Så här planerar och analyserar du din arbetstid med Teamdeck.io - Resursplaneraren

"Puh! Jag har ingen aning om var all den här tiden tog vägen", kanske du säger efter en hektisk arbetsdag. Ändå upprepar du det om och om igen, utan att helt kunna reflektera över var du lägger ner mest tid och kraft. Om det här bara är en tillfällig känsla som du får under ett särskilt hektiskt projekt kanske du bara vill kämpa dig igenom det. Problemet blir större om du eller dina chefer märker att viktiga uppgifter om hur teamets arbetsuppgifter ser ut regelbundet försvinner i slutet av dagen. I sådana fall är en bra lösning att använda taggar för att kategorisera dina bokningar och tidsposter. Inte bara enligt deras tilldelade projekt utan även mer specifika egenskaper som typ, budget, sannolikhet eller utförda aktiviteter.

Bokningar

Bokningar i allmänhet är bra för att förutse och låta människor veta vad som ligger framför dem. Att se alla åtaganden i Kalendervy kan förkorta kommunikationsvägarna och vara ett effektivt sätt att planera framåt. Det kan dock finnas fall där det finns mer information som du vill inkludera än vad ett enkelt projektnamn kan hantera. I sådana fall är fördefinierade taggar ett bra alternativ till omfattande och ibland tveksamma beskrivningar. De kan betyda följande:

Typ

Många gånger vill du beskriva exakt hur dina bokningar ser ut för teamet utan att använda potentiellt tvetydiga beskrivningar. Om du till exempel tillhandahåller en underhållstjänst eller erbjuder en garanti, precis som Förlängning är det viktigt att ditt team förstår vilken typ av åtaganden de är schemalagda att uppfylla. Dessa uppgifter kan enkelt markeras med Garanti och Underhåll bokningstaggar så att du kan lägga till dem snabbt och de har universellt förstådda termer i hela företaget. På så sätt kan du också enkelt analysera hur mycket tid och pengar dessa eller liknande tjänster inom ett projekt kostar dig i rapportavsnittet utan att blanda ihop dem.

Projektets budget

Alla bokningar innebär inte betalt arbete. Du kan inkludera denna viktiga information i dina bokningar som en Fakturerbar eller en Ej fakturerbar tag. På så sätt är det mycket tydligt vilka av dina och ditt teams Bokförda timmar ska senare summeras till fakturorna du kommer att generera. Tack vare detta förväxlar Apptension aldrig kostnadsfria konsultationer, chefsstöd eller förförsäljningsaktiviteter med betalningarna för vanligt projektarbete utan att skriva omfattande bokningsbeskrivningar.

Sannolikhet

I Apptension är Teamdecks kalender en bra och faktiskt enda källa till information om vårt teams tillgänglighet och hela företagets allmänna produktionskapacitet under en viss tidsram. Att se den allmänna översikten över när vissa projekt är schemalagda och vilka team som är tillgängliga för att starta ett nytt är till stor hjälp. Vi har dock alltid stött på en gråzon med projekt som vi vet med stor sannolikhet kommer att starta men som ännu inte är officiellt bekräftade. För att hantera sådana situationer på ett icke-förvirrande sätt uppfann vi en Preliminär tagg för att beteckna arbete som vi vill börja schemalägga utan att vilseleda andra Teamdeck-användare att tro att sådana projekt har blivit fullständigt signerade.

Tidrapporter 

Tidrapporter handlar om de faktiska förhållandena. Vi använder dem för att förstå vad som händer i vårt företag och inom våra externa och interna projekt på daglig basis. Men en enkel snabb titt på kalendern kanske inte ger alla nödvändiga insikter om trenderna inom dina team. Taggar kan hjälpa till med den svårigheten, samtidigt som de ger en solid grund för en mer avancerad och komplex rapportering. Det finns flera kategoriseringar som du kan skapa genom att använda taggar för tidrapporter i Teamdeck:

Typ

I många organisationer kommer garantifixar eller introduktion av nya teammedlemmar eller anställda inte att debiteras och måste därför hållas åtskilda. Vi gör det med hjälp av Garanti och Onboarding taggar i våra tidrapporter. Du kanske också vill dela upp ditt team i olika tjänster inom ett team, t.ex. RnD, Underhåll eller Produktion. Dessa kan också göras till taggar för tidrapporter så att ditt team rapporterar vilken tjänst de levererade utan att behöva skapa alltför många separata projekt.

Projektets budget

På samma sätt som projektbokningar bör även tidrapporter tilldelas rätt budget. Om du har olika priser beroende på om ditt team arbetar under kontorstid eller Övertid, med hjälp av en Betald övertid tag kommer att hjälpa dig att generera lönerapporter som innehåller den informationen. Det kommer också att göra det mycket enklare att debitera dina kunder exakt rätt belopp för dina teamtjänster. Å andra sidan kan det finnas tjänster som är kostnadsfria och som du vill utesluta från din budgetrapport. I sådana fall kan du skilja dem från andra tidsposter med Ej fakturerbar och Fakturerbar taggar kan vara nödvändiga för att ha kontroll över projektets allmänna budget.

Aktivitet

Som chef i Apptension vill jag alltid veta hur mycket tid mitt team lägger på de mest kritiska typerna av uppgifter. Tack vare det kan jag förstå ett visst projekts behov och erbjuda lösningar om vi stöter på problem med tidshanteringen. Inom våra team har vi kommit överens om att vi ska markera aktiviteter som att arbeta med dokumentation, kommunicera med våra team och kunder, delta i möten, introducera nya teammedlemmar eller arbeta med våra personliga mål med distinkta taggar: Dokumentation, Intern kommunikation, Extern kommunikation, Möte, Onboarding och Självutveckling. Detta ger oss insikt i vilka områden vi fokuserar mest på och vilka som tar upp mest tid i projektet. När dessa väl är identifierade kan vi enkelt arbeta med optimering av processer och se till att man å ena sidan ägnar tillräcklig uppmärksamhet åt specifika uppgifter och å andra sidan utför dessa på det mest effektiva sättet. 

 

Taggar är en utmärkt metod för att effektivt kommunicera repeterbar information. De hjälper oss att kategorisera vårt arbete och se till att vi alltid håller koll på vad som händer på ett enkelt och lättförståeligt sätt. Sådan kategorisering går så långt som till avancerad rapportering där du kan gruppera och jämföra dina förutsägelser med dina faktiska resultat och dra mycket mer exakta slutsatser och resultat. Nästa gång du har svårt att förstå hur och på vad din dag gick så snabbt, varför din budget verkar fel eller om du helt enkelt kommer på dig själv med att skriva in postbeskrivningen medan du känner att du har gjort det så många gånger tidigare, tänk på hur taggar kan förbättra din upplevelse och utnyttja alla fördelar med att använda Teamdeck.

Varför Hill-Knowlton och Unit9 har valt vår programvara för resursplanering?