Idéer för ett effektivt dagligt Scrum-möte

Att hålla ett dagligt Scrum-möte är en tradition som många team följer. Vissa av dem ser konkreta resultat av dessa möten, medan andra kämpar för att hålla farten uppe. Kanske tillhör du en av dessa grupper eller så kanske du inte ens organiserar dagliga standups för ditt Scrum-team. Idag ska vi försöka visa dig hur du kan komma igång med eller förbättra ditt teams Daily Scrum.

Låt oss börja med att hänvisa till Scrum-guidesom är en bra källa till information om allt som har med Scrum att göra, inklusive Scrum-möten. Där definieras Daily Scrum som ett "15 minuter långt tidsbegränsat evenemang för utvecklingsteamet. Daily Scrum hålls varje dag i sprinten. Vid det planerar utvecklingsteamet arbetet för de kommande 24 timmarna."

Om man tittar på den här definitionen verkar Daily Scrum-mötet ganska enkelt. Subtila detaljer kan dock få dina teammöten att spåra ur och förvandla dem till improduktiva statusuppdateringar. För att gå till botten med detta börjar vi med att sammanfatta målen för dessa dagliga möten.

Vill du ha fler experttips om projektledning? Kolla in vår GRATIS checklista för sprintplanering nu!

Vad är målet med det dagliga Scrum-mötet?

Daily Scrum är en möjlighet för ditt team att:

• Inspektera framstegen mot sprintmålet. Detta bör vara fokus för teamets standups: var befinner vi oss i förhållande till den aktuella sprintmålsättningen?
• Synkronisera aktiviteter och planera de kommande 24 timmarna. Var uppmärksam på det, för du kommer snart att se att detta mål för ett Daily Scrum-möte ofta försummas och att man istället fokuserar på det arbete som redan har utförts.
• Identifiera hinder som kan stoppa arbetets gång. På papperet är det bra att teammedlemmarna får möjlighet att gå igenom problemen varje dag. Det ger alla ett försprång och en chans att ta itu med dem innan de eskalerar. I verkligheten tenderar vissa team tyvärr att ignorera den här delen av Daily Scrum-mötena.
• Eliminera andra möten. När du lägger upp en plan för de kommande 24 timmarna på 15 minuter sparar du mycket mötestid. Se till att kolla in vår guide till effektiv möteshantering och lär dig hur du kan göra även dina möten utanför Scrum produktiva.
• Främja transparens och förbättra kommunikationen. Ett Daily Scrum-möte är ett utmärkt sätt för ditt team att få en tydlig förståelse för vad som händer i projektet. projekt och diskutera en strategi för att uppnå Sprint-målet.

Bör en Scrum Master vara närvarande under det dagliga Scrum-mötet?

Scrum masterns roll är att se till att varje teammedlem förstår syftet med dessa möten, men utvecklingsteamet ansvarar för att genomföra den dagliga standupen. Det här tillvägagångssättet bidrar till att främja teamets ansvarstagande och självorganisering. I slutändan, när teamet kan genomföra effektiva Daily Scrum-sessioner, behöver Scrum-mastern inte ens vara på plats under hela sessionen.

Hur skiljer sig ett Daily Scrum-möte från ett statusmöte?

Många Scrum-utövare betonar att det är viktigt att inte låta teamets Daily Scrum-möten förvandlas till statusmöten. Problemet är att många människor inte riktigt ser någon betydande skillnad mellan dessa två. Vi ska försöka reda ut det här.

När man tänker på statusuppdateringar (möten eller till exempel skriftliga rapporter om projektstatus) föreställer du dig förmodligen att du och ditt team rapporterar till någon, oavsett om det är en chef eller en kund. Och det är just det: under en daglig standup rapporterar inte ditt team till någon. Istället arbetar de tillsammans för att komma fram till en plan för de kommande 24 timmarna.

Ytterligare en skillnad mellan Daily Scrum och statusmöten är vad som diskuteras under dem. Statusuppdateringar är ofta sammanfattningar av vem som gjorde vad och vad som blev resultatet av denna åtgärd. Det är här som saker och ting kan bli lite oklara. När allt kommer omkring diskuterar deltagarna i ett Daily Scrum-möte också det arbete som utförts. Skillnaden är att det primära resultatet av dagliga möten inte bör vara en lista över saker som har gjorts utan en gemensam vision om hur Scrum-teamet kan arbeta under de kommande 24 timmarna för att uppfylla sina Sprint-mål.

Dessa skillnader kan verka små, men det finns en verklig fördel med att inte förvandla teamets dagliga standups till statusmöten. Håll dig till Scrum-guiden: dina möten kommer att bli mer effektiva. Dessutom kommer dina teammedlemmar att se värdet och delta aktivt.

Idéer för att optimera ditt teams dagliga scrum-möten

Även om varje Scrum-möte styrs av vissa regler finns det fortfarande gott om flexibilitet som du och ditt team kan dra nytta av. Vi har sammanfattat några tips för att optimera ditt teams dagliga Scrum-möten nedan. Vi har inte fokuserat på särskilda tekniker (plank daily standup, någon?), utan istället listat små saker som du kan tänka på för att göra ditt teams arbete mer effektivt.

• Se till att alla teammedlemmar förstår målen med det här Scrum-mötet. Om de inte vet varför de samlas varje dag kan saker och ting snabbt gå i statusmötets riktning. Förresten, samma råd gäller även för andra Scrum-möten: du kan läsa om vår idéer för retrospektiver här.
• Lita på ditt team. Återigen, ju mer du försöker kontrollera mötet, desto mer kan det kännas som en statusuppdatering. Låt dina teammedlemmar leda sina dagliga Scrum-möten. Låt dem ta fram en plan för resten av dagen.
• Uppmuntra människor att tala öppet om aktuella hinder. Vi har redan tidigare nämnt att vissa team inte känner sig bekväma med att dela med sig av de utmaningar de står inför. När du ser att framstegen mot sprintmålet inte är så smidiga som förväntat, men att folk ändå inte nämner några hinder, vet du att kommunikation och transparens bör förmodligen tas upp.
• Gå längre än de tre frågorna. Ditt team följer troligen formeln med tre frågor för sitt dagliga Scrum-möte (Vad gjorde jag igår? Vad ska jag göra idag? Finns det några hinder i vägen?). Det är ett pålitligt recept för att hålla saker och ting organiserade. Du behöver bara se till att människor inte bara stannar vid att svara på dessa tre frågor. När allt kommer omkring måste de fortfarande bestämma om det finns behov av några justeringar i deras plan. Annars är det här Scrum-mötet inte så annorlunda än en statusuppdatering. Du vet mycket väl vid det här laget att så inte bör vara fallet. Om du känner att det finns en viss "3-fråge-trötthet" bland dina teammedlemmar kan du krydda till det hela genom att ändra ordningen på frågorna eller omformulera dem något.
• Fokusera inte på att hålla alla upptagna. Deltagarna i ett Daily Scrum-möte kan känna att det finns ett visst stigma om de inte rapporterar att de arbetar med många uppgifter/är upptagna. Så ska det inte vara: prioriteringen är att uppnå Sprint-målet, inte att maximera allas kapacitet. Som personerna bakom en app för resurshanteringförstår vi vikten av att spårning av resursutnyttjandemen du kan justera det när du känner att arbetsflödet är effektivt, inte tvärtom.
• Inför en parkeringsplats för idéer som kommer upp under den dagliga standupen, men som inte är relevanta för det här Scrum-mötet. Ditt team har bara 15 minuter på sig att utvärdera framstegen och göra upp en plan för de kommande 24 timmarna. En konversation utanför ämnet kan få hela mötet att spåra ur. Med en parkeringsplats på plats kan folk gå vidare med mötet. Ni går inte miste om potentiellt viktiga idéer och kan diskutera dem senare.

Öka synligheten för dina teammedlemmar för att hålla dagliga scrum-möten effektiva

Det här ämnet förtjänar ett eget avsnitt eftersom vi hjälper företag att öka medarbetarnas synlighet varje dag. Vår programvara för resurshantering gör det möjligt att spåra vem som arbetar en viss dag och vem som är på semester. Deltidsanställda och frilansare kan ange deras exakta tillgänglighet, så att du vet att de är tillgängliga, till exempel mellan kl. 9.00 och 11.00.