Apptension - mjukvaruhuset från Polen - sparar nästan $10.000 i månaden, och vi använder bara ett verktyg för att uppnå det.

Men det har inte alltid varit så lätt.

Eftersom vi är ett mjukvaruföretag som arbetar med flera projekt samtidigt har vi testat flera verktyg för tidsuppföljning och resursplanering.

I slutändan har vi dock ändå varit lite besvikna.

Tidrapporteringsverktyg som bygger på att man fyller i kalkylblad tar mer tid att använda och är felaktiga. Vi är trötta på meningslösa gissningsrapporter och har bestämt oss för att bygga vårt eget verktyg, och det är så här Teamdeck kom till liv.

Från första början har vi implementerat det internt. Det hjälpte oss att hålla jämna steg med våra projekt, både de interna teammedlemmarna och de som arbetar på distans, samt deltidare.

"Att boka medarbetarnas tillgänglighet sträcker sig längre än den traditionella listan över planerade semestrar och lediga dagar. I tider av digitala nomader och virtuella team är det en utmaning att hantera teammedlemmar som är spridda över olika tidszoner och arbetar flexibla tider" - Zbigniew Czarnecki, VD på Förlängning

Vi har sammanställt denna fallstudie för att visa dig ett verkligt exempel på hur du kan dra nytta av att använda Teamdeck i ditt team.

Vad använder vi Teamdeck till?

Fel fördelning av resurser och att inte kunna förutse deras tillgänglighet leder till att 26% av projekten.

För att undvika det behövde vi ett verktyg som vi kan använda för att följa upp medarbetarnas tid, schemalägga deras tillgänglighet, ta ut semester och personliga ledigheter.

Vi ville göra allt detta för att undvika stilleståndstider, medarbetarens underutnyttjande eller överarbetar. Med andra ord ville vi helt enkelt planera och hantera deras arbete på ett bättre sätt.

Med Teamdeck kan vi göra allt.

1. Enkel tidsspårning *

I Teamdeck kan vi ställa in timmar som spenderas på specifika projekt manuellt, eller spåra dem med en skrivbordstimer med ett klick.

Eftersom det inte behövs några gissningar här får vi mer exakta rapporter och tillförlitliga tidrapporter. Vi kan också jämföra den beräknade tiden med den faktiska tid som lagts ned på ett projekt och använda den för att bättre uppskatta framtida uppgifter.

* Det var ett tag sedan vi publicerade den här fallstudien...
För ett par månader sedan lanserade vi Teamdeck för mobil. Vår mobilapp gör att du kan utöka Teamdecks funktioner till din smartphone. Du kan spåra din arbetstid, granska tidrapporter och bläddra i kalendern utan att behöva komma åt webbversionen av Teamdeck. 

Obs: Teamdeck för mobil är endast tillgängligt för registrerade användare av Teamdeck. Se till att du har registrerat dig på skrivbordet innan du försöker logga in på mobilen. 

2. Avancerad schemaläggning av resurser

Med hjälp av ett enda verktyg kan vi spåra de anställdas lediga dagar, nationella helgdagar och projektbokningar. Vi kan övervaka teammedlemmarnas scheman, så det är lättare för våra projektledare att planera teamets fördelning och att hantera flera projekt.

3. Mer exakta tidslinjer och budgetar

Vi har också inkluderat Teamdeck i vår säljpipeline, vilket gav oss möjlighet att bättre förutse tid och tillgängliga medarbetare när vi förhandlar om nya avtal. Tidslinjerna och budgetarna blev mer exakta.

Hur vi har dragit nytta av Teamdeck

Ok, så som du vet vad du kan använda Teamdeck för, låt oss se vad som är fördelarna med att implementera det i ditt företag.

Vi har delat upp den här delen i ekonomiska vinster och fördelar ur projektledarens perspektiv.

Hur mycket pengar sparar vi varje månad?

För att beräkna kostnaden för personalhantering i vårt företag har vi ställt oss tre grupper av frågor som ofta ställs av medarbetarna själva:

1. Vad ska jag arbeta med idag? / Hur mycket tid ska jag lägga på det?
2. Kan jag ta ledigt en dag? Hur många lediga dagar har jag tagit ut? Blev min semesteransökan godkänd?
3. Hur mycket tid har jag spårat den här månaden? Hur mycket budget har jag spenderat hittills? Vad är den aktuella resursanvändningen?

Eftersom vi för närvarande har cirka 50 anställda har vi använt detta antal och timpriset $30 för att beräkna hur mycket pengar vi slösar bort baserat på den tid vi lägger på att besvara dessa frågor.

Det krävdes ett kalkylblad och lite grundläggande matematik för att inse att utan Teamdeck har vi slösat bort $11.130 i anställdas tid varje månad för att hantera denna vanliga chefskamp.

Teamdeck hjälpte oss att minska detta avfall till 1.249,50 $, vilket sparar oss 9.880,50 $ per månad.

Det intressanta är att 40% av våra medarbetare ägnade mest tid åt att fråga sin projektledare om de dagliga arbetsuppgifterna. Vi har uppskattat att det ledde till 56 bortkastade timmar varje månad, vilket motsvarar $1 680 som vi kunde ha spenderat bättre.

Är det lättare för våra PM:s att hantera projekten?

Ytterligare en fördel med att använda Teamdeck är att det är lättare för projektledarna att driva projekten, eftersom de vet exakt vilken medarbetare som är tillgänglig vid en viss tidpunkt eller vem som kommer att avsluta sina uppgifter inom kort.

Först och främst kan vi fastställa de långsiktiga planerna, med hänsyn till olika lediga dagar och helgdagar.

Våra projektledare kan skapa korrekta rapporter och följa upp budgeten. De kan sedan använda den kunskapen för att bättre fördela medarbetare för framtida projekt, planera budgetar och skapa bättre uppskattningar för våra kunder när de gör nya affärer.

Rapporterna kan laddas ner som PDF-filer och bifogas till våra sprintgranskningar, vilket gör kommunikationen mellan teamen ännu enklare.

Slutligen kan vi enkelt spåra när våra deltidsanställda är tillgängliga.

Allt detta gör att våra projektledare slipper en massa arbete och kan leda teamen mer effektivt.

Resurshantering lönar sig

31% av företag som intervjuades av Access Group hävdade att låg synlighet för vissa mänskliga resurser i organisationen är en stor utmaning som de kämpar med.

Att använda ett verktyg för resursplanering, ledighetshantering och tidrapportering i vårt företag visade sig vara mycket fördelaktigt. Det hjälpte oss inte bara att spara pengar, utan gjorde det också möjligt för oss att bättre planera och hantera pågående och framtida projekt. Detta är också viktigt för att hålla medarbetarna nöjda, säger Zbigniew Czarnecki:

"Det är värt att investera tid i att gå igenom alla aspekter av resurshantering. Å ena sidan undviker vi att göra kostsamma misstag och å andra sidan upprätthåller vi trivseln och lyckan hos våra medarbetare."

Spara tid och pengar åt ditt företag - investera i ett resurshanteringsverktyg för att bättre kunna spåra och fördela medarbetare i projekt.