Dashboard för projektledning - hur bygger man den?

När du är chef för en byrå eller ett mjukvaruföretag där ditt team arbetar med flera projekt samtidigt kan det vara svårt att hinna med allt. Även om du hanterar ett enda projekt som projektledare kan du ofta kämpa med att övervaka olika delar av det.

Vad kommer du att lära dig av den här artikeln:

• Användbara verktyg som gör det möjligt att bygga instrumentpaneler i projekthanteringen
• Fördelarna med instrumentpaneler i projekthanteringen
• Den roll som programvara för resursplanering

Om det ändå fanns ett sätt att få en informativ översikt över projektets hälsa utan att behöva gräva igenom PM-appen under en lång tid.

Lyckligtvis erbjuder instrumentpaneler för projekt en möjlighet att göra just detta - de fungerar som den enda plats där du kan kontrollera kritiska KPI:er och bedöma projektets framsteg. De blir också en enda källa till sanning om projektets status - något som du enkelt kan dela med dig av till din kund eller dina chefer. En instrumentpanel för projektledning består vanligtvis av flera widgetar - grafer, datapunkter eller tabeller - som rör olika delar av projektet.

I det här blogginlägget berättar vi lite mer om fördelarna med projektinstrumentpaneler och ger dig några tips på hur du kan bygga en.

 

Varför skulle du bygga en instrumentpanel för projektledning?

Först och främst är det en enorm tidsbesparing att ha en instrumentpanel för projektledning för dem som använder den. Som teamledare måste du till exempel vanligtvis kontrollera flera rapporter/skärmar i ditt projekt planeringsverktyg för att få en helhetsbild av hur det går för ett visst projekt. Å andra sidan måste projektledare ofta ägna timmar varje vecka åt att utarbeta rapporter om projektstatus och sammanställa viktiga resultatindikatorer. Dashboards gör det enkelt att få en automatiskt uppdaterande "rapport" med realtidsdata och insikter som är skräddarsydda för en specifik målgrupp.

På tal om skräddarsydda insikter måste det sägas att även om verktyg för projekt- och resurshantering vanligtvis är utformade för att ge sina användare värdefull information, måste de fortfarande tillgodose många teams behov. Som ett resultat kanske de standardinstrumentpaneler eller rapporter som erbjuds i dessa appar inte är särskilt användbara för ditt team. Det är fördelaktigt att skapa en anpassad projekt- och resurshantering instrumentpanel eller till och med ett par av dem - var och en förberedd för att tjäna ett specifikt syfte. Till exempel kan ditt företags CFO vara intresserad av andra mätvärden än kunden.

Kundinriktade instrumentpaneler för projektledning kommer också att vara mycket praktiska för dig. Inte bara kan du spara tid på att förbereda nya rapporter då och då, utan projektintressenter kan ta en titt på skanningsbara instrumentpaneler och enkelt förstå vad som händer i projektet. Dessutom kommer en väldesignad instrumentpanel att få ditt företag att se mycket bra ut i kundens ögon.

Slutligen är en analys av en projektpanel ett utmärkt tillfälle att identifiera förbättringsmöjligheter som du annars kanske skulle ha missat. Ett fågelperspektiv på olika projektaspekter kan få dig att tänka på lösningar som du ännu inte har övervägt. Säg att din projektinstrumentpanel innehåller insikter om resursutnyttjande och slutförda uppgifter. På så sätt kan du jämföra de två och till exempel se att vissa uppgifter ligger efter, men att alla teammedlemmar inte utnyttjas optimalt och att de lätt skulle kunna ta på sig fler uppdrag.

Bästa praxis för att bygga instrumentpanel för projektledning

När du sätter ihop en anpassad projektinstrumentpanel bör du komma ihåg några viktiga egenskaper hos effektiva instrumentpaneler.

Till att börja med innehåller verkligt kraftfulla instrumentpaneler endast relevant information. Därför är det bra att börja med en lista över de mätvärden/element som du verkligen behöver visa eller de svar som du vill att instrumentpanelen för projektledning ska ge. Annars kan det vara frestande för dig att lägga till ett par extra färgglada diagram för att få instrumentpanelen att se mer "professionell" ut. Tyvärr kommer det inte att hjälpa dina teammedlemmar att skilja värdefulla insikter från bruset. Tänk på att du kan ta fram olika typer av instrumentpaneler som är utformade för olika målgrupper och som bara innehåller de element som är viktigast för dem.

Din projektinstrumentpanel bör också vara lätt att skanna. När du förbereder de enskilda widgetarna eller diagrammen som ska visas på instrumentpanelen, se alltid till att de är läsbara. Informationen ska vara tydlig vid en snabb blick utan att man behöver läsa igenom komplexa tabeller eller göra några mentala beräkningar. Du kan alltid be en teammedlem om feedback angående instrumentpanelens läsbarhet. 

Var alltid uppmärksam på om dina instrumentpaneler innehåller korrekta uppgifter. Om inte, saknas hela syftet med en instrumentpanel. Använd endast tillförlitliga datakällor och, om möjligt, utforma projektets instrumentpanel så att den ger insikter i realtid.

 

Verktyg som gör att du kan bygga en instrumentpanel för projektledning

Du kanske undrar: hur bygger man en projektinstrumentpanel? Måste jag investera i ett särskilt verktyg för instrumentpaneler?

I själva verket finns det ett par alternativ som du kan följa:

• Skaffa en app för datainstrumentpaneler. Det finns flera dashboard-appar på marknaden som gör det möjligt att skapa anpassade data dashboards, inklusive projekthanteringsappar. Sådana verktyg ger dig vanligtvis stor flexibilitet när det gäller att utforma din instrumentpanel. Du måste dock avgöra om de datakällor du förlitar dig på finns tillgängliga i en viss app. Verktyg som du kanske vill prova: Geckboard, Klipfolio.
• Använd din programvara för projekthantering. Många projekthanteringsappar har funktioner som gör att du kan skapa en instrumentpanel för att övervaka projektets status. Verktyg som du kanske vill prova: Klicka upp, Måndag.
• Använd din programvara för resurshantering. Företagen använder bästa verktygen för resurshantering för att planera och leda sina teams arbete. Som sådana innehåller de massor av värdefull information om projektens och resursernas välbefinnande. Teamdeck är en app för resurshantering som vi har byggt, och i nästa avsnitt av det här blogginlägget visar vi hur du använder den för att skapa en robust instrumentpanel för projekt.

Bygg en anpassad instrumentpanel för projektledning med Teamdeck

Som standard levereras Teamdeck med en personlig instrumentpanel som är tillgänglig för alla användare med behörigheter på chefsnivå, där du kan kontrollera grundläggande detaljer som:

• hur många timmar har du spårat den här månaden,
• hur många semesterdagar har du tagit ut,
• hur ser utnyttjandegraden ut i ditt team?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]