Produktivitet för fjärrarbete: Hur håller man sig produktiv när man arbetar hemifrån?

Här på Teamdeckhar vi alltid anammat konceptet att virtuella teamDärför skulle målet med det här blogginlägget normalt vara att hjälpa dig att se fördelarna med att arbeta hemifrån.

Visserligen tycker vi fortfarande att distansarbete är ett bra val för företag. Undersökningar visar att det kan vara mer effektivt än att hålla dina anställda på kontoret, plus att många arbetstagare faktiskt föredrar att arbeta på distans.

Verkligheten är dock att distansarbete inte längre är en förmån som vissa företag väljer att erbjuda. I tider av COVID-19-pandemin är det inte längre en fråga om preferens att arbeta hemifrån, utan snarare en nödvändighet för miljontals människor.

Hur är det med produktiviteten hos nyanställda på distans? Den är inte alltid så bra. En rapport från Slack visar att 31% av personer som nyligen har börjat arbeta på distans medger att deras produktivitet på jobbet blir lidande. Samma känsla är mycket mindre vanlig bland erfarna distansarbetare: endast 13% säger att arbete hemifrån har påverkat deras produktivitet negativt.

I detta blogginlägg ska vi försöka dela med oss av våra produktivitetstips som gäller för erfarna och nya distansarbetare. Vi har delat in våra tips i två grupper. Först kommer du att läsa om hur du kan göra ditt arbete mer produktivt som distansmedarbetare. Mot slutet av det här blogginlägget delar vi också med oss av några råd till företaget och teamledarna.

Produktivitet vid distansarbete - tips till dig

Vi har försökt att anpassa alla våra tips till den situation vi befinner oss i just nu. Beroende på var du bor och hur du arbetar kan dock de restriktioner och villkor som du upplever skilja sig åt. Ta gärna till dig våra råd och anpassa dem till just ditt fall. Och först och främst: var snäll mot dig själv, särskilt i dessa svåra tider. 

Bygg din arbetsstation

Chansen är stor att din arbetsprestation är inte optimal eftersom du ständigt känner dig distraherad och malplacerad när du arbetar på distans. Det är inte ovanligt - att arbeta på samma plats där du tillbringar resten av ditt liv är en utmaning. Normalt sett skulle vi föreslå att du byter miljö genom att arbeta på ett kafé eller på en coworking-plats. Men det är förstås inte ett alternativ för de flesta av oss nuförtiden. Men även om du måste stanna hemma med dina barn, husdjur, familjemedlemmar etc. kan du ändå försöka göra ditt hemmakontor bättre.

Tänk på att även om allvarliga begränsningar är tillfälliga betyder det inte att din distansarbetsplats ska vara halvdan - lägg lite möda på att skapa ett utrymme som du tycker om att arbeta från.

Börja med att samla ihop den utrustning du behöver för att kunna arbeta effektivt. Om du fysiskt kan ta med dig utrustningen (din bärbara dator, skärm, tangentbord etc.) från ditt kontor ska du ta tillfället i akt. Glöm inte hörlurar som kan hjälpa dig att växla till "arbetsläge".

Välj rätt arbetsyta: helst vill du kunna "komma" och "lämna" hemmakontoret varje dag. Om du kan avsätta ett separat rum för ditt fjärrkontor kan det vara en utmärkt lösning. Det är förstås inte alla som har råd med det, men även om du använder ett hörn i ett av dina rum som "arbetsyta" kommer det att hjälpa dig att känna dig mer på jobbet.

Nu när du har valt rätt utrymme kan du försöka anpassa arbetsytan till dina behov. Kanske känner du dig improduktiv när du sitter ner hela dagen? Kontorsanställda har flera möjligheter att röra på sig: delta Möten och gå på lunch - när du arbetar hemifrån är det lätt att tillbringa hela dagen i samma position. Visst, du kanske inte kan återskapa det vanliga kontorsschemat, men du kan använda ett ståbord (även ett provisoriskt sådant) för dina arbetssamtal och införa andra fysiska aktiviteter. Din kropp kommer att må mycket bättre.

Om du kämpar med distraktioner kan en lösning vara att skydda din arbetsplats genom att installera en "Jag är på jobbet"-skylt. Det kan vara en skriftlig skylt (särskilt om du har att göra med nyfikna familjemedlemmar) eller till och med ett doftljus som du tänder i början av dagen. Det kommer inte bara att visa att du är upptagen för tillfället, utan det kommer också att bli en liten ritual som hjälper dig att fokusera.

En sista sak: städa din arbetsyta regelbundet. Det kan bli en trevlig vana på eftermiddagen eller något du gör på söndagar för att förbereda dig inför veckan. Att arbeta i en ren och organiserad miljö kan påverka din produktivitet positivt.

Inför vanor som ökar produktiviteten

Om du inte är van vid att arbeta hemifrån är det normalt att känna dig lite vilsen och osäker på dina arbetsrutiner. Här är några sätt för distansmedarbetare att organisera sitt arbete och få saker gjorda.

• Implementera vissa strategier för tidshanteringdistansarbete skiljer sig från kontorsarbete, så du kan behöva leta efter nya sätt att hantera din tid. Jag och två andra Teamdeck-anställda har provat ett par av dem och sammanfattat våra erfarenheter i en blogginlägg. Jag erkänner att jag fortfarande använder mig av den teknik jag provade, djupt arbete, varje gång jag behöver klara av en svår uppgift. Det hjälper mig att hålla mig på rätt spår och hålla min produktivitetsnivå mycket hög, särskilt när jag arbetar på distans.
• Skapa checklistor - för att få något gjort måste du veta exakt vad du ska göra! Många företag använder projekthanteringsverktyg för att hålla reda på uppgifter, men distansarbetare kan också skapa sina egna checklistor. Skriv ner vad du vill göra en viss dag/vecka/i slutet av månaden och fortsätt att bocka av uppgifter - det känns fantastiskt!
• Prioritera uppgifter - att kunna ordna sina uppgifter är alltid praktiskt, men att ha tydliga prioriteringar är ännu viktigare när du arbetar på distans. Vi har nyligen publicerat ett blogginlägg om prioritering av projektuppgiftermen du kommer att ha nytta av de tekniker som anges där även om du inte är projektledare.
• Registrera din tid - många distansmedarbetare känner att de inte har åstadkommit så mycket under sina arbetsdagar. Tidsuppföljning kan vara en möjlighet att a) erkänna det hårda arbete du utför b) hitta förbättringsområden. Om du till exempel lägger väldigt lite tid på produktivt arbete och istället måste slösa tid på att gräva igenom filer för att hitta viktiga visuella tillgångar, är det en signal om att du bör optimera något (t.ex, städa upp ditt teams virtuella hårddisk så att du lägger mindre tid på att söka efter nyckelfiler).
• Ta några pauser. Vi vet att det är lätt att glömma bort dem när du stannar hemma. I själva verket är det viktigt att du får åtminstone ett par minuter för att ladda batterierna. Visst, du kanske inte kan ta en promenad eller äta lunch utomhus, men det minsta du kan göra är att göra några stretchövningar och gå runt i ditt hem. På tal om lunch - försök att inte äta den bredvid din dator när du skriver e-postmeddelanden. Sätt dig i stället vid bordet och koppla av. Det är en välförtjänt paus.
• Var uppmärksam på hur du kommunicerar: du kanske tycker att du alltid uttrycker dina tankar på ett mycket tydligt sätt, men effektiv kommunikation i ett distansteam är ett helt annat spel. Dubbelkolla att dina meddelanden är begripliga och att du inte lämnar utrymme för några tvivel. Det gör att du och dina medarbetare på distans kan vara mer produktiva.

Ta hand om dig själv

När du arbetar hemifrån är det lätt att förlora känslan av "var arbetet slutar och livet börjar", och som ett resultat offrar du din balans mellan arbete och privatliv. Det är därför det är så viktigt att komma ihåg att distansarbete inte är detsamma som att alltid arbeta. Håll dig till dina traditionella arbetstider eller planera perioder då du kommer att arbeta. Meddela dina teamkollegor när din arbetsdag är slut. Du kan göra det genom att skicka ett meddelande till dem eller ange en lämplig status i din chattapp.

Det är också viktigt att hålla kontakten med dina kollegor. Många kontorsanställda kommer definitivt att känna av bristen på vänliga interaktioner när de byter till distansarbete. Ta dig tid att småprata med dina kollegor och hör av dig till dem för att höra hur de mår.

Sist men inte minst, ägna dig åt egenvård. Det är absolut nödvändigt att du under dessa svåra tider hittar några aktiviteter som får dig att må bättre. Lyssna på din favoritpodcast, gör en ansiktsbehandling eller ett bra träningspass: gör vad som helst som håller humöret uppe.

Vad kan ledare göra för att öka produktiviteten i sina distansteam?

Byta från kontorsarbete till distansarbete Det kan vara svårt för dig och dina kontorsanställda att bli distansmedarbetare. Som tur är finns det saker du kan göra för att underlätta övergången och öka produktiviteten hos dina distansarbetare.

• Definiera roller och mål tydligt. Det är alltid viktigt, men särskilt med människor som arbetar från olika platser. När dina medarbetare vet vad som förväntas av dem och vad de ska åstadkomma blir det lättare för dem att schemalägga och prioritera arbetsuppgifter.
• Kommunicera företagets strategi till dina distansarbetare. Personer som arbetar hemma kan ha svårt att fokusera på olika uppgifter när de inte ser det stora målet bakom dem. Se till att dina anställda vet vad de ska göra och varför de ska göra det.
• Underlätta icke-arbetsrelaterad kommunikation. Distansarbetare som brukade arbeta tillsammans kan ha svårt att få samma nivå av avslappnad mänsklig interaktion. Lyckligtvis kan du organisera online-möten för dina lagkamrater, så att de kan umgås tillsammans och prata om sina liv. Apptension, som är det mjukvaruhus som Teamdeck har byggts på, började organisera virtuellt kaffe <br>eaks (vi älskar verkligen vår programmeringslingo). Alla dessa möten har olika livsstilsrelaterade teman (t.ex. meditation eller fitness) och medarbetarna kan dela med sig av sina erfarenheter eller bara prata med varandra.
• Använd verktyg som stöder samarbete och kommunikation på distans. Chatt- och videosamtalsappar är viktiga, men det finns fler typer av programvara som du bör titta på. Projekthanteringsappar kan hjälpa dina anställda att hantera projekt och hålla koll på hur de fortskrider. Verktyg för resurshantering hjälper å andra sidan till att hålla en balanserad arbetsbelastning och planera arbetet för dina team.
  Vill du veta mer om hur resurshantering kan hjälpa ditt företag att gå över till distansarbete? Använd denna inbjudan för att schemalägga en kostnadsfri konsultation med Teamdecks experter på kundframgång. Vi visar dig hur just ditt företag kan dra nytta av korrekt resursplanering, tidsspårning och hantering av tillgängligheten för distansmedarbetare i ett och samma verktyg.
• Utbilda ditt team - berätta om bra metoder och dela med dig av intressanta resurser. Du kan hitta flera inlägg på vår blogg som kan vara användbara för dig och dina anställda: en guide till balans mellan arbete och privatliv för projektledare, tips för effektiv kommunikation på distans, idéer för teambuilding på distans.

Vi hoppas att det här blogginlägget gav dig några idéer för att öka produktiviteten hos distansarbetare, oavsett om du är teamledare eller en anställd som arbetar hemifrån. Har du andra tips på det här ämnet? Dela med dig av dem i chatten - vi vill gärna höra från dig. Håll dig säker och fortsätt med det goda arbetet!