Oavsett om du är projektledare eller företagsledare är din prioritet att se till att ditt team genomför sina projekt på ett framgångsrikt sätt: i tid och inom budget. Å andra sidan vill du också att dina medarbetare ska vara nöjda och glada på jobbet. Att uppnå båda målen kan verka komplicerat, men om du ignorerar ett av dem kan det få katastrofala följder för ditt företag.

Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:

För många team visade sig resurshanteringsprocessen vara en framgångsrik strategi för att nå båda målen. Varför är hantering av projektresurser viktigt? Det är en strategi för att uppnå konkreta affärsfördelar och samtidigt hålla medarbetarna nöjda. Med effektiv resurshantering vinner alla. Låt oss ta en närmare titt på de viktigaste fördelarna med resurshantering, både för organisationerna och för resurserna.

Vilka är fördelarna med resurshantering?

Innan vi går in på att lista fördelarna ska vi sammanfatta vad resurshanteringen ger dig möjlighet att göra, eftersom det är grunden för alla de fördelar som beskrivs nedan.

För det första, genom att använda Teamdeck programvara för resurshantering (oavsett om det är en dedikerad app eller bara en resurskalender) vet du exakt vem som är tillgänglig för att arbeta med ditt projekt och under hur lång tid. På så sätt kan du fördela resurser till olika uppdrag med affärsmålen i åtanke.

Men resurshantering slutar inte med resursfördelning-Du måste också övervaka ditt team när de arbetar med projektet och fatta beslut i enlighet med detta, t.ex. byta ut team eller ändra och hantera arbetsbelastningen av vissa personer. Kort sagt ger resurshantering dig en djupgående inblick i ditt teams kapacitet, arbetsbelastning och prestanda.

Vad vinner du på att börja hantera dina resurser strategiskt?

Effektivitet och ändamålsenlighet i projektgenomförandet

Resurshantering kan ha en positiv inverkan på projektleveranserna. Det är därför det är en så viktig aspekt av projektledning. När du implementerar strategiska resursplanering och tilldelning ser du till att rätt personer arbetar med rätt projekt.

Resursschemaläggning baserad på kompetens [skärm från Teamdeck]
Med "rätt personer" menar vi inte nödvändigtvis "personer som är tillgängliga för att arbeta under en viss period". Många resurs- och till och med verktyg för resurshantering kan du ange mer information om dina medarbetare, till exempel deras kompetens. Det gör det möjligt för dig att fördela resurserna bättre - du kan välja ut teammedlemmar som kommer att utmärka sig i ett visst projekt tack vare sin expertis.

Effektiviteten och ändamålsenligheten i projektleveranserna ökar också eftersom du kan upptäcka potentiella utmaningar (schemakonflikter(resursbrist, för mycket övertid) i förväg och justera projektets tidsplan innan dessa problem eskalerar. En sådan förvarning kan rädda ditt projekt från att misslyckas. På frågan om de främsta orsakerna till att deras tidigare projekt misslyckades under 2017 svarade 23% av Project Management Institutes respondenter kallas "otillräcklig resursprognoser" och "resursberoende".

Öppenhet och förbättrad kommunikation

Projektledare vet att transparens i projektet är viktigt för att upprätthålla förtroendet inom sina team. Resurshantering bidrar i hög grad till sunda relationer mellan medarbetare och deras chefer, men även mellan olika projektledare. Anledningen till detta är att när du har en överblick över resurstillgängligheten och den planerade arbetsbelastningen är det inte troligt att du gör felbedömningar. Följden blir att du till exempel inte dubbelbokar vissa medarbetare.

Du behöver inte heller slösa tid på att skicka och ta emot e-postmeddelanden som istället hanteras i din resurshanteringsapp. Om du till exempel planerar att lägga till en viss personalresurs i ditt projektteam, men projektet i sig inte är 100% grönt, behöver du inte kontakta andra PM:er och "ringa dibs" på vissa anställda. Ditt verktyg bör göra det möjligt för dig att lägga till en preliminär bokning för den personen: andra chefer kommer att se att den här personen förmodligen kommer att ansluta sig till ditt team.

Låt oss köra ett annat scenario: den här gången handlar det om en anställd som vill åka på en kort semester. De skickar ett e-postmeddelande till sitt projekt eller resursansvarig eller en annan chef, och e-postkedjan börjar. När du har en Ledighetshanteringssystem kan de anställda hantera semesterförfrågningar med några få klick. Dessutom kommer själva semestern att registreras i systemet, så det kommer inte att bli några besvärliga "jobbar du idag?"-samtal den dagen. Detta leder oss faktiskt till nästa punkt - teamlycka.

Lycka i teamet

Tänk dig att det är din lediga dag idag. Du har några planer, eller så kanske du bara gör dig redo för att slappa hela dagen. Hur som helst tror jag att det skulle vara ganska irriterande att få e-postmeddelanden eller Slack-meddelanden från dina kollegor som om du var på jobbet den dagen. Det skulle kännas som att de inte riktigt lägger märke till ditt schema. Detsamma gäller när du har fullt upp med jobbet, men ändå får fler och fler uppgifter. Eller när du är en deltidsanställd som notoriskt blir inbjuden till möten som äger rum utanför arbetstid.

Dessa situationer kan undvikas om du använder en resurskalender och följa de bästa metoderna för resurshantering. Det är viktigt att dina medarbetare känner att de blir uppmärksammade och att deras schema respekteras. När du har enkel tillgång till schemat är det mycket lättare att vara uppmärksam på deras tid. Detta kan i sin tur öka dina anställdas lycka.

Dina medarbetare kommer också att uppskatta en optimal arbetsbelastning, som gör det möjligt för dem att vara produktiva på jobbet och ändå hålla balans mellan arbete och privatliv. När du som chef vet hur mycket var och en har på tallriken kan du upptäcka över- eller underutnyttjad människor på en gång.

Strategisk planering och bättre beslutsfattande

När du har insyn i ditt företags resurser, deras schema och tillgänglighet kan du fatta bättre beslut om grundläggande aspekter av din verksamhet.

Till exempel vet du säkert om ditt team har en kapacitet för ett nytt projekt. Även om du inte kan se något direkt i resurskalendern kan du använda data för att fatta ett välgrundat beslut. Analysera ditt teams Tidrapporter från några tidigare projekt för att se mönster i deras prestationer eller kontrollera ditt företags nuvarande resursutnyttjande-resurshantering ger dig värdefulla verktyg som hjälper dig att fatta svåra beslut.

Du kan också planera framtida rekryteringar bättre: så här använder du rapporter om teamutnyttjande och historiska data för att Prognoser för personalresurser.

Sänkta kostnader

Du vet redan att resurshantering kommer att förbättra teamets kommunikation och därmed spara pengar åt dig. Det som också är viktigt är att du genom att använda en särskild programvara kan minska onödiga administrativa kostnader (fylla i papperstidrapporter eller Spåra frånvaro manuellt). Om du är intresserad av att lära dig hur du kan spara pengar med resurshanteringsverktyg bör du definitivt kolla in Apptensions fallstudie. De har lyckats spara nästan $10k per månad när de implementerade Teamdeck i organisationen.

Vad är effektiv resurshantering?

De fördelar som beskrivs ovan kommer med en asterisk: de är bara synliga när din resurshanteringsprocess är effektiv. Du kanske undrar: hur ser jag till att mina ansträngningar är framgångsrika? Det korta receptet på det är: följ bästa praxis och övervaka regelbundet dina resultat. Så här gör du.

Här på Teamdecks blogg publicerar vi regelbundet guider för resurshantering och projektledning för både nybörjare och proffs. Om du vill lära dig mer om effektiv resurshantering kanske du vill börja med den här hantering av projektresurser guide.

Dessa blogginlägg kommer också att hjälpa dig att bli bättre på resurshantering:

Mät dina insatser för resurshantering

Att följa upp dina resultat är det bästa sättet att identifiera förbättringsområden och se vad som fungerar bra när det gäller att hantera dina projektresurser.

Vad kan du mäta?

Det är visserligen omöjligt att spåra dessa mätvärden om du inte samlar in data om teamets tillgänglighet, bokningar, spårade tid eller semestrar. Vissa projekthanteringsverktyg har funktioner för att hantera resurser, men du kan också använda en särskild programvara för resurshantering för att analysera dina processer.

Teamdeck är en programvara för resurshantering som gör att du kan schemalägga resurser i flera projekt. Medarbetarna själva kan planera sina semesterscheman, logga tillgänglighet och spåra den tid de spenderade på att arbeta med olika uppdrag. Teamdecks rapporteringsfunktioner gör att du kan bygga automatiskt uppdaterande analytiska instrumentpaneler som du senare kan dela med dina chefer eller kunder. Du kan registrera dig och prova appen gratis här.

Om du letar efter mallar och idéer för projektrapporter bör du kolla in dessa inlägg:

Är du redo att införa resurshantering i din organisation?

Vi hoppas att det här blogginlägget har övertygat dig om att resurshantering kan ge stora fördelar för ditt företag. Samtidigt förstår vi att det kan vara en utmanande uppgift att implementera en ny process som omfattar hela företaget. Om så är fallet för dig kan du boka ett samtal med Anielavår expert på kundframgång. Hon hjälper dig att ta reda på ditt företags behov av resurshantering, visar hur du kan hantera resurser effektivt med ett särskilt verktyg och lägger upp en plan för att införa denna strategi i din organisation.

Relaterade inlägg

Ledarskap

8 idéer för att minska personalomsättningen

  Låg personalomsättning är ett mål för många företag, och det med rätta. När personalomsättningen inte är tillfredsställande måste du oroa dig för att anställa och introducera nya medarbetare, och personalförändringar kan snabbt leda till att företagets...

Ania Kitowska