Anser du dig vara en upptagen chef?
Om så är fallet, vilken beskrivning passar dig bäst?
Förhoppningsvis kan du se att dessa två sätt att förklara begreppet "upptagen" har mycket olika innebörd. Chansen är stor att du som chef ofta är upptagen i bemärkelsen att du har saker att göra. Du har mål och prioriteringar, och ditt team söker dina råd. Men att alltid vara upptagen är något som du definitivt kan undvika med framgångsrika strategier för tidshantering.
I det här blogginlägget delar vi med oss av våra tips för tidshantering. Vissa av dem är relativt enkla att tillämpa, medan andra kräver att du på allvar omvärderar dina arbetsvanor. Vi är dock övertygade om att det är värt besväret att kunna hantera din tid effektivt.
Vi rekommenderar starkt att du börjar arbeta med din tidshantering genom att analysera dina arbetsvanor. Varför är du upptagen? Kanske tillbringar du timmar varje dag med att sitta i möten? Eller så byter du ofta sammanhang och försöker ta itu med nya uppgifter och utmaningar så snart de dyker upp? Försök att utvärdera ditt sätt att arbeta och hitta potentiella förbättringsområden.
Hur går man tillväga för att göra en sådan analys? Om ditt företag använder programvara för tidsregistrering av anställdakan du kanske förlita dig på historiska data. Annars kan du ägna ett par dagar åt att notera vad du håller på med och hur lång tid det tar för dig att göra det. Du kan också försöka hitta varningssignaler: stress, negativ feedback från ditt team, att du inte kan leverera viktiga uppgifter i tid. Vi kommer fortfarande att försöka övertyga dig om att börja med ordentlig tidsregistrering (se tips #7), men snabba anteckningar kan vara en bra början på att förstå varför du är så upptagen.
Kan du på rak arm lista de viktigaste målen som du vill uppnå den här veckan/månaden/kvartalet? Kan du säga vilket allmänt mål din nuvarande uppgift bidrar till? För att vara en produktiv chef bör du ha tydliga mål som är anpassade till företagets och teamets mål. Om du ägnar ett par dagar åt att utforma mål för ditt team och dig själv kan du spara mycket tid i det långa loppet. Det blir lättare att hålla sig fokuserad och motiverad när du vet att du arbetar mot ett specifikt och mätbart mål. Dessutom kommer du att kunna undvika tidstjuvar - aktiviteter som kan verka angelägna, men som i själva verket inte har så mycket att göra med teamets framgång.
Nu när du har definierat målen bör du beskriva och prioritera de uppgifter som ska ta dig dit. Som chef kommer du förmodligen bara att arbeta med några av uppgifterna, så försök att se till att du väljer dem som verkligen kräver din expertis. Om du vill läsa mer om prioriteringstekniker kan du kolla in vår guide till prioritering av projektuppgifter.
När vi ändå är inne på ämnet prioriteringar och tidshantering är det helt avgörande att komma ihåg att du måste hålla dig till dina prioriteringar. Med risk för att låta som en glädjedödare: arbeta inte med saker bara för att de är spännande!
Låt oss göra ett scenario: tänk dig att du är senior manager på en kreativ byrå. Du har börjat din karriär som UX-designeroch du uppskattar fortfarande känslan av flöde när du arbetar med wireframes. I ditt nuvarande jobb måste du granska alla kreativa förslag från din byrå och arbeta med ett team av UX-specialister och illustratörer. Du tycker att de är bra på sitt jobb, men du gillar ändå att då och då hoppa in och ta över några designer. Den här typen av beteende är ett tecken på detaljstyrningmen det kan också vara dåligt för din produktivitet.
Vi försöker inte säga att du ska ägna dina dagar åt vardagliga uppgifter - du kommer säkert att bli glad av dina primära chefsuppgifter också. Det viktiga är att du håller dig på rätt spår och kommer ett steg närmare dina mål. Men om du känner dig frustrerad över dina nuvarande ansvarsområden och hellre vill utforska en annan karriärvägar inom andra teknikerkan det vara ett tecken för dig att ta en närmare titt på detta behov.
Nya e-postmeddelanden som dyker upp i inkorgen, Slack-meddelanden, medarbetare som kommer in på kontoret och säger "kan jag få en minut?" - Vi är säkra på att de flesta chefer kan räkna upp en mängd potentiella avbrott som inträffar under deras arbetsdagar. Som chef kommer du förmodligen inte att kunna undvika alla distraktioner, men du kan hantera dem mer effektivt. Sätt upp några regler, både för dig själv och för ditt team. Du kan till exempel bestämma att du bara ska kolla din e-post två gånger om dagen och hantera alla brådskande e-postmeddelanden omedelbart i stället för att "stjärnmärka" dem och lämna dem till senare. En annan idé är att schemalägga en "avbryt inte"-period i din kalender. Det kan göra underverk för din produktivitet, så länge du ägnar den åt fokuserat arbete.
Vissa människor arbetar som bäst när de lyssnar på musik i ljudisolerade hörlurar. Andra uppskattar små ritualer i början av en fokuserad arbetssession - att brygga ett grönt te, till exempel. Kan du identifiera saker och omständigheter som stödjer ditt fokus? Att veta vad som sätter dig i ett flow-tillstånd kommer att hjälpa dig enormt med tidshanteringen, så länge du också följer nästa tips.
När du inser vad som främjar din produktivitet ska du dra nytta av det. Om du är som mest produktiv före lunch ska du avsätta tid för djupgående arbete. Om du kämpar med kreativa uppgifter under den andra halvan av arbetsdagen, schemalägg dem till de tidiga timmarna. Att känna till sina produktivitetsmönster och göra det bästa av dem är grunden för en bra tidshantering.
Vi har pratat en hel del om att analysera dina arbetsvanor och produktivitetsmönster. Vet du vad som kan hjälpa dig att lägga märke till dem? Tidsuppföljning. Vi pratar inte om de tidrapporter som du skriver i slutet av veckan eller månaden bara för att följa organisationens riktlinjer. Dessa är ofta värdelösa för att mäta någonting. Men om du fyller i din tidrapport i realtid med hjälp av en robust applikation för tidsregistreringkan du lära dig mycket av dessa data. Du kommer att se hur du spenderar din tid på jobbet: hur mycket tid som går åt till aktuella uppgifter, teamledning eller potentiella distraktioner. Med den här kunskapen till hands kan du göra optimeringar: omfamna effektiv möteshanteringprova olika tekniker för tidshanteringoch flytta runt saker i din kalender.
Bonusfördel: om du använder tidsregistrering i hela teamet kan du också få mer information om dina medarbetares produktivitet och hålla koll på hur deras projekt fortskrider. Läs mer om hur du gör hantering av tidrapporter.
När du letar efter optimeringar i ditt schema får du inte glömma bort ditt team. Naturligtvis behöver du fortfarande tid för att prata med dem, ge dem feedback och hjälpa dem att växa professionellt. Det är en bra idé att planera in tid för dina personliga möten i förväg så att du inte glömmer bort dem eller lägger dem på en tid som inte är optimal. Att knyta an till och kommunicera med ditt team är viktigt av många skäl, men ett av dem har direkt att göra med tidshantering. Om du vet mer om dina teamkollegors styrkor och svagheter vet du bättre vem du ska delegera en viss uppgift till.
Vad händer med din kalender när du har en "tom" dag? Troligtvis börjar man planera in möten, brainstorming, jobbintervjuer med potentiella medarbetare osv. Visst, ibland måste du helt enkelt delta i ett möte, men du kan göra det på dina villkor. Använd din onlinekalender för att blockera den tid som du redan vet att du kommer att ägna åt en viss aktivitet, t.ex. dina fokuserade arbetssessioner. Det betyder inte att du ska blockera hela dina dagar bara för att du inte vill bli störd av möten eller andra förfrågningar. Som vi sa kommer du inte att kunna undvika dem en gång för alla. Vad du definitivt kan göra är att lägga in dina viktigaste aktiviteter i kalendern och lämna lite tid för andra att boka.
Målen beskrivna? Prioriterade uppgifter? Jättebra! Nu är det dags att se till att du och dina medarbetare har tillräckligt med arbete under dagen. Upprätthålla optimal resursutnyttjande är avgörande: Du vill inte överanstränga dina anställda (eller dig själv), men du måste också undvika underutnyttjande.
Hur spelar det in i din tidshantering? Som chef bör du vara villig att delegera vissa uppgifter till dina medarbetare. När du inte är säker på deras arbetsbelastning kan du, oavsiktligt, sätta extra press på någon som redan har mycket att göra.
Nu kanske du undrar: hur ska jag hålla koll på min personals arbetsbelastning och utnyttjande? Det handlar inte om att titta dina anställda djupt i ögonen och leta efter tecken på trötthet. A resursplanerare som Teamdeck ger dig ett robust sätt att spåra människors scheman och optimera dem för bättre produktivitet. Du kommer också att kunna övervaka ditt eget schema och när du ser att det börjar bli tajt kan du delegera uppgifter till ditt team i förväg.
Resursplaneringsverktyg som Teamdeck ger dig stor insyn i ditt teams arbetsbelastning, tidrapporter och semestrar. Låter det som en bra lösning för ditt team? Hör av dig till oss och Boka en produktdemo med Joanna.
Att vara överarbetad är inte bra för välbefinnandet och det kan påverka ditt privatliv. Upptagna chefer är också sämre på sitt jobb: att leda team. Forskning ("Research: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) visar att "chefer med tyngre (jämfört med lättare) arbetsbelastning prioriterade tekniska kärnuppgifter framför att behandla medarbetarna rättvist, och som ett resultat var det mindre sannolikt att de rapporterades agera rättvist av sina medarbetare".
Du vill säkert inte vara den sortens chef. Använd vår lista med tips för tidshantering och välj ut ett par punkter som tilltalar dig mest. Arbeta sedan med att implementera dem under de närmaste veckorna. Du kommer sannolikt att se en verklig skillnad snart. Vi önskar dig lycka till!
En av de svåraste uppgifterna för företagare och resursansvariga är skiftplanering. Det kan vara ganska utmanande och tidskrävande att planera vem som ska arbeta när och med vad, baserat på deras personliga preferenser och...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...