När du planerar ett projekt måste du alltid tänka på de resurser som behövs för att slutföra det. Att skapa en lista över de roller och färdigheter som krävs för att genomföra projektet, leta efter lämpliga personer i företaget, hantera deras schema och arbetsbelastning - allt detta ingår i resurshanteringen. Hur gör man det på ett framgångsrikt sätt? I det här blogginlägget får du ta del av några av de bästa metoderna för att hantera resurser i en projektbaserad miljö.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Obs: En resurs kan vara en person med vissa kvalifikationer, en utrustning eller till och med en viss mängd tid eller pengar. I den här artikeln kommer vi dock att fokusera uteslutande på resurshantering i form av projektledning.
Den senaste PMBOK®-guiden säger det snyggt och säger:
Projektresurshantering omfattar processerna för att identifiera, förvärva och hantera de resurser som behövs för att projektet ska kunna slutföras på ett framgångsrikt sätt. Dessa processer bidrar till att säkerställa att rätt resurser kommer att finnas tillgängliga till projektledaren och projektteamet vid rätt tidpunkt och på rätt plats.
Som sådan, hantering av projektresurser kräver att du navigerar genom olika processer: från att definiera projektbehov och skaffa lämpliga resurser till att leda ditt team genom hela projektet och mäta deras prestationer.
Effektiv resurshantering innebär att projektet levereras på ett framgångsrikt sätt: i tid, inom budget och enligt kraven. Det är inte en lätt uppgift. Lyckligtvis finns det flera steg som du kan ta i olika skeden av projektets livscykel för att öka chanserna att slutföra jobbet. I den här artikeln tar vi en närmare titt på några av de bästa metoderna för framgångsrik resurshantering.
Som projektledare eller resursansvarigmåste du vara ganska nyfiken på själva projektet. Vad är affärsmålet bakom det? Vilka användarbehov försöker du uppfylla? Vad är det slutgiltiga målet för kunden? När du har svarat på de här frågorna får du en bättre förståelse för projektet, inte bara för dess omfattning (vilket naturligtvis också är nödvändigt). Den extra ansträngning du lägger ner på att förbereda dig i det här skedet kan löna sig senare: till att börja med kommer du att ha fler argument när du diskuterar olika scenarier med kunden, men kom ihåg att en välinformerad PM också är till stor hjälp för teamet.
Försök också att få en hel del information om kunderna/intressenterna. Kanske har några av dina kollegor redan samarbetat med dem? Ju mer du vet om vad du kan förvänta dig när det gäller processer, verktyg och arbetsetik, desto bättre rustad är du för att hantera framtida utmaningar.
Slutligen bör du också fråga om potentiella begränsningar. Att vara medveten om tidslinje- eller budgetöverväganden hjälper dig att fatta bättre beslut längs vägen.
När du har en god uppfattning om vad projektet handlar om är du redo att börja skapa projektestimat. Du måste ta fram en lista över de resurser (t.ex. roller) som behövs för att utföra projektuppgifterna. Sedan måste du uppskatta den kapacitet som de behövs i.
Du kommer visserligen att kunna dra nytta av din PM-erfarenhet här och bidra till att skapa estimaten. Men var inte rädd för att be andra personer att delta i processen och bidra med sina expertbedömningar.
Det är här som det kan bli lite överväldigande. Varför är det så? Beroende på ditt företags storlek och struktur kan du behöva utforska en pool med hundratals eller tusentals anställda.
Lyckligtvis är även denna del av processen relativt enkel att hantera med hjälp av programvara för resurshantering. Föreställ dig att du har en lista över resurser, tillsammans med deras kapacitet, tillgänglighet och kompetens. Allt du behöver göra är att boka de resurser som passar ditt projekts krav. Programvara för resursplanering, vårt eget Teamdeck är en av dem, gör just det.
Du kan filtrera din organisations resurser efter kompetens, kontorsplats, senioritet eller andra anpassade dimensioner som du behöver. Från poolen av lämpliga personer väljer du bara de som är tillgängliga under den period du har i åtanke för projektet. Då är affären klar!
Med Teamdeck kan du filtrera tillgängliga resurser efter jobbtitlar eller projektpriser. Det förenklar dramatiskt resursfördelning.
När du bestämmer dig för vem du ska tilldela projektet kan du ta hänsyn till följande överväganden:
Att säga att man bara har en chans att göra ett bra första intryck är kanske en klyscha, men när det gäller effektiv resurshantering är kickoff för projektet fasen är helt avgörande. Det är nu du lär känna ditt team och etablerar din närvaro. Se till att täcka in följande punkter:
Ta en titt på den här listan över resurser som du kan ha nytta av under hela projektets livscykel, men särskilt i början av ett nytt projekt:
Om du arbetar med en agil projektledningsmetod är du förmodligen inte rädd för projektförändringar. En hälsosam dos flexibilitet är en integrerad del av jobbet och att reagera på, till exempel, inkommande feedback från användare är det som i slutändan påverkar projektets framgång.
Men andra förändringar är verkligen inte lika välkomna: planering av resurskapacitet skulle vara ett bra exempel här. Människor blir sjuka, byter jobb, bryter benen osv. Du måste vara beredd på att tilldela nya resurser till ditt team eller ändra den kapacitet som de nuvarande teammedlemmarna är involverade i.
Flexibel projektplanering kommer också att vara till nytta här: om du skapar generösa uppskattningar baserade på de värsta / bästa scenarierna, har du förmodligen det välbehövliga vickningsutrymmet när förändringar inträffar.
Datadriven projektledning kommer förmodligen att bli allt vanligare inom den närmaste framtiden, av det enkla skälet att det gör projektledarna mer effektiva i det de gör. Data är källan till information och mönster om ditt team. Det kan också bekräfta eller avfärda dina föraningar. Slutligen finns det inget bättre argument när man försöker göra en poäng. Om du kan stödja dina beslut med data kommer du att känna dig mycket mer bekväm med att verkställa dem.
Om du däremot samlar in data utan att veta vad du ska mäta och hur, riskerar du att gå vilse i bruset. Till att börja med kanske du vill samla in data som gör att du kan mäta prestandan hos dina projektresurser (BTW alla dessa rapporter kan enkelt byggas med Teamdeck):
Eftersom staplarnas höjd anger utnyttjandegraden kan du snabbt upptäcka personer som skulle kunna utnyttjas bättre.
Effektiv resursplanering och ledning innebär att man förstår projektet mycket väl och aktivt övervakar framstegen, inte bara när det gäller att uppgifterna blir gjorda, utan också när det gäller att upprätthålla optimal arbetsbelastning och teamutnyttjande. Det är en mångfacetterad process, men med rätt teknik kan du navigera framgångsrikt genom komplexiteten.
Teamdecks mission är att göra effektiv resurshantering möjlig - att göra det mycket enklare för team av olika storlekar. Vi är oerhört stolta över att vår app används för att sätta ihop team som arbetar med ambitiösa byggprojekt, tänjer på gränserna för kreativitet eller bokstavligen förändrar världen till det bättre med effektfulla ideella kampanjer.
Om du vill effektivisera ditt arbete resursfördelning och undvika schemakonflikterTeamdeck kan vara rätt verktyg för dig - registrera dig idag. Vi kommer att vara mer än glada att välkomna dig till vår kundlista.
Spara tid och pengar med projekt programvara för resursplanering och öka effektiviteten i resurshanteringsprocesserna
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...