Med tiden utarbetar alla företag ett system för att hantera förfrågningar om ledighet. Det kan vara rörigt, det kan vara tidskrävande, men det finns där. Saken är den att ditt företag inte bör nöja sig med vilken policy som helst för begäran om ledighet. Helst ska processen vara problemfri för dina anställda och hanterbar för administrationsteamen. Hur uppnår man det?
Idag ska vi berätta om tre av de mest populära metoderna som företag använder för att hantera förfrågningar om ledighet, tillsammans med deras för- och nackdelar. Förhoppningsvis kan du hitta den metod som bäst matchar ditt teams behov.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
- Förslag på hur man definierar policyer för ledighet
- Rollen som programvara för resursplanering med tid utanför spårningsfunktionen
- Slacks roll som programvara för hantering av ledighet
Definiera din policy för begäran om ledighet
Först och främst - innan du väljer det bästa verktyget för att hantera dina anställdas begäran om ledighet bör du se till att företagets policy för ledighet är tydlig och väl kommunicerad.
Försök att tänka på följande detaljer:
- Hur många lediga dagar per år kan dina anställda ta ut? Finns det några regler för hur lång varje semesterdag får vara?
- Hur långt i förväg ska medarbetarna skicka in sina semesteransökningar?
- Till vem ska förfrågningarna skickas? En person på HR-avdelningen? En teamledare som sedan i sin tur vidarebefordrar sina beslut till administrationen?
- Hur ska ni hantera överlappande förfrågningar om ledighet? Först till kvarn, först till kvarn, eller kanske baserat på antalet dagar som redan tagits ut i år?
När du har kommit fram till detta ska du se till att dokumentera företagets policyer och göra dem tillgängliga för alla anställda. Dessa dokument bör också vara obligatorisk läsning för nya personer som ansluter sig till ditt team.
Nu när du har de exakta reglerna för ledighet i åtanke kan du fundera på hur du ska hantera begäran om ledighet. Nedan hittar du tre olika alternativ med deras för- och nackdelar.
Hantera begäran om ledighet
Programvara för ledighetshantering och spårning av anställdas ledighet
Verktyg för hantering av ledighet hjälper dig att hålla reda på ditt teams närvaro och ledighet. Du kan hitta fristående verktyg för hantering av ledighet, men de kan också ingå i en mer omfattande lösning för resurshantering. Teamdeck är ett sådant verktyg som kombinerar semesterhantering med schemaläggning av resurser och funktioner för tidsregistrering. Vi kommer att använda appen som ett exempel i detta blogginlägg, inklusive skärmdumpar.
Tänk dock på att de allmänna fördelarna med appar för ledighetshantering kommer att relatera till flera verktyg som finns tillgängliga på marknaden. Teamdeck är helt enkelt nära och kära för våra hjärtan, eftersom vi har arbetat med det under de senaste fyra åren. Om du vill prova det själv kan du testa det gratis, inget kreditkort krävs. [/vc_kolumn_text]
- Det är mycket bekvämt för medarbetarna. De kan logga in i den app de använder varje dag för att hålla koll på sin tid och kontrollera kommande uppdrag. Allt de behöver göra för att begära semester är att välja ett datum i en kalender och fylla i ett formulär för begäran om kort ledighet. Vad som är viktigt är att medarbetarna ser sina egna bokningar i resurskalender så att de kan välja datum för ledighet med hänsyn till sina uppdrag. När medarbetarna inte är säkra på vad som väntar dem under de kommande veckorna eller månaderna kan de välja olämpliga datum av misstag. Med verktyg som Teamdeck blir det större transparens i allas arbetsbelastning och planer.
- Det är också bekvämt för dem som godkänner. När någon skickar en ledighetsförfrågan får rätt person ett meddelande om det i appen. Allt de behöver göra är att verifiera en viss medarbetares bokningar för att undvika konflikter i projektplaneringen och klicka på "Godkänn" eller "Avvisa". Allt sker i samma app, så processen är snabb och effektiv.
- Du kan skräddarsy appen efter ditt företags policy. Med appar för ledighetshantering kan du vanligtvis anpassa de olika typerna av ledighet och märka dem som betalda eller obetalda. En sådan distinktion kan komma väl till pass, särskilt om du vill beräkna lön för anställda med hjälp av data från din resurshanteringsapp. I Teamdeck kan du också ange vilka ledighetsperioder som dina anställda kan begära (hela dagar, halva dagar osv.)
- Du kan integrera appen för ledighetshantering med andra verktyg som du använder. Säg att du vill få meddelanden om varje ny ledighetsansökan från en anställd direkt till ditt Slack-konto. Robusta appar för resurshantering erbjuder inbyggda integrationer eller sätt för dig att skapa automatiserade arbetsflöden (t.ex. via Zapier).
E-post/Slack-förfrågningar
Det är kanske det mest rudimentära sättet att hantera den här processen - vi tar inte ens hänsyn till muntliga förfrågningar här. Men för många team är e-post fortfarande den viktigaste kommunikationskanalen för allt som har med ledighet att göra.
Hur fungerar det här? En anställd skickar sin ledighetsförfrågan via e-post eller Slack till sin chef eller en dedikerad HR-person. Mottagaren analyserar begäran och informerar medarbetaren om sitt beslut. Det låter bra på papperet, men i verkligheten är processen ofta mindre än idealisk.
Först och främst kan ett e-postmeddelande eller en Slack-förfrågan lätt försvinna bland andra viktiga meddelanden. För att hålla reda på medarbetarnas förfrågningar bör den person som ansvarar för dem ha ett oklanderligt organisationssystem, t.ex. en mapp som varje ledighetsförfrågan kan tilldelas eller e-posttaggar.
Det faktum att medarbetarna kan skriva i princip vad som helst i sitt meddelande kan också bli en utmaning. Säg att du fattar beslut om ledighet baserat på det skäl som en person anger för sin begäran. Men vad händer om någon glömmer att lägga till ett särskilt skäl? Då måste du svara och be om mer information och vänta på den innan du kan fatta några beslut. Du kan visserligen förbereda en mall för e-post/Slack-meddelanden för dina anställda för att minimera risken för att de missar viktig information, men det är fortfarande ingen garanti för att de alltid kommer att följa dessa regler.
Ytterligare en nackdel med att använda e-post som den primära kanalen för att kommunicera semesterförfrågningar är att det kan vara tidskrävande att fatta ett välgrundat beslut om huruvida någon ska beviljas ledighet eller inte. Den som godkänner måste sannolikt kontrollera en viss medarbetares kalender/bokningar eller kontakta projektledaren. Annars kan en oväntad frånvaro orsaka konflikter i projektplaneringen.
Om företaget inte erbjuder en obegränsad semesterpolicy måste man också se till att en viss person inte har överskridit ledighetskvoten. Slutligen måste de registrera den godkända ledigheten någonstans. Om ditt team inte använder ett omfattande resurs planeringsverktygDet kan innebära att man måste logga in i flera olika appar och därmed lägga mycket dyrbar tid på att hantera en enda medarbetares begäran om ledighet.
Som du kan se är det inte det mest effektiva sättet att använda e-post eller Slack för att hantera förfrågningar om ledighet. Vissa förfrågningar kan falla mellan stolarna, vilket är frustrerande för de anställda, och även om du är mycket organiserad kan hela processen vara mycket tidskrävande.
Blankett för begäran om ledighet för anställda
Att införa formulär för ledighetsförfrågningar är det steg som vissa team tar för att organisera ledighetshanteringsprocessen. Vi håller med om att formulär, särskilt om de är online, kan vara mer effektiva att hantera än e-post, särskilt för dina anställda. Den största fördelen är att du som arbetsgivare får utforma begäran. De anställda fyller bara i sina formulär. Det betyder att alla nödvändiga detaljer sannolikt kommer att ingå i det formulär för begäran om ledighet som de lämnar in. Dessutom kräver det inte någon stor investering att skapa ett formulär för begäran om ledighet. Du kan använda gratis programvara, t.ex. Google Forms, för att bygga ett sådant formulär.
Finns det några nackdelar? Du måste komma ihåg att hantering av formulär för semesterförfrågan fortfarande kräver en del manuellt arbete. Du måste arkivera dem, kontrollera om en viss anställd är berättigad till mer ledighet och registrera ditt beslut någonstans. På samma sätt som när du arbetar med e-postförfrågningar kan du behöva använda flera verktyg innan du kan behandla en enda förfrågan.
Sammantaget kan formulär för begäran om ledighet förenkla processen för att hantera anställdas begäran om ledighet, men du måste komma ihåg att det fortfarande finns möjliga optimeringar att göra.
Finns det några nackdelar med programvara för hantering av ledighet för anställda? Förmodligen är den största frågan för ditt företag den investering som krävs för att börja använda ett sådant verktyg. Lyckligtvis kommer moderna appar ofta i SaaS modell betalar du en månadsavgift, så du behöver inte spendera mycket pengar i förskott.
Teamdeck, till exempel, skulle kosta dig $3.99 per anställd per månad. Med tanke på att detta är ett pris för alla funktioner, inklusive Tidrapporter, en kalenderplanerare online, och kraftfulla rapporterkommer du sannolikt att se avkastningen på din investering snart. Dina anställda kommer trots allt att kunna arbeta mer effektivt och undvika onödiga fram-och-tillbaka-frågor.
Vill du veta hur just ditt företag kan dra nytta av att implementera resurshantering? Boka ett samtal med Aniela, vår expert på kundframgång. Hon kommer att kunna ge dig en produktvisning och svara på alla dina frågor om ledighetsförfrågningar och HR-processer.
Men om du fortfarande är nyfiken på programvara för personalhantering - läs vår bloggs artikel.
Letar du efter ett verktyg som hjälper dig med anställdas begäran om ledighet?