För tusentals team över hela världen, Slack är den viktigaste kommunikationskanalen och ett nav där arbetet sker. Är det möjligt att även använda Slack för projektledning och resurshantering?
Även om Slack kanske inte ersätter ditt favoritverktyg för projekthantering eller din programvara för resurshanteringEn smart integration kommer definitivt att hjälpa dig att arbeta mer produktivt och hålla dig uppdaterad om de viktigaste händelserna som händer i ditt team.
Här på Teamdecks blogg har vi redan skrivit en hel del om att använda Slack för projektledning. Vi har dock ännu inte haft en chans att berätta hur du kan använda Slack för hantering av projektresurser ändamål. Nu är det ett perfekt tillfälle att göra det eftersom vi nyligen har lanserat Teamdecks egen Integration av resurshantering i Slack. I det här blogginlägget kommer du att ta reda på hur en sådan Slack-bot kan vara användbar för teamledare, projektledare eller vanliga teammedlemmar.
Observera att exemplen i denna del av blogginlägget är baserade på funktionerna i Teamdeck-en komplett lösning för resurshantering och dess Slack-app. Om du vill lära dig steg för steg hur du installerar och konfigurerar Slack-boten för olika användningsfall kan du kolla in vår handledning.
Så hur kan Slack öka dina ansträngningar för resurshantering?
När ditt företag driver flera projekt samtidigt, vilket är fallet för många byråer och programvaruteam där ute, förändras saker och ting snabbt. Någon behöver ta ledigt ett par dagar och det finns ett behov av att ändra tidslinjen etc. - schemaändringar är inte ovanliga. För att hålla saker och ting under kontroll är det dock bäst att övervaka dessa typer av uppdateringar för att se till att projekten håller sig på rätt spår. När du integrerar din resurshanteringsapp med Slack kan du automatiskt skicka meddelanden om ändringar i projektscheman till en vald Slack-kanal. En sådan kanal gör det möjligt för teamledare och projektledare att hålla sig på samma sida och vara medvetna om mindre och betydande förändringar i olika projekt.
För dina teammedlemmar är det viktigt att ha klarhet i deras uppdrag. Visst, vissa medarbetare kan tilldelas långsiktiga projekt. Men andra medarbetare (t.ex. illustratörer och DevOps-specialister) kommer sannolikt att byta projekt ganska ofta eller till och med arbeta med flera projekt samtidigt. Det blir ännu mer utmanande när det gäller medarbetarnas Deltidsanställning som lätt kan missa viktiga uppdateringar om de projekt de är involverade i.
För dessa personer är det viktigt att veta vad de ska fokusera på varje dag. Om ditt företag använder en resurskalenderI Slack kan de logga in på sitt konto och se vad som finns i butiken. Med hjälp av en Slack-integration kan du göra det ännu enklare för dem. Till exempel kan varje anställd ställa in en daglig avisering med en sammanfattning av sina bokningar för den dagen. När de vet vad de behöver arbeta med kan dina anställda komma igång med sina uppgifter direkt.
När du planerar ett projekt eller sätter samman ett nytt projektteam måste du dubbelkolla potentiella teammedlemmars tillgänglighet. När allt kommer omkring vill du intefördela resurser eller hastigt anställa nya personer strax efter att projektet har startat för att du har glömt att kontrollera någons semesterschema. Med Slack resurshanteringsintegrationer kan du enkelt kontrollera dina lagkamraters tillgänglighet inom en vald period och få denna information direkt via Slack. Det är bekvämt när du är mitt uppe i ett schemaläggning av resurser och snabbt vill kunna bekräfta att en viss person kommer att kunna delta i projektet.
När det gäller att hantera begäran om ledighet för anställdaVissa företag förlitar sig fortfarande på e-post eller på att skicka formulär för ledig tid. Tyvärr är dessa metoder oftast ganska tidskrävande för både anställda som begär ledighet och personer som ansvarar för att utvärdera förfrågningarna. Verktyg för resursplanering har ofta funktioner som gör det möjligt för anställda att begära semesterdagar direkt i appen. Det är redan ett bekvämare alternativ än att till exempel behöva förklara sin begäran via ett e-postmeddelande. Men när du använder Slack kan du ansluta det till din resurshanteringsprogramvara och göra det möjligt för teammedlemmar att skicka sina semesterförfrågningar via Slack. En sådan integration kommer också att uppskattas av ditt HR-team som har alla semesterförfrågningar i en Slack-kanal, eftersom de enkelt kan spåra alla tidigare meddelanden som de behöver just nu.
Du inser säkert att tidrapportering för anställda kan vara mycket fördelaktigt och stödja ditt teams projektledningsinsatser. Detta gäller dock bara om dina anställda fyller i tidrapporterna regelbundet och korrekt. Annars kommer uppgifterna att vara fulla av gissningar som inte hjälper dig att utvärdera projektets hälsa. När du har ett hektiskt schema är det tyvärr lätt att glömma bort att byta tidmätare eller att föra in den spårade tiden i tidrapporten i slutet av dagen. Vad är lösningen på det här problemet? Påminnelsemeddelanden som du kan få via Slack. På så sätt glömmer du inte bort tidrapporteringen och får exakta uppgifter om din arbetsbelastning och produktivitet.
Vanligtvis - till exempel - marknadsföring projektledning är där du lagrar information om projektkrav, uppgifter eller milstolpar. Det är en integrerad del av projektet. Du får dock inte glömma bort aspekter som rör dina mänskliga resurser: deras tillgänglighet, arbetsbelastning, tidrapporter osv. Du kan hitta dessa insikter i det resurshanteringsverktyg som ditt företag använder.
Hur kan du stödja projektledning genom att använda Slack integrerat med din resurshanteringsapp? Alla de användningsfall som beskrivs ovan kommer att vara till hjälp för projektledare som behöver veta vad som händer med deras projekt. Dessutom kan projektledare också få dagliga sammanfattningar om frånvaro i teamet, allas schema eller till och med timtillgängligheten för frilansare och deltidsarbetare som deltar i projektet. Allt för att hålla koll på allt som händer inom teamet.
Som du kan se kan en robust resurshanteringsapp som kan integreras med Slack vara en enorm tidsbesparing för ditt team och ett verktyg för smidigare samarbete och teamkommunikation. Innan du ansluter något till Slack måste du naturligtvis hitta en programvara för resurshantering som är perfekt för ditt team.
Teamdeck är en app som erbjuder resursplanering, tidsuppföljning och Ledighetshanteringssystem funktioner, plus kraftfulla projekt- och teamanalyser. Vi har utformat den med flexibilitet i åtanke, så du ska kunna skräddarsy appen efter ditt teams behov och processer, inte tvärtom.
Vill du kontrollera om Teamdeck är rätt för ditt företag? Boka ett samtal med Aniela, Teamdecks expert på kundframgång. Under samtalet kommer du att få chansen att beskriva ditt teams utmaningar och behov när det gäller resurshantering. Sedan kommer vi att visa dig hur du kan ta itu med dem med Teamdeck. Är du redo att planera och spåra ditt teams arbete utan onödigt krångel? Ge oss ett försök!
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...