Knowledge Management har sedan begreppet myntades i slutet av 80-talet förknippats med stora organisationer och komplexa företagsstrukturer. Stora företag har stora budgetar och en lång lista med krav, så verktyg för att stödja processer för kunskapshantering är ofta ganska dyra och omfattande.
Saken är dock den att även mindre företag skulle kunna dra nytta av kunskapshantering. De förlorar mycket pengar på dålig kunskapsdelning, informationssilos eller på att göra samma misstag flera gånger. I den här artikeln går vi igenom hur man implementerar några bra metoder för kunskapshantering i en miljö som inte är ett företag.
Ordbok för företag definierar kunskapshantering som:
Strategier och processer för att identifiera, fånga, strukturera, värdera, utnyttja och dela en organisations intellektuella tillgångar för att förbättra dess prestanda och konkurrenskraft. Det bygger på två kritiska aktiviteter: (1) insamling och dokumentation av individuell explicit och tyst kunskap, och (2) spridning av denna inom organisationen.
Enligt denna definition baseras en optimal kunskapshanteringsprocess på:
Vi kommer att hålla dessa två steg i åtanke under nästa del av artikeln. Innan vi går in på några konkreta tips om kunskapshantering, låt oss upprepa skälen till att införa det från första början.
I grund och botten handlar knowledge management om att se till att medarbetarna fattar bra beslut. Detta är ett ganska universellt behov, oavsett ett visst företags storlek. Genom att standardisera processer kan företag öka sin produktivitet: saker och ting blir gjorda snabbare och av bättre kvalitet.
Att fokusera på kunskapsinhämtning och kunskapsdelning är också ett utmärkt tillfälle att identifiera och hylla verkliga experter inom ett visst område. Ett sådant tillvägagångssätt kommer sannolikt att göra experterna mer engagerade och nöjda med sin arbetsplats. Samtidigt kommer resten av ditt team att få värdefull kunskap. Det är en win-win-situation för ditt företag.
Genom att införa kunskapshantering tidigt blir det lättare att skala upp företaget. När ditt team växer har du redan processer på plats för att på bästa sätt utnyttja deras kollektiva kunskap. Dessa fördelar gäller både projektbaserade organisationer (kreativa byråer, mjukvarukonsultföretag) och företag som arbetar med att utveckla sin egen produkt.
Du behöver inte nödvändigtvis börja med en fullständig process eller en särskild programvara. Effektiv kunskapshantering kan bli en del av företagskulturen när du uppmuntrar till att dokumentera och dela med sig av allas expertis. Här är några idéer som du kan prova utan att behöva oroa dig för din programvarubudget:
Transparens i projekt kräver att informationen är synlig inom ett projektteam. Det finns en mängd olika idéer som du kan implementera här: från tydliga, väldokumenterade projektkrav till regelbundna återkopplingssessioner. Att främja öppen kommunikation och kunskapsutbyte mellan personer som arbetar med samma projekt kommer sannolikt att påverka teamens effektivitet, men också lägga grunden för företagsomfattande policyer. Och inte nog med det, studier visar att transparensen är mycket uppskattad av medarbetarna.
Att bygga en kunskapsbas eller ett intranät kan tyckas vara något som stora organisationer behöver. Sanningen är dock att ditt företag lätt kan växa ur det ursprungliga systemet för lagring av dokument och information (till exempel Google Docs eller Dropbox). En heltäckande Kunskapsbas kommer att vara särskilt värdefullt om du:
På Teamdeck använder vi Atlassians Sammanflöde för att lagra kunskap som är viktig för våra teammedlemmar. Det är också här vi publicerar skriftliga policyer och delar med oss av företagsuppdateringar. Det är användbart när vi introducerar nya medarbetare eller försöker komma fram till ett optimalt sätt att göra saker på baserat på teamets tidigare erfarenheter.
På tal om tidigare erfarenheter, för att kollektivt kunna lära sig en läxa måste man ha en läxa att lära sig av. Det är en bra idé att dokumentera postmortem-sessioner, efterhandsrapporter eller retrospektiva möten. Även om det känns lite pinsamt, eftersom det projekt du dokumenterar slutade med ett misslyckande, är det ändå ett bra tillfälle att lära sig något. Tack vare dessa "lärdomar" kan andra medarbetare kanske förstå orsakerna till ett problem och undvika vissa misstag i framtiden. Betona för ditt team att den här processen inte handlar om att peka finger eller skryta. Det handlar om att lära av tidigare felsteg eller framgångar.
Ta en titt på denna postmortem-text av Gitlab, skriven efter deras ökända incident med databasavbrott. Jag är säker på att hundratals utvecklare som har läst det här inlägget inte kommer att upprepa liknande misstag. Därmed inte sagt att alla lärdomar ska vara tillgängliga för allmänheten: ibland är det uteslutet på grund av sekretessavtal. Det är dock något som du kan tänka igenom, särskilt om externa användare har påverkats av en viss händelse.
Som nämndes i första delen av den här texten måste du identifiera experter: personer som har mycket kunskap om en viss aspekt av din verksamhet. När de väl har identifierats måste du uppmuntra dem att dela med sig av sin kunskap. Detta kan göras på många olika sätt - från teammöten som ägnas åt ett visst ämne, via bloggar till mentorskapsprogram.
Se till att du inte bara är uppmärksam på explicit kunskap (redan kodifierad/lätt att formulera) men också till den tysta kunskapen. Den senare baseras på dina medarbetares know-how: deras unika insikter, intuition eller en färdighet som inte är lätt att uttrycka i ord. Tänk på det estetiska sinnet, förmågan att komma med innovativa idéer eller...att cykla.
Tyst kunskap är ofta mycket värdefull, men den är svår att dela med sig av. Fundera på hur du kan para ihop dina experter med andra teammedlemmar i en "verklig" miljö, som inte nödvändigtvis behöver vara att de faktiskt arbetar i samma team. Att organisera ett hackathon kan till exempel vara ett bra tillfälle för dina anställda att samarbeta med varandra. När de arbetar tillsammans kan de se en tyst insikt i aktion och lära sig av den.
Det finns en sak till som du måste göra för att framgångsrikt kunna införa knowledge management på ditt företag: visa att detta är en verklig prioritering. Det kan vara så att dina medarbetare inte dokumenterar kunskap helt enkelt för att de tycker att det är bättre att fokusera på "det faktiska arbetet". Initiativ för kunskapsdelning kan också lätt överges när tiderna blir hektiska. Det är företagsledarens uppgift att se till att medarbetarna inser värdet av att bevara viktiga insikter. Att dokumentera och dela med sig av sin expertis bör vara en del av jobbet, inte en eftertanke. Först då kan man verkligen anta ett kunskapsdrivet förhållningssätt och dra full nytta av knowledge management.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...