Hur kan ditt företag dra nytta av att använda en app för spårning av anställda?

Vart tar tiden vägen? Använder dina medarbetare sin arbetstid på ett effektivt sätt? Med hjälp av en app för medarbetarspårning kan du spåra alla dina medarbetares aktiviteter, få detaljerade rapporter och mäta teamets övergripande resultat. Dessutom ger spårningsappen effektiv kommunikation.

Rollen för spårning av anställda

Spårning och övervakning av anställda är inga nya begrepp, men de blir alltmer populära. Statistiken visar att mer än 78% av företagen använder olika verktyg och metoder för att övervaka personalen. Det finns ett starkt samband mellan övervakning av arbetsplatsen och företagens framgång. Stanford University har genomfört forskning bland 16.000 arbetare och funnit att prestationerna ökade med 16%. Dessa siffror säger mycket om vikten av övervakningsverktyg för att spåra anställdas aktivitet och ett effektivt arbetsflöde.

Några studier och fakta om övervakning av anställda 

• Enligt en studie från Massachusetts Institute of Technology och data som rapporterats av Gartner ökar antalet anställda som känner sig bekväma med övervakning snabbt. Statistiken visar att det var 10% år 2015, 30% år 2019 och 4 av 5 (79%) år 2022.

• En undersökning av digital.com som genomfördes av över 1250 arbetsgivare visade att 60% av företagen med distansanställda använder programvara och verktyg för övervakning, medan 17% funderar över det.

• Företagsrapporter visar att övervakningsverktyg är direkt kopplade till företagens tillväxt och vinster och kan spela en stor roll i marknadsplaner och budgetering.

Varför använder entreprenörer en programvara för spårning av anställda? 

Med hjälp av denna typ av programvara kan du hålla reda på arbetstiden som investeras i varje uppgift och i hela projektet som helhet. På så sätt blir uppföljningen av arbetstiden så transparent, korrekt och objektiv som möjligt.

En sak som är nödvändig för att övervakning av anställda gör det utan att kränka de anställdas integritet. Vissa medarbetare upplever etiska problem när det gäller övervakning. Låt oss se att nya lösningar gör INTE kränka dina anställdas integritet. Studier visar att spårning av anställda är en nyckel till produktivitet. Förutom att de ger en effektiv användning av ens tid löser de många komplexa frågor på arbetsplatsen, inklusive:

• Ankomst sent på morgonen
• Dåligt hanterade personalscheman
• Dålig prioritering
• Frekventa avbrott
• Slöseri med tid på jobbet

Det är bevisat att även 20 minuters avbrott kan minska produktiviteten, skapa stress och orsaka fler fel. En annan studie visar att 89% av de anställda slösar bort tid på jobbet varje dag. Om vi tar dessa totala siffror kommer det att kosta mycket för ditt företag.

Skälen till att företag använder sig av övervakning är dess starka inflytande på verksamheten, i form av tid, pengar, kvalitetsarbete, effektiv projektledningetc. Du kan också få insikter i dina aktiviteter, t.ex. vilka uppgifter som tar upp mest av din personals tid, så att du kan planera projektbudgetar i enlighet med detta.

Att hantera anställda är inte helt enkelt. Varför komplicera det mer när du bara kan använda ett övervakningsverktyg? Prova en app för medarbetarspårning som hjälper dig att upptäcka orsakerna till dåliga prestationer. Genom att samla in värdefulla insikter med ett av dessa verktyg kan du nå ut till varje teammedlem med data, inte gissningar.

Genom att få bättre information om medarbetarnas arbetsvanor kan du förbättra dina affärsprocesser och ge dem realistiska mål. Genom att följa upp och hantera medarbetarna når företagen sina mål dubbelt så snabbt som de företag som inte regelbundet följer upp sina anställda.

Diskutera vanor med dina medarbetare och förbättra deras övergripande prestationsnivå. När du håller reda på alla aktiviteter som dina medarbetare gör under arbetstid kan du göra dem mer produktiva. Med mer exakta data kan du sänka kostnaderna och minska överbemanningen. Du kan förbättra teamets övergripande prestationer och hålla dig inom budgeten.

Funktioner för spårningsapp

Några av de viktigaste funktionerna för övervakning av anställda är

• Du kan automatiskt synkronisera tidrapporter med webbgränssnittet i realtid.
• Arbetsgivarna kan genomföra många aktiviteter som syftar till att öka transparensen, engagemanget och säkerheten i företaget.
• Spåra och öka medarbetarnas övergripande prestationer och produktivitet. Få insikt i hur medarbetarna använder sin tid och håll dig uppdaterad om deras dagliga aktiviteter.
•  Spårning av aktivitetsnivå, upptäckt av driftstopp och mycket mer.

Hur kan ditt företag dra nytta av att använda spårningsappar?

Spårning kan vara ett problem om du försöker göra det manuellt. Som tur är kan ditt fjärrteam logga sina timmar med en övervakningsapp och samtidigt tillhandahålla arbetsbevis.

De flesta företag behöver hålla koll på sina medarbetares arbetstid. Programvara för övervakning gör detta enkelt. Låt oss göra en djupdykning i några andra viktiga fördelar för ditt företag:

• Automatisk timstyrning: Det finns inget behov av att spåra manuellt längre.
• Förenkla rapporteringen: Borta är dagarna med manuell rapportering, spårningsprogram gör det enkelt att köra
• Upptäck medarbetarnas positiva förmågor: Övervakning och spårning av anställda hjälper till att ta reda på mer om dem. Du kanske har fullständig information om deras bakgrund, men enbart erfarenhet räcker inte. Kontinuerlig övervakning håller dig informerad om deras personlighet och färdigheter. Är de pålitliga? Hur väl utför de sina uppgifter? Värdesätter de kommunikation?

Det finns viktiga steg att ta reda på. Varje medarbetare är unik. Att upptäcka deras beteende i olika projekt och situationer ger dig en övergripande uppfattning om vem du kan räkna med. Några positiva förmågor som du kan ta reda på är tillförlitlighet, problemlösningsförmåga, lagarbete, deadlineorientering, detaljorienterade färdigheter, engagemang och mycket mer. Alla dessa är viktiga tillgångar för företagets framgång.

• Välj ut problematiska områden: Ett meningsfullt verktyg för övervakning ger dig viktiga insikter och större säkerhet i verksamheten. Idag lever vi i en ständigt föränderlig affärsmiljö där relevans är högsta prioritet. Tekniska innovationer och uppgraderingar medför olika problem för varje område, medan övervakning av anställda håller dig informerad om uppdateringar och förändringar och hjälper dig att fatta mer välgrundade beslut för smidig prestanda. 

Granska ditt företags genomförande och du kommer att se att saker och ting varierar från det förflutna. Vad kan du göra för att åstadkomma önskade förbättringar? Att hålla sig informerad och flexibel för snabba förändringar och tillväxt. Övervakning hjälper till att ta itu med problem i tid och tillhandahålla bästa möjliga lösningar.

• Upptäcka hackning: Den cybersäkerhet riskerna växer. Att integrera olika lösningar för att upptäcka hackning är av stor vikt eftersom en hög andel av företagen är mycket oroade om cybersäkerhetsrisker. Medan övervakning av anställda hjälper till i olika affärsaspekter, är de också effektiva lösningar för att upptäcka hackeraktivitet.

Med övervakning av anställda kan du observera användarnas beteende och kolla upp aktiviteterna och se till att anställda inte använder misstänkta länkar eller aktiviteter som kan riskera privata eller känsliga uppgifter. Naturligtvis finns det inget 100% idiotsäkert sätt att upptäcka en hackerattack, även om det ökar chanserna.

• Få hjälp att må bättre Projektledning: Övervakning kan bli din kraftfulla managementlösning i linje med verktyg för projektledning och hjälpa dig att uppnå dina projektledningsmål. Många projekt misslyckas på grund av bristande förståelse för behov, övervakning och utvärdering. 

Effektiv övervakning hjälper dig att hålla koll på uppdateringar, ge kontinuerlig feedback på genomförandet av uppgifterna, utvärdera framgången och medarbetarnas beteende samt bidra till ytterligare beslutsfattande. Här bör dina övervakningsmål omfatta spårning, granskning, kommunikation och rapportering av prestationerna. Om du gör det på ett strategiskt sätt kommer du att kunna uppnå bättre resultat och hantera alla uppgifter i tid och inom budget.

• Spara tid och pengar: Produktivitetsmått är sammanflätade med alla företags intäkter och vinst. Hur en anställd presterar har en direkt inverkan på projektets framgång. Övervakning bidrar till att öka produktiviteten på flera sätt. Statistik visar att företag som börjat använda förbättrade övervakningsstrategier har en 13-procentig prestationsökning. De koncentrerar mer tid på projektet, snarare än på andra aktiviteter.

Att följa upp produktivitetsmått kan påverka medarbetarnas fortsatta framgångar i företaget. När du tar kontroll över din personalstyrka känner de sig mer produktiva och kan hålla projektets deadlines och koncentrera sig bättre på arbetets kvalitet.

• Mer kontroll för fjärrprojekt:

Covid-19-pandemin har fört med sig en ny trend för företagen. Distansarbete är inte något nytt, men för de flesta branscher var det en ny erfarenhet. 57% av de anställda som arbetar 100% på distans hävdar nu att de sällan eller aldrig arbetat på distans tidigare. 

Pandemin har medfört nya verktyg och tekniker för effektiv övervakning. Med hjälp av dessa verktyg kan företagen ge sina anställda bättre möjligheter till balans mellan arbete och fritid. Övervakningen bidrar till att öka distansmedarbetarnas produktivitet med cirka 27%, de får bättre koncentrationsförmåga, klarar deadlines i tid och mycket mer. Det här är en helt ny möjlighet att förbättra både privat- och yrkesliv.

• Starkare relationsbyggande: Övervakningsverktyg och -tekniker är inte främst utformade för att spåra anställda. De är nyckellösningar för att bygga goda relationer med dina anställda. Om du t.ex. använder avancerade programvarulösningar får du bättre utrymme för kommunikation och diskussioner, vilket bidrar till att utveckla bättre färdigheter.

Att dela med sig av idéer om projekt och åsikter bidrar till att stärka relationer och engagemang. Det är bevisat att engagerade medarbetare är mer produktiva och ger bättre fördelar för alla företag.

• Hålla företagets policyer på rätt spår: Det är viktigt att ha en väldefinierad företagspolicy. Genom att använda effektiva verktyg och strategier blir det lättare att hantera policyer och rutiner, vilket är avgörande för en sund företagskultur. Genom att följa upp medarbetarnas beteende kan du göra relevanta ändringar i policyer och genomföra förbättringar.

Från policyer för trakasserier till skydda viktiga dataoch undvika cyberattacker: korrekt övervakning säkerställer efterlevnad av lagar, förordningar med mera. Det handlar dock inte bara om att minska de anställdas misstag, utan också om att utveckla en stark strategi för problem på arbetsplatsen.

•  Matcha medarbetare med rätt arbetsuppgifter: Det kan vara stor skillnad mellan de fysiska och intellektuella egenskaperna hos dina medarbetare. En bra medarbetare ska dock värderas högt. Med hjälp av uppföljning kan du bättre förstå dina anställda och ta reda på skillnaden mellan framgång och misslyckande.

En del av ett framgångsrikt företag är att förstå sina medarbetares styrkor och svagheter. Detta är avgörande när du fördelar arbetsuppgifter. Genom att ta reda på mer om deras färdigheter kan du anpassa jobbet till medarbetarnas förmåga och få bättre resultat.

De bästa sätten att hålla reda på arbetet för ditt företag

Glöm inte att övervaka ditt arbete för att få ut så mycket som möjligt av det:

• Diskutera arbetsvanor. Ditt team kan ha arbetsvanor som inte stämmer överens med ditt företags uppdrag. Diskutera dessa vanor med dem så att de kan förbättra sig, men gör det med respekt. De kanske inte inser hur mycket tid de slösar bort.
• Fastställa nya standarder. Du kan använda de nya uppgifterna för att fastställa vilka standarder som ska gälla för ditt team.
• Ny analys av tidsplaneringen. Avgör om dina deadlines är rimliga nu när du vet hur mycket tid dina medarbetare lägger på att arbeta med projekt.
• Håll dig produktiv. Håll koll på tiden endast när det är nödvändigt. Att ägna tid åt att titta på instrumentpanelen i realtid kan försämra prestandan.

Varför kontrollerar arbetsgivarna sina anställda?

Manuell kontroll är nästan omöjlig och innebär slöseri med tid. Med ett system för prestationsstyrning kan det vara enklare än du tror att leda ett team. De kan användas effektivt för att underlätta dagliga arbetsuppgifter inom alla arbetsområden: från marknadsföringsbyråer till IT-supporttjänster. Så du kan prova övervakningsappar och dra nytta av fördelarna:

• Produktivitetsökningar - Team som använder övervakningsprogram har sett en produktivitetsökning på upp till 80%.
• Den bästa kommunikationen - Avblockera kommunikationslinjer med en förbättrad förståelse för ditt teams arbetsdag.
• Teameffektivitet - Att slutföra projekt snabbare innebär att du sparar pengar för ditt företag. 

När du använder ett personalövervakningssystem på alla datorer i ditt företag innebär det att du strävar efter att skapa en enda organisation där alla utvärderas objektivt och lika. Effektiva medarbetare får bonusar och befordringar, medan slöfockar får en reprimand. Detta skapar en atmosfär av rättvisa och transparens. Det blir mycket lättare för chefer och ledare att fokusera på huvuduppgifterna och göra sig av med rutinerna.