Att leda projekt innebär en hel del utmaningar. Från svåra intressenter till resursbrist - en projektledare måste veta hur man navigerar i knepiga situationer. Det som gör det ännu mer utmanande är det faktum att projektledare ofta kämpar med ett stort antal uppgifter och strikta deadlines.
Faktum är att många projektledare nyligen undersökt av Digital Project Manager medgav att att inte ha tillräckligt med tid var deras största utmaning.
Om du är en projektledare som önskar att Hermione Grangers tidsvändare fanns att köpa, har vi goda nyheter för dig. Nej, inte om magiska förnödenheter. Om din tid. Du kan sannolikt optimera ditt arbete genom att använda robusta appar och förbättra projektledningsprocesserna i din organisation. Dessutom kommer det att hjälpa dig att nå dina professionella mål.
Vilka är de viktigaste målen för effektiva projektledare? Till att börja med vill de leverera sina projekt i tid och inom budget. Dessutom hoppas de kunna förbättra processer som riskhantering, projektuppskattning eller teamkommunikation. Hur kan du komma närmare dessa mål?
Visst, du bör fortsätta att arbeta med dina färdigheter inom problemlösning, ledarskap och projektledning. Men ändå, Ibland behöver du helt enkelt ett verktyg som gör att du kan spara tid och arbeta smartare. I det här blogginlägget visar vi dig hur Teamdeck, en komplett programvara för resurshantering, hjälper projektledare genom hela projektets livscykel.
En effektiv projektledare vet att varje steg i projektet bidrar till dess övergripande framgång och effekt. Naturligtvis har varje projekt sina unika egenskaper och utmaningar, men de viktigaste projektfaserna förblir desamma. Låt oss se hur en app som Teamdeck kan hjälpa projektledare att optimera sitt arbete varje steg på vägen.
Projektledare inser att resursfördelning är avgörande för att projektet ska bli framgångsrikt. Sätt rätt personer på rätt projekt, så är det mer sannolikt att du har ett smidigt projekt framför dig.
Om du som projektledare har ansvar för att fördela teammedlemmar till projekt vet du att det kan vara en mycket skrämmande uppgift. När ditt företag är litet känner du förmodligen alla anställda, men när resurspoolen växer kan du lätt gå vilse och börja undra: "Vem skulle vara rätt person för det här projektet?"
Teamdeck förser dig med en företagsgemensam resurskalender där du kan se en lista över anställda. Men du behöver veta mer om dem än bara deras namn för att kunna fatta ett välgrundat beslut om att ta med dem i ditt team. Beroende på din organisations behov kan du lägga till anpassade kategorier och ange mer information om dina teammedlemmar: deras tekniska färdigheter, senioritetsnivå, plats osv. Som projektledare kan du också se vilka tidigare projekt en viss person har varit involverad i på ditt företag, vilket kan vara till nytta när du fördelning av resurser till ett liknande projekt.
Ytterligare en utmaning som projektledare ställs inför när de planerar projektet är att översätta uppskattningarna till en tidslinje. Visst, du vet att designfasen kommer att ta, säg, 120 timmar, men du kan inte bara anta att det är tre veckor. Du måste ta hänsyn till helgdagar, medarbetarnas semestrar och medarbetarnas aktuella kapacitet. Här är en resurskalender med uppgifter om medarbetarnas aktuella bokningar och planerade ledigheter ovärderlig. Du kan enkelt kartlägga ett projektschema och kontrollera om det stämmer överens med viktiga projektdatum.
Effektiva projektledare vet att det är viktigt att fråga kunden om eventuella externa deadlines som ditt team måste ta hänsyn till, till exempel en marknadsföringskampanj som samordnas av en annan byrå. Det kan visa sig att du måste förhandla om några av dessa datum med din kund eller ändra projektets omfattning, men det är bättre att veta det i början av projektet.
När projektet väl har startat måste en bra projektledare ha koll på olika aspekter av processen. Teamdeck hjälper dig att arbeta produktivt med allt från att hantera teamets varierande tillgänglighet till att övervaka budgeten.
Effektiva projektledare vet att det är en sak att planera en tidslinje för ett projekt, men du måste ändå hålla fingret på pulsen och göra justeringar vid behov. En av de saker som kommer att hjälpa dig att hålla koll på projektets tidsplan och människors / resurser kapacitet är insyn i dina teammedlemmars semesterscheman. Teamdeck ger dig den möjligheten - du kan se auktoriserade semestrar och Begäran om ledighet i resurskalendern.
Eftersom all frånvaro inte kan planeras långt i förväg är det bäst om du blir informerad om nya ledighetsförfrågningar (via Slacktill exempel). Du undviker att dubbelboka någon och får dessutom möjlighet att redigera hela schemat när det behövs.
Balanserad resursutnyttjande är avgörande för ditt teams välbefinnande. Medarbetarna kan inte göra sitt bästa när de arbetar för mycket. Men det är inte så, att vara underutnyttjad gör också ditt team missnöjt. Dessutom är inget av dessa fall bra för verksamheten. Som projektledare bör du övervaka resursutnyttjandet. Det är enklare när Övertid är tydligt markerad som det är fallet i Teamdeck. Underutnyttjande är också lätt att upptäcka eftersom du ser exakt hur mycket kapacitet människor har kvar.
Varför är det viktigt att följa upp människors användning via en central resurskalender? Skulle inte en rapport om projekttidtabell göra jobbet? Projektrapporter är definitivt till hjälp. Vi kommer att prata mer om dem i nästa avsnitt av det här blogginlägget. Du måste dock övervaka den totala arbetsbelastningen för ditt team, inte bara det projekt du hanterar (läs om hantering av arbetsbelastning).
Föreställ dig en situation där en anställd loggar in "rätt" antal timmar i sina tidrapporter för ditt projekt och lägger in extra tid för andra projekt, till exempel utbildning av nyanställda. Det kan du lätt missa om du bara analyserar projektets tidrapporter. Genom att titta på Teamdecks resurskalenderMen du kommer att se alla projekt som en person är involverad i.
Att kontrollera budgeten är en viktig del av en framgångsrik projektledning. Projektledaren måste när som helst under projektets gång veta hur stora kostnader som hittills har genererats. För att dessa beräkningar ska bli exakta bör teammedlemmarna följa upp sitt arbete, helst i realtid.
Hur kan Teamdeck hjälpa till här? Till att börja med erbjuder vi ett bekvämt sätt för anställda att fylla i sina tidrapporter med hjälp av en mobil tidsspårare eller en webbapp. Utöver det kan du skapa en rapport om projektkostnader som uppdateras automatiskt varje gång det finns en ny tidspost i tidrapporten. Det är en enorm tidsbesparing: du skapar en sådan rapport en gång, i början av projektet, och sedan kontrollerar du den regelbundet i stället för att räkna ut allt igen.
Det är viktigt att hitta rätt balans när det gäller fakturerbara och icke-fakturerbara aktiviteter. Om dina medarbetare lägger för mycket tid på icke-fakturerbara uppgifter kan projektet trots allt visa sig vara olönsamt. Som projektledare har du en fördel när du känner till fördelningen av fakturerbara och icke-fakturerbara timmar. Med Teamdeck är det möjligt.
När ditt team loggar in sin tid kan de märka tidsposter med taggar som godkänd övertid, ej debiterbar, r&dosv. Du kan definiera dina egna taggar för att matcha ditt företags behov. En projektledare kan se fördelningen av olika taggar i sitt teams Tidrapport.
Under hela projektets gång kommer du sannolikt att utveckla idéer för att förbättra hantering av projektarbetsflöden eller justera projektledningsprocesser. Ibland kommer dina teammedlemmar själva att föreslå olika optimeringsidéer. De kan till exempel rapportera att kundkommunikation tar mycket av deras dyrbara tid. När ditt företag använder Teamdeck kan du alltid gräva i data för att se till att en viss observation är korrekt. Taggar för tidrapporter kan visa dig exakt hur mycket av sin tid ditt team spenderar på kundmöten, så att du vet om det finns utrymme för förbättringar.
Avslutande av projektet är när projektledaren kan blicka tillbaka och analysera hela projektet. En av de rapporter vi rekommenderar att skapa är en jämförelse mellan beräknade och faktiska timmar.
Det gör att du kan se om ditt teams uppskattningar var korrekta och peka ut de faser där det finns störst avvikelser mellan planerade timmar och spårade timmar. Det kan t.ex. visa sig att designfasen är notoriskt underskattad i olika projekt. Kanske borde de som ansvarar för att uppskatta den lägga till en extra buffert i sina första uppskattningar?
En sådan analys kommer inte bara att vara till nytta för dig, utan även för andra projektledare och företagets ledning. Den kan hjälpa alla att undvika tidigare misstag och säkerställa att framgångsrika projektledningsmetoder används i företagets framtida projekt.
En bra app kommer inte att ersätta ledarskapsförmåga eller förmågan att skapa kontakt med dina medarbetare. Däremot kan den hjälpa dig att öka produktiviteten, upptäcka alarmerande mönster i tid eller automatisera några av dina projektledningsuppgifter. Resultatet? En effektiv projektledningsprocess som har en positiv inverkan på företagets resultat och på ditt teams välbefinnande.
Vill du bli en framgångsrik projektledare? Ge Teamdeck ett försök! Få en 30-dagars GRATIS provperiod.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...