Som företags- eller teamledare är du utan tvekan medveten om vilken effekt nyckeltal kan ha på ditt teams moral och prestation. Noggrant utvalda prestationsindikatorer hjälper alla i ditt team att se om de är på rätt väg. Dessutom hjälper de till att hålla allas fokus på viktiga mätvärden och representerar projektmålen på ett bra sätt.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
- Värden, skillnader och typer av nyckeltal
- Användbar i projektledningsprocesser metoder för att beräkna KPI:er
- Den roll som programvara för resurshantering i resultatstyrningen
Typiska HR-mått är att övervaka om det finns en hög personalomsättning eller hur lång tid det tar att tillsätta lediga tjänster. Å andra sidan kommer mätningar av resurshantering att vara nära kopplade till att mäta effekterna av resursplanering och projektledning.
Att regelbundet övervaka dina nyckeltal är avgörande, eftersom det gör att du kan ta itu med problem direkt och eventuellt rädda projektet från att gå snett. Din personal kommer också att uppskatta datadrivet tillvägagångssätt till resurshantering, eftersom det innebär att de sannolikt kommer att ha mer balanserade scheman.
I den första delen av det här blogginlägget listar vi ett par viktiga mätvärden relaterade till hantering av projektresurser. Du kommer att lära dig hur de kan vara användbara för dig och var du kan ta dem från. Senare kommer vi att berätta lite om Teamdeck, som är bästa verktyget för resurshantering som gör det enkelt att följa upp alla dessa mätvärden i ditt företag.
Uppskattningar jämfört med utfall
Att jämföra de uppskattade värden som du tog fram under projektplaneringen med de faktiska resultaten är ett bra sätt att kontrollera om ditt projekt går enligt planerna. Vi rekommenderar att du kontrollerar både den tid som dina medarbetare lägger ner på ett visst projekt och den kostnad som det genererar. Jämför sedan med dina uppskattningar.
Uppskattade kontra faktiska arbetade timmar per teammedlem
När du planerar ett projekt och fördelning av resurserNär projektet är klart uppskattar du antalet timmar som varje medarbetare kommer att lägga ner på det. När projektet väl har startat bör du regelbundet jämföra dessa uppskattningar med de faktiska timmar som dina medarbetare har registrerat.
På vilket sätt är det användbart?
Det är en utmärkt metod för att upptäcka tidiga tecken på projektförseningar: om någon lägger mycket mer tid på ett visst uppdrag än förväntat kan det påverka projektets tidslinje avsevärt. Du kan också använda de här mätvärdena för strategisk resursplanering i dina framtida projekt. När du känner till allas typiska tempo är det lättare att uppskatta deras tid.
Beräknad kontra faktisk kostnad per teammedlem (avvikelse i resurskostnad)
Naturligtvis vill du också titta på de kostnader som genereras av ditt teams arbetskraft. Robusta resurshanteringsverktyg som Teamdeck gör att du kan tilldela tim- eller dagspriser till var och en av de anställda och skapa spårning av projektkostnader rapporter baserat på dem och ditt teams tidrapporter.
På vilket sätt är det användbart?
Att förstå de aktuella kostnaderna för dina projekt är avgörande för att hålla ditt företag lönsamt. Om du vet att ett visst projekt sannolikt kommer att bli dyrare kan du agera utifrån den informationen. Du kan till exempel förhandla om budgeten med din kund eller ändra projektets omfattning.
Fakturerbara respektive icke-fakturerbara timmar
På tal om lönsamhet bör du också vara uppmärksam på fördelningen av fakturerbara och icke-fakturerbara timmar i dina projekt. Beräkna båda siffrorna och se hur mycket av teamets tid som läggs på icke-fakturerbara aktiviteter som administrativa uppgifter, allmöten eller utbildningstillfällen.
På vilket sätt är det användbart?
Om medarbetarna registrerar många icke-fakturerbara timmar kan det vara ett tecken på att du behöver optimera vissa processer i ditt företag. Kanske kan du anordna färre möten för hela företaget? Alternativt kan en hög andel projektrelaterade icke-fakturerbara timmar vara ett skäl att omförhandla vissa delar av avtalet med kunden. Du kan till exempel gå med på att behandla vissa typer av timmar som fakturerbara, även om du inte har tagit betalt för dem hittills.
Utnyttjande av resurser
Resursutnyttjandet är ett av de viktigaste mätvärdena du kan följa upp i ditt företag. När allt kommer omkring vill du inte att din personal ska vara överarbetad, men du vill inte heller lämna några människor utan uppdrag. Det finns två sätt att beräkna resursutnyttjandeoch du kan använda dem i två olika skeden av projektets livscykel.
När du planerar projektet, beräkna den planerade utnyttjandegraden
Formeln för planerat utnyttjande är enkel. Ta hänsyn till dina medarbetares beräknade bokningar (t.ex. 50 timmar per projekt och månad) och dela det med medarbetarnas planerade kapacitet (hur mycket tid de kommer att vara tillgängliga för under en viss period). Det är klart att det blir enklare att göra den här beräkningen om du har en resurshanteringsapp som lagrar resurskapacitet och bokningar. (Några andra ord om planering av resurskapacitet).
På vilket sätt är det användbart?
Effektiv resurshantering är inte möjlig om du inte är uppmärksam på att skapa balanserade scheman för ditt team. Att kontrollera hur dina planerade scheman ser ut i förhållande till dina resursers kapacitet är ett måste. (Och detta är anledningen till att vi anses vara en verktyg för kapacitetsplanering också). I projektplaneringsstadiet har du sannolikt fortfarande ett visst manöverutrymme. Du kan omfördela några personer eller dela upp bokningen på fler teammedlemmar.
Övervaka det faktiska utnyttjandet under projektets gång
Denna KPI är mycket lik den föregående. Den enda skillnaden är att du i stället för bokning tar hänsyn till tidrapporter (faktiska timmar). Som ett resultat får du ett procentuellt värde av ditt teams faktiska utnyttjande.
På vilket sätt är det användbart?
Du bör övervaka resursutnyttjandet regelbundet. Tyvärr är det ofta så att arbetet inte är lika fördelat på alla. Vissa personer har helt enkelt mycket mer att göra än andra. Det kan dock visa sig att du har resurser som är perfekt utrustade för att slutföra ett visst jobb, men som till exempel förbisågs i resursplaneringsstadiet. Det är klart att människor som måste arbeta över sin kapacitet kan bli frustrerade och till och med sluta på jobbet. Intressant är att människor som är underutnyttjade är inte heller nöjda.
Hur mäter man KPI:er för resurshantering?
Du kan säkert föreställa dig att det skulle vara tråkigt att beräkna alla dessa resultatindikatorer i ett kalkylblad. Dessutom är poängen med att spåra resurshanteringsmått att använda tillförlitliga data, vilket du inte har tillgång till när ditt företag till exempel inte använder tidsspårning eller ledighetshanteringssystem.
Det mest effektiva sättet att övervaka de ovannämnda nyckeltalen är att spåra dem i ett verktyg som företaget använder för resurshantering. Det finns flera verktyg för resurshantering tillgängliga på marknaden, så du borde kunna hitta rätt för ditt företag. Vi är mycket stolta över Teamdeck, appen som vi byggde när vi insåg att det inte fanns några byråvänliga lösningar som kombinerar programvara för projektplanering, tidrapportering för anställda, och lSystem för hantering av takfot funktioner.
Hur kan Teamdeck hjälpa dig att spåra dina resurshanteringsmått? Först och främst är det en app där du kan planera och hantera ditt teams arbete utan krångel. Det finns en resurskalender - en enda sanningskälla angående dina lagkamrater:
- bokningar
- Tidrapporter
- daglig tillgänglighet
- semester.
Med hjälp av Teamdecks resurskalender kan du enkelt svara på följande frågor:
- Vem arbetar med vilket projekt?
- Har vi tillräcklig kapacitet för att hantera ett nytt projekt?
- Vem är tillgänglig för att delta i mitt projekt (och har de nödvändiga kunskaperna)?
- Vem är överarbetad och vem har tid att ta sig an fler uppdrag?
Eftersom du kan se människors tidrapporter i resurskalendermåste det finnas ett sätt för dem att spåra tiden. Med Teamdeck kan de antingen använda en bekväm mobilapp för tidsregistrering eller föra in sina tidsposter manuellt i kalendern, t.ex. i slutet av varje arbetsdag.
Vi har också utformat funktioner för semesterhantering för att säkerställa maximal bekvämlighet för alla inblandade. Varje anställd kan skicka en semesterförfrågan med bara några klick, direkt från resurskalendern. Personer som ansvarar för resurshanteringen ser också denna begäran i appen och kan svara direkt. Alla accepterade semestrar visas omedelbart i kalendern för att undvika potentiella schemakonflikter.
När det gäller att mäta olika KPI: er kommer du definitivt att njuta av Teamdecks rapporteringssvit. Vi har utformat den för att hjälpa teamledare, projektledare och HR-specialister att skapa anpassade projekt- och teamrapporter.
Du skapar din rapport en gång och sedan kan du övervaka den regelbundet under hela projektet. Uppgifterna kommer att uppdateras automatiskt när personer loggar in fler tidrapporter, bokningar ändras osv.
Dessutom kan du mata in värden utanför Teamdeck i dina rapporter, t.ex. dina resursers timpriser eller projektbudgetar. Flexibla formler gör det möjligt att göra ännu mer avancerade analyser.