Att hålla koll på projektens lönsamhet är viktigt för alla typer av byråer, programvaruföretag och konsultföretag. När du arbetar med flera kunder för att leverera flera projekt måste du helt enkelt se till att dina ansträngningar genererar vinst. Genom att analysera lönsamheten i dina projekt kan du dessutom förbättra din prissättningsstrategi och dina framtida kassaflöden. Det kan till exempel visa sig att du tar för lite betalt eller lägger ner för många timmar som inte går att fakturera.
Vad kommer du att lära dig av den här artikeln:
Saken är den att du också vill följa upp lönsamheten medan projektet pågår, inte efter att det har avslutats. Varför är det så? För ju tidigare du upptäcker förbättringsområden, t.ex. att dina anställda lägger mycket icke fakturerbar tid på kundmöten, desto bättre kan du åtgärda dessa problem.
Behöver du specialiserade redovisningsverktyg för att övervaka dina projektvinster? Inte nödvändigtvis. I det här blogginlägget visar vi dig hur ett verktyg för resursplanering och programvara för tidsregistrering av anställda, Teamdeckkan vara ett praktiskt verktyg för att hålla ett öga på projektets kostnader och vinster.
Innan du börjar bygga din projektlönsamhetsrapport måste du registrera dig till Teamdeck (du kan prova det gratis i 7 dagar, inget kreditkort krävs). Du kommer att vara i ett bra sällskap: över 3500 kunder från interaktiva byråer, mjukvaruföretag och startups använda Teamdeck att planera och leda sina teams arbete varje dag.
Låt oss nu gå vidare till rapporten om projektlönsamhet. Vi kommer att gå igenom två typiska typer av projektbudgetar: fast pris och tid och material. 
När du arbetar med en fast budget är allt du behöver göra att spåra projektets kostnader och subtrahera dem från det totala priset. Att spåra utgifter som programvarulicenser eller resekostnader är vanligtvis relativt enkelt, eftersom ekonomiavdelningen kontrollerar dem. Huvuddelen av projektets kostnader ligger dock i ditt teams arbete. Hur håller man reda på dessa kostnader?
Det enklaste sättet att göra det är att införa tidsregistrering i ditt företag. Den har många FörmånerEn av dem är att du övervakar projektkostnaderna på ett korrekt sätt. För att dina tidrapporter ska vara tillförlitliga bör ditt team naturligtvis följa upp sin tid regelbundet, helst i realtid. Robusta tidsregistreringsverktyg som Teamdeck erbjuder praktiska tidmätare för team för webb och mobil enheter.
När dina team registrerar den tid de lägger på olika projekt kan du enkelt skapa en projektkostnadsrapport i Teamdeck:
1. Gå till rapportsviten i den övre menyraden och klicka på plusikonen "create new". Välj alternativet "create custom", eftersom vi vill skapa en rapport från grunden utan att använda en mall.
2. Lägg till en ny tabell. Som standard kommer den att visa alla företagets projekt tillsammans med uppgifter om tidrapporter, bokningar och semestrar. För att kunna spåra kostnaderna för ditt teams arbete behöver du bara tidrapporterna, så du kan ta bort de andra kolumnerna. Din tabell bör se ut så här (men med dina projekt listade i den vänstra kolumnen):
[/vc_kolumn_text]
3. Eftersom du bara vill spåra kostnaderna för ett projekt kan du filtrera bort de andra. Klicka på "Filter" och lägg sedan till ett nytt som ska filtrera information efter projektnamn. Skriv in namnet på det projekt du vill analysera och klicka på "apply".
4. Nästa steg är att beräkna de kostnader som genereras av varje anställd som arbetar med detta projekt. Du kan se deras tidrapporter när du klickar på den lilla pilen i tabellen, bredvid projektets namn:
5. Vi antar att var och en av dem har ett annat timpris. Låt oss lägga till en ny kolumn där vi kan ange det värdet. Gå till Metrics -> Add custom -> Add custom values column. Ange sedan namnet på din nya kolumn (säg: "Internt timpris") och välj datatypen valuta. Du kommer att se att en ny kolumn visas i din tabell med tomma celler.
6. En kolumn med anpassade värden fungerar som en kolumn i ett kalkylblad. Du kan klicka på en cell och manuellt lägga till ett tal där. Låt oss fylla den här kolumnen med ditt teams priser. Du kan lämna den första raden tom eftersom vi inte har något standardtimpris för hela teamet.
7. Nu ska vi lägga till en kolumn som beräknar de kostnader som genereras av varje anställd som arbetar med det här projektet. Lägg till en ny kolumn, men den här gången väljer du "lägg till anpassat beräkningsfält" istället för "anpassad värdekolumn", eftersom vi behöver göra lite matematik här.
Namnge kolumnen (t.ex. "Kostnader"), välj en valutadatatyp och ange formeln:
(Tidrapporter: Tid / 60) * Egna värden: Internt timpris
När du börjar skriva in namnen på dina kolumner kommer Teamdeck att föreslå rätt fält att lägga in i formeln. Kom ihåg att dela tidrapporterna med 60 om du vill arbeta med timmar - tiden lagras i vårt system som minuter.
Där har du den - en ny kolumn med kostnader som tilldelats varje anställd.
8. Det sista vi vill göra är att summera alla enskilda kostnadsvärden i raden "Total". Klicka på den och ange följande formel:
= sum(nested(Grupp: Personer, Anpassade formler: Kostnader))
Återigen, när du skriver in värdena kommer Teamdeck att föreslå matchande kolumnnamn.
Nu är det klart! Du har fått en exakt rapport över projektkostnaderna, som du kan jämföra med din fasta budget för att se projektets lönsamhet.
Skulle du kunna skapa en sådan tabell i ditt Excel-kalkylblad? Ja, men det skulle kräva regelbundna uppdateringar eftersom folk fortsätter att följa sin tid. Med Teamdeck får du alltid korrekta tidrapporteringsdata så att du kan spåra kostnaderna nästan i realtid. Det är helt enkelt mycket bekvämare och går snabbare än att upprätthålla en kalkylbladsbaserad rapport.
När du debiterar dina kunder baserat på en tid- och materialmodell följer du sannolikt redan upp ditt teams tid. Det är viktigt att ha exakta uppgifter från tidrapporterna för att kunna fakturera kunderna korrekt.
Med Teamdeck kan dina teammedlemmar enkelt spåra sin tid och du kan övervaka ditt projekts vinster med stor noggrannhet. Så snart någon skriver in en ny tidspost i sin tidrapport kommer din lönsamhetsrapport för projektet att ha uppdaterad information.
För att skapa en rapport som beräknar projektets vinst måste du upprepa steg 1 till 6 från fastprisrapporten som beskrivs i den första delen av det här blogginlägget.
Vid det här laget har du en tabell som visar ditt teams tidrapporter och deras interna timpriser (dvs. de pengar du betalar dem för varje arbetstimme). Nu är det dags att lägga till en kolumn för deras externa timpriser (dvs. de pengar som du debiterar din kund för en timmes arbete av en viss anställd). Du kan göra det genom att lägga till en ny kolumn med anpassade värden och skriva in värden i cellerna.
Ditt företags vinst är skillnaden mellan den externa och den interna räntan. Låt oss skapa en kolumn som beräknar vinsten och multiplicerar den med de timmar som dina anställda arbetade med det här projektet. Lägg till ett nytt "anpassat beräkningsfält". Ge det ett namn (t.ex. "Vinst"), välj valutatyp och ange följande formel:
(Anpassade värden: externt timpris - Anpassade värden: internt timpris) * (Timesheets:Time/60)
Det sista du ska göra är att summera dina anställdas vinster på raden Summa. Klicka på den och skriv in:
Ditt finalbord bör se ut så här:
Naturligtvis kan du ytterligare anpassa genom att filtrera information eller lägga till nya kolumner. Teamdecks rapporter är mycket kraftfulla, så du bör kunna skräddarsy dem efter din organisations behov.
Vill du prata om att lägga till Teamdeck till ditt företags projektledningsstack? Boka ett samtal med Aniela, vår expert på kundframgång. Hon guidar dig genom appen och hjälper dig att konfigurera den för ditt team.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på resursallokering. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team ...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...