Mjukvaruhus och IT-konsultföretag måste oftast kunna hantera flera projekt samtidigt. För att lyckas med det behövs beprövade projektledningsprocesser och naturligtvis pålitliga projektledare som vet hur man driver IT-projekt.
Men även om du har bra projektledare ombord och har tillgång till bästa praxis för projektledning, kanske du upptäcker att det finns vissa optimeringsmöjligheter. Projektledarna kanske inte kan nå sin fulla potential eftersom de måste arbeta med tidskrävande rapporter varje vecka? Eller kanske dina teammedlemmar blir frustrerade av att behöva jonglera data mellan flera appar? Lyckligtvis kan du använda automatisering för att lösa dessa och andra utmaningar.
Automatisering av projektledning kan förstås som en process där uppgifter som är kopplade till projektledning utförs automatiskt. Vi pratar inte om att leverera projekt automatiskt, till exempel att bygga programvara utan mänsklig inblandning. Nej, ditt team kommer fortfarande att behöva använda sin expertis inom detta område. Istället kan automatisering av projektledning hjälpa dem att uppnå bättre produktivitet genom att t.ex. undvika dubbel datainmatning eller använda effektivare arbetsflöden för kommunikation.
En av de mer uppenbara fördelarna med automatisering på arbetsplatsen är bättre produktivitet: dina team behöver inte slösa tid på tidskrävande, vardagliga uppgifter. Dessutom kan automatisering hjälpa dina anställda att fatta bättre och mer välgrundade beslut. Hur är det möjligt?
Automatisering kan stödja hantering av projektresurser processer genom realtidsrapporter, system för tidig varning eller meddelanden. Sådana mekanismer hjälper dina projektledare och andra teammedlemmar att reagera snabbt när något går fel. De är också praktiska när man behöver analysera projektets status och avgöra om det behövs några optimeringar.
Dessutom hjälper PM-automatisering till att se till att dina medarbetare får ut mesta möjliga av de verktyg som finns tillgängliga. Genom att integrera dem och dra nytta av automatiserade arbetsflöden får ditt team full insyn i olika stadier och aspekter av projektets livscykel för mjukvaruutveckling. Du kan säkert också föreställa dig att automatisering stöder dina ansträngningar att förbättra teamets moral. När människor känner sig mer produktiva och har större befogenheter på jobbet ökar också deras engagemang.
Du kommer förmodligen inte att kunna automatisera vissa mycket utmanande aspekter av projekt- och resurshantering. Tänk dig t.ex. att projektkraven i ett av ditt teams projekt ändras avsevärt. Att behöva göra omfördela resurseratt ändra projektets tidslinje och kanske till och med ompröva om projektet är värt att fortsätta ur affärssynpunkt är inte något man kan automatisera på ett effektivt sätt.
Så hur kan du identifiera processer där automatisering är mycket meningsfullt? Tänk på områden som är väletablerade i ditt mjukvaruhus och som upprepas regelbundet. Ett bra exempel är processen för att starta ett projekt, där du vanligtvis har flera uppgifter som måste schemaläggas varje gång ett nytt projekt startas. Genom att skapa en mall eller ett arbetsflöde för projektstart i er IT- eller programvara för hantering av marknadsföringsprojektGenom att använda den kan du spara tid och låta dina projektledare fokusera på andra saker än att skapa samma uppgifter om och om igen.
I föregående punkt gav vi dig rådet att analysera områden där ditt team skulle kunna dra nytta av att automatisera sina arbetsuppgifter. Det är ett bra första steg, men chansen är stor att du inte kommer att kunna upptäcka alla automatiseringsmöjligheter. Det är värdefullt att uppmuntra ditt projektteam att komma med egna idéer. För att kunna göra det måste de dock veta - åtminstone i allmänhet - vilka automatiseringsmöjligheter som finns.
Förklara för dem att det finns inbyggda automatiseringsfunktioner i olika verktyg som de använder dagligen, men det finns också särskilda appar (t.ex, Zapier) för att skapa automatiserade arbetsflöden. Säg att du har en projektledare som gör anteckningar i Evernote under kundmöten, inklusive att skriva ner potentiella teamuppgifter. När den här projektledaren inser att de kan använda Zapier för att automatiskt förvandla sina anteckningar till uppgifter, kommer de sannolikt att implementera sådan automatisering. Tidigare kanske de inte ens hade varit medvetna om att ett sådant arbetsflöde är möjligt att bygga.
Automatiska varningar är bra - fråga bara ditt utvecklingsteam. De har förmodligen satt upp varningar för när servern är nere eller när ett av systemen inte fungerar. När det gäller projektledning kan du varna projektgruppen när de närmar sig gränsen för den planerade budgeten.
E-post- eller Slack-meddelanden kan fungera som varningar men också som användbara påminnelser. Tänk på följande scenario:
De flesta programvaruföretag använder tidsregistrering för att övervaka kostnaderna för sina projekt. Tyvärr är det inte ovanligt att medarbetarna glömmer att fylla i sina tidrapporter i tid eller slå på en automatisk tidrapportering. Istället lägger de till sina uppskattningar i slutet av veckan eller, ännu värre, månaden.
En analys som baseras på så oprecisa uppgifter är naturligtvis inte tillförlitlig och kan till och med vara missvisande. En automatisk Slack-påminnelse om att fylla i en tidrapport varje dag kan hjälpa dig att hantera det här problemet.
Läs mer om automatiserade Slack-meddelanden till dina projektteam.
En projektledare har självklart en avgörande roll i dina projektteam. Av misstag är det också ofta en person som utför aktiviteter som skulle kunna optimeras med hjälp av automatisering av projekthanteringen. Till exempel tillbringar många projektledare timmar med att skriva ner rapporter om projektstatus för kunderna varje vecka. Du kanske tänker att det är viktigt att våra kunder vet vad som händer i deras projekt.
Visst, men processen med att skriva ner projektrapporter tenderar att vara mycket ineffektiv. Hur kan du automatisera det? Att använda automatiskt uppdaterande projektrapporter som du konfigurerar en gång och sedan bara kontrollerar den aktuella statusen skulle vara ett smart val här. Sådana rapporter finns tillgängliga i många PM-appar och verktyg för resurshantering.
På tal om appar måste du se till att de verktyg som dina team använder erbjuder automatiseringsalternativ. Annars kommer du att behöva skapa anpassade lösningar. Visst, det kanske inte är en stor teknisk utmaning för ett mjukvaruföretag att bygga en personlig integration med ett visst verktygs öppna API, men det är en extra kostnad för ditt företag som du bör vara medveten om.
Leta efter verktyg som erbjuder anpassade arbetsflöden och triggers, automatiska statusuppdateringar, kraftfulla rapporteringsalternativ osv. Det är också en bra idé att fråga specifikt om PM-automatiseringsmöjligheter under en produktdemo. Teamet bakom den app du funderar på kommer sannolikt att ge dig intressanta idéer om hur du kan automatisera ditt teams uppgifter.
Effektiv resurshantering är en viktig strategi för ett programvaruföretag som vill kunna planera och hantera projekt på ett enkelt sätt. Du måste vara uppmärksam på schemaläggning av resurseroch försök att upprätthålla en balanserad arbetsbelastning (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Av den anledningen använder många IT-företag dedikerade programvara för resurshantering ovanpå deras programvara för projekthantering.[/vc_kolumn_text]
En interaktiv resurskalender gör det mycket enklare att planera och följa upp projekt.
Tänk på att verktyg för resurshantering kommer också med användbara automatiseringsfunktioner. TeamdeckTeamdeck erbjuder till exempel Slack/epostaviseringar och meddelanden, automatiskt uppdaterande rapporter, inbyggda integrationer och ett kraftfullt API. Du kan använda dessa funktioner för att ställa in varningar eller påminnelser, se till att projektledare snabbt kan förbereda projektrapporter och ansluta Teamdeck till din PM-programvara.
Låter det som en lösning som du skulle kunna använda i ditt programvaruhus? Tveka inte att höra av dig till oss och boka ett samtal med Aniela, vår kundframgångsspecialist. Vi kommer gärna att visa dig runt Teamdeck och ge dig insikter om hur du kan använda den här appen för att göra projektledningsprocesser i din organisation mer effektiva och effektiva.
En av de svåraste uppgifterna för företagare och resursansvariga är skiftplanering. Det kan vara ganska utmanande och tidskrävande att planera vem som ska arbeta när och med vad, baserat på deras personliga preferenser och...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...
