Som programvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som främst har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med ett mycket stort antal projekt. Vart och ett av dem kräver samarbete mellan många specialister, utvecklare, designers och - naturligtvis - projektledare. Under dessa år har vi bytt ut många tidshanteringsappar tills vi utvecklade vår egen. I den här artikeln kommer vi att dela med oss av våra erfarenheter av programvaror som vi - under en viss tidsperiod - har implementerat i vårt företag.
Vad kommer du att lära dig tack vare den här artikeln:
Det här kapitlet har ett enda mål: att öka din medvetenhet om skillnaderna mellan många tidshanteringsappar.
Låt oss förenkla saker lite för att ge dig en uppfattning om hur marknaden för denna typ av programvara ser ut. Tja, några av dem är som kombinationer, som innehåller många funktioner och funktioner, och en av dem är tidsspårning. Man kan säga att det här är projektledningsverktyg, som förutom tidsspårning har funktioner som teamschemaläggning, projektplanering, projektspårningsframsteg eller budgetering.
Det finns också de vars kärnprodukt är en tidsspårning och olika funktioner relaterade till den.
|
Förvaltning av personalstyrkan |
Hantering av tidrapporter |
Projektplanering |
Övervakning av aktiviteter |
|
Medarbetar- och arbetsschemaläggning |
Uppgifter tidsuppföljning |
Tilldelning av uppgifter |
Spårning av datoraktiviteter |
|
Hantering av arbetsbelastning och kapacitet |
Spårning av fakturerbar och icke-fakturerbar tid |
Budgetering av projekt |
GPS-spårning |
|
Spårning av prestanda och användning |
Hantering av tillgänglighet |
Spårning av projektförlopp |
Spårning av övertid |
|
Kommunikation och samarbete i teamet |
PTO, frånvarospårning |
Projekt- och resursprognoser |
Skärmdumpar som fångar |
|
Fildelning |
Uppskattningar jämfört med utfall |
Fakturerbara priser |
Videoinspelning |
|
Spårning av övertid |
Fakturering |
Spårning av utlägg |
URL- och appspårning |
Det är dock värt att komma ihåg att du kommer att hitta sådan programvara som är inriktad på att mäta en anställds produktivitet, mäta tiden för utförda uppgifter - en mätning görs vanligtvis av en chef, särskilt de fakturerbara timmarna.
Men det finns också sådana som syftar till att stödja en anställd under hans yrkesmässiga och privata aktiviteter. De som är utformade för att hjälpa honom att fokusera på vissa uppgifter (särskilt under förhållanden med distansarbete, där det finns många distraherande faktorer).
I anslutning till ovanstående presenterar vi en tabell som visar (naturligtvis inte alla) funktioner som förekommer i olika tidshanteringsappar.
Prissättning: $3,99 / per månad / per teammedlem
Tillgänglig på webben och som mobilapp (Android, iOS)
Detta verktyg var utvecklad av ett mjukvaruföretag från Polen för att hantera arbetet för flera personer i en organisation. Den innehåller alla funktioner som resursschemaläggning, tidsspårning, en verktyg för hantering av tidrapporter, semesterhantering och - värt att nämna - anpassningsbar rapportering. Ofta integrerad med Google Kalender.
Med Teamdeck kan du fördela resurser så att du har rätt antal personer med rätt kompetens för varje projekt. Du kan också enkelt se vad dina anställda arbetar med och om de har tid att engagera sig i ett nytt projekt. För långsiktiga projekt, kan du också skapa ett schema och sätta upp milstolpar för projektet.
Teamdeck är också bra för att övervaka arbetstiden. Du kan ladda ner en mobilapp för att spåra din tid när du är på språng. Tidrapporterna visar vilka uppgifter som tar mest tid, så att du lättare kan beräkna om de är lönsamma för dig eller om en process behöver optimeras.
Teamdeck har också en smart resurs, en kalenderplanerare onlinemed vilken det blir lättare för dig att boka möten och kontrollera dina medarbetares tillgänglighet. Detta är särskilt användbart om du hantera ett team på distans. För att alltid ha koll på om dina medarbetare är lediga kan du använda semesterkalendern. På så sätt vet du alltid vad varje person har för tillgänglighet och vem som kan ersätta dem.
Detta är också ett mycket bekvämt alternativ för internationella företag, som du kan köra helgdagar för valfritt land i kalendern och se alla lokala helgdagar. Om du behöver några uppgifter om ditt teams arbete, Teamdeck kommer att generera anpassade rapporter åt dig.
Prissättning: den mest populära = $10 användare/per månad,
DeskTime är ett annat välkänt tidsregistreringsverktyg, som också anses vara den bästa tidshanteringsappen, riktad till företagsanvändare och frilansare också. Det är också användbart för närvarospårning, frånvarospårning och effektiv projektledning för arbetsflöde.
Den här appen beskriver sig själv som en automatisk tidsregistrering. vad betyder det? Det här verktyget föreslår vad din medarbetare eller du har arbetat med istället för att du ska behöva berätta det för appen. En automatisk tidrapportör tar bort behovet av att manuellt mata in data eftersom den registrerar all dator- och arbetsaktivitet.
Denna tidshanteringsapplikation ger full kontroll över de anställdas arbete tack vare övervakning av datoranvändningen. Som en webbplats-, program- och applikationskontroll informerar om aktivitet och kategoriserar den mellan produktiv och oproduktiv.
Pris: 3 abonnemang; Business Plan - $5 per användare per månad, faktureras årsvis
Tillgänglig på iOS, Android och skrivbord
Denna app visas i nästan alla listor över de bästa tidshanteringsapparna, så det är omöjligt att inte nämna den. Trots att den första versionen skapades 2007 används Todoist fortfarande inte av några få personer, utan av mer än 25 miljoner användare över hela världen. Men vad är det för något? Todoist är en applikation som används för att skapa typiska att göra-listor - därav namnet.
Styrkan med det här verktyget ligger i dess enkelhet - minimalistisk design, funktioner som endast är begränsade till de som verkligen är användbara gör det hela mycket intuitivt. Todoist övervakar också din produktivitet och visualiserar den i form av poäng eller nivåer, vilket är en extra motivation.
I applikationen kan du mycket enkelt skapa tematiska listor och gruppera dem i kategorier. I kategorin "personlig" kan du till exempel ha en lista över hushållssysslor eller en gympaplan. I kategorin "arbete" kan du å andra sidan skapa en lista med uppgifter och deluppgifter för varje projekt. Du kan också ge varje uppgift en viss prioritet, som indikeras med en färg.
Todoist förstår naturligt språk, så uppgifter som "hämta ett paket i morgon kl. 14.00" läggs automatiskt till i din kalender. Du kan också delegera uppgifter till andra användare, vilket är användbart inte bara på jobbet när du ska fördela ansvarsområden mellan teammedlemmar, utan också när du sköter ditt hem och bestämmer vem som ska putsa fönstren, handla och gå ut med soporna. Programmet har flera färdiga mallar som är anpassade till olika behov och företag, vilket gör det mycket enkelt för dig att hantera ditt privatliv och ditt yrkesliv samtidigt.
En mycket praktisk funktion i det här verktyget är dess integration med andra system, som Google eller Slack. Todoist är också tillgängligt på praktiskt taget alla enheter och system. Så du kan hantera dina uppgifter från din dator, smartphone eller surfplatta.
Pris: prissättningen börjar på $9.00 per funktion, per månad
Tillgänglig på webben, Android, iOS
Uppmärksamhet är den mest värdefulla valutan i onlinevärlden, så det är inte förvånande att varje webbplats eller app vi använder gör allt för att få den. Vi slår på Google för att kolla "bara en sak" eller Instagram för att svara på "bara ett meddelande" och vi vet inte när vi har tillbringat 20, 40 eller 60 minuter på internet utan att ens göra den enda sak som vi tog fram telefonen för. Ofta är vi inte ens medvetna om hur mycket tid vi lägger på sådant improduktivt scrollande. Och det är precis vad Rescue Time är till för.
Syftet med programmet är att övervaka din online-aktivitet och skapa rapporter om hur mycket tid du tillbringade med att använda vissa webbplatser och applikationer, hur länge du var produktiv, om du arbetar efter arbetstid eller tvärtom inte arbetar när du borde. Med RescueTime kan du hålla koll på hur många minuter och timmar du lägger ner på olika aktiviteter på internet varje dag. Om detta är mycket eller lite är upp till dig, men Bara vetskapen om det hjälper dig att ta steg mot förändring.
Övervakning och rapporter om den tid som spenderas online finns tillgängliga i den kostnadsfria versionen av applikationen. Den betalda varianten gör att verktyget kan skicka meddelanden till dig. Aviseringarna är anpassade efter dina behov. RescueTime skickar t.ex. ett meddelande om du har använt sociala medier i mer än en timme eller om du har varit produktiv i 4 timmar. Du kan också ställa in en gräns och låta appen blockera webbplatser som tar upp för mycket av din tid.
Pris: 4 abonnemang; det fjärde - kallat för Teams - $14,99/månad/användare
Tillgänglig som mobilapp (iOS, Android) och desktop
På ett möte, på universitetet, när du arbetar med ett projekt, på en promenad - när de mest intressanta idéerna dyker upp i ditt huvud. Du antecknar hela tiden. Ibland skapar du en fil i Google Docs, ibland skriver du ner något på en gammal räkning, i ett anteckningsblock, på din smartphone, i Messenger, i din kalender eller i ett e-postmeddelande. Och allt är bra tills du plötsligt måste hitta de anteckningar du behöver ... någonstans. Det är här Evernote kommer till undsättning. Den här appen är det perfekta förvaret för alla anteckningar du kan behöva. Du kan enkelt skriva ner och till och med spela in dina tankar och idéer i den.
Du kan också enkelt katalogisera andra format som foton, skisser, textdokument och röstfiler. Och för att hålla alla dina anteckningar organiserade och lätta att hitta, kan du tilldela taggar till dem. Evernote har också en kalenderfunktion så att du alltid kan kontrollera dina planer för den närmaste framtiden. Appen är tillgänglig på alla dina enheter, så du kan skapa och kontrollera dina anteckningar när du behöver.
Pris: månatligt medlemskap = 3,95 kr/månad
Tillgänglig på: iOS, Android och skrivbord
Den största plågan med internet när man försöker fokusera är alla intressanta saker man ser. En rolig video, en intressant artikel, ett nytt album eller en väns inlägg - allt fångar din uppmärksamhet. Av rädsla för att missa något eller glömma bort att återgå till det innehåll du är intresserad av föredrar du att titta på det direkt. Om det bara fanns ett verktyg som gjorde det möjligt att enkelt katalogisera alla dessa intressanta saker och lämna dem till senare ...
Vänta, det finns det. Och den heter Pocket. Med den här appen kan du enkelt tagga alla sidor och titlar som intresserar dig. På så sätt avbryter du inte ditt arbete, men du förlorar inte heller värdefullt material som du har hittat online.
Pris:
Tillgänglig på iOS och Android
Vi gillar alla att få omedelbar tillfredsställelse när vi gör något bra. Vi älskar att samla poäng och få belöningar för det, vi är vana vid det från barndomen när vi samlade stjärnor för gott uppförande i skolan. När vi växer upp får andra saker ett värde för oss... och ändå kan denna enkla tillfredsställelse fortfarande motivera oss. Och det är denna enkla betingning som Forest utnyttjar. För att hålla fokus tänk Forest.
Forest är förmodligen en av de roligaste tidshanteringsapparna i denna ranking. Dess syfte är att hjälpa användaren att fokusera under längre perioder. Hur det fungerar. Varje gång du behöver koncentrera dig startar du appen och planterar ett virtuellt träd. Du ställer in en timer för hur länge du vill koncentrera dig. Om du lämnar appen före den tiden och börjar använda din telefon, kommer ditt träd att dö.
Å andra sidan, om du lyckas hålla ditt mål kommer trädet att växa. Varje gång du lyckas koncentrera dig utan att använda telefonen växer ett träd till, tills du har skapat din virtuella skog. Detta enkla spel uppmuntrar dig att koncentrera dig lite längre nästa gång. Kampanjpartnern är Träd för framtidensom planterar riktiga träd för varje virtuellt träd i appen. Visst är det fantastiskt?
Pris: 4 planer; den sista = $17,50 USD per användare / per månad / faktureras årsvis
Tillgänglig på: webb, iOS, Android
Om du är en visuell elev och gillar att se alla dina uppgifter tydligt upplagda är Trello perfekt för dig. Det är en virtuell whiteboard där du kan fästa kort med dina uppgifter, prioritera dem och tilldela dem en status: att göra, pågår, klar. För varje uppgift kan du lägga till en anteckning. Trello är perfekt för att hantera flera personers arbete, delegera uppgifter och kontrollera hur projekten går. Dess stora fördel är dess mycket estetiska och tydliga layout. Den visuella representationen av uppgifter gör det enkelt att kontrollera statusen för arbetet med en blick. Så du kan använda tips för tidshantering eller Trello.
Trello är mycket populärt som ett affärsverktyg, men det fungerar också som en utmärkt livsstilsapplikation. Du kan hantera alla dina projekt i det: organisera ett evenemang, volontärarbete på teatern, hushållssysslor med dina rumskamrater. Du kan också använda Trello individuellt för att alltid ha en snabb överblick över din ansvarstavla.
Pris: Ultimate Control-planen kostar $89/månad, faktureras årsvis
Tillgänglig på webben och som mobilapp för iOS och Android
ProofHub rankas bland de högst rankade programvarorna för teamsamarbete och projektledning, som erbjuder en rad kraftfulla funktioner på en centraliserad plats, inklusive programvara för tidsregistrering av anställda. ProofHubs programvara för tidsspårning är till stor nytta för projektteam eftersom det gör det möjligt för dem att förbättra sina färdigheter i tidshantering genom att spåra hur mycket tid de spenderar på olika uppgifter.
ProofHubs inbyggda programvara för tidsspårning gör det möjligt för användare att spåra tid med antingen manuellt eller genom automatiska timers. Du kan också lägga till tidtabeller för att registrera tidsdata och använda dem för kundfakturering, uppskattning, lönelista, spårning och till och med tidshantering. Du kan också ställa in tidsuppskattningar för olika uppgifter för att definiera hur mycket tid det ska ta att slutföra den specifika uppgiften.
Andra användbara funktioner som hjälper dig att förbättra strategier för tidshantering och färdigheter är - kalender för projektplanering, programvara för filhantering, korrektur online, Kanban-tavlor, tabellvisning och uppdateringar i realtid. Till exempel, kan du lägga till automatiska påminnelser för dina uppgifter för att se till att du inte missar dem. På samma sätt kan du samarbeta online med dina dokument för att få feedback och förslag.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Det är förmodligen uppenbart för många, inte bara projektledare, kundansvariga och så vidare, vad korrekt hantering och effektivt tidsutnyttjande innebär. Men för att tänka rimligt om vårt ämne är det bättre att ha en klar och tydlig vision av innebörden av den grundläggande termen som används i den här artikeln. Enligt Oxford Languages ordbok:
förmågan att använda sin tid på ett effektivt eller produktivt sätt, särskilt i arbetet.
Tiden är förstås inte som ett tuggummi som kan sträckas ut på många olika sätt. Och den andra frågan, en del av dagen, ett ögonblick under dagen avgör också hur vi arbetar och hur effektiva vi är. För vissa människor blir arbetsuppgifterna bättre/snabbare när de vaknar, för andra är samma arbete bättre vid lunchtid. Detta är - som det verkar - vad författarna till Management Study Guide vill säga:
Time Management handlar om att hantera tiden på ett effektivt sätt så att rätt tid avsätts för rätt aktivitet. (managementstudyguide.com)
Som med många saker i livet är det en process. En process där man samlar erfarenheter, baserade på data som aldrig är ovedersägliga. Processen kan optimeras på ett bättre eller sämre sätt - det beror på vad du mäter, hur du mäter och vad du mäter. Men för att parafrasera Mindtools förslag om hur man kan förståime management - det handlar om att planera hur man ska fördela tiden mellan olika aktiviteter.
Ur den synvinkeln kan man inte förändra något, organisera och planera arbetsuppgifter utan data eller - det måste sägas - misstag. Denna process för att samla in data är samtidigt en process för att utveckla regler och principer som organiserar tid och uppgifter. Dessa regler är också föremål för optimering. Så det är en pågående process. Hur har allt detta att göra med frågan om tidshantering i företag eller - för att säga det mer exakt - tidshantering och anställda?
Vår konkurrent på marknaden för appar för tidshantering - programvaran Clockify - förstår tidshantering som
(...) en uppsättning principer och verktyg som hjälper dig att använda din tid mer effektivt. Medarbetarnas tidshantering består alltså av alla nödvändiga färdigheter som hjälper dina medarbetare att göra sitt jobb mer produktivt.
Clockifys författare föreslår tydligt vem principerna för tidshantering gäller för. Vilket naturligtvis inte är sant att bara anställda har att göra med att hålla reda på tiden på jobbet. Tidshantering riktar sig till vem som helst, var som helst, oavsett typ av arbete eller aktivitet. Men vad som är verkligt, färdigheter och stödjande verktyg (till exempel en programvara för tidsregistrering av team eller en enkel mobil tidmätare) är oersättliga i denna långa process.
Att säga att marknaden för tidshanteringsappar är enorm är inte bara trivialt utan också barnsligt. För närvarande minskar inte antalet sådana programvaror. Dessutom växer det år för år. Med hänvisning till Rapport från B2B-analysföretaget Markets and Markets:
Marknaden för programvara för uppgiftshantering förväntas växa från 1,79 miljarder USD 2017 till 4,33 miljarder USD 2023, med en CAGR på 13,74% från 2018 till 2023 Den glömda konsten att koncentrera sig.
Ur den här synvinkeln är det nästan omöjligt att presentera alla hjälpsamma, användbara och mest relevanta tidshanteringsappar. Med andra ord (det måste sägas): ingen kan säga att det finns "den bästa hanteringsappen" som är lämplig för varje företag.
Alla appar för tidsuppföljning och tidshantering, alla bästa programvara för tidsregistrering av anställda (hur du än kallar det) - är inte skottsäkert; är inte motståndskraftigt mot varje kritik. Alla programvaror (inte bara tidrapporteringssystem online) har någon aspekt som är irriterande, otillräcklig eller inte tillräckligt utvecklad för att tillfredsställa alla användare (inte bara projektledare, utan även resurschefer, HR-chefer och - naturligtvis - anställda, designers, utvecklare). Det kommer alltid att finnas något som inte matchar.
Om vi behöver säga allt som har sagts ovan, i en enda mening: den bästa tidshanteringsappen betyder bara och alltid den bästa för ett visst företag.
Så innan du väljer vilken app som ska hjälpa dig att hantera tiden på ett effektivt sätt föreslår vi att du förbereder en RFP, väljer leverantörer och... bara provar. Låt även dina medarbetare få möjlighet att dela med sig av sina erfarenheter. Och fatta bara beslutet.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
En av de svåraste uppgifterna för företagare och resursansvariga är skiftplanering. Det kan vara ganska utmanande och tidskrävande att planera vem som ska arbeta när och med vad, baserat på deras personliga preferenser och...