Har du någonsin känt att du har allting klart för dig när du startar ett nytt projekt? Jag menar mål, syften, leveranser, ett team och ett schema. Men så kommer det en oväntad förändring som förstör din noggrant förberedda plan.
Om så är fallet med dig, få inte panik. Med dessa tips för flexibel planeringkan du justera dina planer och vara beredd på förändringar.
Innan jag går in på det vill jag berätta varför det är viktigt att introducera en flexibel metod för projektledning är så viktigt.
Flexibel planering ger cheferna möjlighet att planera teamets arbetsbelastning och resurser mer exakt samtidigt som du driver flera projekt. Ofta finns det många variabler som inte kan förutsägas - särskilt i Utveckling av programvara eller Byrå miljö. Det kan påverka din projektbudget, tidslinje och sist men inte minst - deadline. Flexibel projekt- och resursplanering hindrar cheferna från att hålla fast vid gamla planer och låter dem agera i enlighet med alla oförutsedda förändringar.
Vill du ha fler experttips om projektledning? Kolla in vår GRATIS checklista för sprintplanering nu!
Genom att bedöma externa beroenden kan du upptäcka sådant som du inte kan kontrollera.
Två exempel på yttre påverkan är naturligtvis tid och pengar - som du normalt tar hänsyn till när du att uppskatta ett projekt-men även händelser som nationella helgdagar eller sjukfrånvaro för dina anställda.
Om du ställs inför beroenden som ligger utanför din kontroll, försök att kontrollera dem för att få bästa möjliga resultat. Händelser som nationella helgdagar är till exempel något som du enkelt kan kontrollera i förväg, vilket föreslås av PMI enligt PMI:s lista:
Nyligen har vi listat gemensam utmaningar inom resurshantering. Här är några av dem:
Du borde kunna lista alla dina tillgängliga medarbetare och sedan välja ut dem som passar bäst för ditt projekt. Men vad händer om några av dem blir sjuka eller bestämmer sig för att sluta? Finns det personer som kan ersätta dem? Om inte, finns det någon möjlighet att anlita någon annan, t.ex. en frilansare?
Om du känner till dina begränsningar kan du tänka ut olika scenarier och hitta lösningar på dem i förväg: :
Du kan också skapa en WBS (Work Breakdown Structure) för att lista alla aktiviteter i projektet och tilldela möjliga risker till var och en av dem.
Ett annat sätt att upptäcka potentiella risker är att titta på historiska data. Gå helt enkelt igenom dina tidigare projekt och undersök de utmaningar du har ställts inför. Utvärdera sedan om det finns en chans att de kan uppstå även i det här projektet och förbered åtgärder.
Som förberedelse inför projektet har du förmodligen skapat en övergripande plan med projektmål och beroenden.
Vad du också bör göra är att planera täta uppdateringar av din kunds prioriteringar, så att du kan kontrollera att det inte finns några potentiella förändringar i ditt schema.
På så sätt försäkrar du dig om att du är på samma sida med din kund och att planen ligger i linje med deras förväntningar.
Genom att granska alternativa scenarier kan du hantera ditt projekt med större tillförsikt.
Undersök först projektets kritiska väg, som är en uppdelning av alla uppgifter och beroenden mellan dem. Hitta kausala beroenden och uppgifter som är avgörande för projektets leverans. Hitta sedan de uppgifter som kan flyta, vilket innebär att en förändring i leveransen av dem inte påverkar projektets övergripande framgång eller försämrar dess tidslinje. I många projektledningsverktyg kan du märka upp uppgifter, vilket gör det lättare att hålla reda på den kritiska vägen.
Genom att beskriva de mätbara åtgärderna och milstolparna och sedan lägga till flytande uppgifter kan du se hur möjligt det är att ändra ordningen på uppgifterna eller jonglera med resurserna om det behövs.
Genom att hålla täta möten med ditt team och din kund kan du hålla dig uppdaterad och upptäcka risker och utmaningar när de uppstår. Inkludera dessa möten i din plan innan projektet startar och meddela ditt team och din kund när och hur de kommer att hållas.
Vilka möten bör du inkludera?
Scrum-möten som daily, sprint planning, sprint retrospective och sprint review är avsedda att hålla dig informerad om projektets framsteg. Dessa möten hjälper dig också att lära dig om eventuella hinder som ditt team har stött på, så att du kan agera på dem och hitta lösningar på problemen.
Möten med kunden ger dig möjlighet att hålla dem informerade om hur arbetet fortskrider, men också att få deras feedback, som du kan ta med direkt, i stället för att behöva göra om arbetet senare.
Att skapa en projektplan i förväg betyder inte att du inte behöver revidera den senare.
Flexibel planering innebär att du kan ha en projektplan på hög nivå på plats, men också hur man justerar den, övervakar den med avseende på risker och utmaningar och förbättrar den när det behövs.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...