Hem " Blogg " Programvara, misstag och lösningar för resursplanering

När man är företagare handlar allt förr eller senare om en enda sak. Resurser. Om du känner att du alltid har ont om tid, kapacitet, människor, teknik eller pengar gör du förmodligen några misstag när det gäller resursplaneringen. Hur ska man hantera det? 

Artikeln innehåller: 

11,4% av alla resurser slösas bort på grund av undermåliga projektledningsprocesser.

Måndag.com

Programvara för resursplanering används av chefer

Teamdeck - Programvara för resurshantering och resursschemaläggning

Pris (standardpaket): $3,60 / teammedlem / månad

Teamdeck.io som resursfördelningsprogram för preliminära projekt
Teamdeck.io - det enkla resurshanteringsverktyget hjälper till med resursprognoser, projektbudgetar eller bara resursfördelning

Fördelar:

Nackdelar

Resursschema med den bästa programvaran för resurshantering. för att beräkna hur många resurser som behövs
Ansvarig för att tilldela uppgifter och schemalägga resurser för flera projekt

ResursGuru - Programvara för resursschemaläggning

Pris (standardpaket): $4.16 / teammedlem / månadsvis

Resource Guru blir en del av den stora familjen av verktyg för resursplanering
På vår lista över de bästa resursschemaläggningsverktygen som är kända nästan av alla resurshanterare - Resource Guru.

Fördelar:

Nackdelar:

Resource Guru är en molnbaserad programvara med Gantt-diagram och funktioner för anpassade arbetstider

 

Flottör - Programvara för resursplanering och schemaläggning

Pris (standardpaket): $ 10 / teammedlem / månadsvis

För många är Float-plattformen för resurshantering en startpunkt
Float är ett resurshanteringsverktyg som också löser många organisationers resursproblem

Fördelar:

Nackdelar:


SmartsheetProgramvara för teamsamarbete och resursschemaläggning

Pris (standardpaket): $24,80 / teammedlem / månad

Smartcheet innehåller Gantt-diagram, snyggt användargränssnitt med uppgiftslista

Fördelar:

Nackdelar:

Förfrågningsformulär, godkännandeflöde eller kompetens som krävs för den specifika uppgiften i Smartsheet

 


 

HubPlanner - Schemaläggning av resurser och tidrapporter

Pris (standardpaket): $ 7 / teammedlem / månadsvis

Hubplanner är ett välkänt verktyg för resursplanering och projektledning
På vår lista över de bästa verktygen för resursplanering som är kända nästan av alla resurshanterare

Proffs

Nackdelar

Resursschema tack vare Hubplanner programvara för resurshantering
Att vara på samma sida och schemalägga resurser är mycket enklare med HubPlanner

Löpning - Programvara för resursplanering och prognostisering

Pris (standardpaket): $ 8 / teammedlem / månadsvis

I vår lista över programvaror för resursplanering finns bland annat Runn

Proffs

Nackdelar

För att förbättra schemaläggningen av projekt krävs ett verktyg för schemaläggning av resurser online


Misstag kring schemaläggning av resurser

Du hittar dussintals artiklar på nätet om hur du kan förbättra din resursplanering. Det här är bra i början när du bara håller på att implementera din projektledning. I en situation där ditt företag redan har en resursallokeringsstrategi som av någon anledning inte fungerar måste du ha ett lite annorlunda perspektiv - analysera dina misstag och först därefter lyssna på goda råd.

I den här artikeln har vi båda åt dig. Nedan har vi en lista över de vanligaste och mindre uppenbara misstagen vid schemaläggning av resurser och hur du löser dem.

Verktyg för resurshantering hjälper till att schemalägga resurser som behövs för att slutföra komplexa projekt

  1. Rörigt arbetsschema

"Om du inte vet vart du är på väg hamnar du någon annanstans", sa Yogi Berra, och han hade rätt. Många affärsmän inser inte att deras projekt är försenat redan innan det har startat. Varför är det så? På grund av ett felaktigt och kaotiskt schema. Tänk på det som ett recept på en maträtt. "Ta några tomater, lite mer aubergine, ett halvt paket pasta och oliver. Lägg till de kryddor du råkar ha hemma och släng ner allt i en gryta.

Ah, vi glömde att skriva - pastan måste kokas först och grönsakerna stekas med vitlök och salvia." Om proportionerna anges ungefärligt, de enskilda stegen byts ut på platser och beskrivs mycket kortfattat, har du inte ett recept framför dig utan ett kulinariskt experiment. Och med schemat är det samma sak. Din projektplan ska vara ett detaljerat och strukturerat framgångsrecept. 

Lösning: En tydlig, flexibel och lättillgänglig projektplan som utarbetats i ett lämpligt verktyg. En projekttidplan måste vara begriplig för alla som arbetar med den. Om du måste förklara vad varje punkt handlar om, vilka kraven är och vem som är ansvarig för en uppgift - då är din tidsplan inte bra. Se till att ditt projekt är uppdelat i större etapper och att varje etapp är uppdelad i mindre uppgifter och deluppgifter. Tilldela dem personer med rätt kompetens. Se till att planen är tydlig och lätt att redigera. En whiteboard i ett konferensrum och en excel-tabell räcker inte - ett genomsnittligt IT-projekt är helt enkelt för komplicerat för sådana verktyg. Du behöver en bra programvara där du kan skapa ett anpassat schema som passar ditt arbetsflöde.

Verktyg för resursplanering föreslår vem som ska ansvara för vissa projektuppgifter

  1. Medarbetarna får arbetsuppgifter som inte motsvarar deras kompetens

En av de vanligaste metoderna för att fördela arbetsuppgifter inom ett team är att utgå från medarbetarnas tillgänglighet. Detta är bara delvis en bra strategi - förutom tillgänglighet är kompetens också en viktig aspekt. Två medarbetare med liknande befattningar kan ha helt olika kompetens och preferenser när det gäller de uppgifter de utför. Samma uppgift kan ta en person en vecka, medan den andra - tre veckor, så se till att teammedlemmarna får förfrågningar som de kan hantera mest effektivt.

Lösning: Detaljerad beskrivning av varje teammedlems kompetens och tilldelning av rätt personer till rätt uppgifter. Hur tar man reda på vilka färdigheter dina medarbetare har? Börja med ett frågeformulär - fråga teammedlemmarna om deras kompetens, vilka uppgifter de känner sig mest bekväma med och vilka färdigheter de vill utveckla. På så sätt kan du skapa en kompetensmatris, lära känna människors styrkor och förväntningar och inte bara optimera arbetet utan också öka teamets tillfredsställelse. En bra saas programvara för resurshantering eller programvara för projektplanering kan du tilldela specifika kompetenser till varje teammedlem så att alla får en sådan uppgift som de är bäst lämpade för. Dessutom kommer du att kunna skapa anpassade fält med andra kategorier om det behövs.

Ett bra resursschema hjälper ibland inte till med kapacitetshantering eller framtida tillgänglighet

  1. Överbelastning och underbelastning av teamet

Vissa medarbetare står alltid i rampljuset. De är aktiva, ambitiösa, sätter sin prägel på företaget och letar alltid efter nya utmaningar. Varje projektledare drömmer om att ha sådana människor i sitt team, så de ger dem uppgifter. Massor av uppgifter. Ofta för många uppgifter. Å andra sidan behöver vissa personer aktiveras lite eftersom deras potential går till spillo. Båda situationerna är dåliga eftersom de leder till att vissa medarbetare blir överväldigade och andra helt enkelt blir uttråkade och frustrerade.

Lösning: Håll koll på vad dina medarbetare arbetar med och hur lång tid det tar. Använd tidrapporter där varje teammedlem fyller i sina aktuella arbetsuppgifter. På så sätt kan du hålla ett öga på teamets arbetsbelastning och se till att ingen har för många eller för få ansvarsområden. Kom ihåg att överbelastning av teamet har en negativ inverkan på produktiviteten, och en bra hantering av medarbetarnas tidsrapportering hjälper dig att upprätthålla balansen mellan arbete och privatliv.

För att övervaka framstegen kan resursanvändning, resursbehov och resurstillgänglighet vara avgörande

  1. Teamet vet inte vad som krävs av dem

"Enligt en McKinsey-rapport tillbringar anställda 1,8 timmar varje dag med att söka och samla information". Detta är ett av de vanligaste misstagen inom projekt- och resurshantering. Dina medarbetare läser inte dina tankar. I ett välkoordinerat team är det ofta inte nödvändigt att förklara allt så exakt, men regeln är en - alla måste förstå vad som händer och vad som behövs.

Många projektledare tror att de kommer att spara tid om de beskriver en uppgift snabbt. I själva verket är det tvärtom, eftersom medarbetarna måste be om detaljer eller reda ut oklarheter sinsemellan. Avsaknaden av en korrekt uppgiftsbeskrivning innebär också en större risk för fel. Misstag innebär korrigeringar. Korrigeringar innebär mer tid och pengar. Det är inte bra för någon.

Lösning: Beskriv varje projekt noggrant. Vi garanterar dig att den tid du lägger på att få med all information i arbetsbeskrivningen kommer att vara mycket kortare än eventuella korrigeringar på grund av missförstånd. Det är en god idé att lägga till information som kundkrav, metod för slutförande, dokumentation, en kontaktperson för frågor och naturligtvis att tilldela rätt person till uppgiften.

Teamets kapacitet eller arbetsscheman bör inte vara ett hinder för ett teamarbete

  1. Bristande lagarbete 

Många projektledare förstår inte skillnaden mellan en chef och en ledare. Den förre förväntar sig, skuldbelägger och beordrar. Ledaren stöttar, inspirerar och skyddar. Du kan inte förvänta dig att dina medarbetare ska göra sitt bästa om de känner sig ouppskattade, hotade eller ständigt otillräckliga. Kritik som inte har något att göra med konstruktiv feedback kommer inte att göra ditt team mer produktivt. Tvärtom kommer tillfällig motivation baserad på rädsla att leda till snabbare utbrändhet.

Lösningen är att vara en del av ett team. Som teamledare eller projektledare är du ansvarig för att arbetet slutförs. Och för det behöver du andra. Skapa en teamatmosfär. Visa att ni alla är ansvariga för kvaliteten och för att hålla deadlines. Var transparent, visa vad du arbetar med och förklara vad nästa steg i projektet blir och varför de är viktiga.

Visa dina medarbetare att de är viktiga och behövda och att deras åsikter spelar roll. Ge regelbundet feedback till ditt team och ge dem möjlighet att dela med sig av sina åsikter. Håll regelbundna 1:1-möten där ni kan prata ärligt om behov och problem. Se också till att du kan träffa hela teamet, även i korta dagliga onlinemöten. Det är mycket viktigt att bibehålla känslan av att vara en del av ett team, särskilt när man arbetar på distans.

Ibland hjälper inte resursschemaläggning och resursschemaläggningsverktyg med dåligt uppskattade timmar
Inte ens den bästa programvaran för resursplanering kan lösa alla utmaningar under ett projekt [Källa: https://www.troutcpa.com/blog/boss-vs-leader-why-develop-hire-leaders-not-bosses]
  1. Orealistisk uppskattning av tidsåtgång

Tid är en av de viktigaste resurserna du har. Många projektledare underskattar den tid som krävs för att slutföra ett visst arbete. De planerar ett projekt för tre månader när de behöver minst fem. Vad händer då? Allt förändras, teamet arbetar övertid och i slutändan måste du välja: deadline eller kvalitet.

Å andra sidan är en alltför försiktig tidsplanering också ett misstag - om du prissätter ett projekt för ett år och ett annat konkurrerande programvaruföretag föreslår sex månader, gissa vem en potentiell kund kommer att välja.

Lösning: Programvara för tidsregistrering är nödvändig för att övervaka hur lång tid enskilda uppgifter och projekt tar. Tack vare detta kan du kontinuerligt kontrollera hur arbetet fortskrider och se till att inget steg försenas. Det är också viktigt att generera tidsrapporter - en ovärderlig informationskälla som gör det möjligt för dig att bättre uppskatta längden på framtida projekt och avsevärt förbättra din resursplanering. Det viktigaste är att analysera och dra slutsatser.

Vid schemaläggning av resurser måste hänsyn tas till uppdaterade projektmått, projektpipeline för en specifik uppgift

  1. Föråldrad information om projektstatus.

Det är omöjligt att fördela resurserna på ett bra sätt om man inte har aktuell information om projektet. Tyvärr är det så att i många företag uppdateras data från tid till annan. Saknade filer, ofullständig dokumentation, ingen information om projektets status, medarbetarnas semester eller förändringar i den ansvariga personen. Aktuell information är en förutsättning för ett bra beslutsfattande.

Lösning: Vanan är nyckeln. Att regelbundet fylla i information om projektet och teamet är inget annat än en god praxis som måste implementeras. Låt det bli din rutin att fylla i tidrapporter, ändra projektstatus och uppdatera tillgänglighetsinformation varje dag.

Om du själv skulle behöva uppdatera all information varje gång skulle det naturligtvis ta väldigt mycket tid, särskilt eftersom många beslut och processer hänger ihop. Här fungerar det utmärkt med en programvara som automatiskt uppdaterar de viktigaste parametrarna. Om en chef till exempel tar ut semester kommer kalendern automatiskt att visa att medarbetaren är på semester och att tillgängligheten minskar. Eller om någon bokar in ett möte som krockar med ett annat - då skickar systemet självt ett meddelande om detta.

När teamledare fördelar uppgifter bör de informera om att utvärderingskriterierna är uppgifts- och projektbaserade

  1. Avsaknad av tydligt definierade mål

Du kan inte planera dina resurser på ett klokt sätt om du inte vet vad målet är i slutet av vägen. Och målet i det här sammanhanget betyder inte samma sak som slutprodukten. Låt oss förklara detta med ett exempel. Tänk dig att du sätter upp ett mål "att hitta ett jobb". Kanske är ett sådant mål tillräckligt om du är 18 år och söker jobb inför semestern, men förmodligen skulle detta mål idag inte säga dig något konkret om vad du faktiskt behöver göra.

Det är annorlunda om du sätter upp ett mål som lyder "Jag vill hitta ett jobb som projektledare". Då vet du att du behöver en examen eller en kurs i ledarskap, flera års erfarenhet inom den bransch du vill arbeta i, perfekt engelska, kunskap om åtminstone någon programvara för projektledning, kommunikationsförmåga, förmåga att arbeta under press och hantera din tid. När du har uppnått dessa mål - är ett jobb som projektledare öppet för dig.

Lösning: Det är samma sak med projekt, det räcker inte att "designa en mobilapplikation". Du måste svara på frågor om hur en sådan app ska fungera, vem som ska använda den, vilka funktioner den ska ha och vilka kundkrav den ska uppfylla. Ange milstolpar för projektet som visar vägen från början till slutet av projektet.

Projektarbetet är indelat i faser - den faktiska tidsåtgången för vissa av dem är för stor

  1. För stora projektfaser

Varje projektledare har gjort det här misstaget minst en gång i livet - han delade upp sitt projekt i flera stora faser och visste inte var han skulle börja. Det gjorde teamet också. Vet du vad som är problemet med projektfaser som är för stora? De verkar omöjliga att uppnå. Om du behöver en webbplats och ger din copywriter i uppgift att "skriva innehåll till webbplatsen" kommer du förmodligen aldrig att se den.

Lösning: Konfucius sa: "När det är uppenbart att målen inte kan nås ska du inte justera målen utan åtgärdsstegen." Som ni kan se hade människor för två och ett halvt tusen år sedan också problem med att sätta upp realistiska mål för sig själva, och 2022 försöker teknikföretag ytterligare lösa detta problem. Vi kanske inte är smartare än Konfucius, men låt oss göra ett försök.

Filosofin att uppnå mer och mer och mer är att skylla. Ouppnåeliga mål kallas motivation. Omöjliga saker - ambition. Att sträva efter att växa och utvecklas är naturligtvis grundläggande och det handlar inte om att ge upp på vägen mot toppen. Det handlar om att känna till de steg som leder dit. Låt oss säga att du vill skapa den mest populära kommunikationsappen i världen. Det är ditt uppdrag.

Planen, å andra sidan, är alla de hundratals eller tusentals element som kommer att få dig till det. Gör din research och kolla in strategierna för de största varumärkena som Facebook, Twitter eller WhatsApp. Utveckla en strategi, hitta rätt personer, sätt upp milstolpar, dela in dem i uppgifter och uppgifter i mindre uppgifter, uppskatta riskerna och bestäm den tid och de resurser du behöver. Och agera.

 Om du planerar projekt och letar efter kvalificerade resurser som behövs för att slutföra projektet kan du tänka dig att misslyckanden kan uppstå

  1. Inga rutiner för nödsituationer

Det kan tyckas att när man har ett kompetent team, en perfekt projektplan, en smart planerad budget, gott om tid och en bra idé kan ingenting gå fel. Och det är just det som är misstaget. Det är ALLTID något som kan gå fel. Kom ihåg att Murphys lag fungerar i projektledning och att det inte handlar om att utesluta möjligheten till en kris. Det handlar om att veta hur man förbereder sig för den.

Lösning: Nödprocedurer är grunden för schemaläggning av resurser. Projektplanen i sig förutsätter att... allt kommer att gå enligt plan. Under tiden gäller det att utarbeta en riskhanteringsstrategi och vara redo när något går fel. En nyckelmedarbetare måste plötsligt ta ledigt en månad? Inga problem - du har dokumentation och en process på plats för att sätta in någon som kan ersätta honom. Ett fel inträffar och projektet blir försenat? Inte heller det är något problem - du har ju redan sparat in två veckor i planeringsstadiet bara för den här situationen. Inom resurshantering och projektledning, du måste alltid ha en plan B - du vet aldrig när den blir plan A.

Planera projekt med hjälp av tillgängliga resurser och schemaläggning i realtid samt tänka på framtiden

  1. Tänker inte på framtiden

Ahh, att leva i nuet. Det är en vacker tanke... när man är på semester och inte har ett projekt i huvudet som måste slutföras! Om saker och ting är bra här och nu har du tillräckligt resurskapacitetoch projekten är i tid, betyder det inte att det kommer att vara så hela tiden. Vad händer om halva teamet plötsligt åker på semester i två veckor? Eller om du vinner en stor upphandling och upptäcker att du saknar 10 nya personer? I teknikens värld måste man naturligtvis vara flexibel. Men man måste också tänka på framtiden.

Lösning: Planera din resursfördelning i förväg. Om du vet att det stora projektet startar om några månader och att du kommer att behöva fler medarbetare ska du påbörja rekryteringsprocessen redan nu, eftersom det tar tid att hitta den perfekta kandidaten och att introducera honom eller henne. Om du vill implementera en ny tillväxtstrategi från och med det nya året ska du börja planera den i juni - semestern är alltid en lugnare tid och det finns vanligtvis mycket arbete att göra i slutet av året. Om du ska börja arbeta med en ny kund om två månader bör du börja förbereda den första projektplanen och teamets sammansättning redan nu.

Problem med resurstillgång kan lösas med hjälp av programvara för resursschemaläggning

  1. Okunskap om ditt teams tillgänglighet

Många projektledare planerar sitt arbete som om de alltid hade ett helt team av heltidsanställda ombord. Detta är dock inte alltid fallet. I multinationella distansföretag arbetar vissa människor 4 timmar om dagen från 12 till 16, andra 8 timmar om dagen från 10 till 18 och andra igen bara 4 dagar i veckan. Lägg till detta olika tidszoner, helgdagar och uppsägningar och du har ett spektakulärt kaos. Om du inte förbereder dig för det.

Lösning: Hantering av ledigheter och frånvaro är ett måste för alla programvaruföretag. En kalender med dina medarbetares tillgänglighet säkerställer att du, när du planerar ett projekt, kan göra en korrekt bedömning av vilka resurser du har till ditt förfogande och hur mycket tid dina medarbetare kan ägna åt olika uppgifter.

Rapporteringsverktyg och projekt bör hanteras av ett verktyg för resursplanering

  1. Ingen kvalitetskontroll av arbetet 

När du tänker på resurser nämner du förmodligen tid, kapacitet, budget, tillgänglighet och teknik. I den här gruppen ingår dock sällan en av de viktigaste resurserna som ett bra mjukvaruhus har. Kvalitet. Kvalitet är det värde som gör att du stannar kvar på marknaden, som gör att dina kunder och medarbetare vill arbeta med dig. Varje projektplan och resursplanering måste alltid inkludera att upprätthålla högsta möjliga kvalitet på utvecklingen. Utan detta kommer du att gå förlorad.

Lösning: Performance management är en process som gör det möjligt för dig att övervaka och utvärdera kvaliteten på det arbete som utförs. Det gör det möjligt för dig att besluta hur du ska fördela dina resurser, till exempel genom att tilldela extra support, förlänga en deadline eller öka omfattningen.

Schemalägg resurser och hantera resursutnyttjandegraden med programvara för resursschemaläggning

 

Familjen med resursschemaläggning

1. Från resurshantering till resursschemaläggning

Bland chefer finns det ingen stark konsensus om den strikta förståelsen av termer som tillhör - låt oss säga - projektlednings- eller resurshanteringsfamiljen. När det gäller resursschemaläggning eller resurshantering - termer som beskriver aspekter av projektledningsprocesser - är situationen inte bättre. Från denna punkt är några steg som belyser innebörden och rollen för den mest intressanta för artikeltermen ganska motiverade.

När vi söker efter information om resurshantering på internet upptäcker vi ibland märkliga kopplingar mellan termerna. Det som är slående är att resursplanering är detsamma som resurshantering - vilket inte är helt sant. Dessutom hittar du citat där termen resursschemaläggning används omväxlande med resursallokering. Till och med resursplanering - som ofta används som ett alternativt ord till resurshantering - kan hittas som ett av många element i det sistnämnda. För andra betyder resurshantering samma sak som resursplanering och är en stor process som även innehåller resursschemaläggning och resursallokering.

Som vi vet är resursschemaläggning en del av resurshanteringsprocessen. Och resurshantering (eller resursplanering) är en del av projektledningsprocessen. Innan vi lär oss mer om den första termen måste vi därför ta oss tid att förklara för läsaren vad resursplanering är en del av - resurshantering.

På webbplatsen för Association for Project Management kan vi läsa följande:

Resurshantering innebär att förvärva, fördela och hantera de resurser, t.ex. individer och deras kompetens, ekonomi, teknik, material, maskiner och naturresurser, som krävs för ett projekt. Resurshantering säkerställer att interna och externa resurser används effektivt, i tid och enligt budget. (The APM Body of Knowledge, 7:e upplagan)

Detta perspektiv är ganska stort och kan vara mindre användbart än vad som anges nedan, men innehåller alla aspekter av vad personer som ansvarar för projektavslutningen kämpar med. För det första anger APM:s definition vem eller vad som hör till familjen resurser. Beroende på bransch kan resurser vara människor och deras kompetens (antingen anställda eller entreprenörer), kugghjul, maskiner, anordningar (särskilt inom tillverknings- och byggbranschen), rum, flottor etc.

Resursplanering i projektledning
Resursschemaläggning är en del av resurshanteringsprocessen.

Den andra aspekten av denna definition är att betala till, är projektledarens roll - "förvärva, fördela". Den tredje är att säkerställa - vilket i praktiken innebär att vara uppmärksam, analysera och optimera.) Att använda effektivt - vilket i praktiken innebär att känna till de anställdas fördelar och nackdelar, inklusive deras utnyttjande, arbetsbelastning, prestanda, schema, färdigheter etc. - är den fjärde. Tid och budget - är de sista som inte behöver någon förklaring.

Men resurshantering kan definieras smidigare genom att uppmärksamma projektet eller avsluta projektet - när projektet bestämmer vem och när som ska matchas till det. Enligt projectmanager.com:

Resurshantering är processen för att planera, schemalägga och fördela resurser för att slutföra ett projekt. 

Naturligtvis får man inte glömma bort - när man tänker på ett projekt - vilka förväntningar som är kopplade till detta projekt. Din kund betalar, din kund kräver. Så det är bäst att se upp med om det projekt som leds är färdigt med kraven (en annan utmaning som behöver sin lösning men inte med artikeln)

Ändå är det dags för avgörande för detta kapitels term - resursschemaläggning. Utan någon introduktion, låt oss ta en titt på betydelsen som representeras av en kompetent referent. Som Projektledare.com informerar, rschemaläggning av resurser är identifiering av resurserna och naturligtvis samordning.

Om vi jämför detta med det förslag som presenterades av vår konkurrent på marknaden för programvara för resursplanering (Saviom-företaget), märker vi något slående. För att parafrasera deras förståelse, rresursallokering likställs med resursschemaläggning och dess roll är att känna igen och tilldela tillräckliga resurser (anställda eller underleverantörer) för en viss tidsperiod till specifika projektaktiviteter. 

Båda belyser något som inte har förekommit i de definitioner som hittills har getts. Resursplanering eller personalplanering (för att föregripa dilemmat i nästa avsnitt) kräver färdigheter och mognad som hjälper till att korrekt identifiera och känna igen en medarbetares kompetenser (inklusive mjuka färdigheter) som gör att de fattar beslutet att tilldela just den medarbetaren en viss uppgift.

2. Från resursschemaläggning till schemaläggning av anställda

Resursplanering är en term som dök upp på 90-talet. Tanken bakom begreppet är att projekt har begränsad kapacitet och begränsade resurser (och tid, och även budget). Därför måste dessa faktorer tas med i beräkningen när man planerar för genomförandet av ett projekt.

Hur hänger resursschemaläggning ihop med schemaläggning av anställda?

En schemaläggning av anställda betyder absolut nära bemanning eller schemaläggning av arbetskraft. Vi är medvetna om att dessa termer ibland används i de specifika branscherna eller vice versa - i de specifika branscherna är det vanligare att använda schemaläggning av arbetskraft i stället för schemaläggning av anställda. Hur som helst, var och en av dem säger om en anställd eller arbetare och med behärskning som förväntas av företaget, projektet eller uppgiften.

Schemaläggning av arbetskraft definieras som processen att fastställa scheman för timanställda för att möta nuvarande och framtida krav på en arbetsplats. 

I den här definitionen som finns på Toolbox webbplats och som innehåller en experts insikter är efterfrågan som term inte helt tydlig och tvingar oss att föreställa oss vad författaren tänkte. Men på ett motiverat sätt kan vi ta hänsyn till att tiden för att slutföra ett projekt eller ett jobb är en del av det, liksom projektets krav eller budget.

Bemanning och schemaläggning är fördelning av mänskliga resurser som väljer ut och tilldelar anställda uppgifter inom en organisation och anger när och hur länge dessa uppgifter ska utföras. (Arbetsplatstestning.com)

När man jämför denna definition med de ovan nämnda betydelserna för resursplanering är likheterna svåra att dölja. Att välja vem, när och hur länge som ska matchas med; att tilldela, definiera och analysera prestationen för att uppnå huvudmålet - att slutföra projektet. Var och en av dem är uttrycklig eller antagen.

Om vi lägger till något självklart - men något som måste sägas - att medarbetarnas kompetens, tillgänglighet och produktivitet också avgör schemaläggningsprocessen, kommer kopplingen mellan schemaläggning av medarbetare och schemaläggning av resurser inte längre att vara tveksam.

Du vet redan hur du kan förbättra din resursplanering. Men vet du varför?

Om du har kommit så här långt i artikeln vet du säkert att det inte är så enkelt att bemästra resursplanering. Du behöver bra metoder, undvika misstag och ett gediget arbetsledningsprogram för att få de resultat du vill ha. Men ingen skulle skriva alla dessa artiklar och guider om hantering av projektresurser om kompetens inom det här området inte var värt det. Och fördelarna är många.

  1. Du sparar tid och pengar. Det här argumentet är så starkt att det faktiskt räcker. Om du planerar dina resurser väl slösar du inte bort din budget på ineffektiva aktiviteter, och genom att tilldela rätt uppgifter till rätt personer kan du göra framsteg mycket snabbare.
  2. Du undviker risken för fel och flaskhalsar. Genom att fördela resurserna klokt och noggrant undviker du en situation där ditt arbete plötsligt blockeras på grund av att något saknas.
  3. Du har full insyn i projektet. Ingenting händer utan din vetskap och nästan ingenting kan överraska dig eftersom du har all viktig information om ditt nuvarande arbete framför dig i rätt system.
  4. Du är beredd på vad som helst. Riskhantering är ditt skydd i nödsituationer, så där en annan projektledare skulle ha hamnat i kris för länge sedan har du en lösning.
  5. Ditt team är lyckligt. Och det är mycket viktigt. Människor gillar att arbeta i en miljö där de vet vad de kan förvänta sig och att allt är under kontroll. Resursplanering undviker överarbete och övertid, och en utvilad medarbetare är en produktiv och nöjd medarbetare.
  6. Du får ut mesta möjliga av ditt teams potential. Du har fantastiska, begåvade människor i ditt team. Det var ju trots allt därför du anställde dem. Resursfördelning baserad på deras kompetens är en möjlighet att utveckla potentialen hos var och en av dina medarbetare och få ut mesta möjliga av deras kompetens.
  7. Kvaliteten på ditt arbete förbättras. Är det möjligt att arbeta under tidspress, när kunden är förbannad, teamet är trött och du har ont om tid och pengar? Ja, det kan man. Men varför skulle du göra det? Smart resurshantering ger dig sinnesfrid och kontroll. När du inte behöver oroa dig för grundläggande saker som deadlines och tillräcklig kapacitet kan du fokusera fullt ut på kvalitet.
  8. Du lär dig. Alla vet att övning ger färdighet. Och vad mer? Information! Resursplanering (eller schemaläggning av team) är en källa till ovärderliga data och rapporter som du kan analysera för att dra slutsatser och bli bättre för varje projekt.

En programvara för resursschemaläggning hjälper till med uppgiftshantering och teamutnyttjande

Ytterligare funktioner som programvaran för resursplanering bör ha (baserat på projektledningens livscykel)

Som du redan får veta tack vare den här artikeln är huvudrollen för programvara för resursschemaläggning ... att hjälpa till att fördela, planera och samordna resurser (anställdas arbete) för att uppnå projektkrav. Det är inte viktigt att göra vi pratar om marknadsföring resurshantering, Hantering av IT-resursereller IT-projektplanering - rollen är densamma. 

Den andra anmärkningen - innan vi visar dig ytterligare funktioner som är värda att överväga - hänvisar till termer. Genom programvara för resursplanering, programvara för projektplanering, programvara för resurshantering eller resursplanering, programvara för kapacitetsplanering, planeringsverktyg, verktyg för resurshanteringoch så vidare - vi förstår samma sak. De handlar alla om att hantera och lösa utmaningar med hjälp av humankapitalet och schemat i en organisation.

Ur detta perspektiv kan vi föreställa oss vad de har gemensamt. Nu är det dags att ta reda på vad som är värt att ta hänsyn till när man letar efter en lämplig programvara för resursplanering. Som vi vet är resurshantering (och resursschemaläggning som en del av resurshanteringen) en stor del av projektledningsprocessen (även kallad projektledningens livscykel). 

Vilka funktioner i programvaran för resursplanering är viktiga ur projektledningsprocessens perspektiv?

Kan din idealiska programvara för resursschemaläggning också stödja:

Kommer programvara för resursplanering att lösa alla ditt företags problem?

Ja, förmodligen inte. Men saken är att när du implementerar skottsäker programvara för resursschemaläggning blir de flesta av dem bara hanterbara. Men om du behöver mer tid eller bara jämföra verktyg för hantering av projektresurser eller verktyg för projektplanering - vet du vad du ska göra.

Hur Teamdecks programvara för resursplanering har blivit en produkt?

Det är inte allmänt känt att Teamdeck som programvara för resursschemaläggning var initiativet till Apptension. Apptension är en SaaS mjukvaruutvecklingsföretag (de utvecklade också Django SaaS pannplatta, a saas-utvecklingsverktyg) som ursprungligen behövde ett verktyg som hjälper dem med projektplanering, resurshantering, uppgiftstilldelning eller prestationsmätning. Och det är därför de utvecklade för sina egna, interna ändamål en programvara för resursschemaläggning.

Så denna programvara för resursschemaläggning var ursprungligen inriktad på intern processhantering på Teamdeck. Men under en viss tidsperiod kommersialiserades Teamdeck (2015). Alla som ville prova programvaran för tilldelning och schemaläggning av anställda kunde prova den gratis. 

Eftersom vi använder den här programvaran dag för dag, eftersom antalet kunder inte minskar, är det anledningen till att vår produkt ligger i topp. 

 

Letar du efter den bästa programvaran för resursplanering?

Prova Teamdeck

 

Relaterade inlägg

Tilldela resurser och hantera projektplanering med verktyg för kapacitetsplanering
Projektledning

Planering av resurskapacitet i projektledning

Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...