Människor kräver öppenhet på arbetsplatsen. 87% av dem, vill säga.
87% av arbetstagare undersöktes av Kelton Global i en studie 2018 medgav att de vill att deras framtida företag ska vara transparent. 80% av de tillfrågade ville veta mer om hur deras organisation fattar beslut.
Det är därför inte konstigt att öppenhet på arbetsplatsen är ett begrepp som diskuteras flitigt i de flesta företag. Vissa väljer en radikal öppenhet, medan andra väljer andra sätt att främja en öppen kommunikation.
Som projektledare eller teamledare kanske du inte har något att säga till om när det gäller företagets övergripande policyer. Du är dock ansvarig för ett projektteam, så transparensen i projektet ligger i hög grad inom din kontroll.
Dålig kommunikation och otydliga förväntningar är bland de 8 främsta utmaningar inom projektledning. Öppenhet i projekt- och resurshantering är en kultur som präglas av öppen kommunikation och synlighet inom ett projektteam. Ur ett ledningsperspektiv handlar det ofta om att vara ärlig mot teamet om projektet och teamet självt.
Det finns flera olika sätt att skapa transparens i ett team, men konsekvenserna är överväldigande positiva.
Sambandet mellan transparens och medarbetarnas engagemang/tillfredsställelse har undersökts i flera undersökningar och studier. Det finns data som bevisar att ärlighet verkligen är en viktig faktor för att människor ska trivas på jobbet.
När det gäller transparens i projekt talar vi dock också om ekonomiska vinster i det specifika projektet. Detta är möjligt eftersom transparens ökar produktiviteten. Engagerade medarbetare som vet vad som förväntas av dem (och varför) presterar bättre och arbetar mer effektivt. Som Jyoti M, IT-konsult på Tata, uttryckte det i sin dokument om projektledning och transparens: Transparens med lämpliga behörigheter i ett projekthanteringssystem sparar tid och pengar för alla i projektet. Låter det som en PM-dröm? Det borde det!
Bristande transparens kan å andra sidan leda till misstro bland medarbetarna eller till och med bitterhet. Project Management Institute's rapporter visar gång på gång att bristfällig eller dålig kommunikation är en viktig orsak till att projekt misslyckas. Det finns alltså all anledning att tro att ärlighet och öppen kommunikation är oerhört viktigt för projektledare.
Transparens är visserligen inte en metod som passar alla, eftersom det skiljer sig från kund till kund eller bransch till bransch. Vi har tagit fram en lista med steg som du kan ta för att öka projekttransparensen i ditt team.
Låter det självklart? Kanske det, men kom ihåg att "task visibility" är mer än en lista över funktioner som ska göras.
Först och främst ska du förklara projektet för ditt team. Både när det gäller den tekniska omfattningen och när det gäller affärssidan. Vad är målet med det här projektet? Vem kommer att dra nytta av det? Vad är anledningen till en viss funktion? Svaren på dessa frågor kan bespara dig en del felbedömningar när du uppskattar uppgifter.
Att förstå "varför?", inte bara "vad?", förbättrar ditt teams engagemang. Det är ett bra sätt att utveckla en känsla av ägarskap.
Det är en stor fråga. Och en svår sådan på samma gång.
Du vill vara transparent, men det finns saker som du inte ska dela med dig av. Var försiktig så att du inte diskuterar personlig eller konfidentiell information. Dessutom bör du vara uppmärksam på om din totala öppenhet inte leder till spekulationer eller skvallersessioner. Om du känner att något inte bör avslöjas för ditt team ännu, är det sannolikt så. Vänta tills din information är bekräftad eller relevant och dela den först då med ditt team.
Utöver det bör du få ditt team att känna att de är en del av projektet. Och det kräver att du gör dem medvetna om förändringar i projektet.
Ett skäl till det förklarades redan i föregående avsnitt - du behöver människor som förstår vad de arbetar med. Ett annat skäl är lika viktigt: här har du att göra med specialister och de vet vad de gör.
Om förändrade krav innebär att nya funktioner måste utvecklas måste du se till att det planeras på det mest effektiva sättet. En öppen diskussion med ditt teknikteam kan ge dig många idéer för att minska effekterna av den här förändringen och undvika de fruktade konsekvenserna av scope creep. Ge ditt team en chans att verkligen delta i projektet och du kommer att se en större känsla av att "vi gör det här tillsammans".
En sista anmärkning här: var också transparent om din position. Om du inte vet svaret på ditt teams frågor (eller om svaret inte kan avslöjas ännu), hitta inte på saker. Var i stället öppen med att du inte kan ge svaret. Teamet kommer att uppskatta din ärlighet.
Man kan inte tala om öppen tvåvägskommunikation utan att uppmuntra till feedback.
Eftersom du är ärlig mot teamet vill du också att de ska vara lika uppriktiga mot dig. Visst, du kanske får höra några hårda ord ibland eller till och med får reda på ett felsteg i projektet, men det är fortfarande ett utmärkt tillfälle att ta itu med dessa frågor tidigt innan de blir till ett stort problem.
Föregå med gott exempel och ge ditt team konstruktiv feedback. Glöm inte erkännandet: se till att goda prestationer inte går obemärkta förbi. Detta kommer också att stärka ditt teams engagemang och ansvarstagande.
Eftersom synlighet och kommunikation är de viktigaste faktorerna för transparens i projekt är det ingen överraskning att kunskapsdelning är en metod som är värd att främja. Utbytet av kunskap mellan teammedlemmar kan ske under standups eller särskilda evenemang.
En aspekt av kunskapsdelning som är värdefull men som ofta ignoreras är att team kan lära sig av andra team. Som projektledare (eller teamledare) kan du samarbeta med dina kollegor för att organisera evenemang där teamen delar med sig av lärdomar från tidigare projekt. Sådana möten mellan olika team kommer inte bara att ge projektrelaterade insikter utan också vara ett bra tillfälle att skapa teamkänsla.
Projekttransparens måste stödjas med verktyg som gör det enklare att samarbeta och kommunicera. För team som arbetar i ett enda rum kan en whiteboard vara en bra start. För distribuerade team är dock onlineverktyg nödvändiga.
För att ge insyn i projektpipelinen ska du använda en projekthanteringsapp. På Teamdeck använder vi JIRA för att spåra våra framsteg. Varje teammedlem kan se vilken status olika uppgifter har, om nya buggar har uppstått etc.
Tidsuppföljning, programvara för frånvarohantering, och verktyg för resursplaneringsom Teamdeck, har en dubbel effekt på transparensen i projektet. För det första är teammedlemmarna medvetna om sin planerade arbetsbelastning och sina uppdrag. Samtidigt kan projektledarna se tidrapporterna för deras teamså att de förstår den faktiska arbetsbelastningen för sina anställda (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Båda sidor har den insyn de behöver för att känna sig mer bekväma med sitt jobb.
Se till att ditt team har tillgång till ett verktyg som möjliggör regelbunden kommunikation. Slack är ett bra exempel här: det är ett chattverktyg som också kan integreras med andra appar som du använder.
Om du arbetar med en produkt som redan har lanserats och som har riktiga användare har du ett extra sätt att införa transparens i projektet. Ta vår app, Teamdeck, som ett exempel. Även om vi har dedikerade teammedlemmar som svarar på kundfrågor som ställs via Intercom (du kan prova det själv, det är den blå ikonen i hörnet), har alla i teamet tillgång till Slack-kanalen där användarnas feedback publiceras. På så sätt vet alla teammedlemmar vad folk gillar med appen och vad de efterfrågar. Det är inte bara bra för synligheten, det gör också att allas input blir mycket mer meningsfull när man diskuterar nya funktioner och produktfärdplan.
Projekttransparens handlar lika mycket om att kommunicera öppet och vara ärlig som om att göra det möjligt för människor att arbeta effektivt. Det gör att du kan öka medarbetarnas engagemang men också att du kan eliminera produktivitetsdödare: från otydliga krav till skvaller på kontoret. Bygg upp en kultur av öppenhet i ditt projektteam så kommer ni alla att skörda frukterna av det.
Den avgörande betydelsen av att mäta teamlycka Forskare har länge undersökt sambandet mellan anställdas lycka och deras prestation på jobbet. Olika studier tyder på att lycka verkligen gör människor mer produktiva. Det direkta sambandet mellan arbetsmoral...
När du funderar på hur du kan förbättra ditt företags möjligheter att lyckas är medarbetarengagemang förmodligen inte det första du tänker på. I första hand vill du hellre fokusera på aspekter som prestation, motivation och kompetensutveckling. Det är ju trots allt...