Använder du Excel-kalkylblad för projektledning? Du kanske vill ompröva.

 

När du surfar på Internet hittar du olika Excel-mallar för projektledning: en Gantt-diagrammall, budgetmall, projekttidslinjemall etc.

Uppenbarligen förlitar sig många företag fortfarande på kalkylblad för att planera och hantera sina projekt. När jag pratade med programvara för resurshantering användare får vi ofta veta att de tidigare använde kalkylblad för att hålla koll på tid eller spåra anställdas ledighet. 

Vad är då den stora grejen? Om Microsoft Excel-mallar fungerar bra för ett företag, bör de ändå investera i ett dedikerat PM-verktyg? Det här blogginlägget syftar till att ge dig möjlighet att utvärdera om kalkylblad verkligen är praktiska för din organisation. Om de är det, så är det bra, men du kommer sannolikt att se dolda kostnader för att använda dem för projekt- och resurshantering.

Varför använder företag kalkylblad för projekthantering?

Innan vi diskuterar de många problem du kan stöta på när du förlitar dig på ett kalkylblad för projektspårning eller projekt- och resursplaneringLåt oss därför prata om skälen till att använda dem i första hand. Enligt vår mening beslutar företag att hantera sina projekt med Excel eftersom kalkylblad verkar tillgängliga, lättanvända och gratis. När allt kommer omkring har i princip alla en kalkylbladsapp installerad på sin maskin. Molnalternativ som Google Sheets är också allmänt tillgängliga. Saken är den att även om kalkylblad är populära har de inte utformats för projektledningsändamål. Att använda dem som sådana kan därför vara allt annat än enkelt, gratis och effektivt.

De största fallgroparna i "Excel-projektledning"

Låt oss diskutera de största problemen som projektledare måste hantera när de använder kalkylblad för att skapa en projektplan eller hantera pågående uppgifter.

Kalkylblad är det:

• tidskrävande att använda. Anta att ditt team har kommit på effektiva sätt att planera och hantera projekt med hjälp av kalkylblad. Kanske har du till och med förberett Excel-mallar för projekthantering som fungerar bra för ditt företag. Men att organisera, uppdatera och koppla samman kalkylblad kan vara en mycket tråkig och tidskrävande process. Tänk dig att implementera även de minsta justeringar i ditt Excel Gantt-diagram och behöva färga om en massa celler. Det är som att interagera med en målarbok för vuxna, men inte på ett roligt sätt.

• inte lämpad för projektspårning i realtid. När du förlitar dig på Excel-filer kan du inte vara säker på att de är uppdaterade eller att det inte finns flera versioner av dem som cirkulerar runt. Med molnbaserade ark är situationen bättre, men andra begränsningar av kalkylblad gäller fortfarande här.

• inte lätt att bemästra. Eftersom alla har någon erfarenhet av att använda kalkylblad borde de vara ett intuitivt verktyg för dina medarbetare, eller hur? Visst, när vi pratar om mycket enkla tabeller och listor. Men för att kompensera för de saknade PM-funktionerna kommer du sannolikt att behöva införliva avancerade formler eller tillägg som kan ha en brant inlärningskurva för dina anställda.

• begränsning. Som sagt, kalkylblad är inte utformade för projektledning eller resurshantering. Därför är det inte förvånande att de saknar många användbara funktioner som din teammedlem ofta kommer att behöva. Du kan inte lagra filer där, lägga till anteckningar eller samla in feedback. Vi är säkra på att några av er kommer att invända mot detta uttalande och säga "Självklart kan du göra de här sakerna. Du måste bara göra några lösningar." Sådana lösningar kan dock ta mycket tid att bygga och därmed kosta stora pengar. Dessutom kanske de i slutändan inte är lika effektiva som en enkel PM-app skulle kunna vara.

• inte lämpad för samarbete. Det finns en särskild paradox när det gäller att hantera projekt i kalkylblad. Å ena sidan vill du inkludera dina teammedlemmar i processen och låta dem delta i uppgiftshanteringen eller resursfördelning. Å andra sidan kan strukturen i kalkylblad och formler som används i dem vara mycket lätta att förstöra, så du kanske inte är villig att låta flera personer samarbeta i dem.

• benägna att bli komplicerade. Ja, det är möjligt att planera en enda aspekt av ett projekt i ett kalkylblad. Men när ditt företag arbetar med stora projekt kommer kalkylbladsstrukturen snart att växa till flera filer/blad. Anledningen till detta är att det är svårt att återspegla projektens många beroenden och relationer i ett enda ark. Naturligtvis kan en komplex kalkylbladsstruktur vara mycket svår att navigera i, särskilt för nya teammedlemmar.
• inte presentabel för dina kunder. Det är vanligt att kunderna vill ha en inblick i hur projektet fortskrider eller hur budgeten ser ut i dagsläget. Att skicka dem ett komplext och kryptiskt kalkylblad är inte en optimal lösning. Därför tillbringar projektledare timmar med att skriva ner rapporter om projektstatus och skapa presentationer för kunder. Det är extraarbete som mycket väl skulle kunna undvikas (hur? Se nästa avsnitt i det här blogginlägget).

Hur ersätter resursplanerare kalkylblad för projektledning?

Först och främst är dedikerade projekt och verktyg för resursplanering lösa de utmaningar som presenterades i föregående avsnitt. De har byggts med just dessa processer i åtanke, så de har naturligtvis funktioner för att stödja planering av projekt, schemaläggning av resurser eller uppdatering av projektschemat. Utöver detta erbjuder de vanligtvis följande funktioner som ytterligare kan förbättra ditt teams prestanda och spara mycket tid och pengar:

• Projektrapporter. Tänk dig att du snabbt kan generera en instrumentpanel för projektledning för att hålla ett öga på de kritiska mätvärdena eller exportera en visuellt tilltalande rapport till din klient. Med PM- och resurshanteringsappar kan du enkelt beräkna viktiga KPI:er som t.ex. burndown rate, resursutnyttjandegradeller vinstmarginaler. Du kan inte bara imponera på dina kunder med exakta rapporter, utan du kan också använda dessa analyser för att hitta optimeringsmöjligheter inom din organisation.
• Meddelanden i realtid. Visst, du kan ställa in kalkylbladsmeddelanden med hjälp av några kreativa lösningar eller appar som Zapier. Men verktyg för projektledare erbjuder vanligtvis inbyggda meddelanden och integrationer. Du kan t.ex. få en knuff i rätt riktning varje gång en uppgift är slutförd eller en ny semesteransökan från din medarbetare skickas in.

Naturligtvis kommer en robust programvara för projektledning att hjälpa dig att lösa många fler problem som du kanske står inför just nu. Nyckeln är att välja en app som passar ditt teams behov och som är rimlig för ditt företags budget.  

Alternativ till kalkylblad och Excel i projektledning

Många organisationer frågar sig om de ska lägga pengar på appar när det finns ett gratisalternativ som Microsoft Excel. Lyckligtvis finns det många gratis eller mycket prisvärda appar på marknaden. Du kan hitta några exempel i våra blogginlägg:

• Verktyg för kapacitetsplanering
• Programvara för projektplanering
• Ledighetshanteringssystem - hur man väljer

Tänk på att om du betalar för en app kan det innebära att du sparar pengar i det långa loppet. Föreställ dig att ditt team sparar ett par timmar varje vecka tack vare ett kraftfullt PM-verktyg. Multiplicera den siffran med dina anställdas timpriser och beräkna avkastningen på investeringen - du kanske blir förvånad. Ett av de företag som använder Teamdeck uppskattade att de sparar ca. $10k varje månad tack vare att de bytte till en dedikerad resurshanteringsapp - du kan läsa en fullständig fallstudie här.

Letar du efter alternativ till kalkylblad inom projektledning?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]