Hem " Blogg " Project Resource Management 101: Guide för projektledare

Om du frågar dig själv vad resurshantering är, så har du helt rätt. När du leder ett projekt hanterar du inte bara de uppgifter som krävs för att leverera det. Hur du planerar, organiserar och hanterar ditt team har en betydande inverkan på projektets framgång. Det är inte konstigt att det kan göra verklig skillnad på arbetsplatsen att följa bästa praxis för resurshantering. 

Vad kommer du att få med den här artikeln:

Varför är projektresurshantering viktigt?

Eftersom vi vill belysa kärnan i projektresurshantering måste vi introducera en liten bit akademisk konversation som syftar till att upplysa om de termer som är relaterade till vårt huvudämne.

Men det finns också en annan anledning till dessa meningsskiljaktigheter. Utan en tydlig förståelse för de viktigaste elementen och faktorerna som utgör projektresurshantering utsätts alla beslut för en större risk för fel. Fel som är relaterade till processerna inom projektet eller till och med till valet av programvara för att öka hanteringen av projektresurser.

Hantering av projektresurser
Den del av projektresurshanteringsprocessen [Källa: Teamdeck-programvara].

Att ha en helhetsbild gör att du inte går vilse i labyrinten av begrepp och oklara kopplingar mellan kunskapsområden som i grunden stöder projektledning.

Från projekt, projektledning, till projektresurshantering

IT-projektledning, marknadsföring projektledning, projektledning inom fastighetsbranschen, eller projektledning för kreativ byrå - Men oavsett vilken bransch du sätter in i ordet "projektledning" så är faserna, processerna och stegen i stort sett desamma. Men innan du får veta mer om det måste en liten introduktion göras. 

Som vi vet lär sig människor snabbare när de ser bilder eller exempel - något kan fångas av sinnena, med ögonen i första hand. Så - innan vi utsätts för många frågor om innebörden av varje term i de definitioner som presenteras nedan - låt oss börja med fantasifulla och lätt anpassningsbara exempel som tillhör projektledningsfamiljen.

Att börja med mindre komplexa saker och ta kortare tid:

De projektresurser som behövs för att projektet ska bli framgångsrikt hanteras av en erfaren resursansvarig
Detta 17-åriga projekt, värt $59 miljarder kronor, är 595 fot högt, 131 fot brett och mer än 7.600 fot långt, med 32 huvudturbiner som producerar el. Kostnaderna? Kraven för varje uppgift? Tidslinjer? Scheman? Ett antal personer och kompetenser inblandade?

Sammanfattningsvis, när du tänker "projekt" måste du ha en bild av hur många människor, färdigheter, underleverantörer, verktyg och arrangemang som projektet innehåller. Hur många resurser, beroenden, små steg och en miljon uppgifter och scheman är inblandade för att slutföra varje illustration av projektet?

Vi fortsätter med vårt ämne och det är dags att gräva ner sig i definitioner. Så låt oss börja med något som är lättare att ta till sig. Låt oss föreställa oss att du pratar med barnet och vill beskriva för honom vad som är meningen med projektledning. I ett sammanhang som detta kan du enkelt ansluta dig till definitionen från projectmanager.com:

Projektledning är en disciplin som handlar om att planera, genomföra och avsluta projekt.

Den ovan nämnda förståelsen ser projektledning som en process och delar upp den i 3 steg. Naturligtvis innehåller var och en av dem några andra grupper av element, processer, uppgifter och - alltid underskattade, alltid oförutsägbara - utmaningar relaterade till var och en av dem.

Men det är en mycket förenklad version av projektledningens livscykel - för det är så specialisterna benämner processen. Den mest populära är versionen med 5 faser. Dessa faser har utvecklats av PMI och omfattar idé och initiering, planering, utförande, prestanda/övervakning och projektavslutning.

Projektresurshantering är helt enkelt korrelerat med projektgruppspositioner
5 faser i projektledningsprocessen (projektledningens livscykel). Med den här visualiseringen framför ögonen kan du föreställa dig områden där ett projektresurshanteringssystem kan hjälpa till med

Men den här definitionen tar inte upp frågan om vem. För att säga det specifikt - en människa, en specialist och dennes kompetens, erfarenhet eller mognad.

Enligt samma PMI som vi ofta nämner här, erbjuder de en definition som belyser något bakom varje projekt. Det handlar om människorna, från projektledare till projektentreprenörer och arbetsstyrkan i det berörda projektet. Människor som schemalägger men också som väljs ut för att delta i något skede av projektet och tilldelas uppgifter.

För att återge deras ord handlar projektledning om att använda specifika kunskaper, talanger, färdigheter, anordningar, verktyg, metoder, processer och tekniker för att leverera något av "värde till människor".

Som vi ser handlar det här mer om kompetenser (även mjuka kompetenser), om att ha information och förmågan att omsätta den kunskapen i praktiken. Eller - för att använda en fras hämtad från, låt oss säga, ett motivationsbibliotek - att omvandla tänkande till handling och få saker gjorda.

I sammanfattningen av detta kapitel använder vi Association for Project Management institutes förslag. Det är inte det mest smärtfria att komma ihåg, eller ens att förstå projektledningsdefinitionen, men efter att ha läst vad som står ovan kan det vara lätt att föreställa sig vad författaren hade i åtanke. Men här är något vi inte håller med om. Ändå är det så:

Projektledning är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål i enlighet med projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har slutliga leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget.

Några ord om kommentarer. Vi ser vissa likheter med de förslag som lagts fram tidigare, så det är inte så mycket mer att säga om det. Det som är nytt är den begränsade tiden och budgeten samt acceptanskriterierna. Om vi börjar med det sista har din kund vanligtvis vissa förväntningar på vad han vill se i slutändan, hur det ska fungera och hur det ska hjälpa till att lösa hans utmaningar. Han kan inte acceptera resultatet av ditt arbete. Och vad händer då?

Men det är svårt att göra en motsägelse - acceptanskriterier kan göra att ett projekt varar längre än vad som antagits. Men vi kan inte hålla med om påståendet att budget och tid är de villkor som gör att projektledning kvalificeras som projektledning.

Begränsade tidsramar och budgetar är det som skiljer projektledning från vanlig ledning [Skärmen ovan = översikt över tidsrapportering för flera uppgifter via ett projektresurshanteringssystem].

Alla vet att de två sista aspekterna som en ordförande, chef eller beslutsfattare måste ta hänsyn till i ett projekt är den tidigare nämnda tiden och budgeten - eftersom de inte är obegränsade. Men den enda avkastningen på investeringen, den förväntade avkastningen under den förväntade tiden, har störst inverkan på affärsbeslut än någon annan faktor. Och ur många företags synvinkel är pengar den grundläggande delen av verksamheten. För om du har tillräckligt med pengar behöver du inte fatta förhastade beslut och vänta på vad konkurrenterna ska göra i kampen om nästa kund.

Om vi håller med om det sista påståendet, kan vi inte hålla med om påståendet att projektledning är något annat än "management", vilket indikerar att den viktigaste faktorn som skiljer dem åt är att projektledning har en slutlig leverans och en begränsad tidsperiod, till skillnad från management som är en pågående process.

Vi är inte säkra på om det bara fungerar på det sättet. Är affärsmålet att ha många kunder, särskilt många kunder som gör att verksamheten kan drivas? Behöver verksamheten löpande kommunikation med potentiella kunder? Genomför marknadsavdelningen i rätt tid mindre uppgifter eller större projekt för att förbättra kommunikationen, antalet webbplatsbesökare och antalet leads? Behöver de personer som ansvarar för marknadsföring och kommunikation inte en gång i månaden eller några gånger per år informera om resultaten? 

Svaret på frågan Varför är en projektresurshantering

Förstår du nu vikten av projektresurshantering?

Förstår du nu hur viktigt det är med projektresurshantering? [Källa: Årsrapporten "The State of Project Management", Wellington 2020].

Vad är projektresurshanteringens roll?

Du har redan lärt dig mycket om projektledning, så du behöver inte lära dig mer. Vi vet också redan var alltid att hitta bland 5 faser i projektledningens livscykel plats för projektresurshantering.

Det är för den lysande stjärnan i vår undersökning - projektresurshantering. Vi vet redan vad ett projekt innebär. Så, vilka resurser är det?

Tack vare APM:s kunskapsbasNär vi talar om resurser vet vi att resurser är något brett - som människor (och deras kompetens), men också som pengar, maskiner, material, teknik och allt annat som behövs för att leverera det förväntade resultatet. Man kan också säga att en resurs är allt som krävs för att slutföra en uppgift eller ett projekt.

Ur många företags perspektiv, särskilt tjänsteorienterade företags, handlar resurshantering naturligtvis om människor. Människor och deras färdigheter.

För dem är projektresurshantering:

(...) anskaffa, fördela och hantera de resurser, såsom individer och deras kompetens, ekonomi, teknik, material, maskiner och naturresurser som krävs för ett projekt. Resurshantering säkerställer att interna och externa resurser används effektivt, i tid och enligt budget.

Det är inte riktigt den enklaste definitionen som någonsin gjorts, på grund av dess tvetydiga termer, så det kan vara ganska bra för en akademisk avhandling. Men inte på den här bloggen. På Projectmanager.com får vi veta det på ett enkelt sätt. Utan att prata om kvalitet, krav och förväntningar som kommer från intressenter, eller till och med tid och budget.

Resurshantering är processen för att planera, schemalägga och fördela resurser för att slutföra ett projekt.

Översikt över rapport om teamutnyttjande - ett exempel på mätning av människors arbete [källa: Teamdeck - programvaran för projektresurshantering]

God resurshantering leder till att rätt resurser finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för rätt arbete. Och resurshanterarens roll är att - omformulera APM:s ord - identifiera de resurser som krävs (medarbetare med relevant kompetens och erfarenhet) för att leverera arbetet, som en del av planeringen, och bestämma när resurserna kommer att behövas, genom schemaläggning.

Som vi ser är definitionerna i stort sett likartade - bortsett från hur de presenteras. Om vi försöker jämföra definitioner av projektresurshantering kommer vi att bli mer upplysta genom att se vad de alla tillsammans har gemensamt. Nåväl:

För att sammanfatta diskussionen hittills är projektresurshantering - utan tvekan - det mest krävande och utmanande elementet i projektledningsprocessen. Dess roll - generellt sett - handlar om att planera, organisera, kontrollera och mäta människors arbete. 

Projektresurshantering är - för att uttrycka det enkelt - att använda de begränsade resurser som står till förfogande på effektivast möjliga sätt. Eller - för att uttrycka det som det verkligen är - att använda maximalt tillgängliga resurser - som tidigare identifierats och kontrollerats för lämpliga färdigheter - för att slutföra ett projekt inom förväntad tid och med förväntat resultat.

Mellan resursschemaläggning, resursallokering och projektresurshantering

För att undvika en alltför lång inledning måste du vara medveten om att de tre ovannämnda termerna för vissa projektledare och akademiska företrädare uppfattas som separata och att var och en av dem har sin egen betydelse.

Men för vissa människor betyder resursschemaläggning och resursallokering samma sak, och båda är en del av något större - resurshantering. Men bland många källor om vårt ämne kan man också hitta definitioner som föreslår att man likställer "resurshantering" och "resursschemaläggning" (ta en titt på Wikipedias definition). Så det är dags för några förklarande ord.

Planera resurshantering som inkluderar resurskapacitet och resursförfrågningar

Vi är överens med Saviom - vår konkurrent på marknaden för system för projektresurshantering - om att:  

Resursallokering, även kallat resursschemaläggning, innebär att resurser identifieras och tilldelas olika aktiviteter under en viss period

På ett ögonblick kan man se att denna definition också kan behandlas som en definition av resurshantering. Är det inte så? I den här artikeln försöker vi ändå upprätthålla den ordning enligt vilken projektresurshantering och hela dess process innehåller schemaläggning och allokering som sina delar.

Vi skulle kunna fortsätta diskussionen om att definiera nyanser, men det är inte målet. Syftet med det här kapitlet är att ge dig en bredare bild av de terminologiska överväganden och utmaningar som är förknippade med den aktuella termen.

 

KPI:er, utmaningar och en användbar roll för programvara för projektresurshantering

KPI:er för projektresurshantering 

A. Uppskattade respektive faktiska timmar som den anställde arbetat

Följer projektet planen - det är en fråga som ständigt dyker upp i varje projektledares huvud. Jämförelsen mellan ett antaget uppskattat värde (t.ex. antalet timmar som en anställd måste lägga på en uppgift) och de faktiska spårbara timmarna är ett sätt att kontrollera framstegen. Tack vare den här metoden kommer du att kunna upptäcka tidiga tecken på projektförseningar och göra vissa förändringar under det pågående projektet eller i framtiden.

Mätetal för resurshantering

 

 

B. Beräknad kontra faktisk kostnad per teammedlem (avvikelse i resurskostnad)

Kostnader som genereras av ett teams arbete är en annan faktor som tvingar projektledare att tänka intensivt. Bra system för hantering av projektresurser gör att du kan tilldela tim- eller till och med dagspriser till var och en av teammedlemmarna och spårning av projektkostnader rapporter baserade på dem och ditt teams tidrapporter.

 

C. Fakturerbara respektive icke-fakturerbara timmar

Fördelningen mellan icke-fakturerbara och fakturerbara timmar i projekt hjälper till att spåra företagets lönsamhet. Kontrollera hur många timmar dina medarbetare lägger på aktiviteter som möten, administrativa uppgifter etc.

D. Resursutnyttjande / Medarbetarutnyttjande

Resursutnyttjande är ett av de viktigaste nyckeltalen som följs upp i företag. När allt kommer omkring vill du inte att ditt team ska vara överbokat eller överarbetat. Och - i annat fall - ingen ska vara utan uppdrag. Det finns 2 sätt att beräkna resursutnyttjandeoch du bör använda dem i två olika faser av projektets livscykel.

 

Utmaningar som uppkommer under projektresurshanteringsprocesser

A. Brist på enkel tillgång till resursernas kompetens och resurspool

Ju fler projekt, desto fler anställda är inblandade. Ju fler medarbetare, desto svårare är det att snabbt hitta lämpliga medarbetare till ett projekt. Ett tillräckligt bra system för resursplanering i projekt är till för att hjälpa till att hitta resurser med förväntade färdigheter, mognad, erfarenhet, kompetens, plats, kostnadsprofil, tidszon etc. 

 

B. Översikt över prestanda för saknad resurs

Att mäta produktiviteten är fortfarande den största utmaningen i företag - både i nya företag och i företag med lång tradition. Arbetstidsanalys - både produktiv och icke-produktiv, spårning av medarbetarnas tid för särskilda uppgifter - är ett sätt att optimera arbetet och göra tids- och budgetprognoser. 

 

 

C. Konflikter i schemaläggningen

Konflikter i schemaläggningen är inte något sällsynt ens i ett mycket välorganiserat företag. Särskilt i programvaruhus, reklambyråer och andra serviceinriktade företag där även ett fåtal projektledare arbetar letar man efter lämpliga resurser. Systemet för hantering av projektresurser varnar för överlappande bokningar och - ur medarbetarens perspektiv - överbokning.

 

D. Otillräcklig planering av resurskapacitet
Genom att planera resurskapaciteten kan man undvika förseningar i sista minuten. Kapaciteten definierar de resurser som finns tillgängliga för att ta sig an en specifik uppgift.

Projektledningsverktyg behövs för att effektivt hantera projektuppgifter och projektarbeteOm du har levererat ett projekt i tid och inom budget är du på rätt väg. Många organisationer misslyckas med att beskriva resurskapaciteten i den inledande projektfasen, vilket gör det svårt att planera resursallokeringen.

Resurskapaciteten kan analyseras med hjälp av resursspårning. Tack vare några allsidiga verktyg för resurshantering med projekthantering kan denna utmaning underlättas.

Beroende på teamets storlek, företagets profil och den projektledningsmetodik du använder kan du välja mellan en mängd olika verktyg för resurshantering. I början kan du till och med använda ett enkelt kalkylblad för att göra det (även om jag skulle råda dig till något annat, eftersom kalkylblad kan bli ineffektiva när ditt företag växer).

För att sammanfatta detta kapitel, helst en ordentlig verktyg för resurshantering bör bestå av ett schema (t.ex. i form av ett enkelt resurskalender vy), dina resursers tillgänglighet, deras aktuella bokningar och tidrapporter.

Anpassade kategorier eller taggar är också användbara eftersom de gör det lättare att navigera till de resurser du behöver för tillfället, filtrera vyn efter specifika roller eller projekt etc.

Slutligen kanske du vill välja ett verktyg med ett integrerat rapportavsnitt, där du enkelt kan använda de data du samlar in för att analysera teamets arbetsbelastning, projektbudgetareller ROI för företaget.

Ju mer omfattande (men ändå tydlig) översikten är, desto bättre insikter kan du dra av den.

 

Vilket projekt är resursansvarig involverad i? Vilka är hans beroenden?

Projektresursledarens roll och ansvarsområden

Från betterteam.com - företaget inom HR-branschen:

Resource managers hjälper projektledare med personalplanering och personalallokering. De avgör företagets kapacitet att tillgodose projektens personalbehov, fördelar personal till projekt och anställer nya medarbetare. De kan också hantera löneutbetalningar och utbilda personal.

För att bättre visualisera huvudrollen i det här kapitlet - resursplaneraren - kan vi använda en jämförelse. Jämförelsen baseras på den förenklade skillnaden mellan resurschefer och projektledare. Projektledare arbetar alltså på projektnivå - de samordnar en grupp projekt (oftast kopplade till varandra) eller bara ett projekt. De ansvarar för att projektteamet slutför projektet. Medan Resource Managers arbetar på företagsnivå. De väljer ut, fördelar och matchar resurser med rätt kompetens till olika projekt.

Resurshanteringsplanen är uppenbarligen en viktig del för att fullt ut hantera interna och externa resurser

Föreningen för projektledare genom munnen av Kirsten Bird föreslår en sådan betydelse av vår stjärna.

Projektmedarbetaren måste identifiera de resurser som krävs för att leverera arbetet, som en del av planeringen, och bestämma när resurserna kommer att behövas, genom schemaläggning.

Det vi vill betona extra mycket är den första delen där det står "Måste identifiera...". Varför är det så viktigt? Först och främst, men inte det viktigaste, eftersom det är utgångspunkten. När man talar om resurshanteringsaspekter, belyser man oftast schemaläggning av dess kärna. Här ser vi vad som är grunden för bra schemaläggning - en mjuk kompetens, särskilt ett bra öga och känsla för människor.

Nu är det dags för Resursansvarigs ansvarsområden:

Omfattning av kunskap som projektresursansvarig är beroende av

Kunskapsområden som anges i Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Strategier för hantering av projektresurser

A. Tilldelning av resurser

Med hänsyn till dina medarbetares kompetens och tillgänglighet bör du ha en lista med medarbetare som är redo att tilldelas ett projekt. När du har en lista med medarbetare som redan har valts ut för att delta i projektet kan du boka dem i det verktyg du väljer.

Resurshanteringsplan antar hur projektresurshantering är viktigt för att styra resurser som behövs för att slutföra uppgifter

Som resursfördelning är processen att göra det mesta av de resurser du har, bör du sedan spåra deras prestanda och utnyttjande. Den här aspekten av personalhantering hjälper dig att undvika under- eller överutnyttjande och att förebygga utbrändhet bland de anställda.

Andra fördelar med resursfördelning är bland annat:

B. Utnyttjande av resurser

Du håller ett öga på hur mycket arbete som utförs av dina mänskliga, tekniska, mekaniska och andra resurser, samtidigt som du håller ett öga på hur många timmar de lägger ner. Du kommer att vara särskilt bekymrad över resurser som är "underutnyttjade" eller "överutnyttjade" (overallokering).

C. Utjämning av resurser

Om du kan justera projektschemat så att det håller projektets deadline kan du använda resursutjämning. För att ändra ett schema med hjälp av resursutjämning delar du upp eller slår samman aktiviteter enligt resursernas tillgänglighet, så att det inte finns några under- eller överutnyttjade projektgruppsmedlemmar.

D. Prognostisering av resurser

En resursansvarig som gör sitt jobb bra och som kan sina siffror kan med rimlig säkerhet förutse hur mycket arbete hans team kan utföra under en viss tidsperiod. Det gör att teamet och företaget kan förbereda sig och planera för kommande åtaganden på ett korrekt sätt.

 

Planering på hög nivå och hantering av projektresurser

Nu när du vet vad resurshantering är behöver du skapa en plan. Och inte vilken plan som helst - för att effektivt kunna hantera resurser i flera projekt måste du ha en övergripande plan för varje projekt.

Planering på hög nivå

Planering på hög nivå är en projektledares syn på sin:

Inom projektresurshantering hjälper en plan på hög nivå till att besvara frågan: "Vilka roller behöver jag för att framgångsrikt kunna leverera ett projekt i tid och inom budget?"

När du skapar en plan på hög nivå behöver du ännu inte göra en detaljerad lista över alla uppgifter. Istället behöver du inkludera:

Med en plan på hög nivå får du en bättre överblick över dina resursers kapacitet och projektets omfattning.

Resursplanering 

Med en plan på hög nivå får du en helhetsbild av vad som krävs för att leverera ett projekt. Vi har också redan sagt att det hjälper dig att förstå vilka roller du behöver för att genomföra det. Men hur exakt identifierar du dessa roller innan du tilldelar dem det nya projektet?

Enligt den standard som utarbetats av det internationellt kända Project Management Institute, PMBOK®, resursplanering är "att bestämma vilka resurser (människor, utrustning, material etc.) och vilka kvantiteter av varje resurs som ska användas för att utföra projektaktiviteter".

Använda en arbetsfördelningsstruktur, beräknad varaktighet eller historiska data kan du avgöra:

När du har tagit fram en lista över medarbetare som du kan boka utan att orsaka schemakonflikter är du redo att tilldela dem till ditt projekt.

Effektiv planering av framtida projekt som ett grundläggande mål för planering av projektresurser

Genom att ha planer på hög nivå för alla projekt du driver och en uppfattning om hur du använder dina resurser för tillfället, känner du till din kapacitet och företagets pipeline.

När ditt företag vinner nya projekt kan du nu snabbt svara på följande frågor:

Onboarding av projekt som en del av effektiv hantering av projektresurser

Introduktion av projekt är en viktig del av effektiv resurshantering. Presentera för dina medarbetare vilka mål och resultat som gäller för det projekt de ska arbeta med. En sådan strategi kommer att öka transparens i projektet och hjälpa dig att bygga förtroende hos ditt team som PM.

Denna del av processen består av 4 steg:

Tekniker för projekt- och resursplanering

Använd resursplanering för att anpassa projektets tidslinje, tillgängliga resurser och omfattning. Det är avgörande eftersom det berättar exakt när du kommer att behöva vissa resurser så att du kan planera dina bokningar i enlighet med detta. Kom ihåg att hålla ett öga på resurstillgängligheten när du tilldelar personer till projekt.

Det finns flera tekniker för projektplanering du kan använda:

A. Kritisk väg-metoden

Den Kritisk väg-metoden (CPM) är en teknik som används för att fastställa den längsta möjliga tid som projektet kommer att ta att slutföra. Genom att lista alla uppgifter och kategorisera dem som kritiska och flytande kan du beräkna tidslinjen och markera beroenden mellan uppgifterna.

För att skapa ett uppgiftsflöde med hjälp av CPM-metoden behöver du:

B. Teknik för utvärdering och granskning av program

Teknik för utvärdering och granskning av program (PERT) är en metod som liknar CPM, men den använder en viktad genomsnittlig tidsåtgång i stället för uppskattningar för att beräkna möjliga tidsramar.

Med hjälp av PERT måste du också skapa en lista över uppgifter med beroenden mellan dem, inklusive milstolpar och beräknad varaktighet för varje uppgift. Baserat på den informationen kan du uppskatta projektets tidslinje med tre olika konfidensnivåer:

För att kunna skaffa de resurser som krävs för att slutföra projekten måste en resursansvarig ha djup kunskap

C. Snabbspårning

Fast-tracking är en enkel schemaläggningsteknik som används av projektledare för att avgöra vilka uppgifter som kan hanteras samtidigt. Genom att känna till projektuppgifternas inbördes beroenden vet du vilka jobb som kräver att andra uppdrag utförs i förväg. På samma sätt kan du lista uppgifter som, åtminstone delvis, kan överlappa varandra så att du kan påskynda projektets leverans.

D. Kraschar

Om snabbspårning inte har resulterat i önskad tidsbesparing kan du använda dig av crashing-tekniken. Det är dock förenat med en kostnad, eftersom du måste lägga till tid för att påskynda projektet. Det gör man t.ex. genom att lägga till betald övertid - då blir projektkostnaden högre men man kan ändå hålla tidsfristen.

 

Mätning och rapportering

Baserat på de data du samlar in genom att implementera resurshantering, t.ex. medarbetarnas bokade tid, tidrapporter och tillgänglighet, kan du mäta deras prestationer och andra affärsmått.

Mätning av resursutnyttjande

Mäta resursutnyttjandet genom att följa en enkel formel:

Resursutnyttjande = Upptagen tid / Tillgänglig tid

Oavsett om du använder ett kalkylblad eller ett resurshanteringsverktyg kan du använda det för att jämföra bokningar med tillgänglighet. Det resulterande måttet visar om du använder dina anställdas tid effektivt, eller om de är över- eller underutnyttjade.

På samma sätt kan du använda det här måttet för att jämföra fakturerbar tid med medarbetarnas registrerade arbetstid. På så sätt kan du avgöra om du använder dina resurser på ett produktivt sätt.

 

Beräkning av projektets budget

När du samlar in uppgifter om bokningar och tidrapporter kan du beräkna budgeten för ditt projektockså. Du kan till och med använda dem för att följa budgeten under hela projektet och se om du håller dig inom den beräknade kostnaden eller inte.

Du kan t.ex. jämföra bokningar med tidrapporter för att se om den registrerade arbetstiden motsvarar dina uppskattningar eller inte. Om du sedan känner till dina anställdas timpriser kan du beräkna den faktiska kostnaden för den tid de har lagt ned på projektet för att fastställa den faktiska budgeten.

Du kan använda ett kalkylblad för att göra det, men det är mycket mer praktiskt att använda ett resurshanteringsverktyg med Rapporteringsfunktioner.

Börja hantera dina team mer effektivt redan idag - använd ett resurshanteringssystem

Projekt resurshantering sparar pengar. Även om det kan verka komplicerat vid en första anblick är det inte så svårt när man väl har förstått det. Gör det till en del av ditt teams projektledningsprocess och använd alltid rätt resurser vid rätt tidpunkt. 

Du kan bespara dig själv en hel del arbete genom att implementera ett resurshanteringssystem. Teamdeck är ett exempel på ett sådant programvara för hantering av projektresursersom kombinerar resursplanering, tidsspårning, ledighetshantering och anpassade rapporter. Med hjälp av detta verktyg kan du enkelt lägga till bokningar, registrera tidsposter, hantera och justera kalendern och beräkna mätvärden som du väljer ovanpå dessa data.

Vill du vara en effektiv resursförvaltare? Letar du efter gratis resurser för projektledare? Vill du veta varför företag väljer Teamdeck som deras e-postlösning för projektresurshantering? Du vet fortfarande inte varför projekt resurshantering är viktigt?

Letar du efter ett system för hantering av projektresurser?

Relaterade inlägg

Tilldela resurser och hantera projektplanering med verktyg för kapacitetsplanering
Projektledning

Planering av resurskapacitet i projektledning

Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...