Det korta svaret är: ja, det borde du! En bra arbetsbeskrivning kan bespara dig mycket stress, tid och kostnader. Låter som något värt att prova, eller hur? I det här blogginlägget går vi igenom grunderna i att skriva en effektiv arbetsbeskrivning. Vi kommer också att gå igenom de viktigaste fördelarna med detta dokument. Men först ska vi ta en stund och förklara vad en arbetsbeskrivning är och vilken plats den har i projektledningsprocessen.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge definierar projektets arbetsbeskrivning (Statement of Work) som en narrativ beskrivning av produkter, tjänster eller resultat som ska levereras av ett projekt (källa: PMBOK® Guide - femte upplagan).
I grund och botten är det ett dokument som beskriver olika aspekter av projektet, inklusive:
Arbetsbeskrivningen måste undertecknas av alla projektintressenter och är ofta en del av ett projektkontrakt.
Du kanske undrar över skillnaden mellan en arbetsbeskrivning och arbetets omfattning. Det förstnämnda är namnet på det dokument som vanligtvis innehåller projektets omfattning. När vi säger "arbetets omfattning" syftar vi vanligtvis på det arbete som måste utföras för att leverera ett projekt. Att dokumentera omfattningen är en viktig del av ett effektivt hantering av projektomfattning. Det kan du göra genom att skapa en så kallad work breakdown structure (WBS) som gör det möjligt att visualisera omfattningen. Det kan också vara en bra idé att lägga till WBS i arbetsbeskrivningen.
I början av det här blogginlägget nämnde vi att en bra arbetsbeskrivning kan spara dig en hel del nerver och pengar. Det gäller särskilt när du arbetar med externa intressenter och ditt projekt är ganska komplext. Att ha en enda källa till sanning om det arbete du ska och inte ska utföra kan vara en livräddare. Tack vare en arbetsbeskrivning kan du:
[/vc_kolumn_text]
Det är viktigt att notera att projekten kan vara mycket olika, så beroende på vilken typ av projekt de levererar kan olika företag använda mycket olika arbetsbeskrivningar. Det finns dock vissa element som din arbetsbeskrivning vanligtvis kommer att innehålla. Låt oss gå igenom dem en efter en:
I inledningen av din arbetsbeskrivning kan du sammanfatta projektet och beskriva alla inblandade parter. Sammanfattningen av projektet är vanligtvis där du förklarar syftet med och visionen för projektet. Vad handlar det här projektet om? Vad är affärsmålet för att leverera det? Vilket problem kommer slutprodukten att lösa?
Om du förklarar dessa delar i början av ditt SOW hjälper du till att ange tonen för hela dokumentet och ger också en motivering till varför vissa leveranser ingår eller inte ingår i omfattningen.
I den här delen av din arbetsbeskrivning försöker du besvara två frågor:
Detta avsnitt får naturligtvis inte vara alltför vagt, eftersom det kan leda till missförstånd. Å andra sidan kan det hända att du inte kan beskriva alla uppgifter i detta avsnitt. Om så är fallet är det okej. Det viktiga är att du på ett korrekt sätt återspeglar den omfattning som du och andra intressenter har kommit överens om.
Du kan gå från en mer allmän översikt över omfattningen till att lista särskilda steg och uppgifter som projektgruppen måste utföra. Glöm inte bort leveranserna, och var specifik när det gäller dem. Det är viktigt att undvika tvetydiga fraser som att ni ska leverera det ena eller det andra. Om du vill att din arbetsbeskrivning ska vara till hjälp i eventuella framtida förhandlingar med kunden bör den vara så tydlig som möjligt.
Det kan också vara en bra idé att inkludera ett negativt scope i din SOW. Vi talar om de delar av projektet som diskuterades med kunden eller som finns i konkurrenternas produkter, men som ni i slutändan kom överens om att inte ta med i omfattningen.
När du beskriver olika steg i projektet kanske du vill inkludera milstolpar i projektet och förfallodatum också. Vissa projekt har fasta deadlines, medan andra inte har det, så du kan inte alltid ange den exakta tidsperioden för utförandet. Det är dock bra att åtminstone kommunicera olika faser av projektet i SOW och den ungefärliga tid som de bör ta.
Vi har redan betonat att du måste använda ett exakt språk i arbetsbeskrivningen och presentera projektet på ett korrekt sätt. Detsamma gäller för standarder och acceptanskriterier som också bör ingå i din arbetsbeskrivning.
Tänk dig att ditt team arbetar med en mobilapplikation åt en kund. Det räcker inte att bara beskriva appens funktioner i SOW. Tänk om din app fungerar enligt specifikationerna på de flesta mobila enheter, men inte på alla? Om du och kunden inte är överens om en lista över de plattformar som appen är avsedd för skulle du få svårt att hävda att jobbet är slutfört på ett framgångsrikt sätt. Det är därför det är så viktigt att inkludera vissa branschspecifika standarder. För mjukvaruutvecklingsprojekt kan de omfatta detaljer om:
Du kan också nämna kundens ansvarsområden i SOW-dokumentet - behöver de till exempel tillhandahålla några tillgångar?
Slutligen ska du notera projektets definition av framgång: hur förväntar sig kunden att ett framgångsrikt projekt ska se ut? Vem kommer att ha ansvaret för att avgöra om projektet är framgångsrikt?
Information om budgeten är en väsentlig del av ditt SOW. Om du kan presentera kostnaderna för projektet ska du skriva ner dem. Om ni arbetar på löpande räkning eller om det finns något annat avtal, förklara villkoren tydligt. Glöm inte bort ytterligare kostnader för projektet: licensavgifter, utrustning, resor osv.
Betalningsplanen bör också anges i uppdragsbeskrivningen. När ska du förvänta dig betalningen? Finns det några delbetalningar? Som projektansvarig ligger det i ert intresse att inte lämna utrymme för tvivel i någon del av uppdragsbeskrivningen, och det här avsnittet är förstås inget undantag.
Har du samlat in alla uppgifter som behövs i din arbetsbeskrivning? Se till att alla inblandade parter känner till dokumentet och se till att det undertecknas.
Vid det här laget förstår du värdet av en välskriven arbetsbeskrivning. Oavsett om du driver en boutique-byrå eller arbetar för en större organisation är det en användbar del av ditt teams projektledningsprocess. Dela vår guide med projektledare på ditt företag och uppmuntra dem att skapa SOW-dokument för olika projekt som de driver.
Här på Teamdeck-bloggen delar vi ofta guider för projektledning. Här är några stycken som du och dina lagkamrater kan ha nytta av:
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...