Populariseringen av distansarbete har väckt många frågor om hur man hanterar ett team på distans, särskilt när det är internationellt. Ett sådant arbetssystem kräver ett helt nytt förhållningssätt och verktyg, samt att man gör nya prioriteringar. I dagens artikel presenterar vi 10 tips om hur man hanterar ett team som arbetar på distans från olika länder.
Covid-19 har förändrat sättet många företag arbetar på. Människor i slutna kontorsbyggnader ökade risken för att viruset skulle spridas, så ledningen var tvungen att hitta en lösning. Den visade sig vara distansarbete. Självklart uppfanns inte distansarbete i samband med pandemin, men det är först nu som företag har börjat implementera den här modellen i så stor skala. Vissa företag hade redan erfarenhet av att arbeta på hemmakontor. För andra organisationer var det däremot en helt ny utmaning som krävde en fullständig översyn av befintliga ledningsmönster.
Distansarbete innebär både nya möjligheter och nya problemmen ett väl genomfört system för fjärrtransformation kan ge ditt företag stora fördelar. Särskilt eftersom förmågan att arbeta på distans är ett mycket viktigt kriterium för att en organisation ska kunna vara konkurrenskraftig på marknaden. Enligt Growmotely-rapporten är så många som 97% av de tillfrågade medarbetarna vill inte återvända till kontoret på heltid. Detta visar hur viktigt det är att åtminstone delvis kunna använda hemmakontoret.
För arbetsgivaren innebär distansarbete dessutom många fördelar som är värda att ta hänsyn till. För det första - lägre kostnader för att driva företaget. Bara det faktum att när ditt team arbetar hemifrån behöver du inte hyra ett så stort kontor. Vissa företag har till och med helt slutat att ha ett kontor. Kostnaderna för att hyra ett sådant utrymme är trots allt mycket höga.
För det andra, anställda är mindre benägna att vara frånvarande. När de inte mår bra, men ännu inte är riktigt sjuka, föredrar de ofta att inte ta ledigt utan arbetar från sängen. Det är också ofta lättare för dem att avbryta arbetet en timme eller två när de har ett ärende att uträtta, medan de förmodligen skulle ta ledigt en dag om de arbetade hemifrån. En studie från Stanford fann också att anställda som kan arbeta hemifrån är 22% mer produktiva. 32,2% av de tillfrågade rekryterande cheferna bekräftade att produktiviteten hos distansarbetare har ökat.
Vill du ha fler experttips om projektledning? Kolla in vår GRATIS checklista för sprintplanering nu!
Självklart är modeller för distansarbete inte enhetliga utan beror på ditt företags behov och särdrag. Det är definitivt lättare för teknikföretag och internationella företag att skicka anställda till ett hemmakontor än det är för företag som bygger på manuellt arbete. Ta en titt på din organisation och bestäm vilken form som är bäst för dig: full fjärrstyrning eller kanske hybrid? Eller lämna valet till dina anställda - de vet trots allt var de arbetar bäst. Oavsett vilken modell du väljer kommer den här guiden att hjälpa dig att hantera ett team som arbetar på distans.
En av de största förändringarna för medarbetarna när de arbetar på distans är kommunikationen. På kontoret är det alltid lätt att fråga en kollega vid skrivbordet bredvid vem man ska vända sig till med en specifik fråga eller om någon för närvarande är ledig eller på semester. När man arbetar på distans kan det vara mycket tidskrävande att söka efter sådan information, särskilt i ett stort eller medelstort företag. Det är därför viktigt att använda ett system som gör detta enklare.
Till exempel kan funktionen Anpassade fält från Teamdeck (programvara för resurshantering), kan hjälpa dig att gruppera anställda efter de avdelningar de tillhör och de färdigheter de har. Detta är mycket användbart när du ska tilldela personer projekt och skapa rapporter. Det gör det också lättare att se vem som ansvarar för vad i företaget.
Tydligt definierade uppgifter och förväntningar är grunden för arbete i allmänhet. Men i fjärrstyrt läge blir det något avgörande. Det är svårt att beskriva hur mycket frustration, missförstånd och förseningar som kan bli följden av att inte ha ett tydligt definierat arbetsområde. Det är därför det är så viktigt att dina medarbetare vet exakt vad du kräver av dem, vad de måste göra och vilken deadline de har. Använd en shuffle-panel som uppdateras i realtid. På så sätt får varje medarbetare specifika uppgifter under en sprint. De vet exakt vad de har för ansvar och när du förväntar dig att de ska vara klara med en viss milstolpe. Det är ditt ansvar som chef att säkerställa tydlighet och öppenhet.
När du arbetar på distans måste du räkna med att förlora en del kontroll. Du kan inte hela tiden kontrollera vad dina anställda gör. Det är mycket viktigt att anställa personer som kan hantera sin egen tid och sina egna mål. Självständighet och förtroende är avgörande när man leder ett internationellt team som inte arbetar från ett kontor. Det är naturligtvis inte så att de anställda ska lämnas i fred och att du förlorar insikten i hur projektet fortskrider.
Du måste ge ditt team maximalt stöd och detaljerad information om de uppgifter som de måste slutföra. Att hålla reda på de viktigaste faserna i viktiga projekt är också mycket viktigt så att du vet vad som händer i företaget och om allt går enligt plan. Men om du försöker att ständigt övervaka varje del av ditt teams arbete kommer du inte alls att uppnå de önskade resultaten. Du kommer att slösa mycket tid på att kontrollera att alla gör vad de ska. Dina medarbetare kommer att känna sig frustrerade och kontrollerade, och deras inre motivation kommer att minska eftersom de inte känner att de är ansvariga för sitt eget arbete.
På kontoret kan du alltid fråga någon "har du tid för ett kort möte?". Eller bara komma in och presentera sitt ärende på 5 minuter. När teamet arbetar på distans blir ärendet mycket mer komplicerat. Särskilt när du har många anställda över hela världen och du inte kan styra deras tid under en hel dag, vecka eller månad. Detta är också mycket viktigt om du har anställda som arbetar i olika tidszoner eller på deltid.
I den här situationen blir det ännu mer komplicerat att hantera tillgängligheten. För att ditt företag ska fungera smidigt måste du känna till ditt teams tillgänglighet. Det hjälper dig att planera din kalender så optimalt som möjligt. Det är också här vårt verktyg kommer väl till pass. I Teamdeck-kalendern hittar du följande Tillgänglighet funktion.
Varje medarbetare kan när som helst fylla i sin tillgänglighet, vilket gör det enklare att planera arbetspass och möten. Du kan också lägga till en upprepad tillgänglighet i stället för att definiera den dag för dag.
När man leder ett team som arbetar på distans i olika länder är det också mycket viktigt att ta hänsyn till lokala helgdagar. Det är här som Organisatoriska enheter funktionen kommer väl till pass. Den gör att du kan gruppera ditt team efter plats och tilldela dem lämpliga helgdagar. När du vill schemalägga ett möte eller en uppgift för din medarbetare kommer kalendern på så sätt att ta hänsyn till vilket land de befinner sig i och vilka lokala helgdagar som gäller där.
Tidshantering för projekt - Har du någonsin hört det? Du kan inte hålla på och fråga varje teammedlem "har du gjort det än?", "när ska du göra det?", "kommer vi att klara deadline?". Det skulle vara helt ineffektivt även om du hade ett stationärt jobb, och än mindre när du har många anställda runt om i världen! Du måste ha ett system på plats för att hantera projekt och arbetsscheman.
När du samlar alla uppgifter och tidsplaner för långsiktiga projekt i en överskådlig panel blir det mycket lättare för dig att kontrollera att allt går enligt planerna och du kan bara engagera dig när det behövs. En sådan programvara för projektresurshantering sparar enormt mycket tid. Det garanterar också att du inte missar något, eftersom det automatiska verktyget kommer ihåg viktiga saker åt dig!
Detta råd är också viktigt när du arbetar stationärt, men när du arbetar på distans blir det avgörande eftersom du inte riktigt har några andra alternativ. Du kan inte övervaka allt som händer i ditt företag utan modern ledning och kommunikationsverktyg. Att införa dem i ditt företag är inte ens en fråga om val längre - utan dem kan du helt enkelt inte arbeta dagligen.
När man arbetar på distans är det viktigt att förbättra kommunikationen mellan teammedlemmarna. På kontoret räcker det ofta med e-post, för för varje liten sak kan du bara komma till ett annat skrivbord. När medarbetarna bor på hemmakontoret är e-post inte den bästa lösningen eftersom det inte är bekvämt för löpande, snabb och responsiv kommunikation. Överväg en snabbmeddelandetjänst som Slack eller Skype för att underlätta snabbt informationsutbyte mellan människor. När du arbetar i ett internationellt företag är möten ansikte mot ansikte en verklig sällsynthet, så du behöver ett bekvämt online-mötesverktyg. Zoom, Google Meets eller Microsoft Teams kommer att göra jobbet alldeles utmärkt. Som vi redan har nämnt är det också oerhört viktigt att hantera arbetet i ditt team. Tilldela uppgifter, kontrollera hur projekten fortskrider, sätta upp milstolpar och tidslinjer, skapa rapporter och hantera kalender och semestrar. Kolla vad verktyg som Teamdeck, Asana eller Jira kan erbjuda dig.
Det är svårt att upprätthålla känslan av att vara en del av ett team när man inte ens träffar sina kollegor. Känslan av främlingskap och ensamhet är en av de största nackdelarna med distansarbete och en stor utmaning för arbetsgivare. Det säger sig självt hur viktigt det är för medarbetarna och deras motivation att känna sig som en del av sitt team. Vi skrev lite mer om detta i denna artikel. Så hur tar man hand om teambuilding på rätt sätt när man leder ett fjärrteam som arbetar från olika länder?
Till att börja med måste du fokusera på det som du har tillgång till varje dag, nämligen onlinekommunikation. Det är till stor hjälp om hela teamet varje dag, åtminstone under en kort stund, har en Statussamtal. Där kan du diskutera pågående arbete och framsteg, men också fråga hur alla har det och hur de mår. Detta bidrar till att skapa en känsla av att ni har regelbunden kontakt. Det är också en bra idé att ha 1:1 möteninte bara med din chef utan även med andra personer på företaget. Du kan införa ett system som matchar medarbetare i slumpmässiga par och ordnar ett halvtimmesmöte där de kan lära känna varandra bättre.
Regelbundna möten med hela företaget är också mycket viktiga, där du kan diskutera större förändringar och prestationer. Chattar och kanaler, t.ex. på Slack, gör det också möjligt att hålla sig uppdaterad om vad som händer med andra personer på företaget. Det är också en bra idé att ha en mängd olika aktiviteter för de anställda, till exempel sport på nätet eller en bokklubb. När du har möjlighet är det också värt att ordna ett teambuilding-evenemang så att medarbetarna kan träffas personligen. Om du lär känna dina kollegor på det här sättet blir det lättare att bygga relationer senare, även om det bara är online.
Det finns en sak som kan vara varje chefs förbannelse och välsignelse. Skvaller. På kontoret räcker det ibland med att säga något till några få personer, och på ett ögonblick vet alla. Och det behöver inte handla om dåliga eller svåra ämnen, utan även om utvecklingsidéer, evenemang, nya medarbetare och andra aktuella ämnen. Att hantera ett team på distans kräver dock att du är mycket mer vaksam på om medarbetarna vet allt de borde veta.
På kontoret pratar man helt enkelt om saker under lunchen eller vid kaffemaskinen. När dina medarbetare är på hemmakontoret är det ditt ansvar att vara transparent och hålla dem informerade om alla viktiga saker. Ibland krävs det att man vänjer sig vid det och ändrar sina tidigare vanor. Du kommer säkert att behöva skriva e-post till hela teamet oftare och använda ett gemensamt chattrum. Men du kan vara säker på att det kommer att hjälpa dig mycket i ditt ledarskap om du håller teamet informerat om vad som händer i företaget. Det är mycket mer bekvämt att arbeta med människor som vet allt som händer. Dessutom kommer medarbetarna att känna sig som en del av företaget och bli mer intresserade av dess angelägenheter.
När alla medarbetare befinner sig långt bort, i olika länder och kulturella sammanhang, är det svårt att upprätthålla en känsla av gemenskap inom företaget. Se därför till att ditt företag har en egen personlighet och identitet. Skapa en sammanhängande kommunikation för ditt företag. Definiera vad som är viktigt för företaget, vilka värderingar det har och vad som är dess uppdrag. Låt dina medarbetare känna att de hör hemma på en plats som har sin egen karaktär. Det är viktigt att alla känner sig bekväma i företaget, så fråga dina medarbetare vad de tycker om företagets policy. Kanske har de några förslag eller insikter? Detta är mycket värdefullt. Särskilt när man arbetar på distans måste man involvera medarbetarna i utformningen av företaget och ge dem en känsla av att deras röst är viktig. Att vara en del av en grupp och en organisation ökar känslan av tillhörighet och motivation.
När ditt team arbetar från kontoret tenderar onboarding att följa ett liknande mönster. Under mötet med en nyanställd berättar du lite om företaget och vad du arbetar med. Sanningen är dock att medarbetaren får den mesta informationen om sina arbetsuppgifter, processer, arbetsflöden och allt annat som verkligen betyder något från sina kollegor genom att fråga om saker som stör dem. Med distansarbete finns det ingen sådan möjlighet. Medarbetarna kastas omedelbart in i nya ansvarsområden. Det är svårare att be om råd eftersom man inte alltid direkt vet vem man ska vända sig till. Vissa saker är också svårare att förklara på nätet. Även om naturligtvis nästan allt kan göras online och stödet från teamet är mycket viktigt. För att göra det så enkelt som möjligt för en nyanställd att acklimatisera sig är en utmärkt onboardingprocess mycket viktig.
Ordna möten med andra teammedlemmar som kan introducera den nya personen till olika aspekter av företaget. Du kan också ordna en frågestund med distansmedarbetarna som inte bara svarar på frågorna utan också ger en inblick i verksamheten. Försök att erbjuda en onlinekurs, till exempel på en plattform för e-learning. På så sätt kan den nyanställde alltid gå tillbaka till lektionerna tills han eller hon känner sig trygg på sin nya arbetsplats.
Att hantera ett team som arbetar på distans från olika länder är en stor utmaning. För att optimera en sådan arbetsmodell krävs det att du tar ett nytt grepp och gör vissa förändringar. Du kan dock vara säker på att om du tillämpar ovanstående tips kommer du snabbt att märka en förbättring i hanteringen av ditt fjärrteam.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...