Resurskostnadsavvikelse är en av KPI:er för resurshantering bör du definitivt hålla ett öga på. Det här måttet uttrycks vanligtvis som ett procentvärde. Det visar förhållandet mellan planerade kostnader per projektmedlem och faktiska kostnader per projektmedlem.
På vilket sätt är det användbart?
Genom att spåra variansen i resurskostnaderna kan du först och främst övervaka lönsamheten i ditt projekt. Det är särskilt viktigt när du arbetar utifrån en fast budget. Vad händer när du ser att dina teammedlemmar genererar mer kostnader än väntat? Du kan genomföra nödvändiga optimeringar för att se till att projektet inte påverkar ditt slutresultat negativt.
Företag som arbetar med tids- och materialbudgetar bör också kontrollera variansen i resurskostnaderna regelbundet för att kunna reagera i tid på oroande mönster.
En jämförelse mellan beräknade och faktiska kostnader kan också ge dig värdefulla insikter om projektuppskattningsprocessen på ditt företag. Visst, uppskattningar kan aldrig vara helt exakta, men vissa team tenderar att grovt underskatta vissa aspekter av sina projekt. Mönster som dessa bör vara uppenbara när du jämför variansen i resurskostnader för olika roller inom ditt projektteam eller olika projektfaser.
Den enklaste formeln är att dividera ditt teams faktiska kostnader (spårade timmar multiplicerat med de anställdas timkostnader) med de planerade kostnaderna (projektkalkyler multiplicerat med timkostnaderna). Nu ser du hur mycket pengar du borde debitera din kund jämfört med hur mycket du trodde att du skulle debitera dem. Om du vill gräva djupare kan du också skilja mellan interna kostnader - de pengar du betalar till dina teammedlemmar + administrativa kostnader - och de pengar du får från kunden. På så sätt kommer du att kunna fastställa den vinst som din organisation genererar.
Som du säkert förstår bör du, för att få tillförlitliga uppgifter om ditt teams faktiska kostnader, använda programvara för tidsregistrering av anställda. Nu ska vi visa dig hur du enkelt beräknar resurskostnadsvariansen med hjälp av en komplett resurshanteringsapp - Teamdeck.
Teamdeck är programvara för resurshantering med kraftfulla rapporteringsfunktioner som är tillgängliga för alla användare - allt du behöver göra är att starta ett konto här. Du kan testa Teamdeck gratis i 7 dagar. Efter en gratis provperiod är kostnaden per teammedlem $3.99 vilket inkluderar resursplanering, tidsspårning och Ledighetshanteringssystem funktioner.
Är ditt Teamdeck-konto redo? För att kunna skapa en meningsfull rapport om dina projektteam måste du be dem att börja spåra sin tid med hjälp av Teamdecks mobila app för tidrapportering eller matar in sina tidrapporter via webbappen.
Men om du bara vill se hur en sådan rapport fungerar kan du snabbt skapa ett demokonto, fyllt med exempeldata. Klicka bara på "Spela med exempeldata" när du befinner dig i organisationsavsnittet i Teamdeck.
Oavsett om du arbetar med ditt teams verkliga data eller med datapunkter från ett urval är nästa steg detsamma. Gå till Rapporter i den övre menyn och klicka på plusikonen i det nedre högra hörnet. Idag ska vi visa dig hur du skapar en rapport om resurskostnadsavvikelser från grunden, så klicka på "Skapa anpassad".
Namnge sedan rapporten och ange ett lämpligt datumintervall.
Teamdecks rapporter fungerar på så sätt att du bestämmer vad de ska innehålla. Du kan generera olika typer av diagram och tabeller med interaktiva fält. Låt oss till att börja med skapa ett stapeldiagram som ger oss en bra uppfattning om hur uppskattningar och faktiska värden jämförs.
Klicka på plusikonen i hörnet och välj stapeldiagrammet. Som standard kommer det att bestå av staplar som illustrerar dina teams bokningar (schemalagda timmar), tidrapporter (spårade timmar), tillgängliga timmar och semestertimmar. Vi behöver bara jämföra bokningar och tidrapporter, så gå till Metrics och avmarkera både semester och tillgänglighet.
Din tabell bör se ut så här:
Om du har många personer i ditt team blir stapeldiagrammet naturligtvis mycket mindre läsbart. Resurskostnadsvariansen beräknas vanligtvis för ett enda projekt, så du kan filtrera bort andra projekt. Klicka på Filter och lägg till ett lämpligt filter.
Klicka på tillämpa och njut av ett diagram som endast är fyllt med relevanta data. I det här diagrammet kan du se vilka anställda som loggade fler timmar än väntat och vilka som låg under sitt beräknade antal timmar. För att få exakta siffror här är det dock bättre att lägga till en informativ tabell.
Klicka på plusikonen i hörnet och lägg till en tabell. Du kan upprepa några steg från föregående diagram: avmarkera onödiga mätvärden (lämna bara tidrapporter och bokningar för tillfället) och filtrera det relevanta projektet.
Du kanske också vill ändra grupperingen av data i din tabell. Som standard grupperas den först efter projekt och sedan efter teammedlemmar. För att ändra den inställningen klickar du på Gruppering och flyttar runt datablocken. Du kan faktiskt ta bort "Projekt" helt och hållet om du använder ett filter.
I vår exempelrapport ser den slutliga grupperingen ut så här:
Nu när din tabell består av två datakolumner (Bokningar och Tidrapporter) är det dags att lägga till fler kolumner som representerar de beräknade och faktiska kostnaderna. Först och främst måste du lägga till en kolumn för ditt teams timkostnader. Klicka på Metrics och sedan på "Add custom" -> "Add custom values column". Ge den nya kolumnen ett namn (t.ex. "Timkostnad") och välj dataformat för valuta.
När du tillämpar dessa ändringar kommer du att se att en tom kolumn har lagts till i tabellen. Det fungerar på samma sätt som i ett Excel-kalkylblad - klicka på en cell för att mata in data där.
När ditt teams timkostnader är på plats kan du lägga till kolumner som automatiskt beräknar deras totala beräknade kostnader och faktiska kostnader. Återigen, gå till Metrics och klicka på "Add customs", men välj nu "Add custom calculation field" eftersom vi vill att Teamdeck ska beräkna resultatet på egen hand. Namnge kolumnen, välj dataformat för valuta och ange formeln.
För schemalagda kostnader kommer formeln att vara enligt följande:
= (Bokningar: Tid / 60) * Egna värden: Kostnad per timme
För faktiska kostnader:
= (Timesheets: Tid / 60) * Egna värden: Kostnad per timme
När du börjar skriva in en variabel kommer Teamdeck att föreslå tillgängliga alternativ.
För närvarande bör du ha 5 kolumner i din tabell, inklusive två nya kolumner för beräknade och faktiska kostnader.
En sista kolumn som vi bör lägga till i tabellen är den som den här rapporten handlar om: resurskostnadsvariation. För att beräkna den skapar vi ytterligare en kolumn med ett anpassat beräkningsfält. Den här gången ska du välja dataformatet procent och ange följande formel:
= (Anpassade formler: Faktisk kostnad / Anpassade formler: Planerade kostnader)*100
Obs: Om dina kolumner har olika namn bör du justera formeln så att den återspeglar detta.
Nu kommer en ny kolumn att visas i tabellen med avvikelsevärdet för resurskostnaden för var och en av dina anställda som arbetar med ett visst projekt.
Om värdet är över 100% betyder det att den här teammedlemmen loggade mer tid än beräknat. Om värdet är lägre än 100% betyder det att den ursprungliga uppskattningen inte uppnåddes.
En sista sak du kanske vill göra är att ändra sättet som raden "total" beräknas på. Som standard är det en summa av alla värden i en viss kolumn. Ett medelvärde skulle vara mycket mer användbart här. Den sista raden är klickbar och redigerbar som en kalkylbladscell, så du behöver bara ange följande formel:
= average(nested(Grupp: Personer, Anpassade formler: resurskostnadsvariation))
Programvaruföretag och kreativa byråer från olika kontinenter använder Teamdeck för att planera och övervaka sina teams arbete. Om du tror att din organisation också kan dra nytta av effektiv resurshantering, ge oss definitivt ett försök. Vi uppmuntrar dig att boka ett samtal med AnielaDu kommer att träffa vår Customer Success Expert, som visar dig runt i appen och hjälper ditt team att komma igång på ett smidigt sätt.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...