Ledarskap på deltid: Tips för att hantera deltidsanställda och frilansare

Gig-ekonomin är på frammarsch. Under de senaste 5 åren, 3,7 miljoner nya frilansare dök upp enbart på den amerikanska marknaden. Den här trenden kommer sannolikt att fortsätta att vara stark, eftersom deltidsarbete är särskilt populärt bland yngre anställda. Enligt en undersökning från Upwork 2018 är 42% av de amerikanska arbetstagarna mellan 18 och 34 år frilansare. 

Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:

• Om rollen som programvara för resurshantering i hanteringen av deltidsanställda
• Hur man korrekt gör deltidshantering för att ge företaget framgång

Att hantera deltidsanställda och frilansare är en vanlig företeelse inom IT-sektorn. Gig-ekonomin blir allt vanligare i alla branscher, IT är fortfarande frilansarnas högborg, där 33% av arbetstagarna anger gig-arbete som sin primära eller sekundära inkomstkälla. 

Det är därför inte konstigt att IT-projektledare regelbundet får i uppgift att leda team som består av medarbetare med olika arbetsscheman. Även om det kan ses som en utmaning finns det flera beprövade metoder för att göra det enklare och mer effektivt att hantera deltidsanställda. 

Observera att denna artikel fokuserar på den dagliga ledningen av medarbetare, t.ex. att leda en projektgrupp. För att överhuvudtaget kunna anställa deltidsanställda måste hela företaget vara förberett kultur- och processmässigt. 

Låt oss nu fokusera på vad du som chef kan göra för att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö för dina deltidsanställda medarbetare. 

Upprätta några grundregler

En del människor ser regelstyrning som ett tecken på en stelbent ledarstil. I själva verket mår dock medarbetarna själva mycket bättre i en transparent arbetsmiljö, där tydliga förväntningar uttrycks. 

Se till att diskutera följande aspekter av deltidsanställda medarbetare:

• Alla företagsövergripande policyer som berör ditt team.
• Vilken är deras roll i projektet? Vilka andra ingår i teamet?
• Huvudsakliga kommunikationskanaler.
• Återkommande möten som de bör delta i (personligen eller offline).
• Förväntad tillgänglighet (bör den överlappa med teamets arbetstider?)
• Hur lång tid i förväg ska deras schema planeras?
• Arbetsrapportering och tidrapportering - hur ska de följa upp sitt arbete?

Genom att diskutera sådana saker i förväg kan man undvika eventuella missförstånd längre fram.

Förstå schemat för deltidsanställda

För att kunna hantera deltidsanställda måste du veta när de är tillgängliga och hur länge. Det är viktigt att skapa en tillgänglighet/resurskalender där dina medarbetare kan ställa in sina arbetstider. Beroende på ert avtal kan de fylla i det själva eller be om ditt godkännande av deras schema först. 

Deltidsanställdas tillgänglighet är en del av Teamdecks kalender. Personer med fasta deltidsscheman kan ställa in regler för att upprepa sin återkommande tillgänglighet.

Det finns ytterligare en aspekt när det gäller att förstå din anställdes schema. Deltidsanställda arbetar deltid av en anledning. Vissa vill ha mer tid för sina sidoverksamheter eller personliga angelägenheter. Vissa lever på det här sättet, ett tag eller längre, för att de måste; andra - för att de vill. Ändå - flexibla scheman och hjälpsamma programvara för resurshantering eller system för hantering av anställda bli en immanent del av ett företag.

Det kan vara bra att förstå din medarbetares situation (utan att vara alltför nyfiken, vill säga) och i vilken utsträckning deras schema är flexibelt. På så sätt vet du att du inte ska boka in ett samtal som kan störa deras andra arbetsuppgifter.

Upprätthålla en optimal arbetsbelastning

Att veta vem som är tillgänglig och när gör resursplanering mycket enklare. Nästa steg är att planera deras arbetsuppgifter på ett sätt som matchar deras kapacitet och ditt projekts behov. 

Visst, du bör se till att planerade bokningar inte överstiger din medarbetares tillgänglighet, men det är bara halva jobbet. Den andra delen är att gå igenom projektplanen och undersöka eventuella beroenden mellan den deltidsanställdes uppgifter och resten av teamets arbetsuppgifter. Du vill inte hamna i en situation där hela teamet väntar på en tillgång som kommer att förberedas av en frilansande designer om ett par dagar. Du förväntar dig förmodligen inte heller att den designern ska arbeta på sin fritid (om du inte har fastställt att det är okej för dem att lägga in några extra timmar).  

När projektet väl är planerat måste du övervaka den faktiska arbetsbelastningen av dina teammedlemmar (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Det är lättare för personer som arbetar på kontoret, men för deltidsanställda som arbetar på distans kan det vara svårt att upptäcka tecken på under- eller överutnyttjande (läs mer om resursutnyttjande). Det är därför du har nytta av att använda verktyg och tekniker som ökar medarbetarnas synlighet. Tidrapportering för anställda, om de genomförs på rätt sättär en sådan teknik. Den gör det möjligt för chefer att förstå den verkliga arbetsbelastningen för sitt team. Medarbetarna, å andra sidan, känner att deras ansträngningar uppmärksammas. 

Tidrapporter hjälper projektledare att förstå den faktiska användningen av deras team. Övertid kan lätt upptäckas tack vare de röda staplarna.

På Teamdeck anser vi att optimal arbetsbelastning är en av tre grundpelare för ett lyckligt team (de andra är öppenhet och balans mellan arbete och fritid). När alla tre är uppfyllda kan du förvänta dig att alla dina anställda, inklusive deltidare och frilansare, kommer att vara nöjdare med sin arbetsplats. 

Gör dem till en del av ditt team

Även om dina medarbetares arbete är minutiöst planerat och tillräckligt analyserat måste du ändå få dem att känna sig som en del av teamet om du vill att projektet ska gå smidigt. 

Det finns många sätt att skapa en känsla av kamratskap bland dina teammedlemmar: från isbrytande spel till teamretreats. Du får dock inte glömma att inkludera dina deltidsanställda i själva projektets livscykel. De bör känna till alla uppdateringar och vara en del av de beslut som fattas av teamet. 

Om det hålls projektövergripande möten eller workshops, se till att alla är tillgängliga för att delta. Det verkar ofta som om frilansares och deltidsanställdas tid är för dyrbar för att läggas på möten: man kan alltid informera dem efteråt. Om så är fallet kanske mötet inte behövs överhuvudtaget och det är bättre för fler i teamet att bara få en uppdatering om det. Att ha personer med varierande tillgänglighet i sitt team kan faktiskt ha en positiv inverkan på teamets effektivitet. 

På tal om effektivitet, försök att använda verktyg som stöder asynkront samarbete. När du anlitar frilansande grafiska formgivare eller illustratörer för att producera visuella tillgångar för ditt varumärke vill du vanligtvis granska deras arbete. Genom att använda programvara för personalhantering med online-korrekturfunktioner, som ProofHub, kan du enkelt påpeka eventuella förslag direkt på det granskade materialet. Frilansare som du arbetar med kommer snabbt att kunna förstå din feedback utan att behöva gå fram och tillbaka via e-post eller telefon. Det är också extremt användbart för att hantera fjärrteam. 

Vi har frågat Vartika Kashyap, Proofhubs CMO, om vikten av att hantera medarbetare som arbetar på distans:

Utan ProofHub hade fjärrteam sina data utspridda över flera plattformar - de brukade hantera förfallodatum och uppgifter via e-post, chatta med en annan plattform, få uppdateringar på telefon, feedback på mönster var förvirrande och brukade gå vilse i långa e-posttrådar, och det fanns ingen enda plats för arbets- och prestationsöversikt. ProofHub samlar alla verktyg som team, chefer och kunder behöver under ett och samma tak. Alison Dalziel från Localise Hon beskrev även hanteringen av fjärrteam utan ProofHub som "hundar och katter". "ProofHub har löst vårt problem med att stödja projekt på distans", tillade hon.

Är du redo att börja hantera deltidsanställda på ett effektivt sätt?

Att leda deltidsanställda skiljer sig inte så mycket från att leda ett team av heltidsanställda, särskilt inte när det gäller distansanställda heltidsanställda. I båda fallen kommer man långt med smidig kommunikation, ömsesidig förståelse och en dos empati. 

När det gäller frilansare och deltidsanställda måste du dock vara extra uppmärksam, eftersom många problem kan gå obemärkta förbi. Det är lätt att missa en överarbetad medarbetare om de inte arbetar på kontoret och deras timmar inte registreras. Se till att du använder olika sätt att öka medarbetarnas synlighet, så att du alltid har koll på deras aktuella situation.