Här, på Teamdeck-bloggen, brukar vi diskutera affärsstrategier, inklusive strategier för tidshantering, för effektivare projekt- och resurshantering. Deras framgång beror ofta på att man vet hur man ska hantera sin tid på jobbet. Därför bestämde vi oss för att göra ett veckolångt test: låta tre personer prova några populära tekniker för tidshantering och beskriva resultaten. Det finns fler variabler i vårt experiment, eftersom vi alla tre har olika anställningsformer (heltid, deltid och frilans). Dessutom har vi alla lite olika uppgifter i vårt dagliga arbete, vilket du kan läsa mer om nedan.
För att göra det användbart även för oss försökte vi hitta tekniker som vi faktiskt trodde skulle vara effektiva. Vi ville ju trots allt bli mer produktiva och har valt tre olika tekniker för tidshantering:
Vi har fört dagbok under hela experimentet för att fånga upp våra intryck av dessa tekniker för tidshantering. Här är våra berättelser:
Ania
Skapare av innehåll
Frilansare
Tidshanteringsteknik jag har testat: Djupt arbete (baserat på Cal Newport's bok)
Huvudpremiss:
I sin bok beskriver Cal Newport ett par olika tillvägagångssätt, bland annat ett där man helt eliminerar det så kallade ytliga arbetet. Eftersom min roll kräver att jag gör en hel del ytliga uppgifter dagligen har jag bestämt mig för att gå med den rytmiska filosofin om schemaläggning av djupt arbete. I grund och botten kommer jag att planera två oavbrutna block av djupt arbete varje dag och arbeta med grunda uppgifter däremellan.
Mina tidsluckor för djuparbete varar mellan 90 och 120 minuter. Under den tiden kommer jag bara att arbeta med en tilldelad uppgift. Telefonen och SM-notiserna är avstängda och jag dricker lite färskt vatten så att jag inte frestas att lämna skrivbordet.
Förväntningar:
Jag ser verkligen fram emot att prova den djupa arbetsmetoden. Har du någonsin sett några "distraherade valp" gifs (som den här)? Jag är den där valpen. Min största utmaning på jobbet är att hålla fokus på den aktuella uppgiften, utan att försöka göra flera saker samtidigt eller kontrollera något som jag inte behöver göra förrän om en vecka eller så.
Författaren till tekniken för djupt arbete beskriver den som förmågan att utan distraktion fokusera på en kognitivt krävande uppgift. Det här låter lite för bra för att vara sant för mitt distraherade jag, men samtidigt är det ett bra mål att arbeta mot.
Dag 1:
Min allra första observation om mina djupa arbetssessioner var att de verkar vara en mycket kort tid. 3 timmars superfokuserat arbete per dag låter inte så imponerande. Resultatet av dessa 180 minuter var dock mer än tillfredsställande: Jag har åstadkommit en hel del!
Jag har snabbt märkt att djuparbete är som mest effektivt för mig när jag har en enda uppgift som inte kräver någon internetsurfning. Att skriva ett blogginlägg, som var min huvuduppgift under ett av dagens block, gick utmärkt. Att göra research för en artikel kändes däremot lite mer ostrukturerat. Det är svårt att säga när man fortfarande forskar i ämnet och när man bara läser en intressant text som mer eller mindre handlar om ämnet.
Dag 2:
Baserat på mina erfarenheter från dagen innan har jag bestämt mig för att ägna dagens båda djupa arbetspass åt vanligt skrivande. Ingen telefon, inga sociala medier, inget internet (förutom min käraste vän: synonymordboken).
Wow, det gick fort! Jag gjorde mycket mer än förväntat. Jag brukar normalt vara väldigt uppmärksam på mitt humör när jag skriver och vid minsta tecken på trötthet tar jag en paus. Det verkar vara en bra taktik, eftersom jag inte vill att kvaliteten på mitt skrivande ska sjunka. Med djupt arbete kände jag mig dock mer beslutsam om att hålla ut till slutet av sessionen.
På tal om tecken på trötthet är det mest uppenbara för mig när jag börjar fixera mig vid en enda mening eller rubrik och sedan försöker göra den perfekt flera gånger utan att se några effekter. Jag var medveten om att den här typen av mentala loopar faktiskt kunde distrahera mig från mitt djupa fokus. I stället för att försöka komma på en lösning gjorde jag en anteckning om att jag ville förbättra något och gick vidare. Det gjorde det hela mycket mer produktivt.
Dag 3:
Det första passet ägnades åt skrivande, så det kändes bekant och gick bra.
Jag var tvungen att göra några ärenden vid lunchtid, så jag kunde inte påbörja mitt andra djupa arbetspass förrän runt 16.30. Jag var lite trött: ärendena dränerade mig + jag åt en hamburgare till lunch vilket inte är den bästa idén om man inte planerar en tupplur efteråt, men hey, låt oss se!
Dagens andra session ägnades åt att skapa några e-bokslayouter i InDesign. Jag tycker att det är väldigt tillfredsställande att göra den typen av saker på egen hand, så jag försöker lära mig och bli mer skicklig på att använda Adobes verktyg. Det visade sig att min skaparentusiasm helt tog udden av eftermiddagssvackan och jag tillbringade till och med mer tid i djupt arbetsläge än vad jag ursprungligen hade planerat.
Förresten använder jag den inbyggda iPhone-timern för att ställa in larm för mina djupa arbetssessioner.
Dag 4:
Den första sessionen var jättebra (korrekturläsning av de artiklar som jag ska skicka ut till mina kunder) men jag var klar med uppgiften långt innan 90-minutersmarkeringen. Jag kände inte för att börja med en helt annan uppgift direkt, så jag bestämde mig för att helt enkelt förlänga den andra sessionen och göra den till 105 minuter istället.
Vid det här laget förstår jag helt värdet av att vara distraktionsfri under de djupa arbetspassen. Dagens ytliga arbetsuppgifter (svara på e-post, sortera några dokument, skapa en enkel banner för en Facebook-grupp) tog mycket längre tid än nödvändigt, eftersom jag inte var så uppmärksam på min fokusnivå. Kanske kan det vara en bra idé att skapa ett tidstak även för ytliga arbetsuppgifter?
Dag 5:
Ännu en gång kämpade jag med ett ytligt arbete som engagerade mig i början av dagen. En anteckning till mig själv: Jag måste gå igenom dagens första djupa arbetssession innan jag kollar min inkorg.
I övrigt kände jag mig egentligen inte annorlunda idag, trots att det är fredag och jag förväntade mig att känna mig lite mer lat än under första delen av veckan. Nix, det hände inte - jag älskar att djupt arbete kräver att man följer samma steg oavsett dag, tid eller plats. Det främjar verkligen produktiviteten.
Slutliga intryck:
Jag är verkligen entusiastisk över den här tekniken för tidshantering. Deep work gjorde att jag kunde göra allt jag hade planerat för veckan, utan att mina arbetsdagar blev alltför långa. Tvärtom, faktiskt - jag hade mer tid över än vanligt. Den strikta regeln om att inte distraheras gjorde att jag kunde slutföra en del krävande uppgifter på mycket kortare tid än vanligt.
Jag planerar att fortsätta experimentera med djuparbete: kanske kan jag lägga till en tredje daglig session eller göra dem 2 timmar långa? Min enda svaghet var att jag helt skulle komma tillbaka till mina gamla distraherade sätt under min grunda arbetstid. Jag borde definitivt arbeta med det.
Jag är inte säker på om den här tekniken skulle vara lätt att använda för personer som arbetar i team, men jag kan verkligen rekommendera den för frilansare som har kontroll över sitt dagliga schema.
Joanna
Specialist inom kundframgång
Deltidsanställd
Tidshanteringsteknik som jag har testat: Pomodoro (utvecklad av Francesco Cirillo i slutet av 1980-talet)
Huvudpremiss: Jag kommer att arbeta med utvalda uppgifter i 25 minuter (det är en pomodoro) utan avbrott och sedan ta en paus på 5 minuter. Efter 4 pomodoros tar jag en längre paus och börjar sedan om.
Förväntningar:
När jag gick på college brukade jag studera oavbrutet i 45 minuter och ta 5 minuters paus mellan studiesessionerna. Jag tror att det här kommer att vara liknande.
Jag ser fram emot att prova den här tekniken. Det enda jag är orolig för är att det kommer att bli svårt att dela upp mina uppgifter i tidsblock om 25 minuter. Att interagera med kunder är min högsta prioritet, så jag vill inte ge upp det på grund av Pomodoros fasta schema.
Dag 1:
Jag är lite förvirrad - räknas journalföring om metoden som en paus eller inte? Det är min långa (25 minuter) rast och jag bestämde mig för att använda den till att rapportera mina första intryck. Naturligtvis är det inte problemet med denna teknik i sig, det handlar mer om min planering.
Hur som helst är 25-minuters arbetspass svåra att anpassa till dagliga standups eller samtal med Adrianna. Inget av dessa regelbundna samtal varar hela 25 minuter och jag kämpar för att hitta uppgifter för resten av den pomodoro.
Den app jag använder för att tajma mina pomodorosessioner har ett tickande ljud som hjälper mig att fokusera. Men å andra sidan är det för tyst för att dämpa ljudet från kontorssamtal, och det går inte heller bra att kombinera med musik.
Jag har en känsla av att jag arbetar snabbare eftersom jag vill hinna till slutet av den 25 minuter långa pomodoron. Jag utmanar i princip mig själv.
Min "att göra"-lista har redigerats flera gånger för att jag underskattat hur lång tid en viss uppgift tar. Jag var tvungen att lägga till ytterligare 3 pomodoros för att avsluta något som jag ursprungligen hade beräknat till 25 minuter.
Det är lite stressande när jag vet att jag bara behöver 2 minuter för att avsluta en uppgift, men min timer visar att jag bara har 11 sekunder på mig. Och så missade jag en rast idag, eftersom jag av misstag hade bokat in ett kundsamtal på den tiden.
Dag 2
I dag bestämde jag mig för att anpassa Pomodoro-tekniken till mitt sätt att arbeta. Jag har kortat ner de långa pauserna till 15 minuter. När jag skapade min "att göra"-lista för idag har jag tagit hänsyn till deras prioritet men också till mina planerade möten. Utöver det har jag skrivit ner de planerade start- och sluttiderna bredvid varje uppgift:
10:00 - 10:25 - DAGLIGEN
10:30 - 10:55 - skicka LinkedIn-meddelanden om vår Product Hunt-kampanj
Appen jag använder (Focus Keeper) har en fast längd på pauserna (i gratisversionen), så jag använder den bara för att ta tid på mina pomodoros, inte pauserna. Jag har också gett upp det tickande ljudet. Jag är mycket mindre orolig än igår och arbetar fortfarande mycket effektivt. Att lyssna på musik hjälper mig att hålla fokus. Inte en enda gång blev jag distraherad av kontorssamtal idag!
Allt som allt har jag appen inom synhåll och jag använder den för att tajma mina pomodoros, men att veta att jag ska avsluta en session exakt, säg, 11:30, gör allt mindre abstrakt. Jag har till och med lyckats få en hel kunddemo schemalagd inom en pomodoro.
Jag skapar en "att göra"-lista för 4 pomodoros åt gången. Efter den långa pausen planerar jag de kommande 4 sessionerna. Jag är mer flexibel på det sättet och min lista behöver färre redigeringar.
En sak till - tiden går fort när den är uppdelad i 25-minutersbitar!
Dag 3:
Pomodoro är inte så bra när det oväntade inträffar: ett internetavbrott mitt under sessionen eller nya veganska snacks på kontoret som måste provsmakas omedelbart, eller när 6 personer har sitt standup-möte bredvid ditt skrivbord.
Dag 4:
Ingen dag 4 - jag är ju deltidsanställd, minns du det?
Dag 5:
Idag misslyckades jag verkligen med att hålla arbetsrytmen 25-5-25. Delvis på grund av ett inställt möte och delvis på grund av brådskande 10-minutersuppgifter som dök upp.
Jag tycker att 25 minuter är en för kort arbetsperiod för mig. Pausen skulle vara mer irriterande än inte. Jag tycker att det är lätt att komma in i ett flow och när jag väl är där vill jag hellre avsluta uppgiften. I genomsnitt arbetar jag 5 timmar per dag och jag känner att jag inte behöver långa pauser ofta. Jag försökte ta en 25-minutersrast, men det kändes helt ärligt som slöseri med tid. Jag behöver bara en längre paus per arbetsdag för att äta ett mellanmål.
Dags för lite Pomodoro-beröm:
Att skapa en "att göra"-lista är bra och hjälper mig att slutföra dem utan att flytta uppgifter till nästa dag.
Slutliga intryck:
Det goda:
Det dåliga:
En sista tanke: den här tidshanteringstekniken fungerar bäst när dina lagkamrater vet att du följer den. När de förstår att du till exempel vill hinna med en daglig standup i en pomodoro, kommer de att vara mindre benägna att dra ut på det. Och vem vet, kanske får de också en produktivitetsökning!
Adrianna
Tillväxtchef
Heltidsanställd
Jag har testat en teknik för tidshantering: Timmar med hög energi
Huvudpremiss: Jag ska försöka hitta mina bästa energitimmar (de tider då jag är som mest produktiv) och använda dem för att göra merparten av mitt arbete.
Förväntningar:
Vad förväntar jag mig? Att hitta den tid då jag är som mest produktiv för att kunna planera mitt arbete bättre. Att ständigt arbeta från 9 till 17 ger dig inte många alternativ inom det området. Det kommer att bli något nytt, så det ser jag verkligen fram emot att göra!
Dag 1:
Jag lyckades vakna klockan 5 på morgonen, slog på Slack och började skriva en rapport. De första tre timmarna var extremt produktiva, inga avbrott, jag älskade det.
Jag hade ett samtal inplanerat kl. 17.00, så jag tog en längre paus mitt på dagen (jag var inte sugen på att arbeta i över 12 timmar). Rasten visade sig vara ett stort misslyckande. Eftersom den överlappade med teamets normala arbetstid fick jag flera meddelanden och frågor, och jag var dessutom tvungen att granska några visuella tillgångar. Jag lämnade några uppgifter till de sena kvällsarbetssessionerna, så min totala arbetstid för dagen kommer att bli över 10 timmar.
Uppdatering: Jag var så trött på kvällen att jag bara hann med en timmes arbete. Jag måste kolla om sena kvällar kan vara min bästa energitid senare i veckan.
Dag 2:
Jag kände fortfarande av tröttheten från dagen innan, men jag har lyckats vakna tidigt och arbeta. Den sena kvällssessionen blev inte av eftersom jag ägnade för mycket tid åt att arbeta under dagen.
Dag 3 och 4:
Jag ändrade på saker och ting: Jag höll fast vid mina morgonsessioner men började dem lite senare (runt 8). Jag arbetade fram till kl. 13 och svarade då bara på Slack-meddelanden. Den här gången kunde jag prova sena kvällssessioner och det var verkligen produktivt.
Sammantaget tror jag att det är en fråga om kommunikation. När ditt team arbetar från 8 till 4 måste du vara åtminstone delvis tillgänglig. Om du verkligen behöver fokusera på att utföra en specifik uppgift rekommenderar jag starkt den här metoden, men låt först ditt team veta och förbered dem på att du inte kommer att vara tillgänglig från X till Y.
Dag 5:
Dag 5 var lite svårare, jag var tvungen att vara närvarande och engagerad under den normala arbetstiden 8-16, jag hade ett par möten inbokade och kunde inte hoppa över dem. Det här visade mig också hur flexibel jag måste vara på jobbet och hur jag kan anpassa mina bästa energitimmar till kontorets schema.
Slutliga intryck:
Jag är glad att jag lyckades hitta mina personliga topptider för produktivitet (det var mitt mål från början). Jag provade olika tider: tidiga morgnar såväl som sena kvällar.
Mina bästa energitimmar? I gryningen (med undantag för den 10 minuter långa förnekelsefasen efter larmet).
Nackdelen är att det här arbetssättet inte lämpar sig bäst för att arbeta med ett team. Som Growth Manager måste jag vara tillgänglig för att fatta beslut eller svara på frågor från utvecklingsteamet.
Låt oss leta efter stöd:
En av de svåraste uppgifterna för företagare och resursansvariga är skiftplanering. Det kan vara ganska utmanande och tidskrävande att planera vem som ska arbeta när och med vad, baserat på deras personliga preferenser och...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...
