Som vi kan läsa nedan baseras, enligt Institute of Business Forecasting and Planning, varje beslut och åtgärd - inte nödvändigtvis medvetet - på resursprognoser. Den här artikeln bygger på kontorschefens och ekonomichefens erfarenheter.
Artikeln innehåller:
- En jämförelse av definitioner av prognoser för mänskliga resurser
- Prognosrapport för teamutnyttjande
- Trendanalys och användbar roll för programvara för resurshantering resursprognoser
Tillsammans med våra gäster, Piotr och Iwona, vill jag visa er att en resursplanerare kan tillhandahålla data för att fördjupa denna förståelse och som ett resultat göra säkrare prognosval.
Iwona Marciniak - Office Manager på Le Polish Bureau, den tekniska avdelningen på ett välkänt produktionsbolag, UNIT9.
Piotr Bandosz - Chef för ekonomi och personal på Apptension, ett kreativt mjukvaruföretag med 50 anställda i Poznań, Polen.
Använda historien för att förutspå framtiden - några ord innan vi pratar om HR-prognoser
"(...) oavsett om du är medveten om det eller inte, så baseras i stort sett alla affärsbeslut och affärsprocesser på en prognos."
(Institute of Business Forecasting and Planning)
Det är naturligtvis sant att det inte finns någon framtid utan det förflutna - det är ett högtravande talesätt. Men för att tala klarspråk: alla förutsägelser - även i privatlivet - bygger på en blandning av data (som hämtas från egna erfarenheter och som man får från kollegor eller stödverktyg) och fantasi.
Att skapa framtiden eller bara genomföra uppsatta mål, och övervinna uppgifter och utmaningar som kommer att uppstå på vägen till framgång, bygger alltid på och innehåller element som data och erfarenhet som hjälper till att lösa problem och välja rätt riktning.
(...) prognostisering är ett försök att förutse framtida utfall baserat på tidigare händelser och ledningens insikter.
(WoltersKluwer.com)
Prognoser - oavsett om vi talar om väder, människors eller djurs beteende, ekonomi, affärer eller bara mänskliga resurser - är processen att använda data, insikter och erfarenheter för att göra förutsägelser och förberedelser för att möta ett specifikt behov eller affärsbehov - för att uttrycka det rakt på sak.
Hur samlas data in som stöd för beslut om HR-prognoser?
Från mening till handling - förståelse för HR-prognoser
Med ovanstående i åtanke kan vi förutsäga innebörden av HR-prognoser.
HR-prognoser eller personalprognoser är processen för att fastställa eller prognostisera ett företags personalbehov med hjälp av befintliga data.
(the-definition.com)
I den meningen ligger tonvikten på att säkerställa tillräckligt och förväntat antal och lämpligt utbildade medarbetare - förväntat ur ett företags- eller affärsperspektiv. Och målet är att säkerställa kontinuitet i verksamheten, att uppnå affärsbehov bara på grund av kvalificerade medarbetare.
Den här betydelsen ligger nära kapacitetsplanering - en mycket populär term bland resurs- och projektledare. För dem handlar kapacitetsplanering om att ha rätt antal (rätt utbildade och skickliga) medarbetare som kan slutföra projektet eller uppgiften på ett framgångsrikt sätt.
Prognoser för personalresurser är alltså... att förutse efterfrågan och utbud. Det kan handla om ett antal anställda, förväntade särskilda färdigheter eller kontorsutrustning. Inom HR innebär prognostisering:
bedöma antalet anställda och beräkna vilka färdigheter, vilken utrustning och vilka resurser som behövs för att tillgodose de anställdas behov och nå verksamhetens mål.
(rovva.com)
Låter det bekant när vi jämför ovanstående med definitioner av resursschemaläggning eller till och med resurshantering?
För att sammanfatta detta kapitel är personalprognoser en process där man utifrån data, företagets behov och de anställda som för närvarande arbetar för företaget och deras indikatorer för engagemang och produktivitet förutser vem som ska anställas. Anställd i termer av behärskning och arbetskraft. Personalprognoser syftar till att möta kraven från framtida projekt. I grund och botten är det en verksamhet som kräver rätt förståelse för vad som händer på ditt företag.
Prognosrapport för teamutnyttjande
Piotr är en av OG Teamdeck-användarna och har använt appen sedan betalanseringen. Det är inte konstigt att han har utvecklat ett par favoriter när det gäller att automatisera arbetet och få ut värde av data. En av hans favoritrapporter är en 3-månaders produktionsprognos.
Den baseras på teamets framtida tillgänglighet samt på projektbokningar som redan har tilldelats.
TIP: Använd en funktion som heter Lägg till anpassat beräkningsfält för att skapa kolumnen Utilization.
Piotr, som är chef för Finance & People, kan använda rapporten för båda aspekterna av sitt jobb. Den ger honom en bra överblick över Apptensions planerade produktionspipeline: om utnyttjandegraden är lägre än väntat kan han prata med säljteamet och se om det finns potential för fler affärer under de kommande veckorna.
TIP: Du kan märka olika typer av bokningar med taggar, t.ex. "preliminär" för bokningar som ännu inte är bekräftade men där vissa arrangemang redan har gjorts.
Denna enkla tabell är också en bra utgångspunkt för personalprognoser
Piotr kan analysera utnyttjandet av vissa personer eller avdelningar. På så sätt vet han vilka roller som kommer att vara mycket efterfrågade inom kort och kan planera rekryteringsprocesserna därefter.
TIP: Anpassade fält fungerar som taggar för projekt och personer i Teamdeck. De gör det lättare att sortera dina data i kategorier, t.ex. avdelningar. Både Iwona och Piotr har lagt till en "jobbtitel"-tagg till sina lagkamrater för att kunna filtrera dem efter kompetens.
Om du tittar på tabellen ovan ser du att även om den kreativa avdelningen som helhet verkar vara rimligt utnyttjad för de kommande månaderna, visar det sig att vi skulle kunna behöva lite hjälp med copywriting, eftersom Luisa har mycket att göra.
3-månadersprognosen är också användbar när det gäller att bedöma om en viss roll kommer att behövas under en längre tid eller om det är ett kort uppdrag som passar bättre för en frilansare.
Prognoser för personalresurser baserade på historiska data
Iwona påpekar att tillgång till historiska data också är extremt användbart när man försöker optimera framtida rekryteringsprocesser. Genom att analysera data från de senaste månaderna och åren kan man upptäcka trender i data och göra mer exakta förutsägelser. Till exempel visade det sig att vissa färdigheter var mer efterfrågade under vissa månader. Nu när teamet kan förutse ett kommande rekryteringsbehov kan processen planeras i förväg.
Om du inte har tillräckligt med data för att analysera tidigare år kan det också vara till hjälp att titta på den senaste historiken. Rapporten med historiska data baseras på människors tidrapporter och, som Iwona själv medger, "tog ungefär 5 minuter att förbereda".
Det finns tre kolumner i Iwonas rapport:
- kategorier av anställda baserat på deras jobbtitlar, när du har expanderat varje kategori kan du se månader och sedan personer (använd Gruppering alternativ för att kunna lägga data i den ordningen)
- tidrapporter som hämtas direkt från Teamdeck - programvara för resurshantering
- antal personer som behövs för att leverera det antal timmar som anges i den andra kolumnen
TIP: Kolumnen Människor är den så kallade anpassade beräkningen och formeln följer:
Personal = Tidrapporter / 60 / 168
Varför 168? Det är det genomsnittliga antalet timmar under en arbetsmånad. Detta antal kan variera från land till land - använd det värde som är mest rimligt i ditt fall.
Den här rapporten blir riktigt insiktsfull när man utökar raderna och jämför arbetsbelastningen per månad med det antal personer som man faktiskt har ombord.
Det du ser på bilden är en uppdelning av tidrapporter per månad för ett fiktivt UX-team. Det finns tre personer ombord, och för det mesta är det precis rätt belopp för att slutföra arbetet (värdet av Människor kolumnen inte överstiger 3). December verkar dock ha varit mycket hektisk för UX-teamet. Alla teammedlemmar har loggat mer tid än vanligt och beräkningen visar att det skulle behövas fler än 3 personer (3,43 faktiskt) för att slutföra arbetet inom den ordinarie tidsramen.
Det kan vara så att just den här december var ovanligt hektisk eller så är det ett mönster som håller på att växa fram. Hur som helst har du all anledning att titta på arbetsbelastning av UX-designers och planera nyanställningar om det behövs.
TIP: Tidrapporter är också ett bra underlag för att beräkna lönerna för dina anställda.
Utmaningar i samband med HR-prognoser och hur man hanterar dem
Det finns flera faktorer att ta hänsyn till när det gäller planeringsresurs efterfrågan hos byråerna. Saker och ting förändras snabbt här, både när det gäller nya projekt i produktionspipelinen och de nya färdigheter som behövs för att leverera dem. Man måste bestämma sig för om man vill ha folk i sitt team eller om man vill bidra till projekten som frilansare. Sedan tillkommer naturligtvis kostnaden för själva rekryteringsprocessen.
Hur är det då med konsekvenserna av dåligt tajmade anställningsprocesser? Överbemannade byråer kan lätt förlora sin finansiella likviditet, men om de inte har tillräckligt med resurser kan det äventyra kommande projekt eller skada noggrant utformade kundrelationer. Det är uppenbart att det är mycket som står på spel här.
Lyckligtvis finns tillförlitliga uppgifter om:
- bekräftade (eller i princip bekräftade i väntan på slutligt startskott) projekt, deras beräknade varaktighet och de roller som krävs för att genomföra dem,
- dina lagkamraters framtida tillgänglighet,
- tidigare uppgifter: tidrapporter, Utnyttjande, uppskattningar jämfört med faktiska utfall,
kommer att hjälpa dig enormt mycket. Datadriven personalprognostisering börjar med att samla in lämpliga insikter, helst i realtid. Analyser som presenteras i den här artikeln har fångats av Teamdeck, programvara, som har skräddarsytts för att stödja byråer, mjukvaruhus och nystartade företag i hantering av projektresurser.
Har du redan ett konto? Gå till rapportavsnittet och skapa din egen analyspanel.
Är du ny på Teamdeck? Att skapa ett konto är gratis och tar bara ett par minuter.