Resurshantering är viktigt för alla företag eftersom det ökar effektiviteten och medarbetarnas tillfredsställelse samt sparar tid och pengar. I den här artikeln kommer vi att introducera ämnet hantering av projektresurser och hur du kan implementera det i din organisation.
För att citera Föreningen för projektledare:
Resurshantering innebär att förvärva, fördela och hantera de resurser, t.ex. individer och deras kompetens, ekonomi, teknik, material, maskiner och naturresurser, som krävs för ett projekt. Resurshantering säkerställer att interna och externa resurser används effektivt, i tid och inom budget. Resurser kan erhållas internt från värdorganisationen eller upphandlas från externa källor.
Att de hanteras på rätt sätt är av kolossal betydelse för effektiviteten i alla företag.
Kaos är arbetsoptimeringens värsta fiende. Det kan uppstå när man har för många arbetsuppgifter och för få medarbetare, men också när man har för många medarbetare som inte har något att göra. När projekten är dåligt planerade eller teamet saknar nödvändig kompetens. Eller när du har för många behov och för mycket information att hantera som inte är väl strukturerad och hanterad. Ju större ditt företag är, ju fler processer och projekt du driver, desto lättare är det att gå vilse i labyrinten av ansvarsområden, deadlines och medarbetarnas kompetens. Och det är just att förebygga kaos som är en av de viktigaste uppgifterna för resurshantering.
Det kommer att tillåta dig att:
Först och främst behöver du ett system (t.ex. programvara för resurshantering) där du kan se vilka resurser du har tillgängliga och var de behövs. Vilket system du använder beror på hur din verksamhet ser ut: det kan vara din personliga anteckningsbok, en whiteboard i konferensrummet, en Excel-fil eller ett särskilt verktyg för arbetsledning. Alla sätt är bra så länge det fungerar och så länge informationen är uppdaterad.
Det är svårt att få arbetet att flyta på när de inblandade inte vet i vilket skede projektet befinner sig, vem som ansvarar för vissa uppgifter eller hur tidsplanen ser ut. Det finns många avdelningar och enheter som är involverade i arbetet på ett programvaruhus: utvecklare, projektledare, marknadsavdelning, kunder. I det här fallet är det viktigt att processerna är transparenta.
Transparens i projekt gör det också möjligt att reagera snabbt på potentiella problem och förseningar, eftersom det hjälper till att omedelbart märka om det uppstår en flaskhals någonstans. För att hålla processerna transparenta används verktyg som schemaläggare onlines, milstolpar i projektetoch tidrapporter kommer att vara till stor nytta. Det kan också vara till hjälp att visa projektet i grafisk form, t.ex. ett diagram, en tabell eller en tidslinje.
Ditt teams kapacitet är din främsta resurs - utan den kan ingenting gå framåt. Resurshantering eller resursplanering gör att du kan hantera dina anställdas tid och arbete på ett sådant sätt att det är mest effektivt. Hur gör man det? Balans är nyckeln: det är viktigt att ditt team inte blir överväldigat av uppgifter, eftersom det minskar motivationen, engagemanget och arbetsglädjen. Utnyttjande av anställda har inget med produktivitet att göra.
Å andra sidan är det också dåligt att ha få ansvarsområden eller att arbeta under sin kompetens, eftersom medarbetarna kan känna sig uttråkade och modfällda. Hitta en medelväg genom att använda tillgängliga data: kontrollera tidrapporter för att se om teamet arbetar för mycket övertid eller tvärtom för lite. Individuella möten är också ett bra tillfälle att ta reda på direkt från medarbetarna om de trivs med sitt arbetssätt.
Även den mest användbara process blir ett hinder om du använder den överflödigt eller i fel sammanhang. Teamkommunikation är viktigt. Statusmöten är viktiga. Arbetsplanering är viktigt. Återkoppling från kunder är viktigt... MEN, om medarbetarna måste ägna två timmar varje dag åt att prata med varandra om det aktuella arbetet, ytterligare två timmar åt teamplanering och statusmöten och sedan ytterligare en timme åt att lyssna på feedback från kunderna, blir det plötsligt mycket mindre tid över för arbete än det borde vara. Exemplet ovan kan verka absurt, men tro mig, det finns gott om företag som tillbringar långa timmar varje dag med att prata om sina nuvarande arbetsuppgifter eftersom ingen process är automatiserad eller tydlig.
God resurshantering är därför nyckeln till ett smidigt arbetsflöde. Se till att statusmötena är täta (t.ex. varje morgon) men korta (15-20 minuter). Håll arbetsplaneringen regelbunden, men inte för frekvent (du kan dela upp arbetet i veckovisa sprintar). Låt två dedikerade personer lyssna på kundfeedback, inte hela teamet. Det är också bra att låta medarbetarna fokusera på en engagerande uppgift under en längre tid utan avbrott. Låt medarbetarna använda "stör ej"-läget på Skype eller Slack när de behöver det. Korrekt, effektiv resurshantering säkerställer att medarbetarna vet vad de kan förvänta sig, hur den dagliga kontorsrutinen ser ut och vilka ansvarsområden de har. Attityden är en stark psykologisk kraft som bidrar till ett smidigare och effektivare arbetsflöde, och resurshantering gör det möjligt.
Det är svårt att leda ett projekt på ett bra sätt när man ständigt överraskas av oväntade situationer. Självklart är flexibilitet mycket viktigt. Näringslivet är dynamiskt och du måste kunna anpassa dig till plötsliga vändningar. Arbetet är dock väldigt olika när dessa situationer uppstår och när de uppstår hela tiden. Det ligger därför i ditt intresse att få kontroll och förutsägbarhet i de avseenden där det är möjligt. På så sätt kommer inte oväntade problem att störa hela mjukvaruhusets funktion. Det kommer också att bli mycket lättare för dig att hitta en lämplig lösning.
Resurshantering är en av grundpelarna i ditt företag eftersom du kan förutsäga ganska exakt vad du har till ditt förfogande. Hur många anställda har du till ditt förfogande, hur många projekt arbetar de med, hur mycket tid har de, hur stor är budgeten och vilken teknik använder din organisation?vilken teknik din organisation använder. Denna kunskap och skicklig resurshantering ger dig mycket mer kontroll under hela projektet, även när saker och ting inte går som du vill.
Resurshantering ger dig mer kontroll när du behöver det:
Brist på tid och pengar är några av de vanligaste hindren för att ett företag ska fungera. Dessutom spär båda dessa faktorer på varandra och skapar en ond cirkel. Brist på tid innebär att du inte kan tjäna pengar. Brist på pengar innebär att du inte kan anställa fler personer och att du saknar tid för nya projekt.
Visste du att endast 43% av företagen uppger att de vanligtvis eller alltid håller sig inom budget när de genomför projekt (Tillståndet för projektledning 2020, Wellingtone 2020)? Denna statistik visar tydligt hur stort problemet är. Resurshanteringens uppgift är att hantera företagets kapacitet på ett sådant sätt att arbetet löper smidigt. Lika viktigt är det att skapa en finansiell krockkudde så att man inte stör företagets funktion i kristider.
Det är frustrerande att arbeta i ett dåligt skött företag. Känslan av att medarbetarnas tid slösas bort, att organisationen inte investerar i deras utveckling, att arbetsgivaren bara bryr sig om sin egen vinst, att arbetet är överväldigande, att det finns för många uppgifter och att företaget är i kaos är alla faktorer som bidrar till att många börjar fråga sig själva: Är den plats där jag arbetar det bästa alternativet för mig? Om svaret är nej är det första steget för dem att säga upp sig. Vi lever inte längre i en tid av företagens hänsynslösa jakt på vinst. Medarbetarna har rätt att förvänta sig att företaget tar hand om deras balans och tillfredsställelse i arbetslivet. Utan god resurshantering är detta inte möjligt.
Enligt min erfarenhet blir medarbetarna mycket oroliga när de inte vet vilket projekt de ska arbeta med härnäst; om de inte har ett tydligt schema börjar de ibland tro att de har gjort något fel! Detta gör resurshantering till en avgörande process i ett mjukvaruföretag, eftersom den inte bara kommer att återspegla hur välorganiserat företaget är utan också minska mycket stress hos medarbetarna.
Patryk Ziemkowski, utvecklingschef på Apptension
Alla dessa faktorer bidrar till det som det i första hand handlar om, dvs. en större chans att lyckas. Det finns inte mycket att säga: företag som hanterar sina resurser bättre har en bättre marknadsutveckling eftersom de använder sin tid, kapacitet och pengar mer effektivt, har gladare och därmed mer engagerade och produktiva medarbetare, arbetar mer i tid, gör färre misstag och kan genomföra fler projekt än organisationer där kaos råder. Resurshantering är viktigt inte bara för att det är kul att skryta om det i presentationen. Ännu viktigare - det ger ditt mjukvaruföretag en verklig konkurrensfördel.
Du har redan tagit det första steget. Yu har läst den här handledningsartikeln och nu vet du lite mer om resurshantering och du har börjat ...
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...