Funderar du på att skapa en policy för betald ledighet på ditt företag? Den här guiden hjälper dig att starta processen med större självförtroende: du lär dig om olika typer av PTO och får ett recept för att effektivt spåra ditt teams lediga dagar.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
Betald ledighet (PTO), personlig ledighet, tillgänglighet, frånvaro eller semesterhantering - löst sagt - är termer som måste identifieras med att inte arbeta medan de fortfarande får lön för vanliga löner. På grund av semester, sjukfrånvaro, federala helgdagar, familje-, moderskaps- eller faderskapsledighet - har en anställd möjlighet att spendera tid utanför kontoret.
Det är värt att säga (för att få en större bild av de fenomen vi pratar om) att PTO och ledighetshantering är en del av något större - tidshantering eller närvarohantering. För att undvika att lägga för mycket information här, måste det sägas att tidshantering (eller strategier för tidshantering) handlar om att planera och styra den tid som en anställd lägger på specifika arbetsuppgifter. De allmänna målen med denna process är att öka medarbetarnas effektivitet och produktivitet.
När det gäller närvarohantering är det ett sätt att hålla reda på de anställdas timmar. Det är ett system som registrerar den tid som en anställd arbetar och den tid som han eller hon tar ledigt. Förhindra tidsförlust genom att använda ett programvara för tidsregistrering av anställdaAtt kontrollera arbetstider, inloggningstid, avgångar, raster och naturligtvis ledighet är huvudsyftet med närvarohanteringen.
Med ovanstående i åtanke, rollen och betydelsen av PTO-spårning och grundad PTO-policy blir tydligare att förstå och värd att överväga.
Först och främst - det är viktigt att notera att inte alla företag har en PTO-policy. Det är inte nödvändigtvis ett tecken på att man inte bryr sig om sina anställda. I många länder garanteras trots allt en viss mängd betald ledighet enligt lag. En PTO-policy kan dock vara en bra personalförmån och en konkurrensfördel på en viss arbetsplats, vilket är anledningen till att många organisationer väljer att erbjuda sina medarbetare olika ledighetspolicyer.
PTO verkar vara extremt populärt bland anställda, särskilt i USA där den federala lagen inte garanterar betalda semesterdagar. I en nyligen genomförd rankning av favoritförmåner kom PTO på andra plats strax efter sjukvårdsförsäkring.
Lycka på arbetsplatsen bör vara en prioritet för alla chefer som vill leda ett friskt och produktivt team. Att skapa en policy för betald ledighet är dock också fördelaktigt för företaget självt. Det hjälper till att förhindra oplanerad frånvaro och upprätthåller arbetsplatsen och transparens i projektet. Med detta i åtanke måste du bestämma dig för vilken typ av PTO-policy du vill införa i din organisation. Låt oss börja med att förklara själva termen.
PTO-policy (eller helt enkelt PTO) beskriver de regler enligt vilka anställda kan använda en viss mängd ledig tid. Det finns olika typer av PTO-strategier. Vissa företag väljer att erbjuda ett fast antal betalda timmar per år/månad som kan användas för valfritt ändamål. Andra företag delar in dessa timmar i olika kategorier: semester, sjuktid, personlig ledighet osv.
Det finns också så kallad PTO Accrued, vilket innebär att medarbetarna med tiden får rätt till mer ledighet (i motsats till att få hela ersättningen, t.ex. i början av året). Ytterligare en typ av policy är att erbjuda obegränsad PTO. I de kommande avsnitten av den här artikeln går vi igenom de vanligaste typerna av PTO och diskuterar deras för- och nackdelar.
Det är en traditionell typ av betald ledighetspolicy: ett företag erbjuder ett antal lediga dagar indelade i olika kategorier (t.ex. semester eller sjukdagar). En av fördelarna med detta tillvägagångssätt är att företagen kan förutse antalet frånvarodagar och därmed bättre fördela resurser och planera rekryteringsinsatser.
Nackdelen med en fast PTO-policy är att de anställda kanske inte är nöjda med att ledigheten är indelad i fasta kategorier. De vill till exempel hellre använda fler dagar för semesterändamål än att ha dem sparade som potentiell sjuktid som de inte använder i slutändan.
En annan nackdel med fast PTO var tidigare att det var ganska besvärligt att spåra frånvaro inom olika kategorier. Lyckligtvis, verktyg för resurshantering har löst denna utmaning genom att erbjuda automatiserade frånvarokontrollanter. Läs mer om detta i den sista delen av denna artikel.
Det finns flera olika typer av PTO-policyer som kan beskrivas som flexibla. Först har vi systemet med "obegränsat antal semesterdagar", enligt vilket de anställda har rätt till så många lediga dagar per år som de behöver. Sedan finns det också PTO-strategier där antalet betalda frånvarodagar är fast, men där de anställda kan använda dem av olika skäl (sparad PTO).
Detta tillvägagångssätt gynnar de anställda som uppskattar den extra friheten, men det är också fördelaktigt för de företag som fortfarande kan förutse frånvaron (det maximala antalet betalda lediga dagar anges i policyn). Ledighetstillägget kan vara tillgängligt totalt från början av året, periodiseras varje månad eller till och med beräknas kontinuerligt baserat på antalet arbetade timmar.
En annan aspekt av utformningen av PTO-planer som du måste ta hänsyn till är vad som händer med outnyttjade dagar från ersättningen. Överförs de till nästa år? Planerar du att ersätta anställda för återstående semestertid? Se till att du tar rättsliga bestämmelser beakta: beroende på var du är verksam kan utbetalningen vara obligatorisk.
Obegränsad PTO är en av de mest omtalade personalförmånerna de senaste åren. Att inte begränsa antalet semesterdagar som de anställda tar ut verkar vara ett stort steg i rätt riktning från arbetsgivarens sida. Å andra sidan kan det visa sig att med obegränsad PTO tar medarbetarna ut färre semesterdagar i slutändan. Dessutom kan vissa medarbetare se det som ett PR-stunt eller en marknadsföringsstrategi för rekrytering. Hur kan man förhindra det?
En policy med obegränsad betald semester kräver minst lika mycket planering och intern kommunikation som policyer med till synes mycket fler regler. Dina anställda måste veta vad de kan förvänta sig: Vad är minimibeloppet för årlig ledighet? Hur tidigt ska de informera sina chefer om en planerad frånvaro? Vilka är reglerna när det gäller sjukfrånvaro och personliga dagar?
Även om den här policyn handlar om att ge ditt team möjlighet att välja när de tar ut sin PTO, är du fortfarande ansvarig för att ge dem några riktlinjer. Annars kan de vara försiktiga med de nya reglerna. Men om du lyckas med att införa den nya policyn för obegränsad PTO kommer du sannolikt att öka medarbetarnas engagemang, stärka deras engagemang och bygga upp förtroendet mellan dig och ditt team.
Oavsett om du väljer en fast eller flexibel PTO-policy kommer du förmodligen att leta efter en effektiv frånvarouppföljning process. Det är relativt enkelt om du erbjuder ett enda antal lediga dagar och blir allt svårare när du har separata ledighetskategorier eller en policy för upplupen PTO. Att spåra betald och obetald ledighet kan bli en betydande administrativ börda om du inte bestämmer dig för att använda automatiserade lösningar.
Det enklaste sättet att spåra ledig tid är att använda ett verktyg som gör de nödvändiga beräkningarna åt dig. Det sparar inte bara tid, utan ger också en samlad sanningskälla som är tillgänglig för både anställda och HR-teamet.
Med Teamdeck kan du skapa en ledighetsrapport för dina anställda. Du kan sammanfatta människors ledighet baserat på olika kategorier (sjukfrånvaro, personlig ledighet, semester etc.). PTO-ersättningen kan ställas in av dig eller beräknas av vår app, baserat på till exempel antalet timmar som en viss person har arbetat för.
[/vc_kolumn_text]
Vi rekommenderar ett sådant datadrivet tillvägagångssätt eftersom det gör det möjligt för företag att upptäcka värdefulla insikter utan att behöva analysera massor av data för hand. Registrera dig idag för att se hur enkelt det är att bygga en time off tracker med hjälp av Teamdecks rapporteringssvit.
Teamdeck kommer med funktioner som är utformade för att hantera anställdas ledighetsförfrågningar. Allt sker inuti appen, så att din Ledighetshanteringssystem är enkel och okomplicerad.
Har du en idé om vilken PTO-policy ditt företag borde ha, men du är inte säker på hur du bäst kan följa upp ditt teams lediga dagar? Boka ett samtal med Aniela, vår expert på kundframgång. Vi är här för att hjälpa dig!
Den avgörande betydelsen av att mäta teamlycka Forskare har länge undersökt sambandet mellan anställdas lycka och deras prestation på jobbet. Olika studier tyder på att lycka verkligen gör människor mer produktiva. Det direkta sambandet mellan arbetsmoral...
När du funderar på hur du kan förbättra ditt företags möjligheter att lyckas är medarbetarengagemang förmodligen inte det första du tänker på. I första hand vill du hellre fokusera på aspekter som prestation, motivation och kompetensutveckling. Det är ju trots allt...