Tidrapportering online kan hjälpa dig att övervaka ditt teams prestationer, identifiera förbättringsområden eller helt enkelt spåra dina anställdas närvaro. Det är också ett värdefullt verktyg för projektledning - om du vill lära dig mer om det kan du läsa vår guide om projektledning och tidrapportering (eller bara projekt tidshantering).
Tidrapportering för anställda ger många fördelar för organisationer. Inte konstigt då att företag i olika storlekar och som verkar i olika branscher letar efter perfekta verktyg för spårning av anställdas tid. Finns det en programvara för tidsspårning som uppfyller alla krav för alla företag där ute? Förmodligen inte. Men vi är ganska säkra på att varje företag kan hitta ett verktyg som passar deras exakta behov, med ett stort landskap av tidsspårningsappar.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
Det här blogginlägget ska hjälpa dig att bättre förstå din organisations krav och fokusera din sökning efter den bästa programvaran för tidsregistrering. Det första steget är att ta en minut och fundera på "varför" bakom din sökning.
Tänk: vad vill jag uppnå? Föreställ dig sedan att ditt team använder en app för tidsregistrering - hur gör de? Vilka enheter och alternativ föredrar de? Slutligen kan du välja de funktioner i tidsregistreringsapparna som du kommer att ha mest nytta av. När du har slutfört dessa steg har du en checklista för programvara för tidsspårning. Allt du behöver göra nu är att kontrollera om något verktyg du utvärderar kan erbjuda det du behöver.
Innan du börjar surfa runt på olika verktygs webbplatser och jämför deras funktioner och priser bör du fokusera på ditt företags behov. Det är helt avgörande att du tar reda på varför du behöver ett tidsspårningsverktyg i första hand.
Här är några tänkbara skäl. Känn inte att du måste välja en, men försök att prioritera dina mål. Om du känner till teamets primära motivation för att spåra teamets tid kan du begränsa sökningen till de verktyg som bäst stöder detta mål.
Programvara för tidsregistrering av anställda stöder projektledare med:
Kanske har du ännu ett skäl till att implementera ett program för tidsregistrering på ditt företag. Det viktigaste är att du beskriver din huvudsakliga motivation. Om du är på jakt efter en ny app för tidsregistrering för anställda bör du fokusera på verktyg som tar dig närmare det målet.
När det gäller förståelsen av projektledning bör vi först och främst utgå från Project Management Institutes (PMI) definition. Som institutet antyder handlar projektledning om att använda kompetenser, färdigheter, kanske talanger, kunskap, anordningar, instrument, programvara, tekniker, processer, metoder och allt som krävs för att leverera "värde till människor".
Uttrycket "värde för människor" - på grund av sin tvetydighet - uppmuntrar oss att tro att resultatet av projektledning kan vara vad som helst - från stolar till sociala rörelser, inklusive religiösa sådana. Allt som är användbart för ett visst antal individer.
Men när vi använder Association for Project Management (APM) definition blir förståelsen av projektledning mer konservativ, men det hjälper också till att skilja mellan just management och projektledning. Som de säger:
Projektledning är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål i enlighet med projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har slutliga leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget.
När vi jämför de båda definitionerna kommer vi att se vissa likheter. I båda ser vi att projektledning handlar - låt oss säga - om att driva saker och använda kunskap, erfarenhet, metoder, processer och rutiner för att få jobbet gjort.
Men det är bara den sista definitionen som är affärsmässig. I APM:s definition finns tre aspekter som inte finns med i PMI:s förståelse. De är tid, budget och "kriterier för projektacceptans". Som vi vet har varje projekt i affärsvärlden sitt syfte. Oavsett om det är en intern eller extern begäran. Och varje projekt måste genomföras vid en viss tidpunkt, inom budget och med godkännande av uppdragsgivaren.
Och här är den största skillnaden mellan ledning och projektledning. Enligt APM handlar skillnaden mellan de två termerna om tid. Den tid då projektet är redo att genomföras eller redan har genomförts. Medan management är en kontinuerlig verksamhet, har projektledning sitt slutresultat inom en begränsad tidsperiod.
Med ovanstående i åtanke blir kopplingen mellan en programvara för tidsregistrering och projektledningsprocessen ganska uppenbar.
Låt oss sammanfatta det som nämnts ovan. Vi är redan medvetna om att inom affärsverksamhet och projektledning är analys av team- och medarbetarprestationer en viktig del av projektarbetet. Och målet med att spåra prestationer är, enligt PMI
resultatstyrning är ett systematiskt tillvägagångssätt för att förbättra och utveckla individers och gruppers prestationer och kapacitet i syfte att öka effektiviteten i hela organisationen
Du har också redan fått veta vad som är skillnaden mellan projektledning och bara ledning. Det handlar om budget, acceptanskriterier och - naturligtvis - tid. Här är de indikatorer som används för att spåra och förbättra medarbetarnas prestationer och produktivitet.
Det är den mest uppenbara och mest populära indikatorn. Om du vet hur lång tid olika faser tar kan du förutse tidsåtgång och budget för framtida projekt. Och du kan öka budgetuppskattningarna och hantering av projektresurser.
Detta nyckeltal visar det totala förhållandet mellan direkt lönsamt arbete och interna kostnader som varje anställd utför. Olika företag har väldigt olika syn på värdeförhållandet mellan "fakturerbar" och "icke-fakturerbar" tid, och vi anser att de är lika viktiga. Oavsett hur du ser på det måste du se hur mycket tid ditt team lägger på icke-fakturerbar tid för att kunna prissätta och planera arbetet på ett konkurrenskraftigt sätt.
En användbar indikator för att utvärdera dina medarbetares välbefinnande och hälsa. Ett för högt antal övertidstimmar per anställd innebär att du bör överväga att anställa mer personal så att dina nuvarande anställda inte blir överansträngda.
Detta mått tolkas på några olika sätt. Till exempel för att förstå medarbetarnas hälsa - både när det gäller fysiskt välbefinnande och engagemang. Ibland som en indikator på medarbetarnas engagemang (men du måste vara medveten om fenomenet sjuknärvaro eftersom det inte innebär god arbetskvalitet eller entusiasm). Om ditt team ständigt arbetar övertid är det kanske dags att utöka personalstyrkan.
Medarbetarnas kapacitet är ett bra mått på produktiviteten. I likhet med övertid visar det vem som är nära utbrändhet och vem som har utrymme att ta på sig lite mer arbete. Det är till stor hjälp när du ska fördela arbetet jämnt i teamet och förstå vem som behöver extra stöd.
Reklambyråer och byggföretag kan ha samma programvara för tidsregistrering men använda den på väldigt olika sätt. Det är viktigt att det verktyg du väljer är väl anpassat till dina anställdas behov. Det är därför du måste föreställa dig att de använder det när du gör dig redo att handla en app för tidsspårning.
Kommer dina medarbetare att behöva använda sina telefoner för att registrera tid, eller sitter de med sina bärbara datorer större delen av tiden? Är det meningsfullt för dina anställda att använda en automatisk tidsregistreringslösning (vissa verktyg känner igen de appar och webbplatser som anställda besöker och skapar tidrapporter baserat på denna typ av data), eller vill de ange sina tidsposter manuellt?
Genom att få en tydlig bild av hur ditt team skulle använda tidsspårning kan du välja ett verktyg som dina anställda snabbt tar till sig. Annars riskerar du att betala för en app som är obekväm och tidskrävande för människor att använda.
Nu när du är väl medveten om ditt företags mål och ditt teams behov kan du titta på särskilda funktioner i populära verktyg för tidsregistrering av anställda och ta reda på vilka som är användbara för dig. Genom att skapa en sådan "inköpslista" blir du mindre benägen att låta dig påverkas av övertygande säljare eller marknadsföringstexter. Du kommer att hålla fokus på dina behov och välja programvara som faktiskt uppfyller dem.
Nedan hittar du en lista över funktioner som du kan hitta i olika appar för tidsregistrering av anställda. Vilka av dessa behöver du?
Förhoppningsvis hjälper det här blogginlägget dig att identifiera dina behov av tidrapportering och välja det bästa verktyget för ditt företag. Tidrapporteringsverktyg är definitivt inte en typ av programvara som passar alla, så vi rekommenderar att du undersöker dina alternativ noggrant. Sist men inte minst vill vi ge dig en snabb överblick över det tidsregistreringsverktyg som vi har byggt upp under de senaste fem åren -Teamdeck. Kanske är det den app du har letat efter?
Teamdeck är ett programvara för hantering av projektresurservilket innebär att den utöver en tidmätare också erbjuder projekt och verktyg för resursplanering och Ledighetshanteringssystem funktioner. I grund och botten är det en one-stop-app för ditt team där du kan planera deras arbete, övervaka deras prestationer och se deras tillgänglighet.
[/vc_kolumn_text][/vc_kolumn]
Om du känner att Teamdeck kan vara något som passar ditt team, men du vill se det i aktion (vilket du borde!), kan du boka ett samtal med Aniela, våra experter på kundframgång. Hon kommer att svara på alla dina frågor och visa dig hur Teamdeck kommer att gynna ditt team.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...