. På så sätt är det mindre sannolikt att de behandlar tidrapporter som ett nödvändigt ont som hänger över deras huvuden.
Tidrapporter Enbart tidrapporterna kommer inte att berätta allt du behöver veta om teamets effektivitet eller arbetets kvalitet, men de kan ge viktiga signaler som projektledarna kan agera utifrån. Genom att skapa en medveten och transparent policy för hantering av tidrapporter, som stöds av öppen kommunikation med ditt team, kan du hålla dina projekt under kontroll och samtidigt upprätthålla en hög medarbetarnöjdhet.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...