Om du driver ett företag eller en startup kanske du vill hålla ett öga på alla detaljer. Om du anställer mjukvaruutvecklare, designers och projektledare är spårning av arbetstid förmodligen vad du gör dagligen. Det kanske inte är din favorituppgift på jobbet, det kan vara skrämmande och frustrerande, men i de flesta professionella tjänster har det blivit ett måste.
Tidrapportering gör det möjligt att hantera medarbetarnas produktivitet, övervaka den tid som läggs på en viss uppgift och i slutändan bidrar det till att bättre optimera den framtida fördelningen av arbetskraften i företaget.
Vad som är ännu viktigare är att det hjälper till att visa kunderna vad de faktiskt betalar för.
"Tidrapportering är en nödvändighet för yrkesverksamma som fakturerar per timme" - Fast Company
Det är i alla fall det främsta skälet till att göra det.
Studier har visat att företag som inte använder sig av tidshantering förlorar över $18.000 i genomsnitt varje år.
Om den implementeras på rätt sätt kan tidrapportering hjälpa ditt företag att bli mer effektivt och transparent gentemot både team och kunder, enligt Small Business Trends:
"Rätt programvara för tids- och projektrapportering kan hjälpa företag att förstå och redovisa sina medarbetares bidrag, trots de mer utmanande mått som dessa bidrag nu måste mätas med."
I bästa fall kan tidrapportering minska gissningar vid tilldelning av arbetskraft eller uppskattning av framtida projekt, vilket hjälper företaget att bättre planera budgeten.
Verkligheten är dock en helt annan, vilket framgår av McKinsey & Company:s rapport:
"I genomsnitt går stora IT-projekt 45 procent över budget och 7 procent över tid, samtidigt som de levererar 56 procent mindre värde än förväntat. Mjukvaruprojekt löper störst risk för överskridanden av kostnader och tidsplaner."
Så du kanske tänker nu:
Varför, om det är så nödvändigt att följa upp arbetstiden, säger du att det kanske inte är bra för mig?
Jag ska förklara det på en gång.
Många företag implementerar programvara för tidsregistrering av anställda bara för att göra det.
I sin "Project manager's guide to time tracking" tar Michał Bielak upp ett mycket viktigt fall:
"...om tidsregistrering inte implementeras på rätt sätt kan det leda till att dina anställda blir överväldigade och faktiskt inte ens blir lite mer produktiva."
Det här är en verklig fråga i utvecklarvärlden, väl uttryckt av Anne Dev i "Jag är en dålig utvecklare, det är den enda rimliga förklaringen". Han beskriver hur skrämd, rädd och till och med skamsen han var av appar för tidshantering han ställdes inför:
"Jag kände mig som skit och jag kände mig arg. Jag kände mig som en börda för mitt team. Och jag tyckte att det var skitsnack att jämföra fyra timmars lunch med en kund med fyra timmars kodning. Men hade de rätt om min underprestation? Eller förnekade jag mitt egenvärde och min produktivitet?"
Du kan se omfattningen av detta problem i de svar och kommentarer han fick på Medium och från Hacker News gemenskap. Andra utvecklare känner med honom eftersom de också har känt sig felbedömda när det gäller deras arbete och människor som inte förstår att mjukvaruutveckling är knepigt och inte alltid kan mätas i timmar eller jämföras med andra projekt.
Så hur får man ut det mesta av tidsregistreringen utan att samtidigt reta upp sina anställda?
Det bästa sättet är att undvika dessa fem vanliga misstag:
För många anställda är tidrapportering ett stort problem. De måste ägna extra tid bara för att fylla i tidrapporterna.
Det finns många mjukvaruverktyg för projektledare som Harvest eller Basecamp, men de kräver att användarna kommer ihåg att fylla i specifika formulär för att kunna spåra sina arbetstimmar. Sådana rapporter kan vara felaktiga, vilket jag kommer att utveckla om en stund, men de är också tidskrävande för de anställda.
Det finns dock verktyg för realtidsspårning som Toggl, som inte kräver att man fyller i några tidrapporter alls. Istället kan de anställda starta och stoppa spåraren när de behöver. Det gör att de faktiskt kan utföra sitt arbete och slipper en del frustration.
Vi är inte perfekta - låt oss erkänna det. Vi gör misstag, ljuger eller glömmer. Så hur kan tidrapportering som baseras på retroaktivt ifyllda kalkylblad vara korrekt?
En annan undersökning visar hur många saker vi inte räknar med när vi registrerar vår tid på jobbet, helt enkelt för att de inte kan faktureras: det handlar främst om e-post, möten eller kommunikation i ett team. Att inte räkna e-postmeddelanden leder till exempel till allvarliga penningförluster.
Enligt Harvard Business Review förlorar den amerikanska ekonomin 50 miljoner timmar, eller $7,4 miljarder per dag, i produktivitet. Det händer bara för att människor glömmer att räkna den tid de lägger på att läsa och svara på e-post som arbetstid.
Att registrera tid är inte något vi gillar att göra. För många av oss är det onaturligt eller till och med obegripligt.
Det är chefens skyldighet att utbilda medarbetarna om betydelsen av tidrapportering för projekt och visa dem hur man gör det på rätt sätt.
Som Michał Bielak sa i sin PM-guide:
"[Du kan] inte bara samla dina medarbetare i ett rum en dag och säga: "Från och med nu kommer vi att använda det här IT-programmet för tidsrapportering för att se hur arbetet går. Klicka här, klicka nu där, perfekt, tack, mötet är slut".
Brist på sammanhang kan leda till situationer som den som Anne Dev beskrev tidigare i den här artikeln: människor kan börja känna sig dåliga över den tid de lägger ner på tidrapporterna, de blir frustrerade och arga över hela processen.
Jag har pratat om det lite tidigare - medarbetarna tenderar att fylla i tidrapporterna efter att de har slutfört uppgiften, vilket leder till gissningar och antaganden.
Rapporter som baseras på oprecis tidsregistrering är missvisande och orsakar företaget både lednings- och finansiella problem.
Vad som är ännu värre är att 9,1% av de anställda fyller i sina tidrapporter en gång i veckan och 3,6% gör det en gång i månaden, vilket orsakar ännu mer felaktigheter i de uppgifter de lägger in. Påminn dina anställda om att fylla i tidrapporterna regelbundet eller byt till spårningsverktyg i realtid.
Hur kan du fördela dina resurser om de uppgifter du får från tidrapporterna är felaktiga?
Om du inte vet exakt hur mycket tid dina medarbetare ägnar åt vissa uppgifter kan du under- eller överskatta framtida projekt, vilket till och med kan påverka företagets budget.
Korrekta projektprognoser är avgörande för projektledningen, så du vill inte fatta beslut som baseras på felaktiga uppgifter.
Med hjälp av tidsspårning kan du hålla ett öga på hur många timmar dina medarbetare har ägnat åt olika uppgifter, medan resurshantering hjälper dig att fördela dina resurser effektivt, baserat på arbetskapacitet och tillgängliga teammedlemmar.
På så sätt ser du till att inte överbelasta medarbetarna med för mycket arbete och undviker samtidigt stillestånd i andra team.
Baserat på denna enkla idé har vi skapat Teamdeck.io - ett enkelt verktyg för resursplanering som hjälper till med tidrapporter eller med implementeringen av strategier för tidshantering. Vi har en gedigen bakgrund inom mjukvaruutveckling och förstår hur viktigt det är att fördela arbetskraften på rätt sätt i nya och kommande projekt för att säkerställa företagets flöde samt medarbetarnas och kundernas tillfredsställelse.
Anledningen till att implementera ett verktyg för resursschemaläggning är att man vill börja fokusera på hela processen och få en överblick över sitt team på hög nivå. Med hjälp av ett sådant verktyg kan du kontrollera alla anställda på en gång, övervaka de projekt de är tilldelade, semestrar och lediga dagar.
Uppgiftsdriven tidrapportering kan leda till att man missar helheten, medan resurshantering hjälper dig att bättre fördela arbetskraften, inte bara utifrån den tid de lägger på en viss uppgift utan utifrån deras tillgänglighet och arbetskapacitet.
Jag försöker inte övertyga dig om att välja antingen tidrapportering eller resursplanering (det är helt logiskt att använda båda), men jag hoppas att du är mer medveten om riskerna med tidrapportering, särskilt om den inte implementeras på rätt sätt i organisationen.
Om du vill få ut mesta möjliga av tidsspårningen i ditt företag, kom ihåg att följa dessa steg:
Titta på:
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...